Biffi Italia S.r.l. 25 Maggio 2010

Tyco Int. Ltd.: struttura organizzativa Tyco International Ltd. è un’azienda diversificata e globale che fornisce prodotti vitali e servizi al cliente in più di 60 paesi. Con oltre 100,000 dipendenti in tutto il mondo, Tyco risulta essere leader nella fornitura di prodotti e sistemi per la sicurezza, servizi, protezione antincendio, sistemi di rilevamento, valvole e controllo di flusso, oltre ad altri prodotti industriali.  Tyco International si divide nei 5 seguenti “Businesses” o segmenti: ADT Worldwide Fire Protection Services Tyco Safety Products Flow Control: VALVES & CONTROLS THERMAL CONTROLS WATER & ENVIRONMENTAL SYSTEMS Electrical and Metal Products

Tyco Flow Control produce valvole che…. …sono piccole abbastanza da stare in tasca… …o sufficientemente grandi da passarci in mezzo con la macchina…. Water Applications Process Applications Energy Applications Storage Treatment Distribution Chemical/Pharma Marine Food & Beverage Mining & Mineral Processing Oil & Gas Refining Power Generation

Tyco Flow Control: struttura organizzativa TFC President Global Thermal Group Exec for V&C Businesses Global Water HR Process Actuation & Control Finance Horizontal Product Units Industry Business Units O&G PRV Products Legal Mining TOV Products Strategy (incl. Marcomm) Power Business Excellence

Biffi Italia: struttura organizzativa

L’uso del P.I. nella selezione esterna 1 solo colloquio: HR e Manager posizione insieme 2 o più colloqui: 1 - HR e Manager posizione insieme 2 – Manager livello superiore/General Manager e HR Compilazione del P.I. gestita da HR E – mail Prima dell’inizio del colloquio Compilazione del P.I. gestita da HR Durante il 1° colloquio Elaborazione P.I. gestita da HR al termine del colloquio e condivisa con il Manager della posizione e il Manager della posizione superiore/General Manager Elaborazione P.I. gestita da HR al termine del colloquio e condivisa con il Manager della posizione Obiettivo del P.I. Corroborare le valutazioni del colloquio confrontandole con il risultato del P.I. Facilitare la discussione con il candidato durante il 2° colloquio partendo dalla restituzione del P.I. Supportare la scelta del candidato in base alla job description del ruolo Obiettivo del P.I. Corroborare le valutazioni del colloquio confrontandole con il risultato del P.I. per supportare la scelta del candidato in base alla job description del ruolo Restituzione feedback al candidato gestita da HR a selezione conclusa Restituzione feedback al candidato gestita da HR nel corso del 2° colloquio

L’uso del P.I. nella selezione interna Job rotation: ruolo esistente Job rotation: ruolo nuovo Analisi delle Job Description del ruolo esistente Creazione della Job Description del nuovo ruolo Compilazione del PRO da Management e HR Elaborazione del PRO da parte di HR Compilazione dei P.I. da parte dei candidati Compilazione dei P.I. da parte dei candidati Elaborazione del P.I. da parte di HR Elaborazione del P.I. da parte di HR Confronto dei P.I. con la job description Confronto dei P.I. con la job description e il PRO Condivisione dei risultati con il Management Condivisione dei risultati con il Management Restituzione dei feedback con i candidati Restituzione dei feedback con i candidati Scelta del candidato idoneo Scelta del candidato idoneo

Un esempio concreto: creazione PMO Implementazione SAP TFC riorganizzazione Nuovo progetto organizzativo 3 temi oggetto del progetto : Organizzazione della funzione commerciale in linea con le strategie della nuova Actuation & Controls Modalità integrate di gestione delle commesse: creazione PMO (Project Management Office) Creazione di team di lavoro integrati in base alle “famiglie di prodotto” È stato avviato un progetto per formalizzare l’evoluzione dell’organizzazione di Biffi, in coerenza con l’introduzione del nuovo sistema gestionale (SAP) e dei nuovi scenari organizzativi nel mondo Tyco 3 temi oggetto del progetto : Organizzazione della funzione commerciale in linea con le strategie della nuova Actuation & Controls Modalità integrate di gestione delle commesse: creazione PMO (Project Management Office) Creazione di team di lavoro integrati in base alle “famiglie di prodotto” Nella giornata di oggi ci concentriamo sul tema numero 2 del progetto: Modalità integrate di gestione delle commesse: creazione PMO (Project Management Office)

Descrizione contenuto progetto PMO Finalità progetto creazione PMO assicurare il presidio unitario nella gestione della commessa, dal momento dell’inserimento dell’ordine a sistema al momento della consegna al cliente gestione integrata di: Rapporto con il cliente, varianti d’ordine, feedback Interfaccia con la pianificazione per il coordinamento dei tempi in produzione Coordinamento fasi di ingegneria, produzione, spedizione Monitoraggio continuo Gestione varianze di commessa (scostamenti di costo rispetto al pianificato) Ogni commessa avrà un unico punto di riferimento nel corso del suo ciclo di realizzazione: il “Project Manager” A voce si potrebbe porre l’accento sul fatto che al PM deve essere riconosciuta l’autorità per poter liberamente decidere e coordinare le attività delle varie funzioni coinvolte per le commesse di cui è responsabile.

Perché nasce la funzione del PM Per criticità nel processo di gestione delle commesse emerse dalle analisi organizzative (debolezza degli strumenti di pianificazione e monitoraggio; suddivisione delle attività in diversi settori) Per aspettative dei clienti (informazioni metodiche e precise) Per esigenza interna di efficace coordinamento e monitoraggio aspetti operativi commessa Da queste considerazioni è emersa l’esigenza di avere una nuova funzione che riunisca in modo omogeneo i diversi aspetti del coordinamento e del monitoraggio delle singole commesse e che costituisca l’interlocutore unico, autorevole ed informato verso il cliente. È una nuova funzione, che riunisce alcune attività già ora svolte da altre funzioni, ma con una completezza, sistematicità e responsabilità nuove. Le analisi organizzative hanno messo in evidenza alcuni aspetti di criticità nel processo di gestione delle commesse, dovuti in parte alla debolezza degli strumenti di pianificazione e monitoraggio, in parte alla suddivisione delle attività in diversi settori. Gli strumenti di pianificazione e monitoraggio oggi, anche se ancora deboli e migliorabili, sono almeno disponibili (SAP – modulo PS). I clienti ci chiedono e si aspettano da noi un’informazione metodica e precisa sull’andamento delle commesse. C’è inoltre una forte esigenza interna di un efficace coordinamento e monitoraggio di tutti gli aspetti operativi e di tutti gli appuntamenti necessari ad un esito impeccabile di ogni commessa. Da queste considerazioni è emersa l’esigenza di avere una nuova funzione che riunisca in modo omogeneo i diversi aspetti del coordinamento e del monitoraggio delle singole commesse e che costituisca l’interlocutore unico, autorevole ed informato verso il cliente. È una nuova funzione, che riunisce alcune attività già ora svolte da altre funzioni, ma con una completezza, sistematicità e responsabilità nuove.

Struttura organizzativa di partenza A voce si potrebbe porre l’accento sul fatto che al PM deve essere riconosciuta l’autorità per poter liberamente decidere e coordinare le attività delle varie funzioni coinvolte per le commesse di cui è responsabile.

Dal Gecom a: GECOM SHIPPING & INVOICING Gestione ordini cliente Documentazione Customer service Inserimento ordini Spedizioni e fatturazione SHIPPING & INVOICING L’attività di gestione dell’inserimento ordini passa sotto la responsabilità del Sales Department, che viene, a sua volta, riorganizzato. L’attività di Customer Service e aggiornamento ai clienti sullo status d’avanzamento degli ordini viene affidata alla responsabilità diretta di ogni PM che gestirà il contatto diretto con i clienti a lui assegnati. La responsabilità della delivery on-time della Documentazione al cliente è degli stessi PM ma l’attività di gestione della Documentazione è affidata al ruolo del Document Controller. La parte relativa alle attività di Spedizione rimane un processo autonomo rispetto alla nuova struttura. PMO SALES

Job rotation: nuovo ruolo PM L’uso del P.I. e del PRO nel progetto Job rotation: nuovo ruolo PM Creazione della Job Description del nuovo ruolo da parte di HR e del responsabile del ruolo Compilazione dei P.I. da parte dei candidati interni intervistati da HR Elaborazione del P.I. da parte di HR Intervista con i candidati e restituzione dei feedback da parte di HR Confronto dei P.I. con la job description Condivisione dei risultati con il Management Job Description PM: 1) Responsabilità: Assicurare il completamento delle commesse assegnate, nel rispetto delle condizioni contrattuali, del piano di lavoro definiti col cliente e degli obiettivi interni (rispetto dei tempi, aderenza alle specifiche di commessa, riduzione scostamento rispetto ai costi pianificati), attraverso il coordinamento delle attività svolte da tutte le funzioni coinvolte nel processo. Relazioni con l’esterno: gestire il rapporto con il cliente, e il feedback sullo stato della commessa, durante tutto il processo di avanzamento dell’ordine, fino alla chiusura dello stesso. Relazioni con l’interno: monitorare in modo continuativo e in tempo reale lo “stato” della commessa, riguardo i tempi (l’avanzamento) e i costi. 2) Macro-attività: E’ responsabile della commessa dall’inserimento dell’ordine alla spedizione Organizza Contract Review Meeting Assicura il rispetto di quanto pianificato e concordato con il cliente Assicura la puntuale disponibilità e correttezza della documentazione di commessa E’ il detentore del rapporto diretto con il cliente Gestisce l’attività di follow up verso il cliente (anche in modo proattivo) Rinegozia con il cliente questioni relative alla commessa in caso di necessità Assicura la correttezza e puntualità della fatturazione Verifica gli aspetti economici della commessa per assicurare il rispetto dei pagamenti (es. anticipi d’ordine) Deve essere informato sui dettagli di spedizione e trasporto al fine di minimizzare l’impatto sui costi aziendali Determina con cliente, produzione e pianificazione le date dei collaudi presenziati Scelta dei candidati idonei e feedback a tutti i candidati

Job rotation: nuovo ruolo PMO Coordinator L’uso del P.I. e del PRO nel progetto Job rotation: nuovo ruolo PMO Coordinator Creazione della Job Description del nuovo ruolo da parte di HR e del responsabile del ruolo Compilazione del PRO: Managing Director, General Manager, Responsabile del ruolo, HR Elaborazione del PRO da parte di HR Compilazione dei P.I. da parte dei candidati interni intervistati da HR Elaborazione del P.I. da parte di HR Confronto dei P.I. con la job description e il PRO Condivisione dei risultati con il Management Restituzione dei feedback con i candidati

Project Manager: Caratteristiche Doti di Leadership Capacità di gestire e risolvere i problemi Capacità di coordinare team di lavoro interfunzionali Capacità comunicative Orientamento al cliente Doti organizzative Capacità decisionali Capacità di lavorare in situazioni di stress Capacità negoziali Capacità di gestire conflitti

Creazione PMO: interviste interne 33 Totale Intervistati 20 della precedente organizzazione (13 Ge.Com + 1 Customer Service + 6 Spedizioni) + 13 di funzioni esterne 19 Candidature ricevute per ruolo PM 7 di provenienza Ge.Com. Candidati idonei al ruolo: 0 PMO Coordinator su 8 candidati al ruolo 6 PM su 19 candidature ricevute

Confronto PRO e PI per nuovo ruolo PMO Coordinator L’uso del P.I. e del PRO nel progetto Confronto PRO e PI per nuovo ruolo PMO Coordinator

Project Management Office: org. chart L’ufficio PMO è ora costituito da 4 PM: Cesare Rivioli, Vincenzo Civardi; Dario Tacchini e Maddalena Incerti. Attualmente la funzione PM convive con la struttura Ge.Com. e Customer Service. La nuova struttura, che sarà operativa dal 1° giugno, prevede la distribuzione dei progetti su 6 PM organizzati in Team formati da 2 PM + 1 persona che gestisce la documentazione. L’attività di Customer Service viene svolta direttamente dagli stessi PM. Al momento i PM risponderanno a Simone Volpi: sarà valutato naturalmente, in base all’operato, chi di loro avrà le caratteristiche per svolgere poi, oltre all’attività di PM, anche il ruolo di Coordinatore dell’ufficio.

Risultati PM: individuati 6 candidati interni idonei per il ruolo di PM PMO Coordinator: non è stato individuato il candidato ottimale internamente. Tuttavia 2 considerazioni fondamentali ci spingono a decidere di non cercarlo esternamente: 1) momento di transizione e cambiamento nei processi: importanza di avere buona conoscenza anche anche dei processi storici e dell’organizzazione Biffi 2) immagine di un’ assunzione esterna per ricoprire un ruolo chiave potrebbe essere percepito come un messaggio di disconferma troppo forte Il ruolo del PMO Coordinator viene quindi, in questa fase di transizione, ricoperto dall’attuale coordinatore del Ge.Com. in un’ottica di continuità e di “evoluzione naturale” (stimato, seguito e sponsorizzato dai colleghi). L’azienda ha messo a disposizione dei candidati selezionati la possibilità di colmare i “gap” di competenze attraverso attività di formazione tecnica e trasversale mirata.

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