Gestione delle riunioni Formazione per i secondi vice governatori distrettuali
"La riunione di questo mese sarà uguale a quella dello scorso mese, ma con molti, molti più problemi." Fonte: Cartoonstock.com
La gestione delle riunioni e il secondo vice governatore distrettuale Presiedere alle riunioni in assenza del governatore distrettuale e del primo vice governatore distrettuale Fornire supporto e consigli ai club che devono migliorare nello svolgimento delle riunioni
Obiettivi della sessione Riconoscere l'importanza delle riunioni efficaci Individuare le componenti di una riunione efficace Utilizzare risorse e tecniche atte a garantire lo svolgimento di riunioni efficaci a livello distrettuale e di club
Le fasi della gestione delle riunioni Preparazione Facilitazione Follow-Up
Compiti di un moderatore INFORMARE: fornire informazioni ai partecipanti DISCUTERE/DECIDERE: coinvolgere i partecipanti nella discussione e nel processo decisionale RICONOSCERE: riconoscere i risultati conseguiti da altri
Doti che aiutano i moderatori ad INFORMARE Organizzare le idee/gli appunti in anticipo Essere brevi: evitare informazioni non necessarie Incoraggiare domande/osservazioni; rimandare discussioni lunghe ad un momento successivo Usare buone doti di presentazione
Stabilire e far rispettare le regole della discussione Specificare chiaramente su che cosa discuterà/deciderà il gruppo Incoraggiare tutti i punti di vista, ma rimanere in tema Usare le procedure standard delle riunioni Doti che aiutano i moderatori a DISCUTERE/DECIDERE
Valutare i recenti risultati Destinare del tempo specificamente ai riconoscimenti Far sì che i riconoscimenti siano specifici e tempestivi Offrire riconoscimenti che siano significativi per chi li riceve Doti che aiutano i moderatori a RICONOSCERE
Obiettivi della sessione Riconoscere l'importanza delle riunioni efficaci Individuare le componenti di una riunione efficace Utilizzare risorse e tecniche atte a garantire lo svolgimento di riunioni efficaci a livello distrettuale e di club