Conservazione Sostitutiva a Norma Innovazione ed Evoluzione Dal Protocollo alla Conservazione Sostitutiva a Norma Giovanni Canepari Servizi Professionali Responsabile Area Documentale Bari, 20 novembre 2007 1

Innovazione ed Evoluzione

Chi siamo InfoCamere è la società che ha realizzato e gestisce il sistema telematico nazionale che collega tra loro, attraverso una rete ad alta velocità e ad elevato standard di sicurezza, le 103 Camere di Commercio e le 300 sedi distaccate. 3

La Rete Geografica IC RETE Rete ridondata ad alta velocità che collega le 103 Camere di Commercio Data Center a Padova e Milano in Disaster Recovery 4

La “missione” di InfoCamere Garantire a tutti i Cittadini l’accesso ai dati degli archivi delle Camere di Commercio tramite Telemaco Fornire alle Camere di Commercio, ad altre Pubbliche Amministrazioni, a Imprese e Professionisti soluzioni e servizi innovativi in Area Digitale 5

Le Certificazioni InfoCamere sviluppa i propri sistemi secondo gli standard di qualità, avendo conseguito la certificazione ISO 9001 nel 1997, poi adeguata agli standard Vision 2000 (Norma ISO 9001:2000). 6

Una certezza istituzionale Know how e Infrastrutture Leader nei servizi di firma digitale Primo fornitore di posta elettronica certificata Certificatore pubblico da Aprile 2000 7

Per annullare le complessità… Da sempre al servizio delle Aziende Per annullare le complessità… 8 8

Il Contesto di mercato Le Imprese e la Pubblica Amministrazione sono fortemente orientate all’ Innovazione dei processi, che è favorita dalle enormi potenzialità garantite da un approccio globale verso il Documento Digitale Le Aziende hanno trasferito in Internet i propri processi di Business, sempre di più operando in modalità On Line Il Mondo Bancario è pronto ad assumere un ruolo decisivo nel cambiamento Le nuove Tecnologie sono un elemento determinante nel favorire la diffusione e l’utilizzo del Documento Digitale 9

si protocolla e si archivia Evoluzione Digitale Si crea il documento si firma si spedisce si protocolla e si archivia si conserva ieri oggi/domani Firma digitale Posta Elettronica (Certificata) Protocollo informatico / SGD Conserv. a norma

Addio alla carta! “ L'abbandono della carta porta a un'immediata riduzione dei costi sia per quanto riguarda la documentazione contabile e fiscale, sia per quanto riguarda le altre tipologie documentali” (Il sole 24 Ore, 26 settembre 2005) 11

Proteus: il Protocollo Informatico in ASP Nato come strumento di informatizzazione delle attività negli Enti Pubblici, è il sistema oggi in uso nelle Camere di Commercio Informatizzazione del servizio di protocollo Trasparenza delle azioni amministrative Trasparenza nei confronti degli utenti esterni Ottimizzazione dei flussi informativi Ottimizzazione dei processi interni Riduzione dei costi di gestione Integrato con il sistema di Firma Digitale Integrato con il sistema di Conservazione Sostitutiva Costante aderenza normativa 12

Riferimenti Normativi: Proteus Aderenza alla normativa vigente: DPR 445 del 28/12/2000 Testo Unico delle disposizioni legislative in materia di Documentazione Amministrativa Circolare AIPA DPCM 31/10/2000 Adeguamento continuo alla normativa in materia senza interruzioni nella business continuity del cliente 13

Il Servizio di riferimento nel settore LegalDoc è il servizio di conservazione ottica sostitutiva di InfoCamere, aderente alla più recente normativa in materia LegalDoc mantiene e garantisce nel tempo l'integrità e la leggibilità di un documento informatico 14

Decreto Min. Econ. e Finanze 23 gennaio 2004 Riferimenti Normativi: LegalDoc Decreto Min. Econ. e Finanze 23 gennaio 2004 Obblighi fiscali (G.U. 3 febbraio 2004, n. 27) Delib. C.N.I.P.A. 19 febbraio 2004, n. 11 Regole tecniche (G.U. 9 marzo 2004, n. 57) 15

LegalDoc: Conservazione Sostitutiva Conformità ai requisiti CNIPA adeguamento costante alla normativa Garanzia nel tempo di: leggibilità (contro l’usura, l’illeggibilità del formato, etc.) autenticità (verificabilità della firma) accessibilità (facilità di consultazione e richiami successivi) informazioni di contesto (pratica di appartenenza, faldone, nome autore, etc.) Disponibile al Cliente come “servizio gestito” Delega (contrattualizzata) ad InfoCamere delle attività e della responsabilità di conservazione Costi certi per il Cliente (riduzione del TCO) 16

LegalDoc: i punti di forza Vantaggi soluzione ASP Delega Uninominale ad InfoCamere della responsabilità della Conservazione a Norma Sostitutiva Adeguamento costante ed immediato alla normativa di legge Manuale della Conservazione a Norma Infrastruttura ridondante e modulare Conservazione del dato in modalità “autoconsistente” Accessibilità al sistema semplice e veloce (via Web) Gestione in piena Responsabilità delle procedure di legge alla scadenza prevista (marche temporali) Tranquillità operativa garantita dal “Soggetto Istituzionale” 17

Il processo operativo Conservazione Esibizione Front-End Sistema Gestionale, Documentale, Protocollo Conservazione Esibizione Front-End Lotto Padova Milano File Indice Firma digitale Marca Temporale Data Base Documenti cartacei acquisiti via scanner Documenti in formato digitale Supporti probatori 18 18

Cliente Finale Partnership: una scelta vincente L’esperienza storica di InfoCamere IBM ECM: la Soluzione a supporto dei Servizi DD Cliente Finale Un contesto normativo definito 19

Ampia capacità documentale Alta affidabilità IBM ECM: perché? Massima Sicurezza Ampia capacità documentale Alta affidabilità Scalabilità della soluzione Interfacciamento piattaforma Completezza della Suite Solida immagine nel tempo 20

5 Milioni di documenti gestiti per le CCIAA e conservati Beneficio certo, per un servizio sicuro 5 Milioni di documenti gestiti per le CCIAA e conservati IBM FileNet Business Process Manager e Content Manager per le applicazioni della CCIAA Gestione dei messaggi di posta 21

Grazie per l’attenzione 22