CIRCONDARIO EMPOLESE VALDELSA Seminari per gli amministratori comunali Il ruolo del Comune nello sviluppo del territorio Gli scenari e le nuove sfide I sistemi di programmazione e controllo La gestione del miglioramento e dell'innovazione Luigi Campagna Adriana Laudani Empoli, 26 Settembre 2009 1 1 1

1.1. I processi di globalizzazione e lo sviluppo locale Il principio di sussidiarietà a servizio del governo democratico delle società complesse e globalizzate La sussidiarietà nell’ordinamento costituzionale italiano: un nuovo sistema di relazione tra le istituzioni e con la società Sussidiarietà e decentramento Il principio di sussidiarietà, la funzione di governo delle comunità locali e i sistemi di governance del territorio

1.2. LA SUSSIDIARIETA’ ISTITUZIONALE Determina un nuovo rapporto tra i diversi livelli istituzionali di governo, non più gerarchico, ma paritario funzionale cooperativo integrativo Prevede una nuova allocazione dei poteri, delle competenze e delle responsabilità, a partire dai livelli istituzionali di governo più vicini ai cittadini

1.3. LA SUSSIDIARIETA’ SOCIALE Legittima i cittadini e le loro associazioni ad esercitare direttamente funzioni e compiti di rilevanza sociale Costituisce uno sviluppo della funzione di partecipazione ed è espressione della sfera della cittadinanza attiva amministrativa E’ funzionale ad accrescere, rafforzare e qualificare l’esercizio dei poteri e delle responsabilità pubbliche

1.4. GLI ELEMENTI COSTITUTIVI DI UN SISTEMA TERRITORIALE Un sistema territoriale, inteso quale l’insieme di risorse materiali e immateriali tra loro correlate, é costituito da Gli attori che vivono ed operano nel territorio e che danno vita alle relazioni La cultura, le tradizioni e gli usi L’assetto fisico ed infrastrutturale Le tecnologie Le strategie La qualità di un sistema territoriale dipende, in larga misura, dalla qualità delle relazioni

1.5. I SISTEMI TERRITORIALI: GOVERNO E GOVERNANCE Le principali dimensioni dell’azione di governo Nazionale Regionale Sub regionale o locale (provinciale e comunale) GOVERNANCE I protagonisti del sistema di governance Il governo nazionale L’agenzia regionale Gli attori sociali ed istituzionali del sistema territoriale locale

1.6. Le risorse da attivare per una buona rete di governance Autonomia, competenza e responsabilità degli attori interni ed esterni Cooperazione e sussidarietà tra gli attori sociali ed istituzionali coinvolti Informazione e comunicazione (patrimonio informativo e documentale condiviso) Le nuove tecnologie della informazione e comunicazione (portali, siti dedicati, sportelli telematici, sistemi di interconnessione, ecc.)

1.7. LA PARTECIPAZIONE E’ la funzione che alimenta il sistema di governance Connota, accompagna e qualifica ogni fase delle politiche: dalla programmazione, all’attuazione, alla verifica e valutazione Definisce il ruolo di ciascun attore, quale co- protagonista dei processi Si realizza attraverso molteplici modalità e strumenti

1.8. LA TRASPARENZA La trasparenza costituisce il principale strumento di tutela per il cittadino ed insieme una risorsa essenziale per l’attuazione dei processi di miglioramento dell’azione amministrativa E’ finalizzata a all’attivazione contestuale dei sistemi di controllo interni all’amministrazione ed esterni da parte dei cittadini

1.9. LA TEMPESTIVITA’ I procedimenti amministrativi devono concludersi entro il termine previsto, mediante provvedimento espresso Le amministrazioni sono tenute al risarcimento del danno ingiusto cagionato in conseguenza dell’inosservanza dolosa o colposa del termine di conclusione del procedimento Il rispetto dei termini di conclusione dei procedimenti rappresenta un elemento di valutazione dei dirigenti

1.10. LA SEMPLIFICAZIONE La semplificazione delle attività e dei procedimenti amministrativi costituisce un obbligo generale e permanente che richiede interventi su le norme l’organizzazione le procedure e gli adempimenti il linguaggio

2. I SISTEMI DI PIANIFICAZIONE E CONTROLLO TRADIZIONALMENTE LA LETTERURA ORGANIZZATIVA HA INTRODOTTO UNA DISTINZIONE TRA PIANIFICAZIONE E CONTROLLO, ANCHE DAL PUNTO DI VISTA DELL’ATTRIBUZIONE DI RESPONSABILITÀ. NEI REPERTORI DI FUNZIONI DI DIREZIONE LA PIANIFCAZIONE E IL CONTROLLO SONO SPESSO RIPORTATE COME DUE DISTINTE FUNZIONI DA UN PUNTO DI VISTA ASTRATTO ESSE INFATTI SONO LOGICAMENTE DEFINIBILI MA IN UNA ORGANIZZAZIONE ESSE NON SONO UTILMENTE DISTINGUIBILI DAL MOMENTO CHE GLI ATTORI CHE INTERVENGONO NEL PROCESSO SONO INTERESSATI SIA AGLI ASPETTI DI PIANIFICAZIONE CHE AGLI ASPETTI DI CONTROLLO 12

2.1 AMBITI DI CONTROLLO NELLA P.A. controllo di regolarità amministrativa e contabile, garantisce legittimità, regolarità e correttezza dell’azione amministrativa; valutazione della dirigenza, misura e valuta le prestazioni dei dirigenti anche in base ai risultati del controllo di gestione ; controllo di gestione, verifica l’efficacia, l’efficienza e l’economicità dell’azione amministrativa per ottimizzarla tempestivamente ; controllo strategico, valuta l’adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione dei piani, programmi ed altri strumenti di determinazione dell’indirizzo politico, in termini di congruenza tra risultati conseguiti e obiettivi predefiniti. OPPORTUNITÀ DI ARCHITETTARE I CONTROLLI TENENDO CONTO DELLE SPECIFICITÀ ORGANIZZATIVE E GESTIONALI LOCALI 13 13

RESPONSABILI OPERATIVI 2.2. GERARCHIA AZIENDALE E SISTEMI DI PIANIFICAZIONE E CONTROLLO (IL MODELLO DI ANTHONY) VERTICE Pianificazione e controllo strategico :processo di specificazione degli obiettivi/vincoli di lungo periodo della organizzazione e del loro adattamento, di decisione sulle risorse da impiegare e delle politiche di impiego MANAGEMENT Controllo direzionale : processo di decisione mediante il quale i dirigenti si assicurano che gli obiettivi specifici siano conseguiti combinando opportunamente le risorse affidate RESPONSABILI OPERATIVI Controllo operativo : processo di gestione con il quale i responsabili regolano i processi operativi di realizzazione dei prodotti servizi specifici 14 14

2.3. Il nodo della distinzione/integrazione dei poteri tra organi politici e dirigenza Agli organi di direzione politica (GOVERNANCE) poteri di indirizzo generale (definizione di strategie, risultati attesi, vincoli, risorse e macro regole gestionali) poteri di verifica e controllo generale Alla dirigenza (MANAGEMENT) concorso sulla definizione degli indirizzi e degli obiettivi generali attuazione degli indirizzi e degli obiettivi generali controllo operativo disponibilità delle leve gestionali Al di là del trasferimento dei poteri di firma, vi è l’esigenza di una profonda ridefinizione dei ruoli e delle identità Necessità di definire nuovi meccanismi e nuovi strumenti gestionali che aiutino tale ridefinizione 15

2.4. Ruoli organizzativi e fabbisogno di pianificazione e controllo Missione del ruolo Spazi decisionali Esigenze di controllo Governare il sistema Definire le strategie Soddisfare gli stakeholder Indirizzo strategico sui risultati complessivi Azioni sul contesto Pianificazione strategica Opzioni strategiche sulle risorse Controllo strategico AUTORITÀ POLITICA Governare l’assetto organizzativo Indirizzare le linee di servizio Governare l’innovazione Individuazione ed allocazione /obiettivi e risorse Governare routine/innovazione Manovrare la macchina Raffronto obiettivi/risorse e monitoraggio risultati/risorse Portafoglio innovazione Monitoraggio prestazioni della macchina DIREZIONE Guida operativa risorse Combinazione operativa risorse Miglioramento locale Gestione dei processi e dei progetti Individuare spazi di miglioramento Ottimizzazioni risorse/risultati/servizio Miglioramento locale MANAGEMENT OPERATIVO 16

2.5. I cicli di governo: I processi di gestione e l’interazione tra i cicli STRATEGICO Auditing qualità PIANO STRATEGICO VALUTAZIONE RILEVAZIONE ATTUAZIONE BUDGET DIREZIONALE VALUTAZIONE RILEVAZIONE DIREZIONALE REALIZZAZIONE PIANI OPERATIVI VALUTAZIONE OPERATIVO RILEVAZIONE REALIZZAZIONE 17 17

2.6. I sistemi di pec Definizione Applicazione tipica 1. PeC Strategico Insieme di processi e strumenti per l’elaborazione di una strategia per il conseguimento della missione di una organizzazione, il pilotaggio coerente della sua realizzazione in relazione alle dinamiche di contesto Piano di Impresa/Bilancio sociale: Piano di mandato Stato Patrimoniale/conto economico/flussi finanziari Investimenti Politiche aziendali Controllo strategico 2. PeC Direzionale Insieme di processi e strumenti per dirigere la realizzazione di un piano annuale di risultati, sostenuto da una coerente combinazione organizzativa delle risorse, dall'equilibrio dei ricavi e costi , da interventi correttivi di allineamento delle realizzazioni PEG/budget di direzione Obiettivi attesi piani di attività progetti di investimento spese di funzionamento investimenti Controllo di gestione 3. PeC Operativo Insieme di processi e strumenti per dimensionare i risultati tecnico-fisici e le modalità realizzative, per gestire e regolare/migliorare l’avanzamento del processo e dei servizi intervenendo sulla combinazione produttiva Piano di produzione e lavoro - prestazioni di servizio/prodotto - prestazioni di processo Interventi migliorativi Controllo tecnico operativo 4. Auditing Sistema di verifica di secondo livello della funzionalità dei processi operativi, della affidabilità dei sistemi gestionali, della coerenza degli assetti organizzativi a fini di apprendimento/miglioramento Piano Qualità: - Standard di servizio - Accordi di servizio - Indicatori di qualità Piano di Audting: - Standard e verifiche 18 18

2.7. Rapporto tra sistema di pianificazione e sistema di valutazione delle prestazioni ATTORI FASI TEMPI NUCLEO DI VALUTAZIONE PROCEDURE O CICLO LIVELLO CONTENUTI SISTEMA DI PIANIFICAZIONE STRATEGICO DIREZIONALE OPERATIVO OBIETTIVI (PRIMA) RISULTATI (DOPO) PROCEDURE NEGOZIALI ATTORI FASI TEMPI SUPERVISIONE/AUDIT DI SISTEMA SOTTOSISTEMA DI DEFINIZIONE DEI RISULTATI DA VALUTARE CONTENUTI DA DIMENSIONARE E MONITORARE PROGETTI E INDICATORI ATTIVITÀ E INDICATORI COMPORTAMENTI E INDICATORI SISTEMA DI VALUTAZIONE PROCEDURE CALCOLO QUOTE PREMIALI ATTORI, CHI E QUANDO SOTTOSISTEMA DI DEFINIZIONE DEL PREMIO RILEVAZIONE DEI RISULTATI VALUTAZIONE CONTENUTI 19 19

2.8. I requisiti del processo di pianificazione e controllo 20

2.9. Il processo di negoziazione nella valutazione: fasi ed attori 3 Proposta di Piano 4 Negoziazione Fasi 5 Controllo Avanzamento 6 Valutazione finale 1 Assegnazione Obiettivi 2 Confronto Preliminare Livelli Piano di Direzione Report Scheda 1. Direzione 2. Servizi (Dirigenti) 3. Sezioni (PO) 4. Operatori colloqui Ipotesi di Piano Report Piano di Servizio Scheda colloqui dirigenti, responsabili e figure professionali hanno un ruolo attivo di proposta nella definizione del piano di lavoro le figure più operative sono chiamate a discutere il piano formulato dal livello che assegna gli obiettivi ed individua le azioni operative (o comportamenti) più funzionali 21 21

3. Il miglioramento/cambiamento Fattori di successo Attività correnti Miglioramento continuo Innovazione radicale Trasferimento 22

3.1. Un modello per la classificazione degli obiettivi 23

3.2. Le fasi generali di un progetto di miglioramento dei processi aziendali SVILUPPO VISIONE STRATEGICA GESTIONE STRATEGIA D I INTERVENTO MAPPATURA PROCESSI E PRIORITÀ INTERVENTO ANALISI DEL PROCESSO GESTIONE PROGETTO DIAGNOSI DEL PROCESSO RIDISEGNO DEL PROCESSO IMPLEMENTAZIONE CAMBIAMENTO

3.3. Il modello delle determinanti Ambiente esterno Cliente Flusso delle attività Prodotto/servizio Organizzazione Principi organizzativi di riferimento Determinanti Risorse e Competenze Performance del processo Pian. e controllo prestazioni Tecnologia del processo

3.4 I modi: “prima migliorare poi innovare” CAMBIO MODELLO ORGANIZZAZIONE SNELLA SISTEMI DI CONTROLLO DIREZIONALI INTEGRATI MACRO: FILIERA E SISTEMA DIREZIONALE EVOLUZIONE MODELLO EVOLUZIONE SISTEMI DIREZIONALI RIDUZIONE DI CRITICITÀ DIFFUSE GESTIONE PER PROCESSI) GESTIONE PER PROGETTI REENGINEERING PROCESSI TRASVERSALI CRITICI MESO: PROCESSI E ICT SVILUPPO NUOVE STRATEGIE INCREMENTO DELLE PRESTAZIONI ARRICCHIMENTO DEI RUOLI IN PUNTI CRITICI CAMBIO MIX RISORSE UMANE FISIOLOGICO ALLARGAMENTO E ARRICCHIMENTO DEI RUOLI LAVORO IN TEAM DIFFUSO CAMBIO MIX RISORSE UMANE ACCELERATO MICRO: RUOLI E ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO 1 MIGLIORAMENTO 2 INNOVAZIONE 26