1 Gli Uffici di Piano: Tipologie – Funzioni – Competenze Risorse – Organizzazione Relazione introduttiva a cura di F. Vernò e S. Buoso Lecce Aprile 2008 PROCESSI PROGRAMMATORI LOCALI – MODELLI DI GOVERNANCE – STRATEGIE DI QUALIFICAZIONE – NELLA SECONDA ESPERIENZA DI COSTRUZIONE DEI PIANI DI ZONA QUINTO MODULO

2 Finalità delle Giornate Richiamare i fondamentali Approfondire alcune voci Evidenziare condizioni per il funzionamento Sintetizzare alcune raccomandazioni da inviare agli Amministratori, ai Dirigenti, ai Responsabili degli Uffici di Piano Materiale ad uso formativo a cura di F. Vernò e S. Buoso

3 Mappa dei Fattori Costitutivi Ufficio di Piano Definizione Tipologie Funzioni Competenze necessarie Organizzazione Materiale ad uso formativo a cura di F. Vernò e S. Buoso

4 Definizioni di Ufficio di piano Regolamento Regionale 18/01/07 n°4: Ludp di zona è lorgano tecnico per il coordinamento funzionale dei Servizi Sociali dellAmbito Territoriale. Materiale ad uso formativo a cura di F. Vernò e S. Buoso Nostra definizione E una struttura tecnico-professionale che SUPPORTA la responsabilità istituzionale, nella duplice dimensione politico amministrativa e tecnico-gestionale, nelle diverse fasi del ciclo di vita del Piano di Zona e svolge funzioni di studio, istruttoria, attuazione operativa e raccordo, in materia di politiche dei servizi alla persona, nellAmbito Territoriale

5 Tipologie di Ufficio di piano Ufficio di Piano come articolazione organizzativa della struttura gestionale nellambito mono comunale Ufficio di Piano come articolazione ed organizzazione di azienda consortile (assemblea consortile coincidente con lassemblea di tutti i sindaci dellambito) Ufficio di Piano come ufficio comune Ufficio di piano come ufficio alle dipendenze del comune capofila Ufficio di piano come nucleo di operatori a supporto del tavolo tecnico Materiale ad uso formativo a cura di F. Vernò e S. Buoso

6 Regolamento Regionale 18/01/07 n°4: Elaborare la proposta di piano di zona in base alle linee espresse …. Definire e perfezionare la progettazione esecutiva di ambito Supportare le procedure di gestione dei servizi … Implementare modalità e strumenti per il monitoraggio … Promuovere connessioni tra i comuni dellambito … Facilitare i rapporti con le altre amministrazioni pubbliche.. Funzioni dell Ufficio di piano Materiale ad uso formativo a cura di F. Vernò e S. Buoso

7 LA FUNZIONE E LA MISSION DELL UFFICIO DI PIANO SI SINTETIZZANO NEL SUPPORTO ALLA RESPONSABILITÀ ISTITUZIONALE, NELLA DUPLICE DIMENSIONE POLITICO- AMMINISTRATIVA E TECNICO-GESTIONALE Di conseguenza lUfficio di Piano realizza quattro funzioni: STUDIO ISTRUTTORIA ATTUAZIONE OPERATIVA RACCORDO Materiale ad uso formativo a cura di F. Vernò e S. Buoso

8 Macro funzioni e ciclo di vita del piano di zona Le macro funzioni di STUDIO – ISTRUTTORIA – ATTUAZIONE OPERATIVA – RACCORDO vanno declinate nelle diverse fasi del ciclo di vita del piano di zona: Programmazione Progettazione Gestione Valutazione Materiale ad uso formativo a cura di F. Vernò e S. Buoso

9 Macro Funzione di SUPPORTO che si esplica in funzioni FASE PROGRAMMATORIA AVVIO PROCESSO AVVIO TAVOLI BASE CONOSCITIVA DIAGNOSI DEF. OBIETT. SCELTA OBIET: ALLOC. RISORSE APPROVAZION E/ FORMALIZZ. INTESE Descrizione azioni STUDIO Predisposizione report di valutazione relativo al triennio precedente. (S-I) Raccordi con i Tecnici degli altri livelli istituzionali (R) Predisposizione sintesi di un documento di procedura desunto dalle indicazioni contenute nella normativa e negli Atti Regionali (S-I) Predisposizione bozza di atto di indirizzo (S-I) Facilitazione della Comunicazione nel sistema di governance locale (R) Aggiornamento mappatura soggetti attivi della programmazione. (I) Attuazione degli indirizzi del Tavolo Politico rispetto allinformazione e al coinvolgimento dei soggetti. (AO) Facilitazione fruizione di momenti formativi locali (R - AO) Stesura documento tecnico di sintesi delle modalità operative nellattivazione e organizzazione dei Tavoli nel loro funzionamento, nel sistema di comunicazione, nel modello di governance locale. (I) Convocazione, insediamento, eventuale coordinamento e/o supporto al coordinamento Tavoli Tematici e pianificazione lavori (AO) Individuazione dei dati, delle informazioni e delle fonti. (S) Collegamento con Osservatori. (R) Sintesi dati raccolti dai tavoli tematici (S) Raccolta e sintesi dati trasversali alle aree (S) Predisposizione documento di sintesi base conoscitiva (I) Raccolta e sintesi delle diagnosi effettuate dai tavoli tematici di area e integrazione con gli elementi trasversali alle aree. (S) Individuazione punti di forza, punti di debolezza, fattori di sviluppo, ipotesi di obiettivi e invio del documento al tavolo tecnico e politico. (S) Organizzazione incontri con i soggetti attivi della programmazione locale per condivisione/integrazio ne priorità (AO) Predisposizione sintesi risorse disponibili e/o attivabili (fonti, entità, vincoli, quote disponibili). (I) Valutazione compatibilità tra priorità e risorse. (S) Stesura bozza finale PdZ (I) e invio al Tavolo Tecnico e politico (R) Predisposizione bozza atti (I) ISTRUTTORIA ATTUAZIONE OPERATIVA RACCORDO

10 Macro Funzione di SUPPORTO che si esplica in funzioni FASE PROGETTUALE AVVIO FASE PROGETTUA LE COSTITUZIONE GRUPPO DI PROGETTAZION E IDEAZIONE DEL PROGETTO VALUTAZIONE FATTIBILITA COSTRUZIONE BOZZA ESECUTIVA APPROVAZIONE Descrizione azioni STUDIO Predisposizione documento di sintesi delle priorità e obiettivi del PdZ, con individuazione delle azioni progettuali necessarie (nellarea dellinnovazion e, della qualificazione e ampliamento delle attività) e dei possibili responsabili di procedimento. (S-I) Invio del documento al Tavolo Tecnico per le decisioni conseguenti. (R) Sulla base delle decisioni del Tavolo Tecnico, costituzione dei gruppi di progettazione (solo tecnici – partecipati – concertati). (AO) Facilitazione/acco mpagnament o delle fasi progettuali. (AO-R) Nota: per alcune azioni progettuali e sulla base di un mandato del Tavolo Tecnico, i componenti dellUdP potrebbero coincidere con il gruppo di progettazione (AO) Facilitazione/ accompagname nto delle fasi progettua li. (AO-R) Facilitazione/acco mpagnament o delle fasi progettuali. (AO-R) Facilitazione/acco mpagnament o delle fasi progettuali. (AO-R) Raccolta bozze esecutive progetti (AO) e trasmissione al Tavolo Tecnico (R) Predisposizione bozza atti (I) ISTRUTTORIA ATTUAZIONE OPERATIVA RACCORDO

11 Macro Funzione di SUPPORTO che si esplica in funzioni FASE GESTIONALE Descrizione azioni Nota:è auspicabile da parte del programmatore locale lassunzione di uno specifico ob. di sistema con cui si attribuiscono allUdP competenze in ordine alla progettazione e alla individuazione di opportunità legate a bandi di finanz., alla ricerca di finanziamenti di natura diversa. STUDIO Formulazione di ipotesi e proposte al Tavolo Tecnico e Politico, a partire da raccolta informazioni, studio, analisi, sintesi, su questioni affrontate a livello di Ambito e attinenti: Le forme di gestione associata di interventi e servizi La messa in rete e il governo della rete I Livelli essenziali e la spesa sociale dellAmbito Le attenzioni alla promozione sociale e alla valorizzazione del capitale sociale, lequità nellaccesso al sistema Le garanzie di pari opportunità per i cittadini dellambito ISTRUTTORIA Raccolta e sistematizzazione dati in relazione al debito informativo (Comuni singoli, ASL – Regione) ATTUAZIONE OPERATIVA Per alcune azioni progettuali e sulla base di un mandato del Tavolo Tecnico, i componenti dellUdP potrebbero coincidere con il gruppo di gestione del progetto (in particolare per le azioni di sistema) RACCORDO Gestione delle comunicazioni tra le Istituzioni in relazione al debito informativo Nodo facilitatore della comunicazione, nellintero ciclo di vita del PdZ, tra cittadini o formazioni sociali e dimensione istituzionale, politica e tecnica di Ambito.

12 Macro Funzione di SUPPORTO che si esplica in funzioni FASE VALUTATIVA (monitoraggio, verifica, valutazione) DEL PDZ DEL PROCESSO DI COSTRUZIONE DEL PDZ DEI PROGETTIDEI RISULTATI DEI PROCESSI GESTIONALI ex ante in itinere ex post ex ante in itinere ex post ex ante in itinere ex post ex ante in itinere ex post ex ante in itinere expostexpost STUDIO Formulazione ipotesi piano valutativo al Tavolo Tecnico e al Tavolo Politico ISTRUTTORIACostruzione del progetto di ricerca valutativa sulla base delle scelte effettuate dal Tavolo Politico ATTUAZIONE OPERATIVA Partecipazione alla realizzazione del Progetto Sintesi dei risultati prodotti nel triennio rispetto a: 1) efficacia dei progetti, interventi e servizi, 2) qualità dello strumento PDZ, 3) qualità di processo partecipativo e concertativi nella governance locale. Nota: per alcune azioni progettuali e sulla base di un mandato del Tavolo Tecnico, i componenti dellUdP potrebbero coincidere con il gruppo di gestione del progetto valutativo RACCORDODiffusione dei risultati (ad es. valorizzando strumenti come il Bilancio sociale ). Nota finale Predisposizione di modalità e strumenti, perché la sintesi dei risultati ottenuti diventi una buona base conoscitiva condivisa di partenza per la programmazione del triennio successivo.