S ILVIO S ALZA - Università di Roma La Sapienza – Aspetti tecnologici della conservazione permanente C ONVEGNO DocArea – Bologna 20 aprile Aspetti Tecnologici della Conservazione Permanente S ILVIO S ALZA Università degli Studi di Roma La Sapienza CNIPA – Centro Nazionale per lInformatica nella PA

S ILVIO S ALZA - Università di Roma La Sapienza – Aspetti tecnologici della conservazione permanente C ONVEGNO DocArea – Bologna 20 aprile Il tavolo sugli aspetti tecnologici Tavolo tecnico istituito dal CNIPA a supporto del Gruppo di Lavoro sulla Dematerializzazione Attivo dal gennaio 2006 Comprende rappresentanti di diverse PAC, del CNIPA ed esperti del settore Stretto coordinamento con il tavolo sugli aspetti normativi Sviluppare uno stato dellarte delle tecnologie Individuare supporti e strumenti per la conservazione Evidenziare le criticità Proporre soluzioni operative e linee di intervento

S ILVIO S ALZA - Università di Roma La Sapienza – Aspetti tecnologici della conservazione permanente C ONVEGNO DocArea – Bologna 20 aprile Aree di intervento Supporti per la memorizzazione Caratteristiche operative e limiti di utilizzazione Affidabilità e durata nel tempo Formati per documenti informatici Formati adatti alla conservazione Garanzia della riproducibilità del documento Firma digitale e marcatura temporale Durata nel tempo della firma e della marca Procedure di trasposizione Requisiti delle procedure Mantenimento di integrità e validità legale

S ILVIO S ALZA - Università di Roma La Sapienza – Aspetti tecnologici della conservazione permanente C ONVEGNO DocArea – Bologna 20 aprile Linee di azione Approfondimenti tecnici –Analisi della letteratura scientifica –Incontri con gli operatori del settore Analisi delle best practice –Individuazione delle esperienze significative –Audizioni: discussione e comparazione dei risultati Formulazione della proposta operativa –Proposta di soluzioni tecniche –Linee guida per il processo di conservazione Emergono già conclusioni significative e proposte di intervento

S ILVIO S ALZA - Università di Roma La Sapienza – Aspetti tecnologici della conservazione permanente C ONVEGNO DocArea – Bologna 20 aprile Accettazione del documento informatico Centralità del concetto di documento –Tradizione storica e chiarezza di percezione –Ampiezza di riferimenti nel corpus normativo Transizione verso il documento informatico –Passaggio indolore ed intuitivo per lutente –Bilancio positivo tra vantaggi e svantaggi –Usabilità del documento informatico Il documento informatico deve costituire la trasposizione naturale del documento tradizionale e deve garantire la continuità di accettazione da parte dellutente

S ILVIO S ALZA - Università di Roma La Sapienza – Aspetti tecnologici della conservazione permanente C ONVEGNO DocArea – Bologna 20 aprile Formato dei documenti informatici Conservazione senza necessità di conversione Qualsiasi conversione di formato viola potenzialmente lintegrità del documento La conversione deve avvenire sotto la responsabilità dellautore sottoscrittore Il formato deve garantire la costanza nel tempo della riproducibilità del documento Il formato del documento informatico, allatto della sua archiviazione, deve essere quello definitivo, e deve essere adatto alla conservazione

S ILVIO S ALZA - Università di Roma La Sapienza – Aspetti tecnologici della conservazione permanente C ONVEGNO DocArea – Bologna 20 aprile Formati approvati Previsto dal Codice dellAmministrazione Digitale Caratteristiche dei formati approvati –Completezza e pubblicità dello standard (formati aperti) –Disponibilità di strumenti di controllo ed esibizione –Supporto di procedure di sottoscrizione (multipla) Formati di uso generale: testi formattati, grafica vettoriale… Formati ad hoc, ma che rispettano tutti i requisiti Necessario indicare un insieme di formati approvati e richiedere e controllare che tutti i documenti proposti per larchiviazione siano in uno di tali formati

S ILVIO S ALZA - Università di Roma La Sapienza – Aspetti tecnologici della conservazione permanente C ONVEGNO DocArea – Bologna 20 aprile Usabilità del documento informatico Formazione del documento –Consentire la formazione negli ambienti proprietari –Evitare coercizioni ed interventi invasivi –Conversione finale in formato approvato Accesso al documento –Agevole ed immediato: migliora rispetto al cartaceo Archiviazione personale ed uso del documento –Supporto per limitare la creazione di copie cartacee Tutti gli attori coinvolti nel processo di gestione documentale devono percepire il documento informatico come fonte di vantaggi

S ILVIO S ALZA - Università di Roma La Sapienza – Aspetti tecnologici della conservazione permanente C ONVEGNO DocArea – Bologna 20 aprile Migrazione delle procedure Due livelli di intervento da mantenere separati –Passaggio al documento informatico –Reingegnerizzazione delle procedure Evitare di sovrapporre i due livelli Dare priorità al passaggio al documento informatico Vantaggi di una strategia a due fasi –Limitare la complessità dellintervento –Favorire laccettazione da parte dellutente Mantenere la struttura delle procedure amministrative, operando, in prima battuta, la sola transizione verso il documento informatico

S ILVIO S ALZA - Università di Roma La Sapienza – Aspetti tecnologici della conservazione permanente C ONVEGNO DocArea – Bologna 20 aprile Diffusione del documento informatico Generazione di documenti nella PA –Disponibilità di strumenti e procedure operative –Formazione e diffusione della cultura Trasmissione tra PA –Interoperabilità Disponibilità di servizi certificati di archiviazione e conservazione –Centralizzare e concentrare lintervento –Ridurre sforzi e costi per le singole PA Favorire la transizione intervenendo sui processi e sugli strumenti di generazione e trasmissione dei documenti per rendere operativamente possibile lintroduzione e la diffusione del documento informatico

S ILVIO S ALZA - Università di Roma La Sapienza – Aspetti tecnologici della conservazione permanente C ONVEGNO DocArea – Bologna 20 aprile Comunicazione tra PA e soggetti esterni Autenticazione, riservatezza, consegna garantita Primo livello di intervento sugli intermediari (PEC) Meccanismi semplici ed alla portata del cittadino Schemi di comunicazione basati su portali e posta elettronica Punti di accesso per la dematerializzazione Rendere appetibile luso del documento informatico –Immediatezza e velocità di interazione –Corsie preferenziali Studiare e approntare procedure e strumenti operativi, e definire il contesto normativo, per consentire lo scambio di documenti informatici tra PA cittadini ed imprese

S ILVIO S ALZA - Università di Roma La Sapienza – Aspetti tecnologici della conservazione permanente C ONVEGNO DocArea – Bologna 20 aprile Conclusioni La tecnologia ha già raggiunto un ragionevole livello di maturità Il Codice dellAmministrazione Digitale costituisce un notevole contesto normativo nel quale muoversi Occorrono interventi strategici per rendere la transizione verso il documento digitale concretamente realizzabile Importanti interventi a livello delle tecnologie –Formati e processi di conversione –Disponibilità di servizi di archiviazione e conservazione