Principi e logiche di budgeting

Agenda Definizione Caratteristiche generali Funzioni Iter di redazione Vantaggi e svantaggi

Programmazione e controllo Obiettivi aziendali Obiettivi aziendali a breve di medio-lungo termine e lungo termine Sviluppo strategia Sviluppo strategia a lungo a lungo Pianificazione Pianificazione termine e termine e piani piani a breve termine a breve termine (ex-ante) Feedback Redazione del Redazione del budget aziendale budget aziendale Misurazione ed Misurazione ed analisi analisi delle performance delle performance Controllo Controllo (ex-post) Riformulazione degli obiettivi, Riformulazione degli obiettivi, della strategia e dei piani della strategia e dei piani

Una definizione (formale) di budget Documento contabile amministrativo che, con riferimento ad un orizzonte temporale di breve periodo, traduce in termini quantitativo – monetari i dati contenuti nel piano aziendale di medio-lungo andare Si compone di vari documenti (budget settoriali) relativi alle singole aree funzionali dell’azienda A livello globale d’azienda, si sintetizza in un bilancio preventivo

Una definizione (funzionale) di budget È uno strumento di controllo di gestione Coordina e sintetizza dati relativi alle varie aree funzionali dell’azienda Riguarda un orizzonte temporale futuro Risulta uno strumento di elevata responsabilizzazione e di incentivazione dei dipendenti e dei manager dell’azienda, ovvero ne orienta i comportamenti futuri

Le caratteristiche del budget Deriva dal piano strategico aziendale, costituendone il primo anno Esprime in termini economico-finanziari gli obiettivi che l’azienda intende raggiungere nel prossimo periodo (obiettivi – decisioni – risorse) È relativo all’azienda nel suo complesso (globalità) È articolato per centri di responsabilità È riferito ad intervalli di tempo infrannuali

Le funzioni del budget Guidare ed orientare le azioni dei manager e dei responsabili aziendali Coordinare ex-ante le azioni dei responsabili delle varie aree funzionali, assegnando idonee risorse Fornire i parametri economico-finanziari necessari al confronto obiettivi-risultati (vd. Meccanismo di feedback) Motivare i dipendenti ed i responsabili al raggiungimento degli obiettivi (ma: top-down o bottom-up?)

Quale approccio nella definizione? Top-Down Stile impositivo Obiettivi del piano decisi dall’alta direzione Elevato livello di dettaglio Mancata partecipazione del manager alla definizione degli obiettivi: può solo conseguirli… Scarsa conoscenza dei problemi locali? Difficile accettazione e demotivazione? Eccessiva enfasi posta sugli scostamenti negativi

Quale approccio nella definizione? Bottom-Up Stile partecipativo I CdR formulano le loro proposte di budget Gli obiettivi di budget vengono concordati tra i vari soggetti Enfasi sulle cause degli scostamenti Maggior spazio alle individualità ed agli obiettivi di area? Scarso coordinamento? Budget slacks? (riserve di risultato o risorse sovrabbondanti)

L’iter di redazione di un budget Nella sua forma definitiva un budget rappresenta un Bilancio d’esercizio preventivo, ovvero risulta composto dai seguenti documenti: a) budget economico (o conto economico preventivo); b) budget patrimoniale (o stato patrimoniale preventivo); c) budget finanziario (o prospetto di flussi finanziari preventivi).

I presupposti di formulazione del budget Prendere avvio dagli obiettivi generali stabiliti nel piano aziendale; il budget deve essere predisposto prima dell’inizio dell’anno cui si riferisce; sarebbe preferibile un coinvolgimento dei vari attori nel processo di redazione; rispetto della sequenzialità delle fasi di redazione del budget; Presenza di una mentalità strategica diffusa

BUDGET GLOBALE AZIENDALE: ECONOMICO; FINANZIARIO; PATRIMONIALE OBIETTIVI GENERALI DEL BUDGET BUDGET COMMERCIALE BUDGET DEL MAGAZ. PRODOTTI BUDGET DELLA PRODUZIONE BUDGET DELLE ALTRE AREE FUNZIONALI SIMULAZIONE MODELLI ECONOMICI BUDGET DELLE Q. VENDUTE E DEI RICAVI BUDGET DEI COSTI COMMERCIALI MATERIE PRIME E DEGLI APPROVVIG. PERSONALE DELLE SPESE GENERALI TECNICHE BUDGET DEI COSTI DI: DIREZIONE GENERALE R&S FINANZA etc. DEGLI INVESTIMENTI DEI FINANZIAMENTI BUDGET GLOBALE AZIENDALE: ECONOMICO; FINANZIARIO; PATRIMONIALE VERIFICA PROFILO ECONOMICO E FINANZIARIO DEL PIANO

L’agenda da seguire Definizione delle linee guida e degli obiettivi generali del budget; formulazione del budget delle vendite; preparazione di massima degli altri budget; negoziazione tra responsabili, posti a vari livelli gerarchici, ai fini di un accordo definitivo sui piani; coordinamento e revisione delle singole componenti del budget; approvazione finale; distribuzione del budget approvato. 

I vantaggi del budget Incentiva i vari responsabili dei CdR ad utilizzare le risorse aziendali in maniera economica e razionale Svolge un fondamentale ruolo di motivazione dei manager e dei responsabili di area Consente il coordinamento delle attività Consente il confronto tra risultati e previsioni e la conseguente messa in atto di azioni correttive (meccanismo di feedback )

Gli svantaggi del budget In condizioni di forti instabilità e turbolenza ambientali, le previsioni del budget risultano non sempre attendibili (vd. uso della simulazione) Richiede uno spirito aziendale di budget, ovvero deve essere «accettato» Talora enfatizza eccessivamente la componente economica della gestione, rispetto a quella finanziaria Deve essere redatto con grande cura