PIANIFICAZIONE DI UN PROGETTO

2) Pianificazione di un progetto Consiste nell’esplicitare in modo dettagliato cosa si vuole fare, specifica i risultati attesi, i tempi di raggiungimento del risultato e le risorse necessarie

Le fasi di pianificazione di un progetto Definizione degli obiettivi Descrizione delle attività da porre in essere Determinare le relazioni tra le varie attività Definire i tempi Definire le responsabilità Determinare le risorse necessarie Stimare i costi Identificare e quantificare i rischi

Definizione degli obiettivi Definire in modo chiaro e completo gli obiettivi e l’ambito del progetto è un prerequisito a una corretta pianificazione. Uno dei rischi nella fase di ideazione del progetto è il fissare date non realistiche in quanto condizionati da sentimenti di urgenza. Gli obiettivi devono essere specifici, misurabili, concordati e realistici riguardo qualità, tempi e costi (Randolph 1994).

Descrizione delle attività Devono essere elencate e descritte le diverse azioni definendone i livelli di responsabilità (R. Vaccani 1998) Indicano ciò che verrà messo in atto (in quali tempi) per raggiungere i sottobiettivi fissati; La definizione delle azioni permette di distribuire le attività (tra chi?) e le responsabilità tra i vari professionisti;

Permettono il raggiungimento di un obiettivo, si considerano tutte le azioni necessarie messe in atto dai diversi servizi; La descrizione delle azioni deve essere succinta ed essenziale, ciò che interessa è la logica delle azioni anche complesse e non i singoli atti.

Determinare le relazioni tra le varie attività (Graham 1990) Evidenziare le relazioni di precedenza tra le varie attività Identificare il percorso critico Determinare un tempo minimo per portare a termine il progetto Far emergere gli slittamenti disponibili Conoscere la data di inizio

Definire i tempi ottenimento di nulla osta Uno dei nodi cruciali di un progetto è il rispetto dei tempi. Lo svolgimento temporale del progetto può essere influenzato dalla presenza di vincoli: ottenimento di nulla osta disponibilità delle risorse necessarie collaborazioni con altre U.U.O.O. o altri enti

Diagramma di Gantt Viene costruito indicando sull’asse Y le attività e sull’asse X le unità di tempo. È di facile comprensione e permette di rappresentare nel tempo le diverse attività del progetto. Rappresenta l’elemento di partenza per studiare il fabbisogno di risorse nel tempo ed è un utile strumento per controllare lo svolgimento del progetto.

Definire le responsabilità Stabilire relazioni tra le varie persone coinvolte nel progetto da un punto di vista organizzativo; Definire caratteristiche e fabbisogno delle risorse umane Definire altre persone coinvolte nelle attività

Determinare le risorse Umane Attrezzature e servizi Beni di consumo Disponibilità finanziarie il grado di dettaglio aumenterà con il definirsi progressivo della pianificazione del progetto. È bene specificare se le risorse sono disponibili, se devono essere riconvertiti dei servizi, se viene utilizzato orario straordinario e se viene utilizzato l’istituto del comando o la disposizione di servizio

Stimare i costi È necessario conoscere: le attività da svolgere, le risorse necessarie per tali attività, i costi unitari (o la loro stima) per risorsa. Sommando i costi delle singole attività si otterrà il totale dei soli costi diretti del progetto

Identificare e quantificare i rischi I progetti si svolgono in un mondo reale e non ideale per cui è necessario valutare fin dalla fase della pianificazione quali fattori possono condizionare il risultato finale

Una buona analisi dei rischi può permettere in fase di pianificazione di evitare, mitigare o accettare la presenza di questi fattori evitati: adoperarsi perché non accadano; mitigati: prevedendo come ridurre le conseguenze del loro presentarsi; accettati: passivamente – contemplando, ad esempio, la possibilità di ritardi in alcune attività – o attivamente – predisponendo piani alternativi con la sostituzione del personale eventualmente non disponibile.

Tale documento dovrà avere molte virtù: essere completo, ma non troppo dettagliato preciso, ma non troppo approfondito rigoroso, ma non pedante con schemi rigidi Il risultato di quest’attività complessa è un documento riassuntivo, il cui grado di dettaglio aumenterà nelle ripetute revisioni e che, in definitiva, rappresenterà il piano del progetto.