L’organizzazione dello staff e l’implementazione dei processi di costituzione della SdS Pisana 8 Luglio 2010

Regolamento di organizzazione Principi e assetti organizzativi Valorizzare e promuovere modalità organizzative che rendano possibile una pratica quotidiana d’integrazione, lo snellimento delle procedure nonché l’unificazione di uffici e accessi dell’utenza ai servizi. La Missione della SdS E’ necessaria una forte propensione al cambiamento e all’innovazione all’interno della struttura dei comuni e della USL: senza una concomitante modifica e adeguamento nell’organizzazione degli enti non è possibile infatti la piena realizzazione del progetto Società della salute

Assetto Organizzativo Lo stato attuale SdS Direttore SdS Staff Segreteria Segreteria Organi SdS Segreteria Direzione SdS Staff Programmazione Programmazione / Progettazione Affari Giuridici e Regolamenti Comunicazione / Partecipazione (1) assicurata nell’ambito della struttura della Direzione Amministrativa di Zona. (2) assicurata nell’ambito della struttura di staff aziendale UO Coord. Tecn. Serv. Soc. Sistema di gestione per la Qualità e percorso di Accreditamento ex LRT 82/2009 (1) Investimenti Sociali / Progetti Finalizzati (2) Funzioni di staff assicurate dall’Azienda USL Contabilità Generale Controllo di Gestione Servizi Informatici

Assetto Organizzativo SdS un possibile assetto base Struttura di staff Struttura di line Segreteria generale e supporto agli organi (Affari generali) Programmazione Servizi Generali (Servizi di supporto) Gestione Associata Servizi Sociali Attività Socio Sanitaria Alta Integrazione Ulteriori strumenti di sistema per l’integrazione tra le strutture USL/ SdS e SdS/ Comuni saranno previsti da ciascuna SdS

Sull’assetto Organizzativo della SdS Pisana si e’ detto….  La struttura di staff attuale sarà modificata nel corso del 2010 con la predisposizione del modello organizzativo. Le funzioni di staff potranno essere svolte in proprio dalla SdS o da strutture analoghe degli enti consorziati (comuni e USL ed ESTAV).  La struttura di line relativa all’erogazione dei servizi sarà attivata a partire dal 2011 in modo graduale con il passaggio alla gestione diretta delle attività. Da evidenziare che a fronte dell’esigenza di NON DUPLICAZIONE resta il fatto che la SdS è un ente completamente distinto rispetto agli enti consorziati, e quindi nell’ipotesi che si avvalga di strutture organizzative di questi, i relativi rapporti dovranno essere normati tramite convenzioni o avvalimenti.

Strutture di Staff SdS Le costituzione delle strutture di staff relative alle macrofunzioni denominate:  Segreteria generale e supporto agli organi (Affari generali)  Programmazione risponde ai requisiti minimi previsti dalla LR 40/05 (art. quindicies comma 5) e pertanto esse saranno costituite nell’ambito della SdS. Su queste basi si provvederà ad istituire il regolamento di organizzazione, a definire il modello organizzativo e la dotazione organica. Conseguentemente si prevede di concordare e predisporre gli atti per il trasferimento delle persone già assegnate a dette funzioni o il loro nuovo arruolamento percui sono già state richieste consulenze in merito.

Attività e Funzioni delle strutture di Staff proprie della SdS Pisana

Affari generali (funzioni di Segreteria Generale e supporto agli organi ) -1 Segreteria Organi Coordinamento generale degli impegni istituzionali Gestione agenda eventi, riunioni, ecc Gestione corrispondenza, cartace ed Gestione protocollo cartaceo e informatizzato Gestione archivio fascicoli e documentazione cartacea e informatizzata Supporto Attività Organi Convocazione Sedute Giunta Esecutiva, Assemblea Soci Supporto verbalizzazione sedute Organi Accettazione, Firme, Numerazione Gestione procedimenti amministrativi atti organi Pubblicazione degli atti sull’albo e sul sito web Trasmissione atti secondo indicazioni del provvedimento Comunicazione Interna Gestione e aggiornamento sito web, Gestione esposti e segnalazioni Comunicazione istituzionale Comunicazione interna degli organi Punti Informativi Carta dei Servizi SdS

Formazione Piano di Formazione della SdS Animatore formazione zonale Affari Giuridici Regolamenti di Organizzazione Regolamenti di funzionamento organi Supporto agli atti e procedure Gestione procedure e adempimenti privacy Regolamento accesso ai servizi Gestione reclami e contenzioso Concertazione Gestione relazioni sindacali, convocazione e verbalizzazione Gestione atti e verbali di concertazione Affari generali (funzioni di Segreteria Generale e supporto agli organi ) - 2

Programmazione - 1 Ufficio di Piano Stesura relazione stato salute Stesura Piano Integrato Salute Stesura Profilo di Salute Programmazione Operativa Annuale Ufficio Progetti – monitoraggio obiettivi e valutazione Partecipazione Supporto organizzativo Consulta terzo settore Supporto organizzativo Comitato di Partecipazione Supporto organizzativo Agorà della salute Coordinamento eventuali gruppi di lavoro Programmazione economico/finanziaria di livello strategico Indirizzi alla predisposizione dei Bilanci Gestione dei Fondi regionali, PISR, FNA, etc Rendicontazione e report Bandi Regionali ed Europei Atti relativi al recepimento e destinazione fondi regionali e altri enti Controllo di Gestione Negoziazione Budget * Estratto sintetico del documento tecnico predisposto dai gruppi di lavoro regionali per la Conferenza Regionale delle Società della Salute

Programmazione – 2 Governo della domanda Rilevazione attività, monitoraggio da UUFF, ospedali, MMG, etc. Elaborazione Dati, inforrmazione, report Atti di programmazione verso produttori (ASL, H, soggetti privati, etc) Rapporti ARS – IRPET etc Analisi consumi Vigilanza e Controllo Commissione Zonale Vigilanza e Controllo Strutture Socio Saitarie Sistema Qualità e Accreditamento Gestione sistemi di Qualità, Monitoraggio e Valutazione Percorso di Accreditamento Istituzionale per il Sistema Sociale Integrato, ex LR 82/2009 e relativo Regolamento di attuazione Gestione Flussi Informativi Gestione portali regionali Monitoraggio attività e reportistica generale Gestione flussi SdS / Regione Toscana Investimenti e Progetti Finalizzati Coordinamento Piano Pluriennale degli Investimenti Sociali e Socio Sanitari Progettazione Finalizzata Monitoraggio e Rendicontazione Progetti

L’organigramma dello staff Staff SdS Area Affari Generali Segreteria Organi …………… Supporto Organi Comunicazione Interna /Formazione Concertazione Affari Giuridici Area Programmazione …………… Ufficio di Piano Partecipazione Programmazione Economico Finanziaria Vigilanza e Controllo Sistema Qualità e Accreditamento Investimenti / Progetti Finalizzati Gestione Flussi Informativi Governo della Domanda …………. Area Servizi di Supporto

Attività di staff da reperire all’interno delle strutture degli enti consorziati tramite contratti di servizio Le restanti funzioni di Staff, con riferimento particolare alle attività delle singole funzioni previste nelle macrofunzioni denominate Servizi di Supporto potranno essere costituite nell’ambito dei contratti di servizio con la USL, i comuni e l’ESTAV oppure realizzate direttamente dalla SdS coerentemente con lo sviluppo del modello organizzativo gestionale. I contratti di servizio definiranno anche le strutture di coordinamento e i livelli di integrazione necessari per garantire il corretto funzionamento del consorzio.

Servizi di Supporto (funzione Servizi Generali) - 1 Acquisizione beni, servizi ed economato Ufficio Gare, Gestione contratti e convenzioni Rapporti ESTAV, CONSIP, etc Risorse strumentali Gestione parco macchine, manuntenzione, consumu, ecc Inventario beni mobili, Sistema informativo Gestione Immobili Gestione del personale Rilevazione presenze/assenze, Gestione del personale, contrarti di lavoro etc Politiche del personale Sistema premiante e sistema di valutazione Formazione Sicurezza Gestione decreto 81 Rapporti e adempimenti RSPP Tenuta documentazione, controlli, formazione Controllo qualità, Posta Certificata Firma digitale, Privacy (regolamento specifico)

Bilancio, contabilità Contabilità Generale Bilancio Preventivo annuale e pluriennale Bilancio Consuntivo Adempimenti Fiscali Rapporti con Collegio Sindacale Tesoreria e Cassa Comunicazione Esterna Aggiornamento news Gestione conferenze stampa e comunicati Gestione rassegna stampa presidente/direttore Gestione eventi e comunicazione esterna Sistema Informativo e informatico Sistemi informatici e informativi Acquisizione HW e SW Rete telematica regionale SW protocollo e atti Corsi di formazione Tecnologie informatiche Rapporti con i CED dei Comuni e USL Servizi di Supporto (funzione Servizi Generali) - 2

Le fasi per il passaggio del personale* In particolare sono state individuate le seguenti fasi:  Essenziale: nomina e convocazione della delegazione trattante a livello regionale con le organizzazioni sindacali  Preliminare: ricognizione del personale messo a disposizione dagli enti consorziati, formalizzazione del personale messo a disposizione, verifica del piano economico dei costi o risparmi delle risorse umane impiegate nelle funzioni assegnate e delle necessità di organico  Transitoria: Fabbisogno personale per esercizio funzioni strategiche e quelle da trasferire secondo modello organizzativo, verifica disponibilità negli enti al trasferimento, verifica comparazione tra categorie, livelli e aree di CCNL considerati, emissione bandi, trasferimento personale USL in modo analogo ai trasferimenti ESTAV; trasferimento personale dei Comuni con procedure da definire;  A regime (ipotesi) Contratto integrativo aziendale, adempimenti di legge, perequazione delle retribuzioni, progressioni di carriera * Estratto sintetico del documento tecnico predisposto dai gruppi di lavoro regionali per la Conferenza Regionale delle Società della Salute

Lo stato attuale Secondo lo schema di fasi proposto dal gruppo di lavoro regionale ola SdS Zona Pisana sta ultimando la fase PRELIMINARE per dare quanto prima avvio a quella TRANSITORIA, infatti: E’ in fase di predisposizione la rilevazione dei costi delle risorse umane impiegate per le funzioni di staff. La definizione del modello organizzativo permettera’ di definire a breve il fabbisogno di personale e la ricognizione dei relativi costi per l’avvio delle ulteriori fasi previste per l’attivazione piena della SdS e il passaggio del personale dagli enti consorziati.

Macro assetto organizzativo SdS Ufficio di Direzione(responsabili struttureSdS e USL)+Comitato diCoordinamentoZonale Servizi Socio Assistenziali, Socio Sanitari e Sanità Territoriale Assemblea, Giunta Presidente Servizi Supporto (Servizi General) Staff SdS (Affari Generali e Programmazione) Direttore SdS / Zona Linea strategica Linea gestionale Linea di produzione

Il rapporto tra Staff e Direzione Il coordinamento dell’area Affari Generali è assicurato dal coordinatore di area. Il Coordinamento dell’area Programmazione è momentaneamente svolta dal Direttore in modo diretto con i referenti delle strutture. Mensilmente viene condivisa l’agenda delle priorita’ dell’area Programmazione, dove sono illustrati e affrontati i temi/programmi e/o attività emergenti che operino in modo trasversale alle strutture di staff.

Il Comitato di Coordinamento Zonale Ha la finalità di coadiuvare il direttore in particolare supportandolo professionalmente nel governo della domanda favorendo tra l’altro: l’individuazione e sviluppo di percorsi assistenziali integrati; il coordinamento della continuità assistenziale; la definizione di protocolli operativi che favoriscano l’integrazione socio sanitaria, assicurando qualità ed appropriatezza delle cure e della presa in carico, secondo quanto previsto all’art. 71 ter LR 40/05.

Composizione del Comitato di Coordinamento medico di medicina generaleGiuseppe Figlini pediatra di libera sceltaFrancesca Monaco specialista ambulatoriale convenzionatoCarlo Panesi farmacista convenzionatoEnrico Morgantini rappresentante delle associazioni di volontariatoRosa Fontani coordinatore dell ’ attivit à di assistenza infermieristica Lucia Salutini coordinatore per le attivit à di assistenza riabilitativa professionale Enzo Falossi attivit à sanitarie di comunit à Alberto Rametta salute mentaleCorrado Rossi assistenza ai tossicodipendenti ed alcolistiDonatella Paffi assistenza socialeAntonia Bartoli

L’ufficio di direzione zonale Coadiuva il direttore per le funzioni di gestione. attivit à sanitarie di comunit à Alberto Rametta salute mentaleCorrado Rossi assistenza ai tossicodipendenti ed alcolistiDonatella Paffi assistenza socialeAntonia Bartoli coordinatore dell ’ attivit à di assistenza infermieristica Lucia Salutini coordinatore per le attivit à di assistenza riabilitativa professionale Enzo Falossi medico referente unico zonale della medicina convenzionataGiuseppe Figlini Al suo interno sono stati individuati: Antonia Bartoli coordinatore sociale; Donatella Paffi coordinatore sanitario.

Il rapporto di supporto alla Direzione in rapporto all’Ufficio di Direzione e al Comitato di Coordinamento Il Comitato di Coordinamento e l’Ufficio di Direzione zonale sono strutture di supporto che dovranno partecipare al processo di programmazione secondo le rispettive competenze. Per il loro corretto coinvolgimento nel processo di programmazione la Direzione si avvale, oltre che della collaborazione delle UO professionali, del supporto dello staff. In particolare l’Ufficio di Direzione, che costituisce il supporto alle funzioni zonali di gestione, può rappresentare un utile momento di coordinamento della programmazione operativa delle UF. Il supporto alla direzione SdS da parte dello staff è volto ad assicurare il raccordo di questa con le funzioni di programmazione strategica proprie della SdS.