INTRODUZIONE ALL’USO DI MICROSOFT ACCESS 2003 CORSO ACCESS 2003 INTRODUZIONE ALL’USO DI MICROSOFT ACCESS 2003

COSA E’ ACCESS Database: Un database, o banca dati, è un insieme di informazioni correlate a un oggetto o ad uno scopo particolare. Database Relazionale: Tipo di database in cui le informazioni vengono memorizzate in tabelle. Utilizza i valori corrispondenti di due tabelle per mettere in relazione i dati di una tabella con i dati dell'altra tabella. In un database relazionale in genere è possibile memorizzare un particolare tipo di informazioni una sola volta.

ELEMENTI DI ACCESS Con Microsoft Access è possibile gestire tutte le informazioni in un singolo file di database, all'interno del quale sono disponibili: Tabelle per la memorizzazione dei dati; Query (interrogazioni) per la ricerca e il recupero dei soli dati desiderati; Maschere per la visualizzazione, l'aggiunta e l'aggiornamento dei dati delle tabelle; Report (rapporti) per l'analisi o la stampa dei dati con un layout specifico; Pagine di accesso ai dati per la visualizzazione, l'aggiornamento o l'analisi dei dati via Internet o via Intranet.

STRUTTURARE UN DATABASE Prima di utilizzare Microsoft Access è consigliabile elaborare una bozza della struttura della banca dati su carta e rielaborarla fino a ottenere i risultati desiderati. Una buona strutturazione semplifica le operazioni di aggiornamento e manutenzione del database.

SCOPO DEL DATABASE Il primo passaggio per la strutturazione di un database consiste nel determinarne lo scopo e le modalità di utilizzo: Consultare gli utenti che utilizzeranno il database per individuare le esigenze che dovranno essere soddisfatte. Raccogliere la modulistica in uso per la registrazione dei dati, da utilizzare come modello per le maschere. Elaborare delle bozze dei report che si desidera produrre. Durante la fase di definizione degli scopi del database si otterrà un elenco delle informazioni necessarie, dal quale è possibile dedurre i fatti che è necessario memorizzare nel database e la categoria di appartenenza dei vari fatti, ovvero i singoli argomenti. I fatti corrispondono ai campi (le colonne) del database e gli argomenti corrispondono alle tabelle.

DETERMINARE I CAMPI NECESSARI NEL DATABASE Ogni campo rappresenta un fatto relativo a un argomento specifico. Ad esempio, è possibile memorizzare i seguenti fatti relativi ai clienti: nome della società, indirizzo, città, paese e numero telefonico. Per ogni fatto è necessario creare un campo distinto (colonna). Nel definire i campi necessari, tenere presenti i seguenti suggerimenti a livello di strutturazione

DETERMINARE I CAMPI NECESSARI - SUGGERIMENTI Includere tutte le informazioni necessarie Memorizzare le informazioni suddividendole al massimo dal punto di vista logico Non creare campi per dati costituiti da elenchi con numerose voci Ad esempio, se in una tabella Fornitori viene creato un campo Prodotti che include un elenco separato da virgole per ogni prodotto ricevuto dal fornitore, risulterà più difficile individuare solo i fornitori che forniscono un determinato prodotto. Non includere dati derivati o calcolati (dati che siano il risultato di un'espressione); Non creare campi simili Ad esempio, se nella tabella Fornitori vengono creati i campi Prodotto1, Prodotto2 e Prodotto3, risulterà più difficile individuare tutti i fornitori che forniscono un determinato prodotto. È necessario un solo campo per i prodotti, se tale campo viene inserito nella tabella Prodotti anziché nella tabella Fornitori.

DETERMINARE LE TABELLE NECESSARIE Ogni tabella deve contenere informazioni relative a un solo argomento. L'elenco dei campi fornirà indicazioni sulle tabelle necessarie. Ad esempio, se esiste un campo DataAssunzione, il relativo argomento è un dipendente, pertanto il campo appartiene alla tabella Impiegati. È ad esempio possibile creare una tabella Clienti, una tabella Prodotti e una tabella Ordini.

DETERMINARE A QUALE TABELLA APPARTIENE OGNI CAMPO Aggiungere un campo ad una sola tabella. Non aggiungere un campo a una tabella se ne consegue che le stesse informazioni sono incluse in più record di tale tabella. Se un campo in una tabella include numerose informazioni duplicate, è probabile che il campo sia inserito nella tabella sbagliata. Ad esempio, se si aggiunge il campo contenente l'indirizzo di un cliente alla tabella Ordini, è probabile che queste informazioni vengano ripetute in più record, in quanto i clienti inoltrano in genere più di un ordine. Tuttavia, se si aggiunge il campo Indirizzo alla tabella Clienti, il campo apparirà una sola volta. È questa la differenza tra una tabella di un database di Microsoft Access e una tabella di un database non relazionale, ad esempio un foglio di calcolo. Se ogni informazione è memorizzata in una sola tabella, è possibile aggiornarla in un'unica posizione. Ciò risulta più funzionale e inoltre impedisce che voci duplicate contengano informazioni diverse.

IDENTIFICARE I CAMPI UNIVOCI Per fare in modo che le informazioni memorizzate in diverse tabelle vengano collegate, ad esempio per collegare un cliente a tutti i suoi ordini, è necessario che ciascuna tabella del database comprenda un campo o un set di campi che identifichi in modo univoco ogni singolo record della tabella. Tale campo o set di campi viene definito chiave primaria.

DETERMINARE LA RELAZIONE FRA TABELLE Dopo avere suddiviso le informazioni nelle tabelle e avere identificato i campi chiave primaria, è necessario indicare ad Access in che modo riunire le informazioni correlate in maniera significativa. A tale scopo è necessario definire relazioni tra le tabelle.

PERFEZIONARE LA STRUTTURA Dopo aver strutturato le tabelle, i campi e le relazioni necessari, esaminare la struttura e individuare le eventuali imperfezioni rimaste. È più semplice modificare la struttura del database in questa fase, piuttosto che dopo aver inserito i dati nelle tabelle. Utilizzare Access per creare tabelle, specificare le relazioni tra queste ultime e aggiungervi dati di esempio sufficienti che consentano di verificare la struttura. Per verificare le relazioni nel database, controllare se è possibile creare delle query per ottenere le risposte desiderate. Creare bozze delle maschere e dei report e verificare se visualizzano i dati previsti. Ricercare eventuali dati ripetuti ed eliminarli.

AGGIUNGERE I DATI E CREARE ALTRI OGGETTI DI DATABASE Una volta constatato che la struttura della tabella risponde ai principi illustrati, è possibile procedere all'aggiunta nelle tabelle di tutti i dati esistenti. È ora possibile creare altri oggetti di database, ovvero le query, le maschere, i report, le pagine di accesso ai dati, le macro e i moduli.

TABELLE E RELAZIONI Una tabella è un insieme di dati relativi a un argomento specifico, ad esempio prodotti o fornitori. Per memorizzare i dati, creare una tabella per ogni tipo di informazioni registrate. Per riunire i dati di più tabelle in un'unica query, maschera, report o pagina di accesso ai dati, definire le relazioni tra le tabelle.

ORGANIZZAZIONE DEI DATI NELLE TABELLE Nelle tabelle i dati sono organizzati in colonne (denominate campi) e righe (denominate record). Utilizzando una tabella distinta per ogni argomento, i dati verranno memorizzati solo una volta rendendo il database più efficiente e riducendo gli errori di inserimento dei dati. Ad esempio, tutti i campi di una tabella Prodotti includono lo stesso tipo di informazioni per ogni prodotto, come il nome del prodotto. Ogni record della tabella includerà tutte le informazioni relative a un prodotto, come il nome, l'ID del fornitore, le unità disponibili in magazzino e così via.

TABELLA IN VISUALIZZAZIONE STRUTTURA In visualizzazione Struttura di una tabella è possibile creare un'intera tabella da zero oppure aggiungere, eliminare o personalizzare i campi di una tabella esistente.      Impostando il tipo di dati di un campo si definisce il tipo di valori che è possibile immettere nel campo. Ad esempio, se si desidera memorizzare in un campo valori numerici utilizzabili nei calcoli, impostare il tipo di dati Numerico o Valuta. Le proprietà dei campi sono un insieme di caratteristiche che consentono di definire in maggiore dettaglio la modalità di memorizzazione, immissione o visualizzazione dei dati di un campo. Sono disponibili proprietà diverse a seconda del tipo di dati del campo specifico. Per identificare ogni record (riga) della tabella viene utilizzato un identificatore univoco, denominato chiave primaria, che consente di fare riferimento a record correlati di altre tabelle.

METTERE DUE TABELLE IN RELAZIONE Un campo comune mette in relazione due tabelle in modo da consentire di riunire i dati delle due tabelle per la visualizzazione, la modifica e la stampa. Una relazione funziona facendo corrispondere i dati nei campi chiave, in genere un campo con lo stesso nome per entrambe le tabelle. Nella maggior parte dei casi tali campi corrispondenti saranno la chiave primaria di una tabella che fornisce un identificatore univoco per ogni record e una chiave esterna dell'altra tabella. In una tabella il campo chiave primaria è impostata nella visualizzazione Struttura della tabella. Lo stesso campo è anche presente nella tabella correlata come chiave esterna (una chiave esterna indica la correlazione tra le tabelle).

TIPI DI RELAZIONE UNO A MOLTI Una relazione uno-a-molti è il tipo più comune di relazione. In una relazione uno-a-molti un record della tabella A può avere molti record corrispondenti nella tabella B, ma un record della tabella B non ha più di un record corrispondente nella tabella A. MOLTI A MOLTI In una relazione molti-a-molti un record della tabella A può avere molti record corrispondenti nella tabella B e viceversa. Questo tipo di relazione è possibile solo definendo una terza tabella, chiamata tabella di congiunzione, la cui chiave primaria consiste di due campi, vale a dire le chiavi esterne di entrambe le tabelle A e B. Una relazione molti-a-molti è in realtà composta da due relazioni uno-a-molti con una terza tabella. La tabella Ordini e la tabella Prodotti ad esempio hanno una relazione molti-a-molti definita creando due relazioni uno-a- molti per la tabella Dettagli ordini. Un ordine può includere molti prodotti e ciascun prodotto può apparire in molti ordini. UNO A UNO In una relazione uno-a-uno ogni record della tabella A può avere solo un record corrispondente nella tabella B e viceversa. Questo tipo di relazione non è comune, in quanto la maggior parte delle informazioni correlate viene inclusa in una tabella. È possibile utilizzare una relazione uno-a-uno per dividere una tabella con molti campi, per isolare parte di una tabella per ragioni di protezione o per memorizzare le informazioni valide solo per un sottoinsieme della tabella principale.

DEFINIRE UNA RELAZIONE Il tipo di relazione creata dipende dal modo in cui vengono definiti i campi correlati: Una relazione uno-a-molti viene creata se solo uno dei campi correlati rappresenta una chiave primaria o ha un indice univoco. Una relazione uno-a-uno viene creata se entrambi i campi correlati rappresentano chiavi primarie o hanno indici univoci. Una relazione molti-a-molti è in realtà composta da due relazioni uno-a-molti con una terza tabella la cui chiave primaria consiste di due campi, ovvero le chiavi esterne delle altre due tabelle. È inoltre possibile creare una relazione nell'ambito della stessa tabella. Ciò risulta particolarmente utile in situazioni in cui è necessario eseguire una ricerca all'interno della stessa tabella. Nella tabella Impiegati, ad esempio, è possibile definire una relazione tra i campi IDImpiegato e Superiore in modo che il campo Superiore possa visualizzare i dati relativi agli impiegati provenienti da un campo IDImpiegato corrispondente.

INTEGRITA’ REFERENZIALE L'integrità referenziale è un sistema di regole utilizzate per assicurare che le relazioni tra i record delle tabelle correlate siano valide e che non vengano eliminati o modificati per errore i dati correlati. È possibile impostare l'integrità referenziale quando vengono soddisfatte tutte le seguenti condizioni: Il campo corrispondente della tabella primaria è una chiave primaria o dispone di un indice univoco. I campi correlati contengono lo stesso tipo di dati con due eccezioni: un campo Contatore può essere correlato a un campo Numerico la cui proprietà Dimensione campo sia impostata a Intero lungo e un campo Contatore la cui proprietà Dimensione campo sia impostata a ID replica può essere correlato a un campo Numerico la cui proprietà Dimensione campo sia anch'essa impostata a ID replica. Entrambe le tabelle appartengono allo stesso database di Access. Se si tratta di tabelle collegate, per impostare l'integrità referenziale è necessario che le tabelle siano state create in Microsoft Access e che il database in cui sono memorizzate sia aperto. Non è possibile applicare l'integrità referenziale a tabelle correlate di database in altri formati.

REGOLE PER L’INTEGRITA’ REFERENZIALE Non è possibile immettere un valore nel campo chiave esterna della tabella correlata che non esiste nella chiave primaria della tabella primaria. È possibile, comunque, immettere un valore Null nella chiave esterna, specificando che i record non sono correlati. Un ordine ad esempio non può essere assegnato a un cliente che non esiste, ma può essere assegnato a un cliente indefinito immettendo un valore Null nel campo ID cliente. Non è possibile eliminare un record da una tabella primaria, se esistono record corrispondenti in una tabella correlata. Non è possibile ad esempio eliminare un record relativo a un impiegato della tabella Impiegati se ci sono ordini assegnati a quell'impiegato nella tabella Ordini. Non è possibile modificare un valore chiave primaria nella tabella primaria, se quel record dispone di record correlati. Non è possibile ad esempio modificare un ID di un impiegato nella tabella Impiegati se ci sono ordini assegnati a quell'impiegato nella tabella Ordini.

AGGIORNAMENTO O ELIMINAZIONE A CATENA Per le relazioni alle quali è applicata l'integrità referenziale, è possibile specificare se si desidera utilizzare automaticamente le opzioni di aggiornamento a catena e di eliminazione a catena per i record correlati. Se si impostano queste opzioni, le operazioni di eliminazione e di aggiornamento, che di solito sarebbero impedite dalle regole sull'integrità referenziale, vengono consentite. Quando si eliminano record o si modificano i valori di chiave primaria in una tabella primaria, le modifiche alle tabelle collegate si rendono necessarie per conservare l'integrità referenziale.

AGGIORNA CAMPI CORRELATI A CATENA Con Aggiorna campi correlati a catena ogni volta che si modifica la chiave primaria di un record nella tabella primaria, la chiave primaria verrà automaticamente aggiornata al nuovo valore in tutti i record correlati. Se ad esempio si modifica un ID di un cliente nella tabella Clienti, il campo ID cliente nella tabella Ordini verrà automaticamente aggiornato per tutti gli ordini di quel cliente in modo da non interrompere la relazione. Gli aggiornamenti verranno eseguiti in successione senza visualizzare alcun messaggio. Nota Se la chiave primaria della tabella primaria è un campo Contatore, la selezione della casella di controllo Aggiorna campi correlati a catena non avrà alcun effetto poiché non è possibile modificare il valore di un campo Contatore.

ELIMINA RECORD CORRELATI A CATENA Con Elimina record correlati a catena ogni volta che si eliminano dei record nella tabella primaria verranno automaticamente eliminati i record correlati nella tabella correlata. Se ad esempio si elimina un record relativo a un cliente dalla tabella Clienti, tutti gli ordini di quel cliente verranno automaticamente eliminati dalla tabella Ordini. Quando si eliminano record da una maschera o da un foglio dati con la casella di controllo Elimina record correlati a catena selezionata, verrà visualizzato un messaggio di avviso che indica che è possibile che vengano eliminati anche i record correlati. Quando tuttavia si eliminano dei record utilizzando una query di eliminazione, questi verranno automaticamente eliminati nelle tabelle correlate senza visualizzare un messaggio di avviso.

QUERY Per trovare e recuperare solo i dati che soddisfano specifiche condizioni, compresi i dati di più tabelle, utilizzare le query. Una query può anche aggiornare o eliminare più record contemporaneamente, nonché eseguire calcoli predefiniti o personalizzati sui dati.

UTILIZZO DELLE QUERY Le query consentono di visualizzare, modificare e analizzare i dati in modi diversi. È inoltre possibile utilizzarle come origini record per maschere, report e pagine di accesso ai dati. In Access sono disponibili numerosi tipi di query: Query di selezione - è il tipo più comune di query, recupera i dati provenienti da una o più tabelle e visualizza i risultati in un foglio dati nel quale, con alcune limitazioni, è possibile aggiornare i record. Una query di selezione consente inoltre di raggruppare dei record e calcolare somme, medie, conteggi e altri tipi di totali.

UTILIZZO DELLE QUERY 2 Query con parametri - è una query che, durante l'esecuzione, visualizza una finestra di dialogo che richiede informazioni, ad esempio richiede di specificare i criteri per il recupero di record o di immettere il valore da inserire in un campo. È possibile strutturare la query in modo che vengano richieste più informazioni, ad esempio due date se si desiderano recuperare tutti i record che rientrano in un determinato intervallo di tempo. Le query con parametri risultano inoltre particolarmente utili come base per maschere, report e pagine di accesso ai dati. Query a campi incrociati - consentono di calcolare e di ristrutturare i dati per semplificarne l'analisi. Questo tipo di query consente di eseguire una somma, una media, un conteggio o qualsiasi altro tipo di totale sui dati raggruppati in base a due tipi di informazioni, uno nella parte inferiore sinistra del foglio dati e l'altro nella parte superiore. Query SQL – vengono create tramite un‘ istruzione SQL. Il linguaggio SQL (Structured Query Language) consente di eseguire ricerche, aggiornare e gestire database relazionali, quali i database di Access.

UTILIZZO DELLE QUERY 3 QUERY DI COMANDO: Una query di comando consente di apportare modifiche o di spostare molti record con una sola operazione. Sono disponibili quattro tipi di query di comando:  Query di eliminazione      Questo tipo di query elimina un gruppo di record da una o più tabelle. Con le query di eliminazione vengono eliminati sempre record interi, non solo determinati campi al loro interno. Query di aggiornamento Questo tipo di query apporta modifiche globali a un gruppo di record di una o più tabelle. Con una query di aggiornamento è possibile modificare i dati di tabelle esistenti. Query di accodamento      Questo tipo di query aggiunge un gruppo di record di una o più tabelle alla fine di una o più tabelle. Si supponga, ad esempio, che vengano acquisiti nuovi clienti e un database contenente una tabella di informazioni relative a tali clienti. Anziché digitare nuovamente tutte le informazioni, è possibile accodarle alla propria tabella Clienti. Query di creazione tabella    Questo tipo di query crea una nuova tabella in base a tutti i dati o parte dei dati contenuti in una o più tabelle. Le query di creazione tabella sono utili per creare una tabella che deve essere esportata in altri database o una tabella cronologica che contiene i vecchi record.

MASCHERE Una maschera è un tipo di oggetto di database utilizzato principalmente per l'inserimento o la visualizzazione dei dati in un database. Le maschere possono inoltre svolgere le funzioni di pannelli comandi, mediante i quali è possibile aprire altre maschere o report del database, oppure di finestre di dialogo personalizzate in cui è consentito l'intervento da parte degli utenti e in cui vengono eseguite azioni basate su tali interventi. La maggior parte delle maschere è associata a una o più tabelle e query del database. L‘origine record di una maschera fa riferimento ai campi delle tabelle e delle query sottostanti. Non è necessario che una maschera contenga tutti i campi di ogni tabella o query su cui è basata. Una maschera associata memorizza o recupera i dati dall'origine record sottostante. Le altre informazioni della maschera, quali il titolo, la data e il numero di pagina, sono memorizzate nella struttura della maschera.

CREAZIONE MASCHERA È possibile personalizzare una maschera in visualizzazione Struttura nei modi seguenti: Origine record Modificare le tabelle e le query su cui si basa una maschera. Controllo e assistenza dell'utente   È possibile impostare le proprietà della maschera in modo da consentire o impedire agli utenti di aggiungere, eliminare o modificare i record visualizzati in una maschera. È inoltre possibile aggiungere informazioni della Guida personalizzate allo scopo di fornire agli utenti informazioni sull'utilizzo della maschera. Finestra della maschera È possibile aggiungere o rimuovere i pulsanti Ingrandisci e Riduciaicona, i menu di scelta rapida e altri elementi della finestra della maschera. Sezioni   È possibile aggiungere, rimuovere, nascondere o ridimensionare le sezioni intestazione, piè di pagina e Corpo di una maschera e inoltre impostare le proprietà delle sezioni in modo da controllare l'aspetto e la modalità di stampa di una maschera.   Controlli   È possibile spostare, ridimensionare o impostare le proprietà dei tipi di carattere di un controllo e inoltre aggiungere a una maschera controlli che consentono di visualizzare i valori calcolati, i totali, la data e l'ora correnti e altri informazioni utili.

REPORT Il report rappresenta un metodo efficace per stampare i dati. La possibilità di controllare le dimensioni e l'aspetto di ogni elemento di un report consente di mostrare le informazioni nel modo desiderato. La maggior parte dei report è associata a una o più tabelle e query del database. L'origine record di un report fa riferimento ai campi delle tabelle e delle query sottostanti. Non è necessario che un report contenga tutti i campi di ogni tabella o query su cui è basato. Un record associato ottiene i dati dall'origine record sottostante. Altre informazioni relative alla maschera, quali titolo, data e numero di pagina, sono memorizzate nella struttura del report. Per analizzare i dati o stamparli con una particolare disposizione grafica, creare un report. È possibile ad esempio stampare un report che raggruppi i dati e calcoli i totali e un altro report con altri dati formattati per la stampa di etichette postali.

CREAZIONE REPORT E’ possibile personalizzare un report nei modi seguenti: Origine record Modificare le tabelle e le query su cui si basa un report. Ordinamento e raggruppamento dei dati   In un report è possibile disporre i dati in base a un ordinamento crescente o decrescente, raggruppare i record in uno o più campi e visualizzare i subtotali o i totali complessivi. Finestra del report È possibile aggiungere o rimuovere i pulsanti Ingrandisci e RiduciAIcona, modificare il testo della barra del titolo e altri elementi della finestra del report. Sezioni   È possibile aggiungere, rimuovere, nascondere o ridimensionare l'intestazione, il piè di pagina e le sezioni Corpo di un report. È inoltre possibile impostare le proprietà delle sezioni in modo da controllare l'aspetto e la modalità di stampa di un report. Controlli   È possibile spostare, ridimensionare o impostare le proprietà dei tipi di carattere di un controllo e inoltre aggiungere a un report controlli che consentono di visualizzare i valori calcolati, i totali, la data e l'ora correnti e altri informazioni utili.

PAGINA DI ACCESSO AI DATI Una pagina di accesso ai dati è un tipo speciale di pagina Web progettata per la visualizzazione e la gestione di dati provenienti da Internet o da una rete Intranet, ovvero dati memorizzati in un database di Access o in un database di Microsoft SQL Server. Nella pagina di accesso ai dati è inoltre possibile includere dati provenienti da altre origini, ad esempio Microsoft Excel. L'utilizzo di una pagina di accesso ai dati è simile all'utilizzo di una maschera. Consente infatti di visualizzare, immettere, modificare ed eliminare i dati contenuti in un database. È tuttavia possibile utilizzare una pagina esterna a un database di Microsoft Access in modo che gli utenti possano aggiornare o visualizzare i dati su Internet o su una rete Intranet. Per rendere i dati disponibili su Internet o in un'Intranet e consentire di creare report, immettere dati o analizzarli in modo interattivo, utilizzare una pagina di accesso ai dati. In Access, i dati vengono recuperati da una o più tabelle e visualizzati sullo schermo in base al layout creato in visualizzazione Struttura o scelto nella Creazione guidata Pagina.

ELEMENTI PAGINA ACCESSO AI DATI Corpo      Il corpo è l'area principale per la strutturazione di una pagina di accesso ai dati. In una pagina che consente l'immissione di dati, è possibile utilizzare questa area per visualizzare testo informativo, controlli associati a dati e sezioni. Sezioni    Le sezioni consentono di visualizzare il testo, i dati di un database e le barre degli strumenti Nelle pagine che supportano l'immissione di dati vengono in genere utilizzati due tipi di sezioni, ovvero le sezioni intestazione di gruppo e le sezioni di spostamento tra record. Le pagine possono inoltre includere sezioni piè di pagina e sezioni didascalia. Intestazione e piè di pagina di gruppo    Consentono di visualizzare i dati e di calcolare i valori. Spostamento tra record      Consente di visualizzare il controllo di spostamento tra record per il livello di gruppo. La sezione di spostamento tra record viene visualizzata dopo la sezione intestazione di gruppo e al suo interno non è possibile posizionare controlli associati. Didascalia      Consente di visualizzare le didascalie per le caselle di testo e altri controlli. Viene visualizzata immediatamente prima dell'intestazione di gruppo e al suo interno non è possibile posizionare controlli associati. A ogni livello di gruppo di una pagina di accesso ai dati è associata un' origine record. Il nome dell'origine record viene visualizzato nella barra di sezione di ogni sezione utilizzata per un livello di gruppo.

TIPI DI PAGINE ACCESSO AI DATI Le pagine di accesso ai dati vengono progettate in visualizzazione Struttura in Access. La pagina è un file separato memorizzato all'esterno di Microsoft Access. Quando si crea il file, nella finestra del database viene comunque aggiunto automaticamente un collegamento al file. La modalità di progettazione della pagina dipende dall'utilizzo della pagina: Report interattivi      Questo tipo di pagina di accesso ai dati viene spesso utilizzato per consolidare e raggruppare le informazioni memorizzate nel database e infine pubblicare riepiloghi dei dati. È possibile che nella pagina di accesso ai dati sia disponibile una barra degli strumenti con pulsanti per l'ordinamento e il filtraggio dei dati, nonché per l'aggiunta, la modifica e l'eliminazione dei dati in alcuni o in tutti i livelli di gruppo. Analisi dei dati      Questo tipo di pagina di accesso ai dati può includere un elenco di tabella pivot, simile a un rapporto di tabella pivot di Microsoft Excel che consente di riorganizzare i dati per analizzarli in modi diversi. Nella pagina è inoltre possibile includere un grafico per analizzare le tendenze, rilevare i modelli e confrontare i dati del database oppure un foglio di calcolo in cui immettere e modificare dati ed eseguire calcoli mediante formule come in Microsoft Excel.

MACRO Una macro è un set di una o più azioni, ciascuna delle quali esegue una determinata operazione, ad esempio l'apertura di una maschera o la stampa di un report. Le macro consentono di automatizzare le attività comuni. È possibile ad esempio eseguire una macro che stampa un report quando l'utente seleziona un pulsante di comando. Per macro si intende sia una singola macro costituita da una sequenza di azioni, sia un gruppo di macro. È anche possibile utilizzare un‘espressione condizionale per determinare se in alcuni casi un'azione viene eseguita o meno quando si esegue una macro.

GRUPPI DI MACRO Se si dispone di numerose macro, è possibile raggruppare quelle correlate in gruppi di macro per gestire più facilmente il database. È possibile eseguire una macro di un gruppo in un evento o in una routine evento digitando il nome del gruppo seguito da un punto e quindi dal nome della macro. In alcuni casi è possibile eseguire un'azione o una serie di azioni in una macro solo se è vera una determinata condizione. Se ad esempio si sta utilizzando una macro per convalidare i dati contenuti in una maschera, è possibile visualizzare un messaggio in risposta a un set di valori immessi in un record e un altro messaggio in risposta a un diverso set di valori. In questi casi è possibile utilizzare alcune condizioni per controllare il flusso della macro. Una condizione è un'espressione logica che risulta uguale a True/False oppure a Yes/No. La macro segue diversi percorsi a seconda che la condizione sia vera o falsa.

GRUPPI DI MACRO - 2 Durante l'esecuzione della macro verrà valutata la prima espressione condizionale. Se la condizione è vera, verrà eseguita l'azione contenuta in quella riga e le eventuali azioni immediatamente successive precedute dai puntini di sospensione (...) nella colonna Condizione. Vengono quindi eseguite tutte le altre azioni della macro con una colonna Condizione vuota, fino a quando non verrà raggiunta un'altra espressione, un nome di macro o la fine della macro. Se la condizione è falsa, l'azione e tutte le azioni immediatamente successive precedute dai puntini di sospensione (...) nella colonna Condizione verranno ignorate e si passerà alla riga di azione successiva contenente un'altra condizione o una colonna Condizione vuota. Gli argomenti delle azioni sono informazioni aggiuntive richieste da alcune azioni di macro, ad esempio, l'oggetto interessato dall'azione o le condizioni speciali in cui l'azione viene eseguita. Dopo aver aggiunto un'azione a una macro, impostare gli argomenti di quell'azione nella parte inferiore della finestra della macro. Questi argomenti forniscono informazioni aggiuntive su come eseguire l'azione.

GRUPPI DI MACRO Suggerimenti sull'impostazione degli argomenti delle azioni: È consigliabile in genere impostare gli argomenti dell'azione nell'ordine in cui sono elencati, perché le scelte per un argomento possono determinare quelle degli argomenti successivi Se si aggiunge un'azione alla macro trascinando un oggetto di database dalla finestra del database, verranno automaticamente impostati gli argomenti appropriati per quell'azione. Se un'azione utilizza un argomento che chiama il nome di un oggetto di database, è possibile impostare automaticamente l'argomento e il corrispondente argomento del tipo di oggetto trascinando l'oggetto dalla finestra del database nella casella degli argomenti. È possibile utilizzare un'espressione preceduta da un segno di uguale (=) per impostare molti argomenti dell'azione.

MODULI Un modulo è essenzialmente un insieme di dichiarazioni, istruzioni e routine memorizzati come una singola unità. Il modulo è scritto in codice Microsoft Visual Basic. In Microsoft Access sono disponibili due tipi di moduli: moduli standard e moduli di classe.

MODULI STANDARD I moduli standard contengono routine generali che non sono associate ad alcun altro oggetto e routine utilizzate di frequente che è possibile eseguire da un punto qualsiasi del database. Un modulo standard e un modulo di classe non associati a un oggetto specifico differiscono per area di validità e durata. I valori delle variabili o delle costanti dichiarate o esistenti in un modulo di classe senza un oggetto associato sono disponibili solo se il codice è in esecuzione e solo da quel determinato oggetto. I moduli standard sono elencati nella sezione Moduli nell'elenco Oggetti nella finestra del database. I moduli delle maschere e dei report e quelli standard sono elencati anche nel Visualizzatore oggetti.

MODULI DI CLASSE I moduli di maschera e di report sono moduli di classe associati a una determinata maschera o report contenenti in genere routine evento (routine evento: Routine eseguita automaticamente in risposta a un evento generato dall'utente o dal codice del programma oppure attivato dal sistema.) che vengono eseguite in risposta a un evento che si verifica sulla maschera o sul report. È possibile utilizzare le routine evento per controllare il funzionamento delle maschere e dei report e le risposte di questi oggetti ad azioni dell'utente quali il clic su un pulsante di comando. Quando si crea la prima routine evento per una maschera o per un report, viene automaticamente creato il modulo di maschera o di report associato. In Access 97 o versioni successive i moduli di classe possono esistere indipendentemente da una maschera o da un report. Questo tipo di modulo di classe è elencato nella finestra del database. È possibile utilizzare un modulo di classe per creare una definizione per un oggetto personalizzato. In Access 95 i moduli di classe esistono solo se associati a una maschera o a un report.

UTILIZZARE GLI STRUMENTI DI ANALISI In Microsoft Access sono disponibili due strumenti che consentono di perfezionare la struttura di un database: L'Analizzatore tabelle è in grado di analizzare una struttura di una tabella alla volta, di proporre nuove strutture e relazioni, se appropriate, e di dividere una tabella in nuove tabelle correlate, se opportuno. L'Analizzatore di Prestazioni è in grado di analizzare l'intero database e fornire consigli e suggerimenti per migliorarlo. La procedura guidata consente inoltre di implementare tali consigli e suggerimenti.

docente Aldo Guastafierro Laboratorio di informatica Anno scolastico 2009/2010 ITIS AUGUSTO RIGHI DI CORSICO (MI)