Sessione Prefetti A.R. 2013-2014 Distretti 2071-2072 Andrea Pierattelli - Rotaract Fiesole Rebecca Lazzari - Rotaract Ferrara Guido Abbate- Delegato Rotary per il Rotaract Iacopo Bellesi – Rotaract Firenze Est e Prefetto distrettuale A.R. 2012/2013

Chi è il Prefetto e qual'è il suo ruolo?

È colui che si occupa di organizzare TUTTI gli eventi del club È colui che si occupa di organizzare TUTTI gli eventi del club. Fa le veci del presidente con gli ospiti intervenuti e gestisce i rapporti, non solamente con le locations, ma con tutti gli ospiti. La sua organizzazione deve essere impeccabile e non deve mai tralasciare nessun dettaglio.

Quali sono gli strumenti del prefetto per l'ottima organizzazione?

Le sue idee (location adatte ed originali, intrattenimento per gli ospiti, attenzione ai dettagli). Le conoscenze, permettono di organizzare un evento al meglio cercando di contenere i costi. La gentilezza, la cortesia e la massima disponibilità nei confronti di tutti i partecipanti agli eventi.

Cosa non deve mai mancare ad un evento organizzato dal club?

Evento ufficiale - formale La ruota, il gagliardetto, la campana, lo stendardo, le bandiere e gli inni. Evento non ufficiale – informale I soci e la loro voglia di stare insieme. In caso di interclub portare un gagliardetto che il presidente scambierà con il presidente del/dei club con cui ha organizzato l'interclub.

Come funziona e cos'è la Ruota?

1 La ruota serve per avere un riscontro effettivo delle presenze ad un evento ufficiale del club (conviviale- visita dell'R.D.). 2 La ruota gira sempre in senso orario ed il presidente è l'ultimo a firmarla come forma di controllo. Si apre con la firma dell’autorità presente che siede alla sinistra del presidente 3 Nel caso sia presente l'R.D., il presidente si siede alla sua sinistra e apre la conviviale lasciando l'ultima firma all'R.D.

Come si organizza una conviviale di club?

- Trovare il relatore adatto: determina il successo di una conviviale. - Scelta di una o più locations. - Richiesta preventivi. - Scelta con il presidente della sede più adatta. - Scelta del menù – accertarsi delle diverse abitudini alimentari, intolleranze e allergie. - Allestimento della sala per un evento ufficiale. - Gestione dell'intera serata dall'arrivo degli ospiti fino al pagamento alla location. Il prefetto deve essere il primo ad arrivare e l'ultimo ad andar via.

INVITI Il prefetto predispone gli inviti con titolo, data, luogo, dress-code, costo della serata. Nel caso di inviti ufficiali a personalità Rotariane o persone previste come gratuità MAI scrivere il costo della serata all'interno dell'invito.

ESEMPIO:CONVIVIALE ORDINARIA

ESEMPIO:VISITA UFFICIALE R.D

ESEMPIO:PASSAGGIO DELLE CONSEGNE

BANDIERE: Le bandiere devono essere alla destra del tavolo presidenziale. Se le bandiere sono due il tricolore va posto alla destra,nel caso siano di più va posto al centro.

INNI: Gli inni vanno eseguiti in occasione di manifestazioni di rilievo. L’ordine di esecuzione è il seguente: - inno dello Stato estero compreso nel Distretto; - inno nazionale; - inno europeo; - inno del Rotary International. È doveroso ascoltare gli inni stando in piedi ed evitando applausi al termine degli stessi.

ED INFINE… PER OGNI DUBBIO SIAMO A DISPOSIZIONE: DISTRETTO 2072: Rebecca Lazzari 366/1694477 lazzarirebe@gmail.com DISTRETTO 2071: Andrea Pierattelli 339/1805064 andrea.p.84@hotmail.it

BUON LAVORO E IN BOCCA AL LUPO!!!!