La semplificazione dei costi dei Fondi Strutturali: aspetti normativi e indicazioni derivanti dalla nota COCOF/09/0025/04 19 - 20 Settembre 2012

Sintesi del quadro normativo di riferimento Regolamento 1081/06 3. Le spese seguenti sono considerate ammissibili a un contributo del Fondo ai sensi del paragrafo 1, purché siano sostenute conformemente alla normativa nazionale comprese quelle in materia contabile e alle condizioni specifiche sottoindicate: a) OMISSIS b) Nel caso di sovvenzioni, i costi indiretti dichiarati su base forfetaria fino al 20% dei costi diretti di un’operazione Regolamento 396/2009 3. IDEM a) OMISSIS b) nel caso di sovvenzioni: I. i costi indiretti dichiarati su base forfetaria fino al 20% dei costi diretti di un’operazione i costi fissi applicando tabelle standard di costi unitari definiti dallo Stato membro; III. somme forfetarie destinate a coprire l’insieme o una parte dei costi di un’operazione. La somma forfetaria di cui al primo comma, lettera b), punto iii) non eccede i 50.000 euro.

Aspetti attuativi e di audit Presentazione del documento di nota COCOF /09/0025/04 sulle opzioni di semplificazione dei costi, in particolare le tabelle unitarie di costo standard

Le opzioni di semplificazione dei costi Obiettivi del documento della CE Presentare le tre opzioni di semplificazione dei costi e la loro rispettiva origine Costruire una comune base interpretativa su queste opzioni Fornire un orientamento tecnico su come adottarle e rendicontarle Promuovere buone pratiche e renderle condivise dalle diverse Autorità Comprendere in un unico documento tutte le opzioni e tutti gli aspetti di gestione e di audit.

L’origine delle opzioni della tabella standard di unità di costo Regolamento FSE 2007-2013: possibilità di dichiarare i costi indiretti su base forfettaria: il CUS è un’estensione in termini di ulteriore semplificazione La maggioranza degli errori riscontrati dalla Corte dei Conti europea nella spesa per le azioni strutturali dovuti alla complessità delle regole Rapporto annuale 2007 della Corte dei Conti europea: fare maggiormente ricorso all’utilizzo delle ‘somme forfettarie’ o ai pagamenti sulla base di ‘costi fissi’ piuttosto che di ‘costi reali’ Parere della Corte dei Conti europea, n.1/2010: concentrarsi maggiormente sugli output piuttosto che sull’input Opzione già esistente nel Regolamento Finanziario An important simplification introduced in the 2007-2013 ESF Regulation allowed the Member States to declare indirect costs (overheads) on a flat rate basis, up to 20% of direct costs of an operation. The simplification of charging flat rates for indirect costs was welcomed by all stakeholders, including the European Court of Auditors. The European Court of Auditors has suggested that the majority of errors found in structural actions expenditure are partly due to the complexity of the legal and implementing framework. For this reason it recommended in its annual report for 2007 to simplify "the basis of calculation of eligible cost and making greater use of lump sum or flat rate payments instead of reimbursement of 'real costs". The Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities and its implementing rules already allowed such approach for direct management expenditure.

Perché il FSE? Perché è una semplificazione? Il FSE sostiene la spesa per operazioni immateriali finanziate principalmente attraverso sovvenzioni e giustificate da documenti di spesa in base ai costi effettivamente sostenuti Presenza di un gran numero di documenti di supporto necessari a giustificare la spesa anche per importi limitati Molteplicità di costi ammissibili (spesso le regole sono complesse e di difficile generalizzazione) Molti interventi di importo limitato e/o realizzati da soggetti di piccole dimensioni, anche non profit, con capacità limitate di gestione finanziaria comportano comunque attività amministrative spesso onerose. For long time financial management in the Structural Funds has been based on the principle of "real cost": 1 euro of grant has to correspond to at least 1 euro of justified paid expenditure. In the case of purchase of goods or services (more usual on ERDF than on ESF) the justification of expenditure is based on invoices and this justification is relatively straightforward. However, due to its nature, the European Social Fund faces specific challenges, as it is to a large extent delivered through grants to immaterial projects. In such cases the justification of expenditure is based not just (or mainly) on invoices but on other types of accounting records (such as pay registers), on detailed supporting documents showing what has actually been done (for example, timesheets for trainers, class lists signed by trainees day-by-day, etc). Even for small projects this can easily amount to hundreds of documents.

Gli emendamenti ai Regolamenti FSE/FESR A seguito dell’emendamento (Reg. 396/2009 e Reg. 397/2009), vi sono 4 opzioni per gestire le sovvenzioni co-finanziate dai Fondi Strutturali a costi reali, su forfetizzazione dei costi indiretti (nuova per il FESR, ma già esistente per il FSE) tabella standard di unità di costo somme forfettarie The simplifed cost options only applies for grants, not to work or service contracts. With this amendment, a managing authority will have the possibility to choose between four options to manage grants co-financed by an ESF/ERDF programme: - Two options exist already: (a) all real cost, including both direct ad indirect costs , and (b) direct costs on a real cost basis, with indirect costs on a flat rate basis (new for ERDF) - and two new options for both Funds proposed by the amendment (c) flat rate costs calculated using standard scales of unit cost, (d) lump sums.

La disposizione è riservata alle sovvenzioni Le opzioni di semplificazione dei costi si applicano unicamente alle sovvenzioni: se l’operazione o il progetto sono stati selezionati tramite appalti pubblici di servizi o procedure in economia, non vi è possibilità di ricorrere alle opzioni di semplificazione dei costi. Infatti, in caso di appalto pubblico si acquista un servizio o la fornitura di un lavoro contro un pagamento che viene effettuato in base ad un prezzo stabilito nel contratto, senza dover ricorrere alla giustificazione dei costi reali

Come definire la metodologia di calcolo? Nessun metodo è definito dal Regolamento. La nota Cocof definisce le condizioni, i principi ed i criteri che dovranno essere rispettati La Commissione non verificherà le motivazioni per aver scelto un metodo rispetto ad un altro, ma esclusivamente il rispetto dei criteri previsti. La scelta della metodologia è di competenza esclusiva dell’Autorità di Gestione del Programma. The Regulation sets out four conditions to be met by the methods to establish flat rate for indirect costs, lump sums and standard scales of unit costs, rather than setting out a method to calculate them: the calculations must be done in advance, and must be fair, equitable and verifiable. These conditions allow the management of grants to be simplified, while maintaining an effective control of expenditure. Indeed, while with the real cost system the control of both the value and the quantity of project inputs is done ex-post, with the proposed provisions on standard scales of unit cost and lump sums, the control of the value of the input is done ex-ante and only the control of the quantity is done ex-post. More details in toolbox 5 on Common horizontal provisions.

Come definire la metodologia di calcolo? Il metodo di calcolo deve essere: Stabilito in anticipo la possibilità del loro utilizzo deve essere prevista da parte dell’Autorità di gestione, per esempio, nell’invito a presentare proposte (avviso pubblico), o al più tardi nell’atto di concessione o in un atto avente effetti giuridici equivalenti; Giusto: ragionevole, realistico, né eccessivo, né estremo. Debitamente giustificato e motivato. Equo: non teso a favorire taluni beneficiari o tipi di operazioni rispetto ad altri. Verificabile: basato su evidenze documentali che si possano verificare (pista di controllo). Definizione ex-nihilo dei tassi non ammessa. The Regulation sets out four conditions to be met by the methods to establish flat rate for indirect costs, lump sums and standard scales of unit costs, rather than setting out a method to calculate them: the calculations must be done in advance, and must be fair, equitable and verifiable. These conditions allow the management of grants to be simplified, while maintaining an effective control of expenditure. Indeed, while with the real cost system the control of both the value and the quantity of project inputs is done ex-post, with the proposed provisions on standard scales of unit cost and lump sums, the control of the value of the input is done ex-ante and only the control of the quantity is done ex-post. More details in toolbox 5 on Common horizontal provisions. 10

Alcuni esempi di metodologia di calcolo Per ciascuna tipologia di operazione: Analisi dei dati storici: studio, analisi statistica, studio dedicato, ecc. Analisi di mercato: indagine sui costi vigenti per una stessa tipologia di attività in diversi contesti

Combinazione delle opzioni Possibilità di combinare le opzioni di semplificazione dei costi (con o senza costi reali) in presenza di due condizioni: Diverse categorie di costi ammissibili Diversi progetti nell’ambito della stessa operazione Qualora sia prevista tale possibilità occorre comunque evitare il rischio di doppio finanziamento The amended Structural Funds regulations create the possibility for a managing authority to choose between four options to manage grants co-financed by an ERDF or ESF programme: (a) real costs, including both direct and indirect costs, (b) indirect costs calculated on a flat rate basis of direct costs (c) flat rate costs calculated using standard scales of unit costs, (d) lump sums. The options may be combined only in the following cases, in order to prevent any double financing of the same expenditure: (1) they must each cover different categories of eligible costs, or (2) they must be used for different projects in the same operation (by definition an operation is a project or group of projects).

Impatto delle opzioni di semplificazione dei costi sulla certificazione di spesa Modifica il concetto di spesa “sostenuta" dai beneficiari: cambia la definizione di quella che viene considerata la spesa da certificare alla Commissione. Tabelle standard di costi unitari / somme forfettarie: certificazione della sovvenzione da parte dell’Autorità di Certificazione in base al reale progresso dell’operazione e non alla spesa effettiva (reale). The simplified cost options modify the concept of expenditure "paid" by beneficiaries that have to be certified in the statement of expenditure. Member States have still the possibility to make advance payment to the beneficiaries in addition to interim payments or final payment but the definition of what is considered as an advance payment will be different. In the case of flat rate for indirect costs, indirect costs are considered as "paid" in due proportion of direct costs: if 50% of the direct costs are paid by the beneficiary, 50% of the indirect costs (in any event, not exceeding the 20% of the direct costs) may be considered as paid. Reciprocally where the bulk of "indirect costs" have been front-loaded, without underlying direct costs having occurred, they should be considered ineligible to be certified to the Commission at the time of the declaration of related expenditure because they would be considered as an advance payment to the beneficiary. In the cases of standard scale of unit costs and lump sums there is also no paid expenditure in the usual sense. "Paid expenditure" will be calculated on the basis of declared and certified quantities and not on payments made to the beneficiaries. Even if they could coincide, expenditure to be certified to the Commission is calculated on the basis of certified quantities, not payments made to the beneficiary. For example payments to the beneficiaries could be done on a monthly basis (1/10 of the grant each month during 9 months + final payment) without any justification of quantities, except for the final payment. Such a system should be deemed acceptable but the monthly payments are considered as advances and shall not be certified to the Commission (except in the case of State Aids under the conditions of Article 78(2) of Regulation (EC) No1083/2006). National authorities would have to wait for the final payment where quantities are certified and verified in order to declare this operation.

Finalità, opportunità e criticità del regime semplificato PRODOTTI FINALITA’ OPPORTUNITA’ CRITICITA’ Costi unitari standard Pagamento sulla base di tavole standard di unità di costo Semplificazione amministrativo-finanziaria variabilità dei dati tra diverse tipologie di intervento variabilità dei dati all’interno della stessa tipologia di intervento verifica degli elementi qualitativi dell’intervento

Fasi di attività per la definizione dei costi unitari standard I FASE II FASE Tabella CUS

Ammontare del contributo erogabile In linea generale, l’importo massimo del contributo erogabile è dato dalla somma tra: il prodotto tra l’unità di costo standard individuata (parametro fisso) e la formazione complessiva il prodotto tra l’unità di costo ora allievo (parametro variabile) e la somma delle ore di formazione teoriche frequentabili da parte dei corsisti iscritti. la macrovoce di spesa B2.3 “Attività di sostegno all’utenza”, se prevista.

La procedura di approvazione ed impiego dei CUS Alla luce della normativa comunitaria e della metodologia definita dall’AdG, sono in corso di definizione i criteri per l’attuazione delle tabelle di costi standard per costi unitari. Il documento sarà approvato dalla Giunta. L’Amministrazione Provinciale determinerà, in sede di programmazione annuale delle attività, gli interventi formativi su cui intende applicare le tabelle standard per costi unitari.

Alcuni elementi da considerare Il documento sulle modalità di applicazione dei CUS definirà anche: la documentazione da presentare in fase di dichiarazione trimestrale di attività e di dichiarazione finale di attività; i casi di decurtazione del parametro standard le modalità di svolgimento dell’attività di controllo di primo livello; le modalità di certificazione della spesa.

GRAZIE PER L’ATTENZIONE 19 19