PIANO DI COMUNICAZIONE 2010 A cura dell’Ufficio Dirigenziale di supporto alle attività del Rettore – Urp e Ufficio stampa e comunicazione Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Riunione dirigenti del 10 marzo 2010 1

Parte prima Le finalità e il metodo del Piano di comunicazione Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

LA NORMATIVA Legge n. 150/2000 Art. 6 strutture: le attività di informazione si realizzano attraverso il portavoce e l’ufficio stampa, quelle di comunicazione attraverso l’ufficio relazioni con il pubblico. Art. 11 programmi di comunicazione: le amministrazioni statali elaborano annualmente il programma delle iniziative di comunicazione che intendono realizzare nell’anno successivo. Direttiva Funzione Pubblica 07/02/02 Programma delle iniziative di comunicazione; definizione degli obiettivi e della strategia di comunicazione integrata; descrizione delle singole azioni con indicazione dei tempi di realizzazione; scelta mezzi di diffusione e budget; pianificazione attività di monitoraggio a valutazione dell’efficacia delle azioni. Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

PERCHE’ UN PIANO DI COMUNICAZIONE Il Piano di comunicazione 2010 è un progetto pilota che si propone di: dare attuazione al dettato normativo in materia di comunicazione degli enti pubblici, coordinare, razionalizzare e facilitare le relazioni con i principali stakeholder dell’Università; supportare gli indirizzi di sviluppo indicati dal Rettore e dalla governance della Sapienza; fornire un utile strumento di programmazione concreta del lavoro a tutti coloro che all’interno dell’Università operano a vario titolo nella comunicazione, attraverso la sperimentazione di una forma di integrazione dei comunicatori della Sapienza. Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

GLI STEP METODOLOGICI METODOLOGIA CLASSICA Benchmarking Analisi del contesto Individuazione degli obiettivi Definizione del target Scelta della strategia Scelta dei contenuti Scelta delle attività e degli strumenti di comunicazione Ascolto del target Misurazione dei risultati Method to be followed for writing for the Web is quite different then that we ordinarily use for other means of communication such as newspapers, press releases or official communication. Web presents some peculiar aspects compared with them, first of all because it is a very information-rich medium that is based on a high degree of user initiative and engagement: users create their own experience through a steady stream of hypertext-following clicks Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 5 Riunione dirigenti del 10 marzo 2010 5

IL CONTESTO La Sapienza è una realtà complessa; la comunicazione è attività trasversale alla quale si dedica una pluralità di soggetti e assolve compiti fondamentali sia nei confronti dell’ambiente esterno che di quello interno La programmazione della comunicazione deve puntare a efficienza ed efficacia, razionalizzando risorse limitate, tanto più nell’attuale fase socio-economica La Sapienza è il più grande ateneo italiano ed europeo e la sua attività di comunicazione svolge un ruolo centrale. Per questo è necessario passare da un approccio “passivo” alla comunicazione a un approccio “proattivo” Method to be followed for writing for the Web is quite different then that we ordinarily use for other means of communication such as newspapers, press releases or official communication. Web presents some peculiar aspects compared with them, first of all because it is a very information-rich medium that is based on a high degree of user initiative and engagement: users create their own experience through a steady stream of hypertext-following clicks Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 6 Riunione dirigenti del 10 marzo 2010 6

CRITICITA’ IN AMBITO COMUNICAZIONE Restringendo il campo di analisi dei dati di contesto e ambientali all’ambito della comunicazione, il Piano strategico 2007-2012 rileva alcune criticità specifiche: assenza di una strategia di marketing; assenza di un’effettiva strutturazione delle funzioni di pianificazione, coordinamento e integrazione dei diversi interventi di comunicazione e promozione; assenza di trasparenza (nel senso di rendicontazione separata, ndr) nelle dotazioni di risorse alla comunicazione; assenza di un organico piano di comunicazione. Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 7 Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

ULTERIORI CRITICITA’ RILEVATE DALLE STRUTTURE DI COMUNICAZIONE stratificazione, nei decenni, di una reputazione negativa, legata soprattutto alla percezione di inefficienze organizzative e di una struttura accademica autoreferenziale e scarsamente meritocratica; collocazione degli uffici in sedi diverse, spesso fisicamente lontane; dispersione delle competenze comunicative tra strutture amministrative eterogenee; difficoltà, in ambito ICT, a dare priorità agli aspetti comunicativi rispetto alle emergenze legate alla gestione delle reti e all’erogazione dei servizi; presenza nell’organizzazione di numerose strutture periferiche (facoltà, dipartimenti, ecc.) con problemi di coordinamento. Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 8 Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

ELEMENTI POSITIVI CHE IMPATTANO SULLE ATTIVITA’ DI COMUNICAZIONE Possibilità di gestione della comunicazione a 360, puntando su pubblici diversi per generazione e ruolo sociale (studenti, famiglie, cittadini, istituzioni ecc.); presenza di numerosi interlocutori e importante ruolo dei media che manifestano tuttora interesse nei confronti della Sapienza; esistenza di momenti di coordinamento tra le varie strutture; coincidenza delle finalità del piano di comunicazione con gli obiettivi strategici dell’Amministrazione. Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 9 Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

CRITICITA’ AMBIENTALI Le principali criticità di contesto e ambientali, come individuate dal Piano strategico 2007-2012, possono essere sintetizzate come segue: per la didattica in particolare vengono segnalate la carenza di spazi, l’elevato rapporto studente/docente, la scarsa offerta formativa in lingua inglese, l’eccessivo numero degli esami e l’insufficiente sviluppo dell’e-learning; per la ricerca rilevano fondamentalmente la scarsità dei fondi, l’invecchiamento del personale, la frammentazione delle strutture, le difficoltà nel collegamento con le imprese, la scarsa visibilità all’esterno delle competenze scientifiche; per i servizi infine sono segnalati, fra gli altri, la mancanza di strutture di accoglienza per stranieri, la debolezza dell’infrastruttura tecnologica, la debolezza della comunicazione in lingua straniera. Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 10 Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

POTENZIALITA’ AMBIENTALI Di contro, i principali punti di forza individuati nel Piano strategico sono i seguenti: per la didattica, la presenza di docenti di fama, la collocazione centrale. la spendibilità del “brand” Sapienza, l’ampia offerta didattica, la presenza di percorsi part-time, l’adozione del percorso qualità e l’elevata presenza di studenti stranieri; per la ricerca, la definizione di un quadro strategico interno, l’elevato numero di docenti e ricercatori, dottorandi e assegnisti di ricerca, la presenza di personalità di spicco, l’elevato livello di produzione scientifica, il ricco portfolio brevettuale, le partnership internazionali; per i servizi, l’ampia offerta di stage, la presenza di impianti sportivi, di servizi di accoglienza e orientamento matricole, di servizi web, la ricchissima dotazione di biblioteche. Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 11 Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

INDIVIDUAZIONE DEGLI OBIETTIVI Si è scelto di fare riferimento al Piano strategico 2007-2012. La Sapienza è impegnata a perseguire gli obiettivi che sono indicati nel Piano strategico 2007-2012 ed è sulla base di tali indicazioni che devono essere definiti gli obiettivi dell’attività di comunicazione. Gli obiettivi e le azioni strategiche sono stati definiti nel Piano strategico per diverse aree di intervento (didattica, ricerca, servizi e governance)[1]. [1] Piano strategico 2007-2012 http://www.uniroma1.it/nvs/doc2007.htm Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 12 Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

MACROAZIONE COMUNICAZIONE E MARKETING DEL PIANO STRATEGICO L’obiettivo generale è quello di “potenziare e creare capacità e funzioni di comunicazione e marketing anche creando nuove unità operative e di servizio e promuovendo iniziative di discussione pubblica di alto livello sulle grandi questioni nazionali”. La macroazione ha come obiettivi specifici: rafforzare la capacità di comunicazione e marketing strategico, come strumento in grado di favorire l’attuazione della strategia di cambiamento e sviluppo della Sapienza; rafforzare il contributo scientifico della Sapienza alle grandi questioni nazionali (es. bioetica, sicurezza, energia, ecc.) Nel diagramma di Gantt relativo alla Proiezione delle attività di comunicazione 2010-2012 sono state evidenziate le correlazioni tra gli obiettivi/azioni del piano di comunicazione e gli obiettivi del Piano strategico. Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 13 Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

OBIETTIVI DEL PIANO DI COMUNICAZIONE Il Piano di comunicazione della Sapienza definisce azioni concrete, da realizzare entro l’arco temporale di un anno, articolate per obiettivi di comunicazione. Il Piano individua inoltre le strutture impegnate nella realizzazione di ciascun obiettivo, coinvolgendole già nella fase stessa di pianificazione. Un ulteriore criterio metodologico è costituito dai pubblici di riferimento, coincidenti con gli stakeholder dell’Università, messi in evidenza trasversalmente nello sviluppo delle diverse azioni. Gli obiettivi di comunicazione possono essere distinti in: specifici, finalizzati all’ottenimento di particolari risultati, soprattutto all’espansione dei pubblici. generali, volti al miglioramento delle attività di comunicazione al fine di raggiungere standard ottimali. Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

ASCOLTO DEL TARGET Confronti con il Nucleo di valutazione strategica Individuazione degli uffici coinvolti nell’attuazione del piano Interviste con gli attori coinvolti a vario titolo nell’attività di comunicazione della Sapienza (mappatura dello stato dell’arte e rispondenza delle azioni proposte con gli obiettivi assegnati ai vari uffici) Doppio passaggio Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

DIAGRAMMI DI GANTT: PROIEZIONE TRIENNALE Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

VALUTAZIONE DELLE RISORSE Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

Parte seconda I contenuti del Piano: obiettivi e azioni corrispondenti Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

I principali obiettivi del Piano 2010 Studenti eccellenti, studenti stranieri Comunicazione all’utenza Portale, web 2.0, media di Ateneo Direct mailing Pubblicazioni istituzionali Eventi interni ed esterni Campagne di comunicazione Presenza nelle guide e classifiche universitarie Valorizzazione del marchio e del patrimonio Media relations Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

Organizzare la comunicazione integrata L’elenco degli obiettivi fotografa un’attività di comunicazione integrata che utilizza una pluralità di canali di comunicazione ed è svolta da molteplici attori. Finalità del Piano di comunicazione è programmare e coordinare tale attività Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

Attrarre studenti eccellenti, attrarre studenti stranieri Politiche sottostanti alla comunicazione, quali borse di studio e incentivi Divulgazione di tali politiche attraverso la comunicazione integrata (ufficio stampa, web, fiere universitarie, direct mailing) Miglioramento generale dello standard di qualità dei servizi di comunicazione: gli eccellenti sono attratti dall’eccellenza Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

Comunicazione all’utenza Colmare le lacune esistenti, in particolare sulla risposta telefonica, introducendo un numero verde e un primo servizio di risposte automatiche Impostare il progetto per la realizzazione di un vero e proprio call center Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

Portale, web 2.0, media di Ateneo Ristrutturazione del sito della Sapienza, nuova architettura dell’informazione, adozione del Cms per la gestione semplificata dei contenuti Impostare un progetto per una presenza coordinata e ampia sul web 2.0, a partire dalle pagine già attive (facebook, YouTube) Integrare i media di Ateneo (RadioSapienza) nella web communication della Sapienza Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

Direct mailing Consolidamento dei prodotti di comunicazione interna (newsletter) veicolati in mailing list Campagna di adesione al servizio di posta elettronica per gli studenti, fidelizzazione del mezzo Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

Pubblicazioni istituzionali Predisposizione di una presentazione generale, di un volume in inglese, di una pubblicazione di servizio per gli studenti Le tre funzioni sono assolte nel 2010 da pubblicazioni già esistenti, attentamente finalizzate (“comunicare in tempi di crisi”) Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

Eventi interni ed esterni Consolidamento dei principali eventi interni (Inaugurazione, giornata della ricerca, Porte aperte) attraverso comunicazione mirata Partecipazione a fiere universitarie e delle amministrazioni pubbliche di alto profilo Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

Campagne di comunicazione Consolidamento delle campagne già sperimentate nel 2009: adesione al 5 per mille (febbraio-giugno), promozione del merchandising Sapienza (novembre, dicembre). Mezzi utilizzati: affissione, web, direct mailing Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

Presenza nelle guide e classifiche universitarie Agire sui parametri utilizzati per la valutazione (politiche sottostanti all’attività di comunicazione) Orientare la comunicazione sul posizionamento della Sapienza attraverso diversi canali (ufficio stampa, web ecc.) Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

Valorizzazione del marchio e del patrimonio Promozione del merchandisign Sapienza Prosecuzione del lavoro di valorizzazione del marchio in relazione alle attività di ricerca su prodotti di consumo Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

Media relations Promozione sui media delle notizie a carattere scientifico, con progetti specifici (Atomium culture) e attività di ufficio stampa dedicata Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Riunione dirigenti del 10 marzo 2010

Grazie per l’attenzione! Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Riunione dirigenti del 10 marzo 2010