Sistema di Valutazione del personale tecnico amministrativo di Ateneo Sara Cervai

Punti di partenza Valutazione come strumento di gestione delle risorse umane (HRM) Sistema creato per e nell’organizzazione Tavolo tecnico n. 24 --- Sara Cervai, Luisa Balbi, Maurizio Brusini Anna Bucci, Valentina Celli, Gabriella Deconi, Raffaella Di Biase, Francesca Paperio, Porzia Spadavecchia, Gabriella Staraz, Elena Veludo Sfida: fondo incentivante

Valutazione come strumento di HRM Valutazione come processo di crescita e miglioramento Sistema di valutazione dichiarato e trasparente Responsabilità della valutazione Non arbitraria Indicatori di performance Comportamenti organizzativi  Condivisione  Sperimentazione

Ambiti di applicazione Analisi individuale Comportamenti organizzativi Analisi organizzativa: dei processi dei punti di miglioramento ai fini della riorganizzazione funzionale persona sistema

Raccolta di Pareri sistema persona Indicatori di performance della struttura Analizzare il servizio offerto Un primo passo per arrivare ad un sistema di customer satisfaction (auspicato dal MFP già dal 2004) sistema persona

Esito delle valutazioni Parere: valutazione del servizio offerto in relazione ad ogni singolo processo Accessibilità, trasparenza e chiarezza Completezza e correttezza delle informazioni fornite Puntualità e rispetto dei tempi Capacità e tempestività nella risoluzione dei problemi (assistenza utenti) Esito delle valutazioni visibile

Mappa dei Pareri ambiente informatizzato un parere composto da 4 indicatori con scala da 1 a 7 Scegliendo i servizi “fruiti” Controllo finale: Quali/quanti sono i legami tra strutture Mappatura dei processi trasversale

Mappa dei pareri: chi valuta? Ogni Responsabile (A) di struttura fornisce i pareri dei processi di cui la struttura fruisce (B) e (C) A 5 4 7 1 3 ISI 5 4 Affari Finanziari A Biblioteca Per ogni processo svolto dalla struttura

Chi fornisce i pareri? P Il Personale con posizione organizzativa (capo sezione, capo ripartizione) i Presidi di Facoltà, i Direttori di Dip.to Per i processi relativi all’amministrazione centrale e ad altre strutture coadiuvati dallo SDAF, Consiglio di Facoltà Segretario amm.vo, Consiglio di Dip.to Il Consiglio di Dipartimento/ il Consiglio di Facoltà Per i processi interni al Dip.to/ Facoltà

Quando Una volta all’anno (entro 20 novembre) per dare modo di raccogliere e restituire i dati entro dicembre Ad ogni responsabile di struttura viene restituito l’esito (dal 1 dicembre): dei singoli pareri corredati da indicatori sintetici B 5 4 7 1 3

Quale il risultato? sistema persona Valutazione del sistema Mappatura dei processi (servizi fruiti, non fruiti) Aree critiche e aree di eccellenza Base per la valutazione della persona Indicatori di performance della struttura Risultato del lavoro svolto da chi opera nella struttura sistema persona

Valutazione dei comportamenti organizzativi Valutazione come processo e momento di crescita è una funzione del responsabile di struttura ed uno strumento di gestione delle risorse umane Il diretto superiore … con l’ausilio e i vincoli forniti dai pareri con la collaborazione di altre figure di responsabilità in alcuni specifici casi sistema persona

dal 10 dicembre al 31 dicembre Chi valuta  chi… Capo Sezione & Capo Ripartizione  Personale delle ripartizioni Direttore di Dip.to & il Segretario amministrativo  Personale amministrativo dei Dip.ti Direttore di Dip.to & il referente tecnico (EP o docente)  Personale tecnico dei Dip.ti Preside di Facoltà  Personale dei Centri Servizi di Facoltà dal 10 dicembre al 31 dicembre

Chi valuta chi - posizioni org.tive Capo Sezione  Capo Ripartizione Dirigente & Direttore amm.vo  Capo Sezione Direttore di Dipartimento & Direttore amm.vo  Segretario amm.vo Preside & Direttore amm.vo  SDAF § Centri Autonomi di Spesa come Sezioni dal 10 al 31 gennaio

chi valuta cosa I comportamenti organizzativi Variano a seconda del ruolo organizzativo e della “categoria” contrattuale Matrice suddivisa per categoria e comportamenti Definizioni, declaratoria Controllo sulla base dei pareri basato sul rapporto tra pareri negativi / positivi raccolti sui processi in cui l’individuo è coinvolto

Categoria contrattuale La matrice Categoria contrattuale 15

Scheda di valutazione sistema persona Compilata dal responsabile dati sull’incontro (data, luogo, durata) nomi e firme dei presenti (valutato e valutatore) sintesi dei processi in cui il singolo è coinvolto (scegliendo dalla lista dei processi della struttura) sintesi dei pareri: n. valutazioni negative / totale pareri indicatori sintetici link ai pareri individuali Scheda di valutazione Sistema di controllo  sistema persona

In tutti gli indicatori Scheda del dott. Valutato La matrice Inserire un punteggio da 1 a 7 In tutti gli indicatori

Sistema di controllo Quando la valutazione dell’individuo è sensibilmente diversa dai pareri raccolti nei processi in cui l’individuo è coinvolto in positivo o in negativo il valutatore è chiamato a motivare tale apparente incoerenza

Post valutazione sistema persona Risalendo la linea gerarchica funzionale dell’organigramma, pareri e valutazioni giungono al vertice (D.A.) Ad ogni EP viene richiesto di proporre una relazione che individui carenze e strategie di miglioramento Reingegnerizzazione dei processi sistema persona

Il colloquio di valutazione Non è solo una scheda È un momento ansiogeno.. da entrambe le parti Preparazione Svolgimento

Preparazione del colloquio Programmazione Avvisare per tempo Avere tempo a disposizione (45 minuti) Evitare interruzioni Spazio adeguato (!) Materiale a supporto (schede pareri)

Conduzione del colloquio Abbiamo davanti un collega, non un estraneo Ruolo strutturato: valutatore / valutato Tante riflessioni.... Un consiglio: buon senso! Alcuni fenomeni … umani (… ma controllabili) prima impressione effetto alone indulgenza / severità appiattimento (alto/basso/medio) stereotipi proiezione

Qual è l’obiettivo Non semplicemente compilare la scheda Dare un riscontro sul lavoro svolto, sui punti di forza e sui punti di miglioramento: Ognuno di noi ne possiede qualcuno !!

Quali sono i timori maggiori? Ritorsione …. Attaccamento … dopo tutte le volte che l’ho coperto se è così.. se ne accorgerà il prossimo anno di quanto sarò (NON)disponibile che provi a chiedermi ancora qualcosa in più… Fondo disincentivante cultura della valutazione È da anni che lavoriamo assieme È un amico più che un collega Non me la sento… ? Quindi che fare

Cultura della valutazione Accettare la valutazione come momento di crescita Consapevolezza che la valutazione è un processo, non un esito finale Accettare il confronto per migliorare Strumenti Sistema dichiarato Strumenti (scheda) Indicatori Supporto dell’organizzazione Formazione

Feedback sulla valutazione Anno sperimentale Richiesta di commenti e suggerimenti Il percorso di formazione continua… In piccoli gruppi 2010… Confrontandosi sull’esperienza diretta

La matrice Area 1 gestionale Area 2 relazionale Area 3 intellettiva @ Area 4 innovativa