Library European University Institute Library Strategie di conservazione e depositi condivisi Per una gestione dinamica del patrimonio delle biblioteche Tommaso Giordano Firenze, 24 novembre 2006 Depositi condivisi e servizi distribuiti: per una gestione sostenibile delle raccolte documentarie Incontro organizzato della Sezione Toscana dellAssociazione Italiana Biblioteche

LA TESI emergenza conservazione del patrimonio cartaceo e digitale ricerca di soluzioni sostenibili basate sulla collaborazione e sulla condivisione è il metodo più efficace per affrontare il problema

Library European University Institute Library Punti critici (storici) Punti critici (storici) evoluzione dalla biblioteca magazzino alla biblioteca open shelves la biblioteca open s. implica lo sfoltimento delle racolte deficit di cooperazione: carenza di strutture condivise raccolte per accumulazione: ridondanza e lacune scarsa pratica di selezione - deselezione (attitudine burocratica) livelli di conservazione e priorità scarso uso dei documenti posseduti (prestito/ILL/cons.)

Library European University Institute Library Punti critici (emergenti) Punti critici (emergenti) digitalizzazione massiva (accessibilità) / gestione originali patrimonio/uso/costi transizione spazio utenti vs spazio per collezioni e-only: transizione verso il digitale investimenti per linnovazione/riallocazione fondi giustificare la conservazione del cartaceo restrizioni finanziarie

Library European University Institute Library Bibliometrica Valutazione delle collezioni e del loro uso come strumento di gestione Gli studi Donald J. Urquhart (UK, )): analisi statistica e probabilità applicata alla gestione delle collezioni La regola 80/20 di R. L. Trueswell (USA, fine anni 60) Rapporto Atkinson (UK, 1976): self renewing library (sulla gestione e lo sviluppo degli spazi per le collezioni); valutazioni ridondanza (studi progetti digitalizzazione) studi aggregazione domanda/offerta (ILL/circulation) statistiche produzione libraria e acquisizioni biblioteche

Library European University Institute Library Soluzioni cooperative Rilancio dei depositi condivisi/ digitalizzazione massiva Modelli centralizzati: la cura delle collezioni affidata ad un deposito gestito in cooperazione Modelli distribuiti: ciascuna biblioteca assicura la copertura/ conservazione di soggetti/titoli secondo piani concordati

Library European University Institute Library Depositories and/or repositories Proprietà delle collezioni a) rimane alle singole biblioteche ( collocazione separata) b) viene trasferita al deposito Depository Condivisione del magazzino Repository (last copy repository) - condivisione delle raccolte - la selezione cooperativa in una certa area/gruppo, deduplicazione - completamento delle racolte (lacune ecc.), integrando anche con acquisti - condivisione della proprietà / trasferimento della proprietà al deposito - conservazione a lungo termine

Library European University Institute Library FUNZIONI REPOSITORY ACQUISIZIONE INTEGRAZIONE CONSERVAZIONE ILL/EDD SELEZIONE DEDUPLICAZIONE CAT

Library European University Institute Library Depositi cooperativi Caratteristiche e servizi: Ambiente a norma per la conservazione materiale bibliografico Attrezzatura adatta per limmagazzinamento intensivo e robottizzato. Accessionamento e collocazione Pulizia e conservazione (alcuni con laboratorio) Servizio di trasporto documenti tra le biblioteche ILL - electronic delivery Accesso sul posto agli utenti per casi speciali Catalogo Acquisto cooperativo per completare aggiornare le collezioni Gestione diretta o in outsourcing

Library European University Institute Library Finlandia National Repository of Finland Library (FRL). Costi a carico dellAmm. Centrale: 1,3 M Euro anno Trasferimento: secondo il mod. self renewing (crescita zero, metà scarto locale) Proprietà trasferita al deposito Crescita: 4-7 kml annui Ricevuti 80 km di vol. in 13 anni, 48 km dopo deduplicazione. Capacità: 15,5 ml x mq (uno dei più efficienti) Sezione robotizzata : scaffali 14mh Catalogo Integrato nella rete nazionale (ILL ecc.)

Library European University Institute Library Australia CARM (consorzio CAVAL, biblioteche universitarie) dal 1997:2 ml di vol, copie meno usate e last copies patrimonio alle biblioteche e/o trasferito al centro servizio ILL/EDD, laboratorio restauro ecc. costruito con capitale biblioteche, proprietarie quota parte le biblioteche che non proprietarie pagano per volume

Library European University Institute Library Francia Modello centralizzato Basato sul CTLes (Centro Tecnico per il Libro dellEducazione Superiore), dal 1994 Missione a livello nazionale: collezione storico-scientifiche, università Ente indipendente, condivide sito e alcuni servizi con BF Costi op Euro a. Capacità:80 kml (3M v.); crescita 5000 ml annui 50 % dei vol. proprietà delle biblioteche, laltro 50 % trasferiti con donazione; 58 % formato da periodici Collezioni catalogate in rete Servizio ILL

Library European University Institute Library Francia (cont.) Modello distribuito Conservazione pubblicazione regionali Il caso più interessate: la Borgogna Accordo: le biblioteche acquistano 2 copie di un certo soggetto/disciplina; una a disposizione del pubblico, una considerata copia di archivio Modello conservazione periodici cooperazione finanziata da stato e regioni, coordinate dalle SRL (strutture regionali) dalla federazione nazionale del mestiere del libro (FFFCB) Centri di conservazione: biblioteche che assumono la funzione di conservare un certo titolo e mantenere labbonamento cartaceo corrente Biblioteca membro: si impegna a non scartare le proprie collezioni senza aver sentito prima il centro responsabile per quel titolo Stesso schema applicato alla conservazione di collezioni speciali, ad esempio la letteratura per ragazzi

Library European University Institute Library Modelli della transizione CASS, Scozia Progetto pilota, 6 università: Staff e locali della Bibl. Nazionale, finanziamento dal centro Prima fase: proprietà divisa, non deduplicazione Principalmente periodici Catalogo CASS in rete Trasporto, prestito, e- delivery, servizio in 24h Disponibili 6000 ml con possibilità di crescita fino a Finanziamento: contributo dal centro, le biblioteche pagano per ml di spazio prenotato + altri costi (trasporto ecc.) Futuro: modello condivisione collezioni e licenze, conservazione a lungo termine carta e digitale

Library European University Institute Library GRECIA Il caso della Grecia Contratto e-only periodici a tutte le università consorziate Una solo copia cartacea per uso archivio Depositato in una biblioteca di Atene

SullArno dargento Scenario puramente immaginario Sviluppo deposito biblioteche SDIAF -50 biblioteche: 6 ml v % pubblicazioni post trasferibili v. (pari al 40%) -deduplicazione v.(30%) = deposito: capienza (83 km lineari) -inizio: trasferiti v. -trasferimento annuo: v. - previsti 16 anni di crescita -

European University Institute Library SullArno dargento 2 impatto spazi biblioteche: inizio, riduzione tot. 80 km l.scaff. (superficie mq) impatto spazi biblioteche: inizio, riduzione tot. 80 km l.scaff. (superficie mq) trasferimento annuo:1600 ml scaff. trasferimento annuo:1600 ml scaff. conservazione differenziata (libro antico, pre-post 1966, ecc.) conservazione differenziata (libro antico, pre-post 1966, ecc.) magazzino fuori zona inondazione magazzino fuori zona inondazione maggiore sicurezza e cura delle collezioni maggiore sicurezza e cura delle collezioni migliore utilizzazione spazi biblioteche migliore utilizzazione spazi biblioteche costi iniziali: impianto, deselezione / aggiornamento cataloghi trasferimento raccolte costi iniziali: impianto, deselezione / aggiornamento cataloghi trasferimento raccolte costi gestione: manutenzione impianto, sicurezza e custodia, servizi, amministrazione/gestione costi gestione: manutenzione impianto, sicurezza e custodia, servizi, amministrazione/gestione

European University Institute Library SullArno dargento 3 Associazione/consorzio Associazione/consorzio Enti fondatori: Regione, Provincia; comuni, biblioteche Enti fondatori: Regione, Provincia; comuni, biblioteche bilancio corrente: quote partners (biblioteche/archivi) bilancio corrente: quote partners (biblioteche/archivi) Bilancio: Regione - enti locali; biblioteche e organizzazioni aderenti secondo quota annuale in base alluso del deposito; Bilancio: Regione - enti locali; biblioteche e organizzazioni aderenti secondo quota annuale in base alluso del deposito; sinergie con piano nazionale conservazione - deposito legale sinergie con piano nazionale conservazione - deposito legale studio di fattibilità, progetto pilota studio di fattibilità, progetto pilota

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