“La lotta agli sprechi nella P.A. attraverso l’uso delle tecnologie” Forum P.A., 10 maggio 2005

2 L’uso della tecnologia dell’informazione e della comunicazione è essenziale per il Ministero degli Esteri, per la sua stessa natura. Abbiamo una rete di 336 sedi estere, la seconda in Europa dopo quella della Francia, costituita da 120 Ambasciate, 11 Rappresentanze Permanenti, 116 Uffici consolari, 89 Istituti di Cultura. Ad essi si aggiungono le nuove strutture integrate MAE-ICE per il sostegno alle imprese che sono oggi 29 e passerano a 36 nei prossimi mesi e a 73 a fine 2006 con le risorse previste dalla Legge sull’Internazionalizzazione.

3 Delle circa persone che lavorano al Ministero, prestano servizio all’estero. Di qui la necessità di investire in tecnologia per assicurare comunicazioni rapide, sicure ed economiche all’interno della rete e per fornire una efficace comunicazione al pubblico che non è solo quello italiano, ma quello estero.

4 Prima di illustrare la situazione attuale e i programmi futuri vorrei ripercorrere brevemente quanto abbiamo fatto negli ultimi 10 anni

5 Il primo salto tecnologico venne attuato a partire dalla fine degli anni 90, quando mettemmo in rete tutti gli Uffici del Ministero e tutte le sedi estere. Da allora, abbiamo sostituito tutte le vecchie forme di trasmissione: la maggior parte delle comunicazioni circola via Internet direttamente sui computer di ciascun funzionario; per le comunicazioni riservate è stato completamente ammodernato il sistema di trasmissione in cifra; è stata introdotta la posta elettronica.

6 Il risultato fu un enorme risparmio di carta (da 17 tonnellate a meno di 3 nell’arco di tre anni), guadagni in termini di velocità e di contatti diretti fra il personale interessato, un vero e proprio cambiamento del metodo di lavoro. Basta ricordare che il Ministero raggiunse con tre anni di anticipo gli obiettivi che erano stati fissati dall’AIPA per il 2002 per il complesso della Pubblica Amministrazione.

7 Disporre di collegamenti rapidi e diretti non è però di per sé sufficiente. Negli ultimi due anni abbiamo lavorato lungo sei filoni: 1.informatizzazione delle procedure: abbiamo informatizzato la gestione del personale, tutta la contabilità delle sedi estere e altre procedure amministrative.

8 2.diffusione delle informazioni che è essenziale in un’organizzazione con una struttura a rete come la nostra, sia all’interno – fra il personale del Ministero – sia all’esterno: abbiamo attuato una revisione completa della Intranet divenuto uno strumento di lavoro e di aggiornamento per tutto il personale, in particolare quello all’estero; abbiamo rinnovato il sito web del Ministero e armonizzato e potenziato i siti web delle Ambasciate e dei Consolati (il Capo del Servizio Stampa farà una presentazione specifica in un altro Convegno del Forum).

9 3.regolamentazione dell’uso della posta elettronica: in questi giorni uscirà una nuova circolare che risponde alle indicazioni del Ministro Stanca e anticipa l’introduzione della posta elettronica certificata. 4.ammodernamento dei sistemi di trasmissione: entro quest’anno entrerà in funzione un sistema di messaggistica di seconda generazione, molto più potente e sicuro di quello attuale che consentirà ulteriori risparmi (grazie all’eliminazione delle comunicazioni telegrafiche) e una completa interoperabilità con altri sistemi informatici, inclusa la posta certificata.

10 5.uso generalizzato del protocollo elettronico: introdotto per la prima volta nel 97, il protocollo informatico è ora unico per tutto il Ministero e consente il tracciamento elettronico dei documenti scambiati all’interno della Farnesina. 6.introduzione di un sistema informatico per il controllo di gestione: d’intesa con il CNIPA ed il Ministero per le Infrastrutture ed i Trasporti stiamo conducendo un progetto innovativo che prevede il “riuso” del programma informatico per il controllo di gestione realizzato dal Ministero delle Infrastrutture e Trasporti, con evidenti risparmi per l’erario.

11 Alcuni dati illustrano bene i progressi compiuti negli ultimi anni: il numero di caselle di posta elettronica è cresciuto da a

12 i messaggi di posta elettronica sono passati da oltre 3 milioni a oltre 8 milioni

13 le comunicazioni ufficiali trasmesse via Internet tra il Ministero e le sedi estere sono più che raddoppiate

14 i documenti tracciati elettronicamente grazie al protocollo informatico sono passati da a

15 Sono segnali di un buon progresso, ma siamo ben consapevoli che resta da percorrere un lungo cammino. C’è ancora molto da fare – ad esempio – in tema di flusso documentale, di fascicolazione ed archiviazione elettronica, di firma elettronica. Sono interventi che renderanno possibili nel tempo risparmi importanti, ma che richiederanno investimenti in risorse aggiuntive.

16 La decisione del Governo di incaricare il CNIPA di costituire la Rete Internazionale delle Pubbliche Amministrazioni metterà a disposizione del Ministero l’infrastruttura necessaria per compiere un secondo grande salto di qualità

17 Vorrei ricordare che l’idea della RIPA nacque da un approfondimento condotto nel su impulso del Ministro Stanca - dal nostro Ministero insieme al Dipartimento per l’Innovazione e le Tecnologie. L’obiettivo era di creare una rete privata che collegasse tutte le Amministrazioni che operano con l’estero e che consentisse di trasportare in condizioni di sicurezza una crescente quantità di dati. Come noto, la RIPA sarà introdotta gradualmente a partire dal secondo semestre di quest’anno per essere completata entro il dicembre del 2006.

18 I vantaggi saranno enormi e ci consentiranno non solo di ridurre drasticamente i costi di gestione, ma anche di offrire servizi più rapidi ai cittadini italiani. Vorrei qui citare solo tre progetti che saranno resi possibili dall’esistenza della RIPA: 1.la gestione dei dati relativa ai nostri cittadini residenti all’estero; 2.l’uso della tecnologia VoIP; 3.la videoconferenza.

19 Gestione dei dati relativa ai cittadini residenti all’estero  L’esistenza di una autostrada informatica privata capace di trasmettere cospicue quantità di informazioni ci permetterà di eliminare il trasporto di di atti e di documenti fra i Consolati, il Ministero e i Comuni italiani che ancora avviene per corriere con grandi spese, ma soprattutto con enorme lentezza.  Proprio in questi giorni, nel quadro dell’iniziativa “Lotta contro gli sprechi” abbiamo presentato al Ministro Stanca, congiuntamente con il Ministero degli Interni, il progetto “Gestione elettronica per le funzioni consolari” per la digitalizzazione della gestione anagrafica ed elettorale sia nei Consolati all’estero che nei Comuni italiani.

20 Uso della tecnologia VoIP L’introduzione in maniera sistematica della telefonia via Internet sarà una vera e propria rivoluzione, sotto il profilo della riduzione dei costi, dell’efficienza del servizio, della sicurezza delle comunicazioni. Abbiamo già un progetto pilota che prevede l’adozione della tecnologia VoIP in una prima serie di rappresentanze (23 in tutto) in Europa e nel Nord America che utilizzeranno la RIPA già nel secondo semestre di quest’anno. A regime, alla fine del 2006, quando la maggioranza delle nostre sedi sarà collegata, prevediamo una riduzione dell’ordine del 60% dei costi complessivi per telefonia, pari nel 2004 a 6 milioni di Euro (v. dimostrazione della VoIP allo stand).

21 Videoconferenza  Una terza applicazione significativa sotto il profilo della riduzione dei costi sarà la possibilità di ricorrere sistematicamente alle videoconferenze.  Già ora utilizziamo le videoconferenze per la prevenzione e la gestione delle situazioni di crisi.  Con la nuova infrastruttura potremo trasformarla in una pratica standard che consentirà di abbattere considerevolmente il numero delle riunioni e le relative spese.