Gestire il progetto Stefano Gheno Pescara, 12 aprile 2013

Si può non progettare? Non progettare diminuisce la probabilità di realizzare la nostra idea, perché – Difficoltà di comunicarla – Difficoltà di pianificarla – Difficoltà di verificarla La progettazione facilita e rafforza il nostro desiderio di costruire

Fasi della progettazione IDEAZIONE – Formulazione dellidea progettuale PROGETTAZIONE – di massima – di dettaglio – Esecutiva/pianificazione REALIZZAZIONE – Svolgimento di quanto progettato: Project management/monitoraggio VERIFICA – Valutazione di quanto realizzato

… e azione Avvio della progettazione: individuazione degli obiettivi – Cosa voglio realizzare? progettazione – Con quali partner? Con quali risorse? Con quali modalità? Programmazione – Quali passi del mio percorso? Quali tempi? Quali criticità possibili? Valutazione – Quando e come verifico lefficienza e lefficacia del mio percorso?

Edward Murphy (1949): se ci sono due o più modi di fare una cosa, e uno di questi modi può condurre a una catastrofe, allora qualcuno la farà in quel modo Da qui la celebre Legge di Murphy, che recita: Se qualcosa può andar storta, lo farà Il project management cerca di evitare che il qualcosa (ciò che abbiamo progettato) possa andare storto (non raggiungere lobiettivo per cui labbiamo progettato)

Project management Insieme di attività volte alla realizzazione degli scopi/obiettivi di uno o più progetto/i. Si tratta quindi dellapplicazione di conoscenze, attitudini, tecniche e strumenti alle attività di un progetto al fine di conseguirne gli obiettivi. Tenendo conto dei vincoli esistenti.

Vincoli del progetto

Le domande poste dai vincoli del progetto 1.Quanto tempo è disponibile per completare il progetto? – Questa è la domanda chiave della programmazione e riguarda sia la durata delle singole attività, sia la loro relazione (prima- dopo, insieme, indipendentemente). Ha a che fare sia con lefficienza che con lefficacia. 2.Quante e quali risorse ho per completare il progetto? – Questa è la domanda chiave del budgeting e riguarda sia il costo che le risorse disponibili. Ha a che fare soprattutto con lefficienza. 3.Cosa e come devo fare per raggiungere i risultati attesi dal progetto? Con quali criteri di prestazione e quale margine di qualità? – Questa è la domanda chiave che riguarda la delivery (produzione) e riguarda lefficacia del mio progetto

Attività del project management 1.Analisi e definizione degli obiettivi 2.Pianificazione del lavoro in funzione degli obiettivi 3.Risk management (individuazione e controllo dei rischi) 4.Valutazione e pianificazione delle risorse necessarie, loro allocazione 5.Organizzazione (lavoro, processi, task, direzione) 6.Misurazione dellavanzamento progetto, analisi dei risultati, correzione e ritaratura 7.Previsione dei tempi/costi 8.Comunicazione del progetto

Obiettivi: SMART Specifici e Semplici, cioè ben definiti e chiaramente comprensibili Misurabili, cioè valutabili nella loro raggiungibilità Accettabili, cioè possono essere raggiunti Rilevanti, cioè corrispondenti alla domanda del committente Tempificati e tracciabili, cioè possono essere monitorati nel loro svolgersi fino al completamento nei tempi previsti

Pianificazione del lavoro Per pianificare il lavoro devo conoscere due variabili: 1.Le attività da svolgere 2.La loro sequenza (e i rapporti tra le diverse attività) Conoscendo questi due elementi ho la possibilità di disegnare una mappa del mio progetto nel suo svolgersi, che mi permetterà di monitorarlo

Diagramma di Gantt Permette di rappresentare il calendario delle attività di un progetto evidenziando le durate e le relazioni temporali (sequenzialità e/o contemporaneità) Sistema di assi cartesiane: – Ascisse = durata del progetto – Ordinate = attività del progetto

Program Evaluation and Review Technique 1.Pianificazione e costruzione del modello di dettaglio: elenco delle attività, legami tra le attività (dipendenze), punti davvio e conclusioni (tappe) 2.Stime dei tempi e dei percorsi (critici) 3.Programmazione operativa (identificazione risorse e loro impiego) 4.Controllo in itinere

Budget e controllo di gestione Importante strumento di controllo di gestione perché: – Permette di verificare eventuali scostamenti (e correggerli) tra previsione e realtà – Obbliga a riflettere sulle attività e sulle risorse necessarie a svolgerle Ciò premesso il budget svolge tre funzioni: 1.Direzione: nella pianificazione permette di prevedere i problemi e la loro incidenza in termini di costi 2.Controllo e gestione: quanto viene seguita la traiettoria prevista 3.Coordinamento e cooperazione: grazie alla conoscenza delle risorse necessarie ad ogni attività organizzativa in vista del raggiungimento dellobiettivo