L’esperienza ventennale di una agenzia di congressi a Roma Master di linguaggi del turismo e comunicazione interculturale Università degli Studi Roma3 anno 2008/2009 L’esperienza ventennale di una agenzia di congressi a Roma

Il turismo congressuale nel mondo Le principali associazioni di categoria MPI - Meeting Professionals International (25.000 cs membri in 80 Paesi) ICCA – International Congress & Convention Association (membri in più di 80 Paesi)

Il turismo congressuale in Italia Le principali associazioni di categoria Il 27 ottobre 2004 nasce a Bologna Federcongressi che riunisce AIMP APICEF Italcongressi/PCO Meet in Italy MPI Italian Chapter SITE Italia

I soci Federcongressi AIMP – Associazione Italiana Meeting Planners APICEF – Associazione Professionisti e Imprese Congressi e Fiere Italcongressi/PCO – Associazione Nazionale Imprese dell’Industria Congressuale Meet in Italy – Associazione delle Destinazioni e dei Centri Congressi Italiani MPI Italian Chapter – Associazione Internazionale dei Professionisti dell’Industria Congressuale SITE Italian Chapter – Associazione Internazionale dei Professionisti dell’Incentivazione

Fatturato del Turismo Congressuale in Italia Secondo i dati dell’Osservatorio Congressuale Italiano il fatturato annuo del settore si aggira intorno ai 23 miliardi di Euro I dati più recenti sono stati presentati in occasione della BTC, Borsa del Turismo congressuale, tenutasi alla nuova Fiera di Roma dal 5 al 6 novembre 2009 e dovrebbero essere disponibili a breve nel sito dell’Osservatorio ".

Posizionamento Internazionale dell’Italia secondo i dati ICCA nella classifica dei paesi, l'Italia è posizionata più o meno stabilmente, da 10 anni a questa parte, al 5º - 6º posto dopo USA, Germania, UK, Francia e Spagna. Il numero dei convegni presi in considerazione è cresciuto negli ultimi 10 anni di circa il 37%. Il nostro Paese è cresciuto meno degli altri: il 12% contro il 45% della Spagna, il 35% della Germania, il 24% Francia, il 15% UK, il 13% USA. La prima città italiana è Roma, al 36º posto, dopo grandi capitali e metropoli, ma anche dopo città come Budapest, Seoul, Kuala Lumpur, Helsinki, Dublino, Santiago del Cile, Lisbona, solo per citarne alcune.

Agenzie per l’organizzazione di congressi in Italia MPI Italian Chapter riunisce circa 300 soci tra planners e suppliers Italcongressi/PCO riunisce circa 85 agenzie italiane per l’organizzazione di congressi

La BTC La Borsa del Turismo Congressuale è la Fiera specializzata dedicata al settore congressuale e dei viaggi Incentive in Italia Costituisce la più importante occasione di incontro tra l’offerta di servizi congressuali e i buyers, con una media di circa 6000 presenze Esiste da 25 anni, è gestita da EXMEDIA, società controllata al 95% da TTG Itala Spa (Gruppo Rimini Fiera) Negli ultimi 3 anni si è tenuta a Roma, ma il prossimo anno si terrà nel nuovo Palacongressi di Rimini in estate e non più in autunno

Symposia srl È nata nell’88 e festeggia quest’anno i suoi 21 anni di attività Opera sia nel campo dei congressi medici che in quello dei congressi istituzionali e scientifici È provider ECM dal 2002 Cura la segreteria di varie società mediche AIGO Lazio 2. SoSTE/SITE Nazionale

Eventi organizzati nell’anno 2008 Settore medico farmaceutico 6 importanti cicli di incontri di aggiornamento in anestesia e gastroenterologia Un Master in chirurgia della mammella Un Forum Nazionale di Gastroenterologia Un congresso Trisocietario Laziale di Gastroenterologia 3 congressi nazionali (SIMA, SoSTE, AIFEG) 30 incontri di dimensione medio piccola su tutto il territorio nazionale

Eventi organizzati nell’anno 2009 Settore medico farmaceutico 4 cicli di incontri di aggiornamento in gastroenterologia 3 convegni in gastroenterologia e chirurgia

Eventi organizzati nell’anno 2008 Settori Istituzionale e Scientifico Congresso internazionale di Statistica Q 2008 Roma, 8 – 11 luglio Congresso internazionale di Fisica EPS 2008 Roma, 24 – 29 agosto Congresso internazionale sulla Elettroluminescenza EL 2008 Tivoli, 9 – 12 settembre

Eventi Organizzati nell’anno 2009 Settore Istituzionale e Scientifico Convegno Internazionale Ivec, Roma 27 - 30 aprile Convegno internazionale ECW-ECONOS, Enea Frascati, 25 – 27 maggio Presentazione Rapporto Annuale ANIA, Roma, 2 luglio Congresso Internazionale di Fisica QIPC, Roma 20 – 25 settembre Convegno Internazionale Emslibs, Tivoli 27 – 30 settembre Congresso Internazionale di Fisica ICCF15, Roma 5 – 9 ottobre Evento internazionale per conto di AgCom, Capri 13 – 16 ottobre 5 eventi nel settore dell’Energia in varie sedi istituzionali

Un Organigramma ben assortito Amministratore unico – Patrizia Pasolini (Genova) Event manager – Veronica De Angelis (Roma) Eventi manager – Mirta Varvesi (Roma) Responsabile Hotels ed Eventi ECM – Gui Costa (Capo Verde) Relazioni esterne – Andrea Sparisci (Roma e Romanista) Responsabile amministrativo – Stefano Palma (Roma e Romanista) Segreteria/contatti con i partecipanti – Sara Megale (Roma) Ufficio Acquisti – Odoardo Sodano (Catanzaro) Marketing e Nuovi progetti – Carla Lombardi (Roma) Accoglienza presso un cliente esterno – Giorgio Toesca (Roma)

Funzionamento generale dell’agenzia Ruolo dell’amministratore unico e dell’event manager Il committente: cliente/sponsor/responsabile scientifico I fornitori ed il personale esterno Gestione generale del convegno: La divisione dei compiti ed il coordinamento da parte dell’event manager Il controllo regolare delle attività organizzative Il lavoro di equipe

Le nostre modalità operative Professionalità e creatività nell’approccio al lavoro Obiettivi, ovvero come far sì che l’incontro sia in ogni caso un successo Organizzazione del lavoro di gruppo Scelta dei fornitori/consulenti esterni Controllo di qualità Criticità, ovvero la gestione delle emergenze

Aspetti di bilancio di un convegno Stesura e controllo del preventivo Definizione del fee d’agenzia Il controllo del mark up per ogni evento Il preventivo come contratto con il cliente Rapporti con i fornitori La parte amministrativa: fatturazione attiva e passiva Il consuntivo L’invio al cliente ed il commento conclusivo

Il programma per l’organizzazione di convegni Gestione del convegno su SEM 2000 La raccolta delle iscrizioni con SEM on line Le prenotazioni alberghiere Organizzazione viaggi relatori e partecipanti Il programma sociale e degli accompagnatori I rapporti con i relatori e partecipanti La fatturazione con SEM Dati e statistiche

Fasi organizzative di un convegno Fase di pianificazione qualche mese prima dell’evento Definizione del budget e delle fonti di finanziamento e delle eventuali quote di partecipazione Scelta della sede, della data, durata dell’evento e numero dei partecipanti Eventuale sopralluogo tecnico Eventuale invio della proposta di sponsorizzazione ai possibili sponsor Richiesta preventivo ai fornitori Stesura del preventivo e discussione con il committente

Attività organizzative Da 90 gg a 60 prima dell’evento Stesura del programma dei lavori Contatti con i relatori/moderatori/presidenti ed eventuali autorità Richiesta patrocini Elaborazione bozza grafica del programma e degli stampati Per i convegni medici: Accreditamento ai fini ECM – Pratica AIFA Pubblicizzazione del convegno: sito del convegno, mailing, inserimento nei siti di interesse, diffusione a mano, affissione locandine Eventuale creazione web form per iscrizioni on line con il programma Sem on line Organizzazione viaggi relatori e partecipanti Ideazione e promozione del programma sociale e degli accompagnatori

Attività finali prima del convegno Raccolta delle iscrizioni e conferme ai partecipanti Contatti con il personale esterno e relative conferme Conferme ai fornitori Invio istruzioni agli sponsor per il montaggio e smontaggio degli stand e spedizione materiali Preparazione dei materiali per il convegno: segnanomi, badges, attestati, kit congressuali, documentazione ECM Allestimenti tecnici e segnaletica presso la sede congressuale Predisposizione della segreteria organizzativa in sede congressuale, del centro slides, della sala di regia e del desk di accoglienza

Attività in sede congressuale Accreditamento dei partecipanti, degli sponsors, della stampa e dei relatori Distribuzione kit congressuali e materiali ECM Controllo elettronico delle presenze Gestione delle presentazioni dei relatori Assistenza con hostess/steward della sala principale e sale sottogruppi Raccolta questionari di valutazione ECM a fine evento Consegna degli attestati di partecipazione

Attività post-congressuali Commenti con l’equipe circa lo svolgimento dell’evento e raccolta di eventuali suggerimenti migliorativi Controllo delle fatture dei fornitori Redazione del consuntivo e discussione con il committente Ringraziamenti ai relatori ed agli sponsors Controllo questionari ECM Inserimento dei dati relativi ai questionari nel sito del Ministero della Salute Stampa ed invio degli attestati ECM Eventuale stampa e distribuzione atti del convegno

Conclusioni Un settore in difficoltà, ma con delle prospettive di crescita Possibilità di inserimento lavorativo Le opportunità di stage presso le aziende del settore Domande e commenti Esercitazione pratica: Redazione del preventivo di un congresso Stesura di una lettera di proposta di sponsorizzazione Commento dei risultati dell’esercitazione

Sarà possibile scaricare la. documentazione sul sito,. in Sarà possibile scaricare la documentazione sul sito, in symposia news: www.grupposymposia.it