Dematerializzazione stato dell’arte e possibili scenari

Definizione Dematerializzazione Sabatini Coletti on-line: parola non trovata Gabrielli on-line: parola non trovata Garzanti on-line: parola non trovata Rapida, non esaustiva, ricerca. Ma emblematica.

Definizione Dematerializzazione Treccani on-line: s. f. [der. di dematerializzare]. – Nel linguaggio economico-finanziario, trasformazione di un titolo di credito (obbligazioni, azioni, ecc.), precedentemente rappresentato da documenti su carta, in una pura scrittura contabile: si è proceduto alla d. dei titoli di stato. Rapida, non esaustiva, ricerca. Ma emblematica.

Dematerializzazione Quali sinonimi Di cosa parliamo Risparmio economico (stampare quando strettamente necessario, eliminare fotocopie, ridurre i costi di trasmissione, ecc.)? Informatizzazione di fasi del processo (approvazioni, integrazioni, ecc.)? Riduzione del numero di documenti? Passaggio da documento analogico a documento informatico? Semplificazione/reingegnerizzazione del processo Di cosa parliamo Gestione documentale (documenti amministrativi) Strumenti di firma Rapida, non esaustiva, ricerca. Ma emblematica.

Firma digitale Strumenti di firma (1/3) Dispositivo locale Smart card Token USB Dispositivo remoto (HSM) Firma remota (con strumenti OTP) Firma automatica Rapida, non esaustiva, ricerca. Ma emblematica.

Firma elettronica avanzata Strumenti di firma (2/3) Firma elettronica avanzata CNS/CIE e futuro Documento unificato Firma grafometrica Username + password + PIN dispositivo (*) D:L. 13 maggio 2011 n. 70 e successive modificazioni Art. 10 comma 3bis “Per la realizzazione e il rilascio gratuito del documento unificato […] è autorizzata la spesa di 60 mln di € per l’anno 2013 e di 82 mln di € a decorrere dal 2014.” Documento unificato (*) Più di una semplice firma su tavoletta. Registra: Ritmo, Velocità, Pressione, Accelerazione, Movimento Rapida, non esaustiva, ricerca. Ma emblematica.

Strumenti di firma (3/3) Due semplici concetti Ad ogni attore lo strumento di firma più idoneo Ad ogni documento la firma di 'peso specifico' più adeguato Parlare di domanda di immatricolazione

Bozza regole tecniche firme elettroniche Strumenti di firma (3/3) Due semplici concetti Ad ogni attore lo strumento di firma più idoneo Ad ogni documento la firma di 'peso specifico' più adeguato Bozza regole tecniche firme elettroniche “Art. 60. (Limiti d’uso della firma elettronica avanzata) - La firma elettronica avanzata […] è utilizzabile limitatamente ai rapporti giuridici intercorrenti tra il sottoscrittore e il soggetto di cui all’art. 55 comma 2, lettera a)” [alias: l’Amministrazione] Parlare di domanda di immatricolazione

Dematerializzazione Ma attenzione!

Tecnologie abilitanti Dematerializzazione Tecnologie abilitanti Sistemi gestionali di Ateneo (U-GOV) Sistema di gestione documentale (Titulus) Strumenti di firma (ConFirma) Strumenti di trasmissione (form on-line, PEC, mail) Sistema di conservazione (Conserva) Sistemi di voto elettronico (uVote)

Divisione documentale Dematerializzazione Divisione documentale Team composto da competenze (*) sui domini: Gestione documentale Firma digitale/elettronica Conservazione Voto elettronico (*) Una via di mezzo fra Chales Atano (charl.atano@ho.la.soluzione.com), e Gianni Uru (g.uru@ho.la.soluzione.com)

Attività propedeutiche: Dematerializzazione Attività propedeutiche: Analisi del processo (attori, sistemi, tipologie documentali) Obiettivi Descrizione del processo Semplificazione Definizione dei metadati Individuazione del formato del/dei file Definizione delle modalità di archiviazione e conservazione

Dematerializzazione Rendicontazione azioni mediche da parte degli specializzandi Tesi on line Uso della PEC (tecnologia validante nel proporre soluzioni di dematerializzazione da e verso l’ateneo) 13.1 Ricezione attestati di malattia 13.2 Ricezione DURC Albo Ufficiale di Ateneo Certificazioni che lo studente può richiedere a favore di privati o estero Ciclo attivo Ciclo passivo Gare Concorsi Strumenti di consultazione ai membri degli organi accademici Missioni Esami (Computer Based Testing) Contratti della PA Fascicolo di personale (PTA, personale docente, personale a contratto) 1.1 Rendicontazione attività docente: registro, diario 1.2 Rendicontazione attività docente/ricercatore: timesheet Fascicolo di studente Elezioni studentesche Verbalizzazione on line esami di profitto e di laurea Foglio di congedo elettronico ESSE3-PA (decertificazione nei confronti di altre PA) Questionari on line per la valutazione della didattica Pagamenti on line con carta di credito Mav on line Conferma titoli integrato con ANS

Fascicolo di studente Integrazione con ESSE3 Apertura e chiusura automatica del fascicolo Archiviazione ed eventuale conservazione di: Domanda di immatricolazione Verbali di esame Foglio di congedo Diploma supplement Verbale di laurea Tesi di laurea/dottorato Consultabilità del fascicolo da parte dello studente e del personale di segreteria

Camicia del fascicolo 15

Domanda di immatricolazione 16

Verbale di esame 17

Documento firmato 18

Dematerializzazione Rendicontazione azioni mediche da parte degli specializzandi Tesi on line Uso della PEC (tecnologia validante nel proporre soluzioni di dematerializzazione da e verso l’ateneo) 13.1 Ricezione attestati di malattia 13.2 Ricezione DURC Albo Ufficiale di Ateneo Certificazioni che lo studente può richiedere a favore di privati o estero Ciclo attivo Ciclo passivo Gare Concorsi Strumenti di consultazione ai membri degli organi accademici Missioni Esami (Computer Based Testing) Contratti della PA Fascicolo di personale (PTA, personale docente, personale a contratto) 1.1 Rendicontazione attività docente: registro, diario 1.2 Rendicontazione attività docente/ricercatore: timesheet Fascicolo di studente Elezioni studentesche Verbalizzazione on line esami di profitto e di laurea Foglio di congedo elettronico ESSE3-PA (decertificazione nei confronti di altre PA) Questionari on line per la valutazione della didattica Pagamenti on line con carta di credito Mav on line Conferma titoli integrato con ANS

Tesi di laurea/dottorato Analisi del processo Attori studente docente relatore / tutor segreteria studenti Sistemi gestionale di segreteria studenti sistemi antiplagio documentale (fascicolo di studente) conservazione sostitutiva catalogo della ricerca (per le tesi di dottorato) divulgazione (depositi istituzionali) Deposito legale presso BNCF, BNCR, banca dati MIUR (*) Documenti Decreto nomina commissione Domanda di conseguimento titolo Tesi Autorizzazione alla pubblicazione ed eventuale dichiarazione di embargo Verbale di laurea/conseguimento titolo Pergamena di laurea/conseguimento titolo (*) DM 8 febbraio 2013 n. 94 – art. 14 comma 3

Tesi di laurea/dottorato Descrizione del processo Assegnazione tesi Presentazione e accettazione domanda di laurea/dottorato Consegna di semilavorati e consolidamento della tesi Verifiche antiplagio Convocazione seduta di laurea Verbalizzazione Archiviazione, conservazione sostitutiva e divulgazione Consegna diploma Semplificazione Ridurre i ping-pong inutili fra gli attori Sburocratizzare (meno documenti) Evitare il proliferare di versioni differenti della stessa tesi Integrare i diversi sistemi coinvolti Guidare ed organizzare il data entry Individuare i tipi di firma più idonei Definizione dei metadati Utilizzo di standard archivistici

Tesi di laurea/dottorato Definizione formato dei file PDF/A o altri formati aperti ritenuti idonei alla conservazione Definizione modalità di archiviazione, conservazione e diffusione Individuare momento idoneo per l’archiviazione Definizione accordo di versamento

Stato dell’arte Integrazione: gruppo di lavoro CINECA 2.0 (coinvolti referenti di ESSE3, Confirma, Titulus, Conserva, U-GOV Ricerca, SURplus, SDL). Metadati: gruppo di lavoro di definizione dei metadati Firma: evoluzione di ConFirma verso nuove soluzioni di firma. Conservazione sostitutiva: definizione accordo di versamento.

Grazie per l’attenzione! Paolo Vandelli p.vandelli@kion.it Charles Atano - Charl.atano@ho.la.soluzione.com Gianni Uru - g.uru@ho.la.soluzione.com

Tamara de Lempicka – “Donna che dorme” 1935