ROTARY INTERNATIONAL DISTRETTO 2071 IL SEGRETARIO DEL CLUB A cura di: Commissione Distrettuale Formazione 2013-2014

SEGRETARIO DEL CLUB RUOLO svolge funzioni complementari a quelle del Presidente del club dà supporto alle attività del club e ne cura l'efficienza amministrativa collabora con il Presidente, con il Consiglio Direttivo, con le Commissioni opera insieme con il Tesoriere ed il Prefetto per il corretto funzionamento del club e delle sue riunioni tiene rapporti con il Distretto, con il R.I., con la F.R., con gli altri club

SEGRETARIO DEL CLUB COMPITI mantiene aggiornati gli Archivi Soci e Club nella propria Area Riservata del sito 2070 predispone e svolge le attività di sua responsabilità elabora le statistiche richieste mantiene i rapporti di tipo amministrativo con il Distretto, con il R.I., con la F.R., con gli altri club cura l’archiviazione, la conservazione e l’uso delle documentazioni del club e della corrispondenza movimenta le proposte di candidatura di nuovi soci è il solo responsabile del “Libro dei Verbali del Club” da tenere aggiornato ed in costante ordine

SEGRETARIO DEL CLUB ATTIVITA’ SISTEMATICHE operazioni con scadenza operazioni senza scadenza prefissata operazioni legate alla riunione settimanale

OPERAZIONI CON SCADENZA - 1° trimestre (lug-set) Descrizione Modello Destinazione 5 LUG Consegna tessere ai soci fogli di 10 tessere da richiedere a Zurigo tutti i soci 10 Pagamento quote 1° trimestre al Distretto si riceve dal Distretto o download dal sito 2070 Distretto 15 Nominativi dei componenti Consiglio Direttivo e Commissioni tabella predisposta dal segretario 20 Avviso ai soci che hanno raggiunto la dispensabilità dalla frequenza lettera predisposta soci aventi requisito 31 Pagamento quote semestrali al Rotary International si riceve da R.I. insieme con la fattura Rotary International AGO Rapporto di Assiduità del club per il mese di Luglio per l'intero semestre SET per il mese di Agosto disponibile dal mese precedente     

OPERAZIONI CON SCADENZA - 2° trimestre (ott-dic) Descrizione Modello Destinazione 10 OTT Pagamento quote 2° trimestre al Distretto si riceve dal Distretto o download dal sito 2070 Distretto 15 Rapporto di Assiduità del club per il mese di Settembre disponibile dal mese precedente NOV per il mese di Ottobre DIC per il mese di Novembre 31 Aggiornamento informazioni per Official Directory scrittura ONLINE su sito R.I. (www.rotary.org) Rotary International     

OPERAZIONI CON SCADENZA - 3° trimestre (gen-mar) Descrizione Modello Destinazione 10 GEN Pagamento quote 3° trimestre al Distretto si riceve dal Distretto o download dal sito 2070 Distretto 15 Rapporto di Assiduità del club per il mese di Dicembre disponibile dal mese precedente 31 Pagamento quote semestrali al Rotary International si riceve da R.I. insieme con la fattura Rotary International Componenti del Consiglio Direttivo entrante e dati della Segreteria scrittura ONLINE su sito 2070 FEB per il mese di Gennaio per l'intero semestre MAR per il mese di Febbraio     

OPERAZIONI CON SCADENZA - 4° trimestre (apr-giu) Descrizione Modello Destinazione 10 APR Pagamento quote 4° trimestre al Distretto si riceve dal Distretto o download dal sito 2070 Distretto 15 Rapporto di Assiduità del club per il mese di Marzo disponibile dal mese precedente MAG per il mese di Aprile GIU per il mese di Maggio 30 Passaggio consegne al Segretario entrante se occorre Segretario entrante LUG per il mese di Giugno Distretto anno precedente     

OPERAZIONI SENZA SCADENZA PREFISSATA  Rif Descrizione Modello Destinazione 1 Aggiornamento dati per nuovo socio, socio cessato, variazioni scrittura ONLINE su sito 2070 entro fine mese dell’evento Area Riservata 2070 2 Inserimento dati per nuovo C.D., indirizzo segreteria, incarichi entro il mese di Gennaio 3 Autorizzazione di un candidato a comunicare il suo nome ai soci download da sito 2070 Archivio club 4 Autorizzazione del nuovo socio a comunicare i dati a Distretto e R.I. 5 Invio contribuzioni a FR e richiesta riconoscimenti (con il Tesoriere) Zurigo 6 Proposta di candidatura nuovo socio Consiglio Direttivo 7 Ordinazione di pubblicazioni e/o di tessere rotariane 8 Avviso convocazione riunioni Cons. Direttivo e Assemblee predisposto dal segretario Membri del C.D. o tutti i soci 9 Stesura verbali riunioni schema definito Libro dei Verbali     

OPERAZIONI LEGATE ALLA RIUNIONE SETTIMANALE  Rif Descrizione Modello Destinazione 1 registrazione delle presenze dei soci tabella predisposta dal segretario archivio del club 2 registrazione e attestazione delle presenze di visitatori da altri club tabella e attestato predisposti visitatori, 3 registrazione delle presenze di ospiti del club e ospiti dei soci Tesoriere, 4 certificazione delle presenze di tutti i presenti ruota in cartoncino per le firme dei presenti 5 elaborazione dei dati di assiduità dei soci modello scaricato ONLINE per ognuno dei due semestri invio mensile al Distretto 6 trasferimento di informazioni al redattore del bollettino accordi interpersonali redattore del bollettino 7 disponibilità di guidoncini per eventuali scambi guidoncino del club visitatori da altri club 8 segnalazione di eventuali situazioni speciali informale Presidente, Prefetto, Tesoriere 9 altre eventuali ed emergenze