THE INTERNATIONAL ASSOCIATION OF LIONS CLUBS 1 Distretto 108L Anno sociale Governatore Naldo Anselmi insieme per essere utili Seminario per Direttivi di Club Neo Eletti Pomezia 12 giugno 2011

2 E una reciproca riflessione sulla figura del Segretario e sullimportanza del suo operato, per una migliore gestione del Club sotto il punto di vista organizzativo ed amministrativo.

3 Chi è il Segretario del Club ?

4 Gli Statuti ed i Regolamenti (Internazionale, Multidistrettuale, Distrettuale) indicano il Segretario come Officer al quale sono assegnati compiti amministrativi o amministrativo-contabile Le norme

5 Infatti, deve … tenere unaccurata registrazione dei verbali di tutte le riunioni … … assistere il Consiglio nellamministrazione e adempiere agli altri compiti contemplati nello Statuto e Regolamento … Le norme

Dopo il Presidente del Club il Segretario può considerarsi lofficer più importante, come principale collaboratore del Presidente stesso. Una buona Presidenza dipende molto da un Segretario efficiente. Il Presidente prima di essere tale sarebbe opportuno che ricoprisse la carica di Segretario. 6 Il Segretario del Club

Il Segretario opera sotto la direzione e controllo del Presidente e del Consiglio Direttivo ed agisce quale funzionario di collegamento fra il Club ed il Distretto. Il Segretario dovrà quindi: (1) Collaborare con il Comitato Con- sultivo di Zona del quale sarà membro effettivo. 7 Funzioni e Compiti

(2) Tenere aggiornati e conservare gli atti ed i registri del Club (3) In collaborazione con il Tesoriere del Club, rimettere, trimestralmente o semestralmente, ad ogni socio, lestratto conto delle quote e degli altri obblighi finanziari dovuti al Club. 8 Funzioni e Compiti

Un Calendario impegni del proprio Club. Un Calendario impegni della propria Zona. Date significative delle attività del Distretto. Temi e Service Distrettuali e Nazionali. e Consultare frequentemente il Sito Distrettuale. Frequentare le pagine delle News e della LIS. Assicurarsi che i Soci ricevano la nostra Rivista Distrettuale. 9 I... primi passi dotarsi di:

OGNI MESE: Compila per via telematica il Rapporto Mensile SOCI al Distretto tramite il sito che (in automatico il sistema trasmette copia al Governatore Distrettuale, Vice Governatori, Presidente di Circoscrizione e Presidente di Zona, Segretario Distrettuale, OTI) Compila per via telematica il Rapporto Mensile ATTIVITA al Distretto tramite il sito che (in automatico il sistema trasmette copia al DG, VDG, RC,ZC,CS,OTI) 10 Compiti ed obiettivi del segretario

Nota: Laccesso al Sito per la redazione dei precedenti documenti è concesso ai seguenti officers di Club: Presidente, Segretario, Informatico. Il Login e la password, se necessario, possono essere richieste al Responsabile Informatico Distrettuale. Laccesso al sito gestionale del Multidistretto è consentito solo al Presidente del Club al quale allinizio dellanno il Multidistretto provvede a far pervenire il login e la password di accesso via Compiti ed obiettivi del segretario

Invia la convocazione per la riunione del Consiglio Direttivo del Club con lOrdine del Giorno. Invia la convocazione dei Soci per il meeting (conviviale) con il programma 12 Compiti del segretario

Promuove un incontro fra Officers uscenti e neo eletti. Controlla il numero degli anni di appartenenza allAssociazione dei singoli Soci per richiedere le Chevrons. Invia (entro il 20 settembre) la convocazione ai Soci per lAssemblea Ordinaria con lO.d.G. (bilancio consuntivo anno precedente, bilancio preventivo, quote sociali, programma anno sociale, Comitati). 13

Mese di Dicembre Comunica al Tesoriere il numero dei Soci al 31 dicembre per il pagamento delle quote associative del Distretto. Mese di Gennaio Collabora con il Tesoriere per lincasso delle quote sociali (nel caso di ripartizione in quote semestrali). Mese di Febbraio Collabora con il Comitato Elettorale per linvio della comunicazione relativa alle cariche per lanno successivo. 14

Mese di marzo Invia la comunicazione ai Soci per lAssemblea Ordinaria che avrà allO.d.G., lelezione delle cariche per lanno sociale successivo e la nomina dei delegati ai Congressi Distrettuale, Nazionale ed Internazionale. Entro il mese di aprile Invia on line il modello PU-101 al Distretto segnalando i nominativi degli officers di Club dellannata che sta per iniziare (Presidente, Segretario, Tesoriere, Cerimoniere, Telematico, Presidente Comitato Soci); i dati (non è più possibile utilizzare il mod. PU 101 cartaceo), vengono riversati in automatico verso la Sede Centrale Americana. Il modulo PU-101 alla sede centrale è abolito. 15

Comunica alla Segreteria dei Congressi (entro i termini ricordati) il numero e nomi dei Delegati Effettivi e Supplenti. Accerta, tramite il Tesoriere le eventuali pendenze amministrative nei confronti del Distretto e della Sede Centrale. Fornisce comunque ai delegati fotocopia dei versamenti effettuati da esibire, se richiesta, allacommissione di verifica dei poteri del Congresso. 16

Prepara il modello per la richiesta del premio 100 % Excellence di Club, nel quale è ricompreso un riconoscimento per il Presidente, da far firmare al Governatore. E suggerito chiedere al Coordinatore Distrettuale LCIF la somma accreditata da utilizzare per lassegnazione del MJF. 17

Coopera col Tesoriere per la redazione del Bilancio Preventivo e comunica al Tesoriere i Soci entrati nel Club. Provvede allordinazione del materiale lionistico alla Sede Centrale avvalendosi del catalogo inviato dalla stessa ogni anno (le ordinazioni possono essere effettuate anche on line) 18

19 Avvalersi sempre della collaborazione del Responsabile Informatico del Club.

Sostenere la collaborazione fra ogni funzione rendendo scorrevole il flusso dei dati coi ruoli distrettuali, fra ruoli distrettuali e il Club, tra gli stessi Club e nel Club con ciascun Socio. 20

Il successo dellannata lionistica dipende dal lavoro di gruppo che deve svolgere il proprio compito in completa sintonia, non dimenticando quanto possa essere determinante il coinvolgimento delle/dei consorti. 21

Tutte le pwd sono valide per 13 mesi dal 1° luglio di ogni anno lionistico al 31 luglio dellanno successivo. A partire dal tutti i DIT in carica avranno la possibilità di assegnare dal loro menù le pwd ai Club. Potranno assegnarle a un solo amministratore in ogni Club. Di regola al Presidente (oppure al segretario, o responsabile informatico, se il presidente non ha un valido indirizzo ) Le pwd distrettuali saranno assegnate secondo le politiche in atto nel distretto approvate dal Governatore. Entro il 31 luglio i Governatori dovranno comunicare alla Segreteria Nazionale il socio che rivestirà la carica di DIT per lanno lionistico successivo. Tutte le pwd sono generate automaticamente e trasmesse per al socio che le detiene. 22

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