Il momento della partenza Il check out Il momento della partenza

Il check out Operazioni di Check-out: - Aggiornamento e controllo del conto; - presentazione del conto; - emissione del conto fiscale; - incasso del conto; - conti sospesi; - aggiornamento registri: registro dei corrispettivi, prima nota, registro delle fatture d'acquisto.

Il conto IL CONTO è un prospetto di registrazione di somme inerenti a servizi prestati. La preparazione del conto, detta anche fase degli addebiti, è quella concernente l’addebito sul conto del cliente, delle consumazioni effettuate e dei servizi extra richiesti. Quando il cliente annuncia la sua partenza e chiede la chiusura del conto, l’addetto alla cassa chiederà al collega che si occupa della maincourante di aggiornarlo con eventuali ultimi addebiti e in particolare quelli riguardanti i consumi del frigo bar. Prima dell’emissione del documento fiscale l’addetto presenterà al cliente una distinta provvisoria (cosa oggi molto agevole grazie all’ausilio del PC) per il controllo degli addebiti caricati. Una volta ottenuta la conferma da parte del cliente e aver fornito eventuali spiegazioni in caso di dubbi, il cassiere provvederà alla stampa della Ricevuta Fiscale o, se richiesta della Fattura Fiscale per procedere quindi all’incasso. Nei casi che prevedono un pagamento non immediato, l’importo sarà riportato fra i sospesi.

Il documento fiscale Gli addetti al front office sono obbligati a rilasciare ai clienti una RicevutaFiscale a riprova dell’avvenuta prestazione dei servizi. L’albergatore, surichiesta specifica del cliente, è tenuto a emettere – in sostituzione della Ricevuta Fiscale - la Fattura.

La ricevuta fiscale La ricevuta fiscale è un documento in cui il corrispettivo pagato dal cliente per la prestazione ricevuta è comprensivo di IVA (importo lordo); deve essere compilata secondo la norma di un’ordinata contabilità, cioè senza abrasioni, senza cancellazioni e senza correzioni e, in caso di errore, sarà opportuno annullare il documento e conservarlo in tutte le copie che lo compongono ai fini di un eventuale controllo ispettivo. La ricevuta fiscale deve essere rilasciata utilizzando un apposito bollettario in duplice copia: · La copia sarà consegnata al cliente a prestazione ultimata; · L’originale è conservata dall’albergatore Il cliente ha l’obbligo di conservarla e di esibirla, su richiesta da parte della Finanza, all’atto dell’uscita o nelle immediate vicinanze dell’esercizio che ha emesso la ricevuta. I documenti fiscali devono essere conservati dall’albergo per non meno di dieci anni.

Gli elementi della ricevuta fiscale La ricevuta fiscale deve contenere: i dati identificativi dell’albergo che la emette compresa la Partita IVA; la data di emissione; natura, qualità e quantità di beni e servizi oggetto della prestazione; l’ammontare dei corrispettivi dovuti; numerazione progressiva per anno solare; qualora il documento fosse saldato in un secondo tempo, l’ammontare dovuto sarà riportato nell’apposito spazio “corrispettivo non pagato”; sulla ricevuta fiscale di solito sono riportati anche il numero d’iscrizione al Registro delle Imprese e altre informazioni concernenti la ragione sociale. .

La fattura La fattura fiscale si differenzia dalla ricevuta fiscale poiché viene indicata l’IVA, cioè l’imposta sul valore aggiunto: È un imposta indiretta sui consumi e grava solo su quella parte di valore che l’operatore economico aggiunge al costo dei prodotti e dei servizi durante lo svolgimento delle proprie attività. I dati obbligatori della fattura fiscale sono: · i dati identificativi del cliente, compresa la Partita IVA o codice fiscale (non obbligatori per la R. F.); · l’importo del corrispettivo scorporato in imponibile.

Gli elementi della fattura La fattura fiscale deve contenere: Ditta, denominazione, ragione sociale, indirizzo e partita iva di colui che richiede la fattura; Data di emissione; Numero progressivo riferito all’anno solare; Aliquota iva applicata e relativo ammontare, con arrotondamento per difetto o per eccesso all’unità più prossima. LE ALIQUOTE IVA SONO: 10% 22 % Per le prestazioni di tipo alberghiero,qualunque sia la categoria dell’albergo. Per le prestazioni di tipo congressuali offerte a clienti esterni, cioè affitto sale,attrezzature e intermediazione adv

L’incasso del conto IL PAGAMENTO DEL CONTO è uno dei momenti cruciali del check-out, poiché sono gli ultimi momenti che il cliente soggiorna in albergo. Esso può avvenire in diversi modi: contanti, voucher e carte di credito/bancomat. Il pagamento in contanti è generalmente il mezzo preferito dall’albergatore poiché consente l’immediata disponibilità della somma versata dal cliente. Esso è chiamato anche pagamento “cash” e può avvenire anche in valuta estera; per il saldo del conto l’albergo può accettare anche valuta estera, mentre per il cambio valuta serve una specifica autorizzazione. Il voucher è un particolare titolo di credito. La particolarità è data che, a differenza dei normali titoli di credito incorpora un valore espresso in servizi e non in termini monetari. Il pagamento degli importi concernenti i voucher di riserva, a forfait, deposito e full credit, avviene generalmente dopo la partenza del cliente il quale avrà utilizzato la sua copia come mezzo di pagamento all’albergo. Quando l’AdV è debitrice, verso l’albergo, essa invierà l’importo dovuto trattenendosi la quota concernente, la commissione maturata. Le carte di credito e il bancomat sono mezzi di pagamento e non titoli di credito e stanno diventano i mezzi di pagamento più usati. Al momento dell’incasso l’addetto deve controllare che la firma richiesta sullo scontrino, da parte del cliente, corrisponda a quella apposta sul retro della carta; se il cliente non è conosciuto da chi esegue l’incasso, sarà necessario chiedere l’esibizione di un documento per verificare la corrispondenza del nome del possessore. Di grande importanza è il controllo della data di scadenza.

I conti sospesi Con il termine “SOSPESI” si indicano tutti quei conti che non sono pagati direttamente dal cliente al momento della partenza, ma che dovranno essere, in un secondo momento, spediti alla ditta o Adv debitrice.

Le operazioni da fare nel momento in cui il cliente parte Nel momento in cui il cliente lascia l’albergo, l’addetto al front office deve effettuare tutta una serie di operazioni: Deve annotare sul registro partenze la partenza del cliente Deve annotare sul registro della prima nota l’entrata di cassa Deve annotare sul registro dei corrispettivi il documento fiscale emesso Deve avvisare l’housekeeping che la camera è stata lasciata e quindi deve essere pulita Deve avvisare tutti gli altri reparti interessati