La gestione delle acquisizioni in Aleph500 A cura di Liliana Bernardis Università di Genova 13-14 luglio 2000

Requisiti L’attivazione di questa funzione presuppone: a livello di server la parametrizzazione di specifiche tabelle, dei formati per ordini, reclami, e altre stampe e di alcuni menu disponibili nelle interfacce GUI e WWW; e’ necessaria inoltre la definizione, per gli utenti, dei privilegi di accesso alle varie funzioni la conoscenza e l’utilizzo dei moduli che detta funzione richiede (ADM, CAT, ACQ, TASK, WWW Services) la consapevolezza dell’organizzazione amministrativa che le funzioni gestionali del sistema di automazione devono supportare l’analisi delle differenze e novità rispetto alle gestione con altri sistemi e/o versioni dello stesso software

Esempi di configurazione (I)

Esempi di configurazione (II)

Le fasi di una procedura di acquisizione Creazione del record bibliografico (puo’ essere aggiornato in seguito) Apertura dell’ordine, previo controllo dell’esistenza di un fornitore e, se richiesto, di un budget Registrazione dell’arrivo del materiale Registrazione della fattura

Le funzioni in ADM La gestione degli ordini comporta, innanzitutto, il controllo delle liste relative a : Budget (opzionale) Inserimento, Aggiornamento, Cancellazione, Transazioni Valute Inserimento, Modifica, Aggiornamento cambio, Cancellazione Fornitori Inserimento, Modifica, Cancellazione

Le funzioni in ACQ (I) Tipi di Ordine (M, S, O) Visualizzazione Inserimento- Duplicazione- Aggiornamento (Modulo d’ordine) Cancellazione Invio (stampa per invio ordinario, e-mail, EDI, inserimento in una lista di ordini da creare attraverso la funzione WWW-services)

Le funzioni in ACQ (II) L’arrivo del materiale La fattura generale modalità di registrazione La fattura generale registrazione elencazione addebiti singoli ordini

UTIL, Tabelle, File (I) Indice degli ordini UTIL L/2 tab_acq_index nella directory data_tab del data base amministrativo di riferimento (GEN50) Modulistica per invio ordini, reclami, stampa report informativi acq-order*, acq-m-order*, acq-s-order*, acq- arrival*, acq-order-claim*, acq-first-claim*, acq- additional-claim*, budget-statuses* (nella directory form_ita e form_eng della root directory della library) Reportistica per WWW Services UTIL I-11 (ID p_acq_03, p_acq_05, p_acq_12 p_acq* della directory head_foot della root directory della library

UTIL, tabelle, file (II) Menu a tendina del modulo ACQ (GUI) Sub-library (UTIL L/2, ID sub-library) Formati per reclami (UTIL L/2 ID acq-claim- format) Gruppi di budget (UTIL L/2 ID budget-group) Assegnazione ordine/budget UTIL G/5/10 (flag check-order-budget) Aggiornamento automatico del form di arrivo acq.ini in acq/tab del client [Invoice CreateArrival=Y/N] Creazione automatica del record di copia UTIL G/5/10 (create-item-form-order-m) e tab36 (per sub-library. Status copia e tipo di materiale)

UTIL, tabelle, file (III) Visualizzazione automatica dei dati relativi alla copia File acq.ini della direcory acq/tab del client [Invoice AutoExpandDoc=Y/N] Assegnazione automatica del. N. ordine UTIL G/2, File acq.ini della directory acq/tab del client [OrderNumber] Ordini EDI UTIL G/5/35 della librrary amministrativa (UDN50)

Le funzioni da WWW (I) Procedure per il recupero Procedure di stampa Estrazione record di ordini evasi parzialmente dal fornitore Estrazione record di ordini di monografie con status “new” Estrazione record di ordini per i quali non e’ stata ricevuta fattura Estrazione record di ordini in base allo status Estrazione record di ordini cancellati dal fornitore (compresa nella precedente) Estrazione record di ordini secondo differenti criteri Procedure di stampa Report valute Report acquisizioni Report sulla situazione dei singoli budget Lista ordini legati ad uno specifico budget Procedure di riorganizzazione Ricostruzione del file degli indici

Le funzioni da WWW (II) Procedure di aggiornamento Apertura nuovi budget annuali Assegnazione degli ordini aperti dai vecchi ai nuovi budget (presuppone la precedente) Trasferimento rimanenze (disponibilità, ordini non fatturati) dai vecchi ai nuovi budget (presuppone l’apertura dei nuovi budget annuali) Aggiornamento costi in valuta locale sul budget (da lanciare tutte le volte che si interviene sui cambi delle valute) Disattivazione avanzi di impegni (da utilizzare per le conversioni) Aggiornamento status delle fatture (da R a Y o P) Procedure di controllo Ordini in continuazione da reclamare (non ricevuti entro il periodo di tempo fissato) Ordini di monografie per le quali effettuare un reclamo

Le funzioni da WWW (III) Procedure di invio ordini Invio per monografie e ordini in continuazione in formato EDI Invio di una lista di ordini (il formato deve essere RSV)

Considerazioni e problemi La funzione delle acquisizioni nella versione 11.5 di ALEPH500 si presenta nel complesso con alcune procedure innovative; per altri versi sembra un po’ impoverita rispetto all’analoga procedura in ALEPH300 Tra le utility disponibili da WWW manca la procedura di rinnovo delle sottoscrizioni (ex 8.16 di ALEPH300) Non esiste la possibilità di trasferire un ordine da un n. di sistema ad un altro Il recupero di record di ordini (General Retrieval Form) non e’ operativa con tutti i parametri indicati e i codici sono a volte contradditori La versione 14.1 integra le attuali funzionalità. Resta inoltra da esplorare tutto il settore SQL tools.