1 ORGANIZZARE UN EVENTO DI SOLIDARIETA Docente: Piergiorgio Greco giornalista e responsabile Area Comunicazione Csv Pescara Pescara, 9 e 10 novembre 2010 Corso di formazione specialistica

2 LA LEZIONE DI IERI Non tutto è evento Non tutto è evento Limportanza di ideazione e progettazione Limportanza di ideazione e progettazione Prime decisioni: che cosa si fa, previsioni spese, budget Prime decisioni: che cosa si fa, previsioni spese, budget Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 10 novembre 2010

3 LA LEZIONE DI OGGI Fase intermedia Fase intermedia Fase esecutiva Fase esecutiva Fase finale Fase finale Aspetti legali e assicurativi Aspetti legali e assicurativi Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 10 novembre 2010

4 LA FASE INTERMEDIA Si svolge immediatamente dopo quella preliminare e serve a: Definire e approfondire i contenuti dellevento e il calendario Definire e approfondire i contenuti dellevento e il calendario Individuare i protagonisti Individuare i protagonisti Impostare la comunicazione Impostare la comunicazione Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

5 LA FASE INTERMEDIA DEFINIRE E APPROFONDIRE I CONTENUTI DELLEVENTO Evento complesso: individuazione dei vari appuntamenti che compongono il programma Evento semplice: approfondimento dei contenuti per individuare al meglio i protagonisti Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

6 LA FASE INTERMEDIA INDIVIDUARE I PROTAGONISTI In questa fase si individuano con estrema precisione chi saranno i protagonisti dellevento: relatori, attori, sportivi ecc Li si contattano Li si invita FORMALMENTE, anche mediante stipula di un contratto se necessario Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

7 LA FASE INTERMEDIA INDIVIDUARE I PROTAGONISTI Come arrivare ai protagonisti? Ricerca su Google Siti internet dove trovare o recapiti diretti o segreterie Contattando direttamente i loro enti, centralini dei rispettivi enti, ecc Chiedendo a chi ha già invitato unaltra volta NB E opportuno contattare il relatore almeno tre mesi prima della data prevista per levento, per verificare la disponibilità Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

8 LA FASE INTERMEDIA INDIVIDUARE I PROTAGONISTI E importante spiegare: chi è lente organizzatore titolo e tema dellevento il ruolo dellinterlocutore le caratteristiche tecniche dellintervento che si richiede. E importante consegnargli: una lettera di richiesta partecipazione le notizia logistiche dellevento (apparecchiature disponibili) il programma di massima al momento del contatto Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

9 LA FASE INTERMEDIA INDIVIDUARE I PROTAGONISTI E importante infine: richiedere una conferma scritta di partecipazione chiedere un abstract dellintervento al fine di consegnarlo ai partecipanti concordare un eventuale gettone presenza stabilire il cachet e firmare il contratto Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

10 LA FASE INTERMEDIA INDIVIDUARE IL MODERATORE Le sue principali funzioni sono: 1. Introdurre ai temi da trattare 2. Regolare il tempo degli interventi 3. Mitigare su eventuali posizioni di contrasto dei vari relatori Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

11 LA FASE INTERMEDIA ATTENZIONE Più sarà lunga e difficoltosa questa fase, meno sarà il tempo a disposizione per comunicare levento Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

12 LA FASE INTERMEDIA IMPOSTARE LA COMUNICAZIONE Tre attività in questa fase: 1. definire la mailing invitati 2. impostare la grafica 3. prenotare le affissioni Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

13 LA FASE INTERMEDIA MAILING È necessario individuare in maniera corretta il pubblico che si intende coinvolgere quale destinatario del messaggio di comunicazione La mailing list deve essere sempre aggiornata sia nei recapiti sia nel ruolo dei soggetti, è importante verificare il titolo (dottore, ecc.), il nome di battesimo e il cognome, la struttura di appartenenza e leventuale incarico (per esempio: direttore, coordinatore ecc.) lindirizzo completo di codice davviamento postale, che costituisce uninformazione importante per velocizzare le operazioni di smistamento postale. Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

14 LA FASE INTERMEDIA IDEARE LA LINEA GRAFICA La linea grafica serve a caratterizzare lidentità di un evento. Deve essere: 1. Coerente rispetto allobiettivo comunicativo da raggiungere 2. Rappresentativa, unica e facilmente riconoscibile 3. Originalità dei formati per inviti 4. Ricognizione dei formati necessari per realizzare gli adattamenti: 70x100, 6x3, 100x140, mezza pagina di pubblicità, spalla, ecc. 5. Il grafico, in caso di pubblicità su quotidiani e riviste, deve interfacciarsi con la concessionaria della pubblicità Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

15 LA FASE INTERMEDIA INVITI E MANIFESTI Il programma di un convegno è il suo primo strumento di comunicazione Titolo evento Luogo di svolgimento Data di svolgimento Promotori Partner/sponsor Patrocini Programma evento (solo nei manifesti) Segreteria/contatti per informazioni Sito internet di riferimento per approfondimenti Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

16 LA FASE INTERMEDIA INVITI E MANIFESTI Due regole: Le bozze vanno riguardate con la lente di ingrandimento per non dimenticare niente e per controllare che tutto sia esatto Laddetto alla comunicazione deve dare il via libera alla stampa dei materiali, assumendosi dunque la responsabilità dei contenuti definitivi Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

17 LA FASE INTERMEDIA INVITI E MANIFESTI Suggerimenti: 1. In caso di tempi lunghi di definizione del programma, diamo la precedenza alla realizzazione del manifesto, con titolo e sottotitolo, luogo, data 2. Fatevi dare dal grafico i file in un formato utile alla divulgazione via internet 3. Utilizzate i siti internet per aggiornamenti di programma Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

18 LA FASE INTERMEDIA AFFISSIONI Le affissioni possono essere: 1. Pubbliche: ogni comune ha un ufficio pubbliche affissioni 2. Private: ci sono agenzie ad hoc che fanno affissioni private, soprattutto sui grandi formati Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

19 FASE ESECUTIVA In questa fase, si curano: 1. Aspetti comunicativi 2. Aspetti logistici 3. Aspetti organizzativi 4. Svolgimento dellevento Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

20 FASE ESECUTIVA COMUNICAZIONE 1. fase preliminare: si è deciso quali strumenti si utilizzeranno, a seconda del budget a disposizione 2. fase intermedia: si è stabilita la linea grafica che si utilizzerà per levento 3. Fase esecutiva: si comunica levento 4. Regola: ogni strumento prescelto ha i suoi tempi. Ripassiamo i possibili strumenti e i tempi di esecuzione Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

21 FASE ESECUTIVA MANIFESTI 1. Manifesti 70x100: devono rimanere esposti almeno 10 giorni (compreso il giorno di svolgimento dellevento 2. Questo vuol dire che bisogna consegnarli alle pubbliche affissioni almeno 2 giorni prima della data di uscita 3. Questo vuol dire che la tipografia ve li deve consegnare almeno 2 giorni prima della data di consegna alle pubbliche affissioni 4. Questo vuol dire che bisogna dare il file per la stampa almeno 5 giorni prima della riconsegna dei manifesti 5. In definitiva: il file dei manifesti DEFINITIVO deve essere consegnato alla tipografia almeno 20 giorni prima dello svolgimento dellevento. Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

22 FASE ESECUTIVA MANIFESTI I manifesti non servono solo alle pubbliche affissioni, ma sono utili anche per la propria sede, per la location, scuole, associazioni. Due regole: 1. prima si hanno a disposizione i manifesti, prima si possono utilizzare per una comunicazione ampia 2. Più sono essenziali le informazioni sul manifesto, meno tempo ci vuole per realizzarlo Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

23 FASE ESECUTIVA INVITI 1. Devono contenere programma dettagliato 2. Se postalizzati, devono arrivare ai destinatari 10 giorni prima 3. Devono essere imbucati almeno 2 giorni prima 4. Devono essere imbustati almeno 2 giorni prima che vengano imbucati 5. Devono essere ritirati almeno 1 giorni prima dellimbustamento 6. Il file DEFINITIVO per la stampa deve essere consegnato alla tipografia almeno 5 giorni prima 7. In definitiva, il programma DEFINITIVO deve essere pronto almeno 20 giorni prima dellevento Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

24 FASE ESECUTIVA INVITI VIA MAIL 1. Il file del manifesto o dellinvito va fatto circolare via mail allindirizzario che si è messo a punto 2. Appena il grafico lha terminato, ed è stato dato il via libera per la consegna alla tipografia, fatevelo mandare in formato jpeg o pdf, e cominciate sin da subito a inoltrarlo Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

25 FASE ESECUTIVA RECALL 1. È importante individuare un responsabile del recall, che può essere il responsabile della comunicazione, che a sua volta può creare una pattuglia addetta a richiamare le persone alle quali è stato inviato linvito, per caldeggiare la partecipazione 2. Un recall fatto bene fa la reale differenza nella partecipazione del pubblico Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

26 FASE ESECUTIVA UFFICIO STAMPA 1. Può essere il responsabile della comunicazione 2. Cura i rapporti con la stampa 3. Scrive i comunicati prima, durante e dopo levento 4. Convoca la conferenza stampa (regola: solo per grandi eventi!) Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

27 FASE ESECUTIVA UFFICIO STAMPA 5. Predispone la cartellina stampa con comunicato, programma, eventuali immagini di edizioni precedenti su cd, approfondimenti e quanto si reputa necessario diffondere 6. Cura i social network come Facebook per la divulgazione dellevento 7. Si occupa del servizio fotografico ed eventualmente delle riprese, da divulgare ai mezzi di stampa Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

28 FASE ESECUTIVA UFFICIO STAMPA Se si stabilisce di non fare la conferenza stampa: 1. Un primo comunicato di annuncio dellevento può essere mandato 2/3 settimane prima 2. Il comunicato ufficiale, con tutto il programma, almeno 4/5 giorni prima Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

29 FASE ESECUTIVA UFFICIO STAMPA Se si stabilisce di fare la conferenza stampa: Va svolta almeno 3 giorni prima dellevento e, dunque, va convocata 2 giorni prima della stessa Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

30 FASE ESECUTIVA ASPETTI LOGISTICI 1. Location 2. Organizzazione logistica per i relatori Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

31 LA FASE ESECUTIVA LOCATION Il responsabile della logistica: Insieme al coordinatore dellevento, deve immaginare per bene come si svolgerà levento, prevedendo tutto ciò di cui ci sarà bisogno Fa un sopralluogo almeno dieci giorni prima alla location, per verificare cosa cè e cosa bisogna predisporre chiede ai responsabili della struttura ospitante il permesso di esporre bandiere, striscioni e manifesti Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

32 LA FASE ESECUTIVA LOCATION Il responsabile della logistica deve: 5. progettare come disporre i posti dei relatori (i cavalieri vanno scritti fronte-retro), degli invitati - fra cui anche le autorità - e del pubblico 6. in caso di convegno, predisporre lallestimento del tavolo dei relatori con: acqua (meglio se bottiglia di vetro), tovaglia, materiale (programma interventi, fogli bianchi, penna) 7. Eventuali slides da proiettare 8. Pc portatile 9. realizzare il pannello retropalco con il titolo dellevento 10. allestire leventuale pedana e palco. Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

33 LA FASE ESECUTIVA LOCATION Il responsabile della logistica deve: n n Verificare, se previsto, dove si svolgerà il buffet rispetto alla sala, e se ci sono problemi ed esigenze varie n n Prendere contatti con chi si occuperà del servizio di registrazione audio- visiva dellevento, qualora la sala non sia in grado (ditta specializzata o in house?) n n Verificare con precisione chi si occupa dellassistenza tecnica audiovisiva. Impianti di amplificazione, maxi schermi, videoproiettori collegati a pc n n Dare indicazioni, mediante sopralluogo, a hostess e maggiordomi n n Verificare a chi spetta la pulizia dei locali Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

34 LA FASE ESECUTIVA ACCOGLIENZA DEI PROTAGONISTI Andare a prendere i protagonisti in stazione o in aeroporto, e riaccompagnarli alla partenza Accompagnarli in hotel Prevedere gli spostamenti tra hotel e location dellevento Organizzarsi per il vitto Gli ospiti non devono mai rimanere soli! Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

35 FASE ESECUTIVA ASPETTI ORGANIZZATIVI 1. Segreteria 2. Altri aspetti Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

36 LA FASE ESECUTIVA SEGRETERIA La segreteria rappresenta il centro nevralgico dellorganizzazione: il nominativo esatto del responsabile/i, i suoi recapiti (telefoni, fax, , ecc.) devono essere chiaramente specificati nei materiali promozionali e in particolare sugli inviti. In questa fase, la segreteria predisporrà tutti i materiali che serviranno per il giorno dellevento, vale a dire: Cartelline Cavalieri Badge Fogli presenze Eventuali materiali da consegnare Eventuali manifesti da appendere Prevede punto di accoglienza Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

37 LA FASE ESECUTIVA ALTRI ASPETTI Individuare chi si occuperà del servizio fotografico Contattare le forze dellordine in caso di evento allaperto Predisporre un servizio dordine in caso di evento allaperto Predisporre badge identificativi per organizzatori Organizzare eventuale banco libri Predisporre una segnaletica che faciliti lindividuazione della location e le varie sezioni Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

38 LA FASE ESECUTIVA SVOLGIMENTO DELLEVENTO I ruoli di ognuno: - - Segreteria - - Accoglienza (hostess e maggiordomi) - - Responsabile tecnico/logistico - - Responsabile audio/video - - Onori di casa - - Il maestro dorchestra Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

39 LA FASE ESECUTIVA SEGRETERIA Il giorno dellevento la segreteria: Arriverà almeno due ore prima dellevento si posizionerà in un locale idoneo, possibilmente in prossimità della sala che si è deciso di utilizzare per levento, già preventivamente individuato predisporrà loccorrente per la registrazione dei partecipanti metterà a punto un sistema che faciliti le iscrizioni per snellire le attese consegnerà a tutti i partecipanti un kit contenente il programma, il badge porta nome, ecc. Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

40 LA FASE ESECUTIVA ACCOGLIENZA Hostess e maggiordomi devono: Accogliere gli ospiti e farli posizionare nei posti previsti Condurre le autorità dal presidente o dai membri del direttivo o dai relatori Fare in modo che nella platea non ci siano buchi e che soprattutto le prime file siano saturate Dare indicazioni su: toilettes e uscite di emergenza Provare a risolvere eventuali problemi del pubblico Essere eleganti e riconoscibili Conoscere a memoria il programma della giornata Sapere dove devono posizionarsi prima e durante levento Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

41 LA FASE ESECUTIVA RESPONSABILE LOGISTICO Deve garantire lo svolgimento lineare dellevento da un punto di vista logistico Deve risolvere eventuali problemi che dovessero presentarsi Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

42 LA FASE ESECUTIVA RESPONSABILE AUDIO VIDEO Deve garantire lo svolgimento lineare dellevento da un punto di vista dellaudio e del video Deve risolvere eventuali problemi che dovessero presentarsi Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

43 LA FASE ESECUTIVA ONORI DI CASA È importantissimo che gli organizzatori dellevento intrattengono relazioni dirette con relatori, attori, pubblico, autorità: levento non ha valore in sé, ma in quanto espressione del vostro modo di intendere le cose. Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

44 LA FASE ESECUTIVA IL MAESTRO DORCHESTRA Deve dirigere il tutto, cerando di non coinvolgersi con aspetti particolari Deve fare in modo che, nel complesso, tutto prosegua per il meglio Deve far rispettare gli orari per non appesantire troppo levento Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

45 LA FASE CONCLUSIVA La fase conclusiva serve a: Verificare i risultati in base agli obiettivi prefissati Archiviare i materiali prodotti Realizzare gli atti (se previsti) mediante coordinamento editoriale e grafico di tutti gli interventi dei partecipanti e la conseguente stampa verificare le spese sostenute e dellorganizzazione in generale stesura e invio delle lettere di ringraziamento Relazione finale Lentità delle presenze registrate, linteresse suscitato nel pubblico, ladesione dei relatori, gli articoli apparsi sui giornali, la quantità dei materiali distribuiti, i consensi dei partecipanti, sono i fattori che determinano la buona riuscita di un evento, oltre, naturalmente, a un corretto funzionamento di tutti gli aspetti organizzativi. Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

46 ASPETTI LEGALI 1. Privacy: qualsiasi attività di raccolta di dati personali è regolata dal testo unico in materia di protezione dei dati personali (decreto legislativo n. 196/2003) 2. Contratti: nella fase preparatoria si potranno sottoscrivere una serie di contratti, come laffitto dei locali e delle attrezzature audiovisive, la prenotazione delle camere dalbergo e dei servizi di catering, gli ingaggi e i gettoni di presenza. Dal momento che i contratti sono impegni finanziari vincolanti, prima di apporre la vostra firma esaminateli con attenzione e chiedete il parere di un esperto. 3. Diritti dautore: nel caso in cui levento comporti la realizzazione di uniniziativa culturale musicale è opportuno verificare la necessità di pagamento dei diritti dautore. Per informazioni chiamare allAgenzia di zona della Società Italiana Autori Editori (S.I.A.E.). Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

47 ASPETTI ASSICURATIVI Nel caso in cui lorganizzazione sia a carico dellente e vi partecipino soggetti non coperti di assicurazione, sarà opportuno stipulare una polizza assicurativa che copra gli eventuali rischi di danneggiamento o di infortunio dei partecipanti a causa dellevento (responsabilità civile verso terzi). Lassicurazione deve coprire tutte le attività svolte, gli eventuali pranzi e cene e gli intrattenimenti. Per ulteriori informazioni rivolgetevi a un esperto in materia legale o assicurativa. Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

48 I MIEI RECAPITI Piergiorgio Greco Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 10 novembre 2010

49 GRAZIE! Organizzare i contenuti del sito Internet Pescara, 10 novembre 2010