Il CAF come strumento di politica amministrativa di Giancarlo Vecchi Roma - 14 luglio 2011

1. CAF e politica amministrativa Con il mio gruppo di lavoro sono interessato allutilizzo del CAF come strumento di policy, cioè come strumento che aiuti le istituzioni e le loro organizzazioni a sviluppare interventi di miglioramento e modernizzazione. Lesperienza del suo utilizzo, al di là delle dichiarazioni programmatiche, mi ha permesso di metterne alla prova una serie di punti di forza ed anche, al tempo stesso, di riflettere sulle condizioni necessarie per un buon utilizzo, compresi gli errori da evitare.

1. CAF e politica amministrativa Sono, queste, considerazioni che abbiamo più volte discusso allinterno del Laboratorio Caf Università e che mi sembra utile riprendere in questa occasione

2. Caf e ciclo della performance Il Caf costituisce uno strumento peculiare percucire la valutazione dei risultati ottenuti nellanno passato e il processo di pianificazione = costruzione del piano della performance. Dal primo punto di vista, il Caf costituisce unoccasione per mobilitare le varie componenti del personale nella riflessione sulle cause dei risultati ottenuti.

2. Caf e ciclo della performance Dal secondo punto di vista, il Caf permette di identificare punti di forza e punti di debolezza. In questo senso è uno strumento utile quale premessa per la costruzione della pianificazione annuale e pluriennale. Permette, cioè, di selezionare obiettivi, strategici e operativi, su cui investire per la formulazione di progetti di miglioramento.

3. Caf e politiche di sviluppo organizzativo Tra le peculiarità del CAF, quella della mobilitazione di ampie fasce di personale permette di perseguire diverse opportunità. Si giustifica sulla base di almeno due tesi: a) Avere informazioni sul degrado eventuale della qualità lungo il percorso che va dalla programmazione alla erogazione di un servizio;

b) Avere informazioni da coloro che sono a contatto degli utenti sulla modificazione di bisogni e domande. Usato in questo senso, il Caf non è uno strumento per il solo vertice; richiede, invece, consapevolezza e responsabilità diffuse. Allora può diventare unoccasione importante per una politica di costruzione del management interno ai vari livelli (leadership diffusa)

Da qui possono scaturire molteplici suggestioni per lo sviluppo di una politica del personale, tra cui: il tema della valutazione delle risorse umane, quello sulla mobilità interna, il benessere organizzativo, la gestione delle pari opportunità.

Ma unaltra opportunità è costituita dal coinvolgimento di partner, spesso una condizione essenziale per mobilitare risorse di vario tipo; Il Caf costituisce a questo fine un rilevante strumento di rendicontazione ai portatori di interesse, da convogliare in un eventuale Bilancio sociale.

Ancora, si può sottolineare il tema del coinvolgimento degli utenti dei servizi, ampiamente enfatizzato nei contenuti Caf. Lintegrazione tra Caf, carte dei servizi ed eventuali indicatori per la valutazione del personale, permette di supportare - attraverso questi feedback - la legittimazione di quelle amministrazioni che più ampiamente si caratterizzano per lerogazione di servizi.

Infine (per questa presentazione), in molti casi può essere utile affrontare il tema delle interdipendenze E quindi a costruire progetti basati sulla consapevolezza del necessario contributo comune per ottenere maggiore valore aggiunto nellefficacia e qualità dei servizi.

Certo, per un positivo utilizzo del Caf come motore di politiche amministrative, è importante il rispetto di alcune condizioni: a)La disponibilità di tempo, per condurre in modo appropriato il percorso Caf, con un gruppo di lavoro legittimato dal vertice e con il significativo coinvolgimento del personale interno e degli stakeholders;

b) una valutazione esterna o comunque un supporto esterno per: 1)evitare le trappole dellautoreferenzialità e le eventuali difficoltà di analisi delle evidenze; 2)ma specialmente per supportare il gruppo di lavoro nella generazione di idee su cui basare progetti di miglioramento.

E, accanto alle condizioni necessarie, si sottolineano anche (alcuni) errori da non commettere: -Lelaborazione dellautovalutazione senza comunicazione e trasparenza -La conduzione di un processo di autovalutazione che si conclude senza segnali di cambiamento (senza progetti di miglioramento) -Lelaborazione di un documento di autovalutazione solo elogiativo e non controbilanciato dalla riflessione sui punti di debolezza.

4. Caf e Laboratorio Università Lesperienza del Laboratorio con le Università ha permesso di discutere questi fattori, accanto al consolidamento di competenze sulle tecniche di autovalutazione. In particolare, sono stati particolarmente enfatizzati due elementi: a) Quello della mobilitazione del personale, specie del settore amministrativo

b) Le interdipendenze tra supporto amministrativo e attività primarie di didattica e ricerca. Ambedue, tematizzate in quanto caratteristiche di ambito di politica di sviluppo organizzativo che sconta sia ritardi sia indubbie difficoltà dovute alle distintività del sistema universitario, e per questo particolarmente interessanti sotto il profilo della personalizzazione del Caf stesso.

GRAZIE PER LATTENZIONE