1 IT FOR BUSINESS AND FINANCE ACCESS INTRODUCTION

Obiettivi 2 Creare e popolare un database. Interrogare un database. Accedere al database tramite input e output grafici.

Caratteristiche principali di Access 3 Access è un software prodotto da Microsoft ed integrato allinterno della suite gestionale MS Office. Come gli altri prodotti di Office, Access si caratterizza per: una vasta gamma di funzionalità; una stretta integrazione con gli altri software Microsoft.

Caratteristiche principali di Access 4 Fornisce le funzionalità di un DBMS (DataBase Management System), pensato per un utilizzo non industriale (Desktop computers). Supporta due linguaggi di interrogazione: QBE (Query By Example); SQL (Structured Query Language). Permette lutilizzo di un linguaggio di programmazione (VBA). Integra un ambiente di sviluppo di applicazioni.

In questa lezione 5 Vedremo le funzionalità principali di Access, molte delle quali, come detto, riguardano altri prodotti e tecnologie Microsoft. Toccheremo solo superficialmente argomenti che prevedono conoscenze esterne approfondite.

Lambiente Access Per selezionare gli strumenti di lavoro, utilizzare la voce Visualizza, Barra degli strumenti. Una configurazione ragionevole prevede la visualizzazione della Barra del database. 6

Lambiente Access 7 Molte operazioni ed accessori, quali la guida in linea, la gestione dei files, le operazioni di ricerca e stampa, sono simili a quelle di Excel e Word. Ad esempio, la guida in linea è disponibile alla voce ? della barra dei menu. Come nel caso di Word ed Excel, è possibile impostare le caratteristiche di stampa delle tabelle utilizzando il menu File, alla voce Imposta pagina. Come in Word ed Excel, si può visualizzare il risultato dellelaborazione utilizzando il menu File, alla voce Anteprima di stampa.

Apertura di un database Per aprire un nuovo database, utilizzare la maschera che appare allapertura del programma oppure licona nuovo nella barra degli strumenti. 8

Apertura di un database 9

Struttura fisica del database Access mantiene ogni database in un unico file con estensione.mdb. Questo file contiene in realtà molto più che tabelle. 10

Creazione di tabelle 11 Una volta aperto un database, nuovo o già esistente, è possibile modificarlo tramite un pannello di controllo. Questo pannello permette di accedere ai principali task gestionali. Dopo avere svolto unappropriata analisi del sistema da produrre, e dopo avere specificato la struttura logica del database, si possono cominciare a creare le tabelle.

Pannello di controllo 12 Dal pannello di controllo sono raggiungibili i task effettuabili sul database. Per ogni task sono possibili diverse opzioni.

Creazione di tabelle 13 Vogliamo creare il seguente schema: DOCENTI (ID, Nome, Cognome, Dipartimento) CORSI (Codice, Nome, Docente) STUDENTI (Matricola, Nome, Cognome) STUDCORSI (Matricola, Codice)

Cominciamo con DOCENTI 14 Il codice SQL per creare la tabella DOCENTI potrebbe essere: CREATE TABLE DOCENTI( ID CHAR(5) PRIMARY KEY, Nome VARCHAR(20), Cognome VARCHAR(20), Dipartimento VARCHAR(4) )

In Access lapproccio è grafico 15 Per creare tabelle, e in generale per operazioni di DDL (Data Definition Language), Access utilizza schermate grafiche, e non il linguaggio SQL. Tramite queste schermate e il linguaggio QBE (che vedremo in seguito) è possibile creare ed utilizzare database in Access senza conoscere SQL.

Creazione di una tabella 16 Iniziamo con il creare una tabella tramite visualizzazione struttura

Interfaccia per la creazione di tabelle 17

Creazione di una tabella 18 Nomi e tipi degli attributiInformazioni testuali sugli attributi Caratteristiche di ogni attributo

Nomi degli attributi Access permette lutilizzo di molti nomi per gli attributi, contenenti anche spazi e caratteri speciali( …). È comunque opportuno utilizzare solo caratteri testuali, senza spazi, compatti ma significativi, per evitare problemi successivi. 19

Tipi dei dati I tipi di Access sono diversi dai tipi di SQL. 20 Testo fino a 255 caratteri Testo fino a caratteri Numero intero assegnato automaticamente Valore binario (sì/no, vero/falso,…) Oggetto che implementi il Protocollo OLE (per includere Word, immagini,…)

Caratteristiche degli attributi 21 Numero massimo di caratteri Utile per le valute Specifica il formato con cui vengono immessi i dati, ad esempio numeri di telefono con la barra dopo il prefisso. Cliccandoci sopra, è possibile aprire un wizard.

Caratteristiche degli attributi 22 Nome da visualizzare al posto del nome dellattributo, se questo è poco comprensibile Definisce il formato corretto per i dati di questo tipo. Anche in questo caso è disponibile un wizard

Confronto con SQL 23 CREATE TABLE DOCENTI( ID CHAR(5) PRIMARY KEY, Nome VARCHAR(20), Cognome VARCHAR(20), Dipartimento VARCHAR(4) ) I tipi dei dati sono differenti Dobbiamo vedere come creare chiavi primarie

Impostazione di una chiave primaria È sufficiente selezionare lattributo o gli attributi che si vogliono fare diventare chiavi primarie e cliccare sullicona a forma di chiave (oppure dal menu Modifica, scegliere Chiave primaria). 24

Tabella STUDCORSI e chiavi esterne 25 Le tabelle CORSI e STUDENTI si creano in modo analogo. Definiamo ora in SQL la tabella STUDCORSI. CREATE TABLE STUDCORSI ( Matricola CHAR(8) REFERENCES STUDENTI(Matricola), Corso CHAR(4) REFERENCES CORSI(Codice) )

Chiavi esterne e Relazioni Access 26 In Access le chiavi esterne si definiscono tramite Relazioni (menu Strumenti, voce Relazioni). Nella maschera Relazioni, le chiavi si importano trascinandole da una tabella allaltra.

Maschera Relazioni 27

Tipo di relazione e politiche di reazione Per ogni relazione impostata, bisogna specificare le politiche di reazione a cancellazione e aggiornamento 28

Interrogare il database: scrittura di interrogazioni 29 Si possono scrivere interrogazioni accedendo al task Query del pannello di controllo

Scrittura di interrogazioni 30 Access permette di scrivere interrogazioni sia in SQL (Structured Query Language) che in QBE (Query By Example). Passare da una modalità allaltra, oppure eseguire una query, è semplice come cliccare su un bottone. In Access la differenza tra query e vista è irrilevante.

Gestione delle interrogazioni 31 Modalità SQL Esecuzione Modalità QBE

Esempi di interrogazioni (I) 32 Interrogazione 1: codice dei corsi. Interrogazione 2: codice e nome del corso Fisica Generale II, con lidentificatore del docente. Interrogazione 3: codice e nome del corso, con lidentificatore del docente, per i corsi che terminano con la lettera a oppure per Fisica Generale II.

Condizione LIKE 33 LIKE S*: qualsiasi sequenza di caratteri iniziante per S. LIKE [A-D]*: qualsiasi carattere fra A e D, seguito da qualsiasi sequenza di caratteri. LIKE Cors?: Cors seguito da UN carattere qualsiasi.

Altre condizioni 34 Between #5-Gen-95# And #10-Gen-95# =#2/2/95# In(Canada,Regno Unito) Not USA >=N (carattere tra N e Z) Esistono inoltre molte funzioni più specifiche (da cercare, se necessario, nella guida).

Esempi di interrogazioni (II) Interrogazione 4: nome e cognome dei docenti che hanno concesso appelli nellanno

Alcune funzioni per le date 36 Between Date() And DateAdd(m,3,Date()): da oggi a tra tre mesi. Year([DataOrdine])=Year(Now()) And Month([DataOrdine])=Month(Now()): DataOrdine nellanno e nel mese correnti.

Esempi di interrogazioni (II) 37 Interrogazione 5: selezionare il docente con lo stipendio massimo, visualizzandone il cognome nonché lammontare dello stipendio.