la maincourante a mano come allenare il cervello con a cura del prof. Nicola Tantimonaco docente di Accoglienza Turistica presso l’Istituto Professionale di Stato per l’Enogastronomia e l’Ospitalità Alberghiera “Giovanni Marchitelli” di Villa Santa Maria (Chieti)

Il termine maincourante deriva dal francese e, nella traduzione letterale, significa mano che corre. In effetti, le operazioni manuali ad essa collegate, riproducono proprio il movimento della penna che, ripetutamente, da sinistra verso destra corre lungo i righi del modello. Con tale termine, si indica il sistema contabile generale alberghiero, manuale o computerizzato, degli addebiti e degli accrediti riferiti agli Ospiti della Casa. Tale sistema venne inventato intorno alla fine del 1800 e risulta essere, ancora oggi, di particolare efficacia.

foglio di MAINCOURANTE data ____/____/____ foglio di MAINCOURANTE

Partendo dalla sinistra del modello, troviamo la colonna in cui inserire i numeri di camera dei Clienti, un rigo per ogni camera, quindi, le presenze distinte in adulti, bambini e ospiti anche per differenziare le tariffe piene da quelle ridotte e da coloro che non pagano affatto: le presenze dei neonati appaiono tra parentesi (1). Segue la colonna dei Cognomi e nomi da scrivere, preferibilmente, in stampatello, quelle relative all’arrangiamento giornaliero del nucleo familiare distinto in bed & breakfast/room-only, half-board e full-board e le colonne dei vari reparti per le consumazioni extras. 307 2 1 (1) BONGIORNO G. 250,00 15,50 8,00 12,00

Che cosa si intende per extra? Un extra è qualsiasi consumazione operata dal Cliente durante il soggiorno in hotel, il cui costo non è già compreso nella tariffa di arrangiamento che gli viene addebitata giornalmente sul c/albergo.

Dopo aver effettuato una consumazione extra, l’Ospite può regolarsi in due modi: 1= saldare direttamente la consumazione all’operatore del reparto 2= chiedere di farla addebitare sul proprio conto, riservandosi di pagarla all’atto del check-out: in questo caso verrà emesso un buono di consumazione che l’operatore del reparto dovrà recapitare quanto prima alla Reception.

Come è fatto un buono di consumazione? Il buono di consumazione viene emesso dai reparti produttivi dell’hotel ed è almeno in duplice copia: l’originale va alla Reception per l’addebito sul c/albergo e sulla main-courante la copia rimane attaccata al blocchetto per i controlli interni. Per distinguersi da un reparto all’altro, esso può essere di colore diverso e reca stampato il numero progressivo e il reparto di provenienza. Dentro appositi spazi l’operatore del servizio annoterà la data, il numero di camera, quindi la quantità, la natura ed il costo della consumazione. In calce apporrà la sua sigla e, ove possibile, anche quella del Cliente. BAR 001 cam. n.310 09-05-2012 n. 2 espressi € 4,00 Luigi Rossi (il cliente) Scarpato (il barman)

Di un Ospite in arrivo (check-in) si registra: - il numero di camera assegnata - il numero delle persone - il cognome ed il nome in stampatello - la tariffa dell’arrangiamento giornaliero moltiplicata per il numero delle persone Di un Ospite in partenza (ckeck-out) si barrano in rosso: il numero delle presenze l’importo dell’arrangiamento ovvero, i due elementi che fanno somma e che in sede di preparazione finale del c/albergo e, in sede di chiusura contabile giornaliera, non dovranno mai essere sommati. n.b.: Tutto ciò che sulla maincourante si barra in rosso, non deve mai essere sommato! 405 2 1 SAMBO L. 300,00

Subito dopo quelle destinate agli extras, troviamo le colonne cosiddette totalizzatrici: 1- totale del giorno 2- riporto del giorno precedente 3- totale a tutt’oggi 4- totale da riportare inframmezzate dalle due colonne riservate agli incassi e alle deduzioni

1- Il totale del giorno rappresenta la somma delle consumazioni extras, compresa la tariffa di arrangiamento, che il Cliente ha effettuato durante la giornata, con addebito sul c/albergo. 2- Il riporto del giorno precedente rappresenta la somma degli addebiti riferiti al giorno o ai giorni precedenti. 3- Il totale a tutt’oggi rappresenta la somma del totale del giorno + il riporto del giorno precedente di ogni camera, ovvero la somma aggiornata del c/albergo. 4- Il totale da riportare rappresenta la somma complessiva di quanto il Cliente deve ancora all’albergo dal giorno dell’arrivo. Vi compaiono anche le cifre dei c/sospesi, ovvero i conti, totali o parziali, di quei Clienti già partiti che devono essere ancora saldati. Biancheria Telefono Garage Totale del giorno Riporto del giorno precedente a tutt'oggi Incassi Deduzioni da riportare R 1 2 3 4

Il totale da riportare si ottiene sottraendo al totale a tutt’oggi eventuali incassi e deduzioni: queste ultime due voci rappresentano gli unici accrediti della main-courante ed operano sempre in detrazione. Nella colonna incassi si inseriscono tutte quelle cifre realmente incassate, in particolare durante i check-out, nonché i versamenti di cassa dei vari reparti per gli extras direttamente saldati dagli Ospiti. Nella colonna deduzioni, per casa e/o per servizio, si inseriscono: - gli sconti in genere - gli sconti applicati durante le operazioni di check-out sul totale del c/albergo o sul totale del solo arrangiamento - le commissioni agenzia nel saldo di un sospeso - la correzione per un errato addebito (una camera invece di un’altra). Biancheria Telefono Garage Totale del giorno Riporto del giorno precedente a tutt'oggi da riportare R 1 2 3 4 Incassi Deduzioni

A sera, intorno alle ore 23.30, si procede alla chiusura contabile, ovvero si da inizio alle operazioni di rendicontazione generale e di controllo tese a verificare l’esattezza contabile di tutte le registrazioni di addebito e di accredito effettuate durante la giornata. E’ bene sottolineare che, tutte le fasi di verifica contabile della main-courante, essenzialmente tre, chiamate quadrature, poggiano su di un principio molto semplice ma particolarmente efficace, delle cosiddette “cifre bilancianti” ovvero, il totale di una colonna, quindi la somma in senso verticale, deve corrispondere esattamente al totale di quanto è stato inserito in un rigo, cioè la somma in senso orizzontale. Se ciò non dovesse succedere, se i due totali squadrano anche di un solo centesimo, significa che da qualche parte è stato commesso un errore (di calcolo, di errato addebito, di inversione di cifra…) che va assolutamente individuato e corretto: caso contrario, la main-courante squadrerà di un cent. anche per le chiusure successive.

1 - La prima quadratura si effettua in corrispondenza del totale del giorno. 2 - Solo se il totale del giorno quadra, si passa alla seconda quadratura che si effettua all’altezza del totale a tutt’oggi. 3 - La terza ed ultima quadratura si effettua in corrispondenza del totale da riportare e vi si arriva solo se il totale a tutt’oggi quadra. I versamenti di cassa che dai vari reparti arrivano quotidianamente alla Reception, vanno inseriti nel c/passants, un conto che nasce e muore nello stesso giorno, in quanto al totale degli addebiti inseriti nei vari reparti, corrisponde una operazione di accredito nella voce incassi di uguale entità che azzera l’addebito stesso. 11-XII-2012 1.796,00 3.172,00 2.780,00

12-XII-12 ARRIVI 13-XII-2012 XY sospeso Muti 340,00 204 2 BONGIORNO G. L’operazione di check-out viene fatta barrando in rosso le presenze e il convenuto, cioè i due elementi che a fine giornata non vanno sommati: se l’Ospite salda subito il conto, il totale a tutt’oggi si inserisce negli incassi, altrimenti comparirà nel totale da riportare per diventare un c/sospeso. L’operazione di check-in, invece, viene fatta aggiungendo nella casella del nuovo primo Cliente la dicitura ARRIVI. In sede di chiusura contabile, una volta quadrato il totale da riportare, occorre procedere all’inserimento dei dati per il giorno nuovo, riportando dei Clienti ancora in Casa: il numero di camera, le presenze, il cognome/nome, la tariffa di arrangiamento e il totale da riportare che diventa riporto del giorno precedente. I conti andati in sospeso, nei riporti devono comparire al primo rigo. 12-XII-12 ARRIVI 13-XII-2012 XY sospeso Muti 340,00 204 2 BONGIORNO G. 160,00 351,00 301 1 ZITO L. 80,00 179,00 307 3 1 CRISTINO N. 370,00 763,00 108 3 NARDELLA C. 165,00 360,00 101 1 D'ONOFRIO A. 55,00 61,00 203 3 LOMBARDI L. 195,00 207,00

Dopo aver effettuato l’ultima quadratura relativa al totale da riportare, la main-courante offre ulteriori e preziosi spunti per altri controlli contabili. L’incrocio di dati con quelli di altri modelli in uso nella Reception, risulta spesso determinante nella rilevazione di alcuni errori: con la chiusura giornaliera del libro Arrivi e Partenze è possibile confrontare il totale delle presenze distinte in adulti/bambini/ospiti il totale degli arrangiamenti distinti in R.O./B.B.-H.B.-F.B. il totale da riportare della main-courante è possibile confrontarlo con - la somma dei conti in essere (tra quelli dei Clienti in casa e quelli ancora da incassare, come i sospesi). 14 3 275,00 320,00 710,00 2.780,00

prof. Nicola Tantimonaco Questa è, a grandi linee, la main-courante a mano, più croce che delizia dei Segretari d’Abergo del tempo che fu, quando i computer non erano ancora nei sogni degli inventori. Quante nottate in piedi alla ricerca di quella lira finita chissà dove: qualunque era l’errore, all’alba tutto doveva quadrare! Ieri, come oggi, dopo trentotto anni di insegnamento, quando inizio a parlare di contabilità, con i miei alunni comincio sempre dalla main-courante a mano. Lo faccio un poco per romanticismo e molto perché sono tutt’ora convinto della sua inossidabile capacità di aiutare il cervello a rimanere allenato. Conoscere la sua dinamica, oltretutto, può risultare utile nelle situazioni operative di grave emergenza: un black-out improvviso o un default del programma gestionale di front-office, potrebbero mettere l’albergo in grosse difficoltà! prof. Nicola Tantimonaco