Segretariato Tecnico Congiunto Il sistema informatico di monitoraggio del Programma “GEFO” 20 marzo 2013 L’utilizzo del sistema per le attività di monitoraggio, rendicontazione e verifica documentale Paola Ferrario Segretariato Tecnico Congiunto

La struttura del Sistema GEFO 1 - Profilo soggetto richiedente 2 - Dossier Progetti 3 - Gestione progetto: Richiesta liquidazioni (workflow “avanzamento progetto”) Richiesta modifiche di budget e proroghe (workflow “rideterminazione”) 4 - Rendicontazioni progetto: Intermedie Finale 5 - Monitoraggio

1 - profili e abilitazioni - concetti essenziali Il profilo del soggetto è unico per tutta la piattaforma GEFO (anche per altri fondi). Per eventuali richieste deve essere contatto il num. verde 800.131.151. Il progetto ID xxxxxx finanziato con Interreg Ita-Ch è gestibile online da un solo UTENTE abilitato dal soggetto richiedente capofila come USER. Tale utente viene definito come “proprietario di progetto”. Il proprietario di progetto può essere modificato dal Segretariato a seguito di richiesta scritta da parte del capofila. QUINDI: OGNI CAPOFILA DEVE IDENTIFICARE LA PERSONA FISICA A CUI AFFIDA IL RUOLO DI “PROPRIETARIO DI PROGETTO”, che non sostituisce in ogni caso il responsabile di progetto (ossia il firmatario delle comunicazioni ufficiali del capofila). Di default è l’utente che ha caricato la domanda di progetto.

2 – dossier progetti Nella sezione “dossier progetti” l’utente associato al profilo del soggetto capofila può visualizzare i progetti gestiti. Solo il proprietario di progetto può interagire con le funzionalità di gestione offerte dal sistema GEFO

3 - Gestione del progetto richieste di liquidazione Le richieste di liquidazione vengono inserite in GEFO dal Capofila di progetto. La richiesta di anticipo viene caricata direttamente dal Segretariato sulla base della richiesta cartacea e delle Convenzione sottoscritta. Il Capofila può inoltrare, al raggiungimento delle soglia di spesa previste, le seguenti richieste: Primo acconto Secondo acconto Saldo NB - se si richiede il 1° acconto è necessario richiedere anche il 2° acconto - Il saldo è richiedibile dopo l’inoltro del documento “dichiarazione conclusione lavori”

3 - Gestione progetto richiesta modifiche Le richieste di modifica devono essere inserite nel sistema GEFO con il modulo “workflow ripianificazione” a cura del Capofila/Referente unico di progetto Sono inseribili le richieste di: Modifica di categoria di spesa Modifica di budget tra partner Richiesta di proroga ATTENZIONE!!! L’apertura di una modifica in bozza blocca la possibilità di rendicontare e di validare la spesa a cura del controllore. Se dovesse accidentalmente accadere contattate il tutor di progetto

4 - Rendicontazione progetti Le rendicontazioni vengono inserite in GEFO a cura del Capofila di progetto, sulla base delle rendicontazioni presentate dai partner in formato cartaceo. E’ possibile presentare un numero indefinito di rendicontazioni intermedie. Le fatture devono essere inserite per ogni singolo soggetto partner, per ogni categoria di spesa con capienza sufficiente. Il capofila può inserire le fatture direttamente nella rendicontazione del soggetto oppure “pescare” i dati del documento giustificativo precedentemente caricato dal partner nell’utility ed imputarlo totalmente o parzialmente al progetto

4 - Utility del soggetto richiedente La sezione UTILITY è un semplice contenitore dei dati relativi ai documenti giustificativi del soggetto richiedente e delle relative quietanze. LA SEZIONE NON E’ ASSOCIATA AL PROGETTO L’IMPUTAZIONE AL PROGETTO E’ EFFETTUABILE UNICAMENTE DAL CAPOFILA NELLA SEZIONE RENDICONTAZIONE DEL PROGETTO Il partner “aggregato cofinanziatore” non può visualizzare la sezione rendicontazione del progetto.

I dati finanziari visualizzabili In tutte le sezioni del sistema adibite al monitoraggio finanziario sono presenti due colonne di dati: PRESENTATO Importo approvato dal Comitato di Pilotaggio in sede di approvazione del finanziamento (comprensivo di eventuali rideterminazioni) AMMESSO Importo approvato aggiornato con eventuali modifiche concesse. Si visualizza l’ultimo importo convalidato a seguito di modifiche di budget

I dati visualizzabili nella sezione “rendicontazione”   Nelle sezioni adibite alla rendicontazione e validazione della spesa sono presenti le seguenti colonne di dati:   IMPUTATO: totale delle spese imputate nella rendicontazione singola VALIDATO: totale delle spese approvate in sede di controllo documentale nella rendicontazione singola IMPUTATO TOTALE: totale delle spese imputate sino al momento di consultazione; NB: detto importo è comprensivo delle spese eventualmente inserite in precedenti rendicontazioni sospese dal controllore e re-imputate in una rendicontazione successiva APPROVATO TOTALE: totale delle spese approvate in sede di controllo documentale sino al momento della consultazione

NOTA IMPORTANTE ATTENZIONE: in caso di rideterminazione del budget dovuta ad irregolarità riscontrate a seguito di controlli in loco la colonna “ammesso” e la colonna “approvato” non registrano il dato aggiornato il sistema permette il caricamento delle spese in ogni singola categoria sino al limite dell’importo «ammesso» in relazione a quanto già validato in sede di controllo documentale (MAX IMPUTABILE NELLA SINGOLA RENDICONTAZIONE = AMMESSO - APPROVATO TOTALE )

Rendicontazione

Imputazione fattura

Alcune regole base Le spese inserite possono essere imputate al progetto totalmente o parzialmente. Il sistema effettua i seguenti controlli quando viene associata una spesa al progetto: Per ogni spesa l’imputato non può superare l’importo pagato (considerando anche lo storico) Il totale imputato non può superare la capienza della categoria di spesa del soggetto al momento della rendicontazione (capienza=ammesso-approvato)

Allegati alla rendicontazione Non è necessario effettuare l’upload dei pdf delle fatture. E’ necessario effettuare l’upload della check-list appalti in pdf, debitamente sottoscritta, in caso di rendicontazione di spese relative ad affidamenti.

Cosa succede dopo l’invio elettronico della rendicontazione? La rendicontazione passerà da “in bozza” a “presentata”. Il capofila a seguito dell’invio elettronico della rendicontazione dovrà: Stampare la dichiarazione di spesa Stampare l’elenco delle fatture Inoltrare i documenti di cui sopra firmati dal rappresentante legate del capofila alla struttura di controllo competente unitamente alle copie conformi dei documenti (come da Linee Guida)

Cosa succede dopo la conclusione delle operazioni di controllo? La rendicontazione passerà da “presentata” a “validata”. Il capofila di progetto riceverà il verbale di controllo in formato cartaceo. Nella rendicontazione validata si potranno visualizzare i dettagli delle spese, con gli eventuali commenti inseriti dalle strutture di controllo. Nel caso in cui una spesa sia stata convalidata a “zero” o parzialmente si potranno leggere le motivazioni della correzione. In tali casi la struttura di controllo può decidere di sospendere l’approvazione di una spesa. Questa operazione viene effettuata a cura del controllore selezionando “reimputabile SI” nell’apposita sezione relativa alla singola spesa. Se la spesa è reimputabile il capofila potrà ripresentarla in una rendicontazione successiva.

Grazie per l’attenzione!! Per ogni richiesta di chiarimenti si prega di contattare il Segretariato Tecnico Congiunto Palazzo Lombardia - Piazza Città di Lombardia, 1 20124 MILANO Telefono: +39 02 6765 5319 +39 02 6765 2080 +39 02 6765 2221 +39 02 6765 2138 STCitaliasvizzera@regione.lombardia.it Grazie per l’attenzione!!