Ruolo, compiti e responsabilità, attività, pianificazione, leadership Presidente di Club 6 Ruolo, compiti e responsabilità, attività, pianificazione, leadership

Quale è il ruolo del Presidente di un club? 8

Il ruolo del Presidente di club Il Presidente è il “direttore generale” del club. Il potere del Presidente nel club non è assoluto; la posizione di autorità proviene: 53 dal Club nella sua interezza dallo statuto e dal regolamento di club dallo statuto e dal regolamento internazionale dei Lions Club e dal consiglio direttivo

Il ruolo del Presidente di club Il Presidente è un membro attivo del “comitato consulente” del DG In qualità di membro attivo, il Presidente è tenuto a: 59 partecipare alle riunioni previste (di zona o di circoscrizione) presentare un breve rapporto sulle attività e sul numero di soci del club Il segretario del Club può contribuire a redigere tale rapporto.

Riunioni In qualità di “direttore generale” del Club, il Presidente svolge un ruolo fondamentale nelle riunioni. 17

Compiti del Presidente (riunioni) Il Presidente di un Club indìce e conduce le riunioni ordinarie e speciali di Club e del Consiglio Direttivo Il Segretario del Club può aiutarlo inviando ai Soci le informazioni relative alla riunione: data-ora-luogo-ordine del giorno ed a comporre e distribuire il verbale di sintesi Per garantire la maggiore affluenza è necessario che la convocazione e le informazioni siano inviate con il dovuto anticipo 53

Ruolo del Presidente (riunioni) Il Presidente di Club deve inoltre: preparare “l'ordine del giorno” che non deve comprendere un numero eccessivo di punti in discussione 13

Ruolo del Presidente (riunioni) Per preparare il corretto “ordine del giorno” il Presidente deve: interagire con gli officer e i presidenti di comitato per raccogliere gli argomenti da discutere avere la collaborazione del Segretario per redigere un ordine del giorno che soddisfi le specifiche esigenze del Club assicurarsi che l'ordine del giorno sia corretto, sostenibile e che comprenda tutti gli elementi e i punti di discussione utili e necessari 55

Ruolo del Presidente (riunioni) Il programma tipico di una riunione operativa di Club comprende: - l'apertura ufficiale della riunione da parte del Presidente - lettura/approvazione del verbale della riunione precedente - il rapporto del tesoriere - eventuali questioni pregresse o non concluse - nuove iniziative - conclusione da parte del presidente 39 9

Ruolo del Presidente (riunioni) Il programma tipico di una riunione conviviale di Club comprende: l'apertura ufficiale della riunione da parte del Presidente la presentazione di eventuali ospiti il programma previsto (ospite relatore, spettacolo, ecc.) lettura/approvazione del verbale della riunione precedente 39

Ruolo del Presidente (riunioni) Il programma tipico di una riunione conviviale di Club comprende: Sarebbe buona cosa che il Presidente, a conoscenza delle informazioni relative ai Soci, facesse riferimenti a ricorrenze o eventi particolari che li riguardano o riguardano il Club, in modo da “celebrare e festeggiare insieme” l’evento o la ricorrenza 39 11

Ruolo del Presidente (riunioni) Durante le riunioni il Presidente ha il compito di condurre la riunione in modo ordinato al fine di renderla efficace con la partecipazione di tutti i presenti seguendo l'ordine del giorno. 25

Ruolo del presidente (riunioni Operative) Un ordine del giorno ben composto e il suo corretto seguito consentiranno di: ottenere il rispetto dei tempi di lavoro previsti assicurare riunioni efficienti e produttive fornire la base di decisioni esecutive utili Queste decisioni sono necessarie per assicurare l'efficacia delle riunioni e...la vera partecipazione dei Soci 67

Ruolo del Presidente (riunioni) Gestire le interazioni e le dinamiche di gruppo Saper ascoltare Saper comprendere Saper individuare le cose e gli aspetti veramente importanti Saper comunicare in modo semplice e chiaro 39

Ruolo del Presidente (riunioni) Gestire le interazioni e le dinamiche di gruppo Saper comunicare in modo motivante Saper mostrare equilibrio ed equità Saper riconoscere i meriti Saper stimolare e coinvolgere i Soci Saper ammettere eventuali personali errori 39 15

Ruolo del presidente (riunioni) Gestire le interazioni e le dinamiche di gruppo Saper gestire i conflitti Saper gestire eventuali biasimi Saper STIMOLARE e MOTIVARE 39 16

Ogni club può avere più comitati a cui partecipano i Soci del Club. Il Presidente deve dedicare la dovuta attenzione a questi comitati affinchè abbiano il giusto significato e la attesa efficacia 16

Comitati Il Presidente ha l'obbligo di nominare i comitati permanenti e speciali del club 21

Comitati Esistono due tipi di comitati che vengono nominati dal Presidente di club. Comitati permanenti ovvero comitati/incarichi continuativi all'interno del Club. Comitati speciali ovvero comitati nominati per un periodo di tempo limitato allo scopo di svolgere una funzione speciale. 58

Comitati Il presidente di ciascun comitato sarà coordinatore e il leader dei membri del comitato. Quando viene scelta una persona per ricoprire l'incarico di presidente di comitato sarà utile 48 cercare di far corrispondere le capacità e le conoscenze della persona alle mansioni nel comitato

Comitati Il Presidente del Club deve comunicare regolarmente con i presidenti di comitato Comprensione e riconoscimento possono venire da una comunicazione efficace Attenzione e comunicazioni regolari aiutano i comitati a funzionare efficacemente e a far rimanere i Membri concentrati sui loro compiti. 30

Elezioni degli Officer Il Presidente del Club svolge un ruolo fondamentale anche nelle elezioni degli Officer di Club. 13

Compiti del presidente (elezioni degli officer) Deve assicurarsi che le elezioni degli Officer si svolgano nel rispetto dello statuto e del regolamento 35 Il Presidente deve sovrintendere alle elezioni degli Officer e di garantire che il processo sia aperto e si svolga entro i termini previsti. ( ne è responsabile )

Compiti del presidente (elezioni degli officer) Il Comitato addetto alle nomine presenta ai Soci del Club i nomi dei candidati alle varie cariche nel Club alla sessione dedicata alle nomine 45 Il Presidente nomina i Membri che faranno parte del comitato addetto alle nomine. Il comitato addetto alle nomine è un comitato permanente.

Ruolo del presidente (gli officer di club) Il Presidente, il vice Presidente, il segretario e il tesoriere collaborano affinché il Club funzioni in modo efficiente e produttivo. 34 Il tesoriere ed il segretario devono collaborare con il Presidente su responsabilità specifiche.

Ruolo del presidente (gli officer di club) Lavorando con il segretario e il tesoriere del club: discutere dei metodi di contabilità e di conservazione della documentazione Sia il segretario che il tesoriere svolgono ruoli importanti nella tenuta della contabilità e conservazione dei documenti. La comprensione di tali metodi aiuterà gli officer del club a lavorare in modo più omogeneo. 45

Ruolo del presidente (gli officer di club) Teoricamente due conti bancari sono ideali per tenere separati i fondi destinati all'amministrazione da quelli destinati alle attività 46 Il conto amministrativo è destinato alle quote di club, alle sanzioni pecuniarie e ad altri fondi interni Il conto attività è destinato ai fondi raccolti dal pubblico e non può essere utilizzato a scopi amministrativi.

Ruolo del presidente (gli officer di club) Aiuta il tesoriere a preparare i bilanci prevedendo le spese e le entrate stabilendo le priorità delle spese controllando le spese durante tutto l'anno 24

Comunicazione Affinche un Presidente di Club abbia successo, la comunicazione gioca un ruolo molto importante 11

Ruolo del Presidente (comunicazione) Un Club efficiente deve essere al corrente delle notizie e delle informazioni relative alle attività del Club stesso 40 Un Club privo di comunicazione efficace avrà con maggiore probabilità Soci insoddisfatti e che non si sentono collegati al Club.

Ruolo del Presidente (comunicazione) informare i Soci su notizie, problemi, ecc... I Soci informati sono più soddisfatti perchè sono coinvolti e consapevoli della realta del Club e collegati al mondo Lions. Ciò aumenta la soddisfazione e conseguentemente, la conservazione dei Soci nel Club. 65 Rispondere rapidamente, in modo esauriente, diretto e sintetico, a lettere, e-mail, messaggi

I Soci dei Club guardano al Presidente per trovare leadership. Si attendono di essere condotti con l’esempio, l’entusiasmo e la capacità di coinvolgere su progetti di cui essere orgogliosi. Attendono, spesso in silenzio, di poter condividere un successo e quando ripetutamente ciò non accade, silenziosamente qualcuno se ne va 17 32

Leadership Occorre: capacità di ascolto - empatia – attitudine positiva - capacità direttive – capacità di motivare – saper aiutare – disponibilità – saper essere d’esempio senza sostituirsi a loro – attitudine al problem-solving 17

Il Presidente di un Club non è solo, nel proprio incarico. Risorse Il Presidente di un Club non è solo, nel proprio incarico. Vi sono a disposizione molte risorse che aiutano il Presidente del Club; teoricamente tutti i Soci del Club. sia prima dell'inizio del suo mandato che nel corso dell'anno di servizio. 33

Risorse (per il Presidente di Club) Gli Officer sono una risorsa strategica I Presidenti di Zona possono aiutare a risolvere questioni e problemi che sorgono nel corso dell'anno I past-officer di Club possono offrire consigli sulla base della loro esperienza Le visite del DGTeam offrono opportunità di apprendimento Il Distretto Il team GLT / GMT è una risorsa disponibile 48

Pianificazione Un anno efficace inizia pianificando in anticipo e in modo sapiente. Bisogna saper guardare avanti. Ricordarsi che NON è utile pianificare dall’inizio tutte le serate dell’anno. In questo modo si rischia di perdere opportunità che possono nascere più avanti 9

Ruolo del Presidente (pianificazione) Prima che inizi il suo mandato il Presidente del Club dovrebbe: comprendere la motivazione e le esigenze dei Soci del suo Club studiare come svolgere riunioni efficienti e ben pianificate prevedere di partecipare ad eventi multidistrettuali o distrettuali, a congressi e convention ecc... Ipotizzare la condivisione di obiettivi e/o iniziative insieme ad altri Club 44

Ruolo del presidente (pianificazione) Scegliere i presidenti di comitato Incontrarsi con il segretario e il tesoriere di Club per prepararsi al nuovo anno Esaminare il Centro Didattico Lions (sito internet) Conoscere le risorse disponibili per avere successo come Presidente di Club 47

Ruolo del presidente (pianificazione) Nel dubbio...ricordarsi che chiedere può mettere, a volte, in imbarazzo per un attimo ma sicuramente può aiutare a far bene per il tempo a venire (o almeno a ridurre gli errori) 47 39

E’ importante preparare gli officer entranti. Terminare l'anno Salvo diversa pianificazione, è importante per la fine della annualità, portare a termine i progetti iniziati. E’ importante preparare gli officer entranti. 36

Ruolo del Presidente (Fine dell'anno) Celebrare il termine di un anno di impegni e di successi, con il riconoscimento dovuto ai Soci attivi ed al Club tutto. 46 Opportunità di riconoscimento: Riconoscimento Amici di Melvin Jones (soci di club reg.) Emblema per socio sostenitore L'Arte del riconoscimento Premio soci Libera creatività

Ruolo del presidente (Fine dell'anno) Transizione alla prossima squadra di leadership Organizzazione della documentazione (esaminarla con il consiglio) Incontri e trasferimento di incarichi (incontrarsi con la nuova squadra/ i nuovi officer) Discussione dei progetti ancora in corso (cooperazione) Assicurare la necessaria comunicazione per i progetti in corso 35

Grazie per la vostra attenzione il Team GLT / GMT 35 43