1 Corso di Sistemi Informativi Anno Accademico Trasparenze MT03 La pianificazione dei S.I* C. Batini Adattata e integrata a partire da una metodologia di pianificazione proposta dallAutorità per lInformatica nella Pubblica Amministrazione predisposta da G. Lazzi *

2 Approccio didattico alla pianificazione Vedremo dapprima alcune linee metodologiche per la fase di pianificazione, che cercano di integrare il meglio delle metodologie esistenti Esamineremo poi un piano di grandi dimensioni (il piano triennale della Pubblica Amministrazione italiana) circa miliardi Vedremo infine poi uno studio di caso di dimensioni relativamente più contenute (il piano di realizzazione del sistema informativo delle Prefetture) - circa miliardi

3 Linee metodologiche Introduzione generale Definizione degli obiettivi Descrizione di una metodologia Indice tipo di un piano

4 Introduzione generale: definizioni e criteri generali

5 La pianificazione dei sistemi informativi obiettivo generale Individuare, a partire dalla situazione attuale del sistema informativo e informatico e del budget disponibile gli interventi e progetti in un arco temporale di 3/5 anni che massimizzano gli obiettivi della organizzazione rispetto all uso della risorsa informazione Come conseguenza: – La pianificazione dei SI si intreccia con la pianificazione del sistema organizzativo (in generale avviene dopo) – Scopo fondamentale della pianificazione e scegliere e dare una priorità ai progetti e associare costi orientativi a tali progetti. – La pianificazione puo essere effettuata: » Ogni tre/cinque anni, ed alla fine del ciclo ripetuta » Ogni anno, con il cosiddetto piano a slittamento

6 Chi fa la pianificazione IT in una organizzazione E piu in generale: dove e localizzata in una organizzazione la funzione informatica?

7 Pianificazione S.I.: struttura organizzativa di supporto Imposta ciclo di pianificazione e controllo degli investimenti informatici di una organizzazione definisce finalità dellutilizzo dei Sistemi Informativi automatizzati coordina, attraverso la redazione di un piano triennale annualmente riveduto, i progetti e i principali interventi di sviluppo e gestione dei S.I. automatizzati promuove progetti intersettoriali e di infrastruttura informatica e telematica verifica periodicamente i risultati conseguiti nella organizzazione

8 Aspetti fondamentali osservati durante la pianificazione Organizzazione Processi Informazioni Stato attuale del sistema informativo Mercato e scenari tecnologici Budget disponibile

9 Il principio base della pianificazione: il miglioramento continuo Esercizio Erogazione servizi Attività operativa Gestione risorse Verifica Misurazioni di qualità Verifica dei risultati Pianificazione Rappresentazione ed esame dei processi Individuazione di problemi e cause Definizione obiettivi e direzioni di intervento PLAN DO ACT CHECK Realizzazione Predisposizione piani operativi Realizzazione progetti Gestione e completamento dei progetti

10 La pianificazione come prima fase del ciclo di pianificazione e controllo Fase di pianificazione – Diagnosi processi, informazioni e sistemi – Individuazione progetti – Stesura Piano Triennale Fase di attuazione – Studi di fattibilità – Pareri – Gare ed approvvigionamento – Attività realizzative – Gestione e manutenzione sistemi Fase di monitoraggio – Monitoraggio e verifica progetti – Consuntivazione – Produzione indicatori

11 Definizione degli obiettivi

12 Pianificazione S.I. - Obiettivi Gli obiettivi cambiano a seconda che l organizzazione sia pubblica o privata Nel caso di una organizzazione pubblica l obiettivo fondamentale e sfruttare l I.C.T. per migliorare i servizi Nel caso di una organizzazione privata l obiettivo fondamentale e massimizzare i profitti, rispetto alla concorrenza

13 Pianificazione S.I. - Obiettivi: dettaglio Obiettivi generali per i S.I. della Pubblica Amministrazione (decreto istitutivo della Autorita per l Informatica nella P.A.) – miglioramento dei servizi – trasparenza dellazione amministrativa – potenziamento dei supporti conoscitivi per le decisioni pubbliche – contenimento dei costi dellazione amministrativa

14 Obiettivi della pianificazione S.I. nella P.A: conseguenze Visione della P.A. come sistema di servizi – Forte connessione tra investimenti in I.T. e livello di servizio fornito – Attenzione centrale ai processi di servizio nel loro complesso piuttosto che alle tecnologie come elemento a sé stante – Focus su tutte le componenti del processo di servizio Piano strategico annuale – Focus su elementi specifici che ogni anno assumono valenza centrale nelle scelte di piano

15 Pianificazione S.I. in una organizzazione privata: obiettivi Ottimizzare il profitto partendo dalle risorse disponibili Migliorare le modalita di vendita dei prodotti Diversificare i prodotti Avvicinare i prodotti ai clienti Ottimizzare la struttura produttiva in modo da ridurre i costi Utilizzare al meglio l evoluzione tecnologica

16 Descrizione della metodologia

17 Obiettivi generali e piano strategico Gli obiettivi fanno parte essenziale del compito istituzionale della organizzazione A volte, l organizzazione puo decidere di far precedere il piano da un piano strategico o linee strategiche di piano, che definiscono gli obiettivi specifici in quel particolare anno o in quella particolare congiuntura

18 Il piano strategico: esempio della P.A. italiana 1994 (piano ) – Focus su processi servizio (obiettivo efficacia Amministrazioni) – Studio fattibilità e progettazione (obiettivo efficacia/efficienza progetti) – Progetti intersettoriali (unitarietà P.A.) 1995 (piano ) – Focus su risparmi (obiettivo efficienza settore informatico) – Importanza fasi gestione, manutenzione e conduzione sistemi 1996 (piano ) – Focus su collegamento Amministrazioni: la P.A: come rete di amministrazioni che forniscono servizi – Interconnessione, interoperabilità, cooperazione sulla base del progetto di Rete Unitaria – Reingegnerizzazione dei processi e dei sistemi – La Qualita e la misurazione della qualita

19 Approcci alla fase di pianificazione Approccio bottom-up – Vengono raccolte le esigenze delle diverse unita organizzative – La pianificazione ha lo scopo di integrarle, individuando le priorita Approccio top-down – Si parte dagli obiettivi strategici – Un gruppo disegna lo schema generale del SI – Vengono generati i piani di sviluppo delle diverse unita organizzative

20 Caratteristiche dei due approcci Bottom up – Conservativo – sacrifica innovazione – scarsi rischi realizzativi – punta al miglioramento dell esistente Top down – Innovativo – Crea discontinuita – Causa tensioni e rischi organizzativi – Sacrifica l esistente

21 Approccio proposto: misto 1. Individuazione delle strategie generali di evoluzione 2. Richiesta alle diverse unita della organizzazione di elaborazione di un piano della specifica unita che sia coerente con le linee generali 3. Integrazione dei piani con verifica della coerenza globale rispetto agli obiettivi 4. Definizione del piano finale

22 Attivita di pianificazione nell approccio misto Definizione criteri di Piano Stesura bozza di Piano Validazione e verifica Piano Approvazione Piano Gestione del Piano Funzioni Istituzionali S.Informatico S.Informativo Dati di piano Linee strategiche Bozza di Piano Piano validato Piano approvato Direzione per la pianificazione Struttura organizzativa

23 Metodologia di pianificazione (per le fasi 2, 3 e 4 precedenti) Piano triennale Elaborazione visione di servizio e tecnologica Diagnosi dei processi Diagnosi della risorsa informazione Attuazione piani precedenti Elaborazione piano triennale situazione progetti in corso situazione patrimonio informatico obiettivi, esigenze di servizio obiettivi, esigenze informative architettura tecnologica di riferimento Indicazioni generali sui servizi erogati Ricostruzione dello stato processi e macroprocessi aree di coesione tra processi e informazioni (aree di business)

24 Pianificaz. S.I. - Dettaglio Elab. Piano Triennale Individuazione progetti orizzontali (nuovi e di migrazione) Individuazione progetti verticali (nuovi e di ridisegno appl.) Ridefinizione progetti in corso ed attività evoluzione S.I. Definizione attività di gestione e manutenzione Formulazione bozza di piano situazione patrimonio informaticosituazione progetti in corso Valutazione patrimonio informatico Valutazione andamento progetti Studi di fattibilità architettura tecnologica di riferimentoobiettivi/esigenze di servizio e informative Progetti intersettoriali e di cooperazione

25 Passo di Diagnosi dei processi obiettivi, esigenze di servizio EVOLUZIONE VERSO Diagnosi dei processi processi reingegnerizzati esigenze informative Diagnosi dei processi Reingegnerizzazione dei processi obiettivi, esigenze di servizio (processi non reing.) processi critici

26 Passo di ricostruzione dello stato del sistema informativo esistente: fasi Individuazione e descrizione dei processi Correlazione dei processi con la organizzazione Individuazione della architettura generale dele informazioni Individuazione delle aree di business

27 Ricostruzione dello stato: le informazioni trattate Processi Aree organizzative Oggetti informatici (o Entita) Sistemi applicativi (o sistemi informatici)

28 Ricostruzione dello stato Le informazioni ottenute possono essere descritte per mezzo di un insieme di matrici: Processi/ organizzazione Processi/ oggetti informatici Sistemi / organizzazione Processi/ sistemi Sistemi/ oggetti informatici

29 Faremo vedere le matrici per mezzo di esempi L esempio tratta il S.I. di una agenzia di viaggi, che deve fornire servizi di varia natura ai clienti; tali servizi sono a loro volta venduti da tour operator. Nella agenzia esiste una struttura di accoglienza del cliente, una struttura per reclami e contestazioni, ed una struttura di gestione deirapporti con i fornitori. Esistono infine due strutture, una per il personale ed una che si occupa di amministrazione. I processi principali sono: – Servizio clienti – Rapporto con i fornitori – Gestione personale Il dettaglio si trova nella dispensa degli studenti

30 Esempio di matrice processi/ organizzazione

31 Esempio di matrice processi/oggetti informatici

32 Importanza della matrice processi/ oggetti Usualmente le matrici vengono generate oltre che per avere una precisa descrizione delle relazioni tra processi, organizzazione, informazioni e sistemi esistenti, anche per capire quali siano le aree di coesione piu importanti tra processi e informazioni (le due risorse fondamentali del sistema informativo e informatico).

33 Importanza della matrice processi/ oggetti A tale scopo possono essere generate le cosiddette aree di business aziendale, cioe i gruppi processi/ oggetti informativi caratterizzati dal massimo di coesione interna e dal massimo di disaccoppiamento con altre aree. Lo strumento tipico per generare le aree di buiness e la analisi di affinita.

34 Importanza della matrice processi/ oggetti Le aree di business sono percio gli elementi invarianti rispetto alla organizzazione e sono dunque il punto di partenza classico delle metodologie top-down. Vediamo ora un esempio (per i dettagli, dispensa studenti)

35 Esempio di analisi di affinita

36 Esempio di individuazione di aree di business

37 Esempio di matrice sistemi organizzazione

38 Esempio di matrice processi/ sistemi

39 Esempio di matrice sistemi/entita

40 Passo di Elaborazione della Visione di servizio Strategie in merito ai servizi erogati, in termini di nuovi servizi e di miglioramenti dei servizi attuali Strategie relative a nuove modalità di erogazione dei servizi Strategie relative alle principali scelte organizzative (accentramento/decentramento, attribuzioni di responsabilità, revisione struttura unità organizzative..) La visione di servizio deriva dal quadro legislativo, dagli indirizzi di governo, dallesperienza e dalle indicazioni del top- management, dalla valutazione di esperienze analoghe

41 Passo di elaborazione della Visione tecnologica Definizione dellarchitettura tecnologica di riferimento in termini di: infrastrutture tecnologiche generali della struttura organizzativa – architettura di rete (architettura della rete interna e modalità di connessione con lesterno) – architettura poli elaborativi (accentramento/distribuzione) – architettura dati (distribuzione dati sui poli elaborativi) servizi informatici di base: posti di lavoro, regole interoperabilità, servizi di office automation di base.. architettura applicativ: ambienti di esercizio e di sviluppo, grado di adesione agli standard..

42 Passi di diagnosi dei processi e della informazione Saranno trattati piu diffusamente nella parte del corso relativa alla diagnosi dei sistemi informativi Qui accenniamo a una metodologia per i processi ispirata ai cosiddetti metodi socio tecnici e basata sulla diagnosi della: – corenza interna – coerenza esterna

43 Coerenza interna Rappresenta la coerenza tra le varie componenti del processo Componenti: prodotto/servizio, organizzazione, personale, flusso, fruitori, informazioni, tecnologie Classificazione delle componenti secondo griglia di valutazione Definizione obiettivi per raggiungere coerenza tra componenti

44 Coerenza esterna Rappresenta la soddisfazione dellutenza Si basa su un modello di qualità da applicare al processo Il modello si esprime attraverso fattori qualità e pesi relativi Prevede la misura dello scostamento dalla situazione attesa Mette in relazione componenti e fattori di qualità, individuando gli obiettivi da raggiungere

45 Passo di Reingegnerizzazione dei processi Insieme di metodi e tecniche attualmente in rapida espansione. Li vedremo piu avanti nel corso. Impone la definizione correlata di obiettivi misurabili, modalità di verifica, iniziative di cambiamento Prevede il ridisegno del processo agendo contemporaneamente su flussi operativi, personale addetto, informazioni disponibili, tecnologie Può avere un approccio radicale o pragmatico – Radicale: intervento su tutti aspetti, basato su tecnologie innovative (es. riconoscimento vocale), utilizza esperienze e best practices – Pragmatico: intervento solo su alcuni aspetti Utilizza tecniche specifiche quali lanalisi del ciclo cliente-fornitore, lanalisi dei costi basata sulle attività...

46 Diagnosi dei processi e individuazione dei progetti Modalità continue di controllo dei risultati e della spesa Misurazioni sistematiche Gestione del patrimonio informativo e informatico Visione strategica dellamministrazione (di servizio e tecnologica) Stimoli esterni (governo e società civile) Indicazioni politiche e direzionali Business Process Reengineering Diagnosi dei processi e dellorganizzazione (Approcci orientati al TQM) Diagnosi della risorsa informazione e del patrimonio informatico (TQM) Progetti non informatici Progetti informatici applicativi Progetti informatici di infrastruttura Progetti informatici di reingegnerizzazione Progetti informatici di esternalizzazione o acquisizione servizi Programma di cambiamento

47 Passo di Diagnosi della risorsa informazione Analisi delle basi informative secondo un modello di qualità semplificato fattori qualità (ne vedremo poiu avanti le definizioni quando parleremo di diagnosi della qualita dei dati): – completezza, correttezza, disponibilità

48 Passo di Valutazione patrimonio informatico Valutazione dello stato di applicazioni, basi di dati, tecnologie in termini di: – Rispondenza alle esigenze operative – Situazione tecnica – Qualità delle basi di dati – Necessità di manutenzione – Costi di gestione Si avvale di indicatori generali e specifici – es. costi unitari di manutenzione, vetustà media del patrimonio, numero di errori... Produce indicazioni per le scelte di manutenzione, reingegnerizzazione, migrazione, incapsulamento....

49 Passo di Attuazione piani precedenti Attività corrente di gestione dei progetti e dellattuazione del piano Produce tramite le attività di consuntivazione la definizione della situazione attuale del patrimonio informativo e informatico

50 Passo di Valutazione andamento progetti in corso Riesame dei progetti alla luce della nuova situazione Evidenza delle necessità di revisione e ritaratura progetti Necessità salvaguardia investimento (= fuoco su progetti ancora in fase iniziale) Modifiche di minore entità = revisione progetto in corso Modifiche di rilevante entità = definizione di un vero e proprio nuovo progetto

51 Passo di Ridefinizione progetti in corso e attività evoluzione S.I. Ridefinizione progetti in corso – sulla base dellandamento – sulla base della nuova situazione – sulla base di esigenze interne Evoluzione S.I. – insieme attività di minore entità, che singolarmente considerate non giustificano veri e propri progetti – tendenzialmente limitata alla sola evoluzione fisiologica – comprende la manutenzione evolutiva significativa

52 Passo di Definizione attività di gestione e manutenzione Vincolata da esigenze continuità operativa Derivata da analisi patrimonio informatico – legata a scelte migrazione, reingegnerizzazione... – tesa alla eliminazione del patrimonio obsoleto Orientata a recupero di efficienza e produttività – mirata alla definizione di soluzioni ottimali dal punto di vista costi/benefici attraverso lutilizzo di strumenti tecnici, operativi, contrattuali... – Focalizzata in particolare su basi di dati e applicazioni destinati alla condivisione tra diverse aree della organizzazione – recupero correttezza, completezza, disponibilità – con ipotesi di incapsulamento

53 Passo Definizione progetti Selezione obiettivi e individuazione progetti Selezione obiettivi per priorità Aggregazione obiettivi Definizione progetti verticali Definizione progetti orizzontali attraverso studi di fattibilità che: – Individuano soluzione tecnico-organizzativa – Descrivono soluzione tecnico-organizzativa – Stimano costi e valutano benefici – Analizzano il ritorno dellinvestimento – Definiscono una modalità realizzativa

54 Progetti verticali e orizzontali Progetto verticale Progetto che incide su un processo di servizio, tendenzialmente operando su tutte le sue componenti (es. nuova applicazione a supporto di una specifica area operativa come lerogazione della pensione, la consegna della carta di circolazione ecc.) Progetto orizzontale Progetto che fornisce una infrastruttura tecnologica o di servizio tendenzialmente a tutta lAmministrazione e che quindi è di supporto ad una pluralità di processi di servizio (es. impianto di una infrastruttura di rete, distribuzione di stazioni di lavoro, realizzazione di un servizio generalizzato di posta elettronica interna ecc.)

55 Passo di Elaborazione piano triennale Revisione ed integrazione dei prodotti dellinsieme delle attività descritte Produce un documento di piano Produce un insieme di tabelle riepilogative sui costi

56 I costi dei progetti nella fase di pianificazione La determinazione dei costi e essenziale in fase di pianificazione, e tuttavia, per la indeterminatezza della struttura dei progetti (spesso definiti da poco piu di un titolo) molto difficile da effettuare con precisione Tipicamente ci si basa sul costo di progetti analoghi negli anni precedenti, aggiornati con la variazione dei costi delle tecnologie (tipicamente in diminuzione negli anni). Oppure.....

57 I costi dei progetti nella fase di pianificazione (continua) Altre volte sono determinati dopo lo studio di fattibilita e inseriti nel piano dell anno successivo Vale la pena ricordare che in un piano e importante determinare con precisione i soli costi del primo anno, per gli anni successivi si puo attendere lo studio di fattibilita

58 Conclusioni: come e organizzato un piano Contesto culturale e organizzativo Visione strategica di servizio e tecnologica Diagnosi dei processi (x n processi) descrizione del processo conclusioni del ciclo di coerenza esterna conclusioni del ciclo di coerenza interna obiettivi di miglioramento Diagnosi informazioni e tecnologie conclusioni diagnosi basi informative conclusioni valutazioni patrimonio informatico obiettivi relativi al patrimonio informativo e informatico

59 Come e organizzato un piano (continua) Progetti (x n progetti) descrizione progetti: modifiche ai servizi, al flusso, allorganizzazione, al personale, interventi informatici (basi dati, applicazioni, tecnologie) benefici piano costi Modifiche ai progetti in corso (descrizione variazioni) Attività di evoluzione del S.I. (descrizione e costi) Attività di gestione del S.I. (descrizione e costi)