Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi A cura della Dott.ssa Rita Bonucchi Questo documento è di supporto a una presentazione verbale. I contenuti  potrebbero  non essere correttamente interpretati in assenza dei commenti di chi ne ha curato la stesura. This work is licensed under the Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs License. To view a copy of this license, visit http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.0

IL SEMINARIO DI OGGI Introduzione al business plan degli eventi L’organizzazione degli eventi: come funziona Il processo di organizzazione degli eventi Marketing per la gestione eventi La qualità nella gestione degli eventi

La situazione in Italia http://www.mconline.it/

La situazione in Italia http://www.mpiweb.it/

La situazione in Italia http://www.assorel.it

La situazione in Italia http://www.ferpi.it/

La situazione in Italia http://www.europages.it/annuario-aziende/psrw/agenzie-organizzazione-eventi.html

Evento 2.0 La promozione attraverso il web e i social network Social network per la gestione degli eventi Applicazioni di terze parti dedicate agli eventi Eventbrite (http://www.eventbrite.com/) Amiando (http://www.amiando.com/) Supersaas (http://www.supersaas.it/) Streaming degli eventi Le dirette via Twitter La diffusione dei Contenuti Sideshare Youtube … Ufficio Stampa 2.0 per gli eventi

Le dirette via Twitter

http://www.showroom-pil.com/?lang=it

Associazioni di categoria P.C.O. (organizzatori professionali di congressi) http://www.pcoitalia.it/ ASSOREL (associazione agenzie relazioni pubbliche) www.assorel.it FERPI www.ferpi.it AIMP (associazione italiana meeting planners) http://www.aimpitalia.it/

IMPOSTARE UN PROGRAMMA DI RICERCA quali sono già presenti nel sistema informativo di marketing? lavoro sul campo ricerca bibliografica analisi di settore (ricerca su ambiente competitivo) quali informazioni servono? ricerche esistenti territorio ricerca ad hoc (svolta da specialisti) ricerca sulla domanda quali mancano? “do-it-yourself”

Indice dell’analisi di settore Definizione del settore Delimitazione dello studio Storia del settore Normative Operatori del settore, mappatura concorrenti Intensità della concorrenza nel settore "Regole del gioco", barriere all’entrata e fattori di successo Giudizio di attrattività del settore Bibliografia ed elenco delle fonti

Analisi di settore: le fonti bibliografiche report, studi di settore e testi specialistici pronunce antitrust tesi di laurea pubblicazioni di associazioni di categoria riviste di settore stampa economica documenti e pubblicazioni provenienti da enti pubblici od organismi governativi documenti di provenienza aziendale repertori portali verticali e blog

Analisi di settore: il lavoro sul campo osservazione concorrenti siti internet materiali di comunicazione interviste agli esperti ex-dipendenti di aziende del settore associazioni di categoria ……………………………..

Definizione evento Gli eventi sono manifestazioni in grado di mobilitare le potenzialità di un territorio e di rafforzarne l’immagine e l’identità

L’evento nella politica di comunicazione Uno degli strumenti del piano di comunicazione Richiede una buona integrazione con l’azione dell’Ufficio Stampa e delle Relazioni Pubbliche e, in generale, con le politiche di comunicazione del territorio Richiede di essere definito e integrato anche all’interno delle politiche di marketing territoriale

L’evento L’evento si distingue perché: ha un impatto sulla domanda e sull’offerta ha caratteristiche di forte unicità e di forte focalizzazione su una determinata area (cultura, sport, commercio, politica, etc.) può essere ricorrente o episodico richiede una fase di preparazione e pianificazione piuttosto lunga

L’evento Inoltre l’evento avvia un processo di crescita locale favorisce notorietà con effetti positivi anche in settori diversi della vita economica locale richiede la mobilitazione di risorse notevoli e il coinvolgimento di attori diversi

L’evento L’evento ricorrente: L’evento episodico: L’evento si radica sulle tradizioni storiche e culturali, sulle vocazioni economiche e sociali L’evento ricorrente: sortisce l’effetto di progressiva valorizzazione delle caratteristiche del territorio L’evento episodico: crea un motivo di risalto sulla stampa; può far circolare materiali di comunicazione sul territorio; si raccorda al piano di marketing territoriale

L’evento Proprio per il ruolo di nuovo interprete delle caratteristiche del quale offre talvolta una nuova visione si può anche considerare come coadiuvante nella determinazione della politica di prodotto L’evento aiuta nel determinare l’espressione del prodotto

L’evento Richiede che esistano: le infrastrutture da cui dipende la riuscita dell’evento stesso (trasporti, accoglienza, informazioni) i servizi finalizzati alla riuscita dell’evento stesso o che sono collegati indirettamente ad esso

Classificazione eventi

Incontri di due o più persone accomunate da uno specifico interesse. Meeting Incontri di due o più persone accomunate da uno specifico interesse.

Riunione periodica di una categoria omogenea di persone. Congresso Riunione periodica di una categoria omogenea di persone.

Convegno Riunione di persone appartenenti a categorie anche NON omogenee finalizzata a dibattere un problema specifico.

Simposio Riunione con partecipazione altamente selezionata e qualificata, finalizzata alla verifica di un processo di ricerca ed alla relativa diffusione.

Seminario Riunione su argomenti specifici finalizzata ad un arricchimento culturale o professionale dei partecipanti.

Workshop Riunione finalizzata all’arricchimento professionale attraverso scambi di esperienze e confronto di metodologie. Generalmente guidata da un MODERATORE, include esercizi allo scopo di aumentare l’abilità o sviluppare la conoscenza rispetto ad un argomento specifico.

Tavola Rotonda Riunione di un ristretto numero di esperti per esaminare e discutere un tema specifico.

Conferenza Riunione eterogenea di specialisti per dibattere, dalle diverse angolature, un argomento di comune interesse.

Incentive Soggiorno fuori sede organizzato da un organismo per i propri membri finalizzato a stimolare la reciproca conoscenza e favorire una maggiore collaborazione.

Exposition Una Mostra in cui un gruppo di fornitori dello stesso settore presentano i loro prodotti e/o servizi.

Barcamp BarCamp è una rete internazionale di non conferenze aperte i cui contenuti sono proposti dai partecipanti stessi. Gli eventi si occupano soprattutto di temi legati alle innovazioni sull'uso del World Wide Web, del software libero e delle reti sociali. BarCamp è una nonconferenza, così come solitamente intendiamo per conferenza, che nasce dal desiderio delle persone di condividere e apprendere in un ambiente aperto e libero. Il BarCamp è una non-conferenza collaborativa, dove chiunque può “salire in cattedra”, proporre un argomento e parlarne agli altri, con lo scopo di favorire il libero pensiero, la curiosità, la divulgazione e la diffusione dei temi. Una non conferenza (unconference) quindi una riunione il cui tema di discussione è deciso dai partecipanti piuttosto che prestabilito in anticipo dagli organizzatori, una riunione aperta i cui contenuti vengono proposti dai partecipanti stessi. Dal 2006 i barcamp si stanno diffondendo anche in Italia.

Professionalità necessarie Le competenze di questo professionista riguardano la programmazione e la gestione di un progetto, unite a conoscenze approfondite relative al suo specifico ambito di intervento. È inoltre necessaria una certa conoscenza sia delle tecnologie della comunicazione sia di quelle informatiche e telematiche. Questa figura deve conoscere le leggi, nazionali e internazionali, che regolano il suo campo d’azione, le norme contrattuali e gli aspetti previdenziali e assicurativi. È opportuno che l’Organizzatore di eventi conosca bene le lingue straniere più diffuse, per intrattenere rapporti con i referenti internazionali. Egli deve inoltre saper gestire il proprio lavoro con creatività e competenze organizzative; deve avere capacità di analisi, autonomia decisionale, doti di leadership, determinazione e comunicabilità.

IL MARKETING MIX PRODOTTO PREZZO DISTRIBUZIONE COMUNICAZIONE MARKETING

Scaletta del piano di comunicazione INFO & AUDIT: LA MISSIONE, I VALORI, LE PAROLE CHIAVE, L’IMMAGINE ATTUALE OBIETTIVI DI COMUNICAZIONE PUBBLICI COINVOLTI SEGMENTI IDENTIFICATI STRUMENTI AZIONI CONTROLLO

Alcuni strumenti BRANDING E NAMING IMMAGINE COORDINATA MATERIALI COLLATERALI PUBBLICITA’ DIRECT MARKETING RELAZIONI PUBBLICHE FIERE EVENTI NEWSLETTER WEB SPONSORIZZAZIONE ECC.

Check list Contesto Obiettivi dell’evento Vincoli Sinergie Risultati attesi Corporate, brand, product Dimensione Pubblici (stakeholder) Pubblici interni coinvolti Ruolo delle varie funzioni aziendali Competenze distintive interne all’azienda Stile/tono di voce

Pianificazione di un evento Sei mesi prima Stendere una bozza di programma Individuare la sede adatta, effettuare sopralluogo, confermare le sale necessarie, anche collaterali all’evento, e le camere per gli ospiti Verificare la disponibilità delle seguenti attrezzature Contattare relatori per conferma partecipazione

Pianificazione di un evento Due mesi prima Predisporre invito/programma, prevedendo una scheda allegata di conferma rinviabile a mezzo fax o posta elettronica (nome, cognome, carica, società, indirizzo, tel. Fax) Inserire anche indicazioni sui prezzi e tipologia delle camere. Prevedere inoltre una scheda con informazioni utili. Prendere contatto, per preventivi, con: Grafico, Stampatore, Interpreti, Hostess, Fotografo, Fiorista, Persone all’interno dell’albergo che si occupano della ristorazione Predisporre mailing mirato (ospiti) Stampare invito/programma e schede Spedire invito/programma (alcuni con lettera personalizzata) Raccogliere materiale per cartelle di lavoro (interventi prevedere traduzione, slide, foto, curriculum, ecc)

Pianificazione di un evento Un mese prima Recall telefonico sul mailing predisposto Sulla base delle conferme e in prospettiva: Confermare contatti ai fornitori Stampare cartelle di lavoro e badge Organizzare il tempo libero (confermare teatri, cene, visite guidate) Prendere contatto con la persona all’interno dell’albergo che si occupa della ristorazione per decidere menù pasti e coffee break Preparare cartellonistica Decidere eventuali omaggi e acquistarli

Pianificazione di un evento Una settimana prima Assemblare cartelle di lavoro Iniziare allestimento Stampare i menù Stampare programma tempo libero Preparare accoglienza relatori (macchine, interpreti, ecc.) Confezionare la cartella di lavoro prevedendo, in caso di corsi e seminari una scheda di valutazione Preparare eventuali tegolini e finire di sistemare i badge Prendere contatto con le hostess

Pianificazione di un evento Il giorno prima Prova generale strumentazione Controllare: allestimento sale, materiale di lavoro, presenza fotografo, interpreti, hostess, badge nominativi, reception Organizzare accoglienza ospiti (dare briefing alle hostess) Stampare lista partecipanti Controllare: allestimento sale, strumentazione, materiale di lavoro, reception

Pianificazione di un evento Il giorno stesso Controllare: segnaletica, materiale per relatori (anche acqua e bicchieri sul tavolo) tegolini e badge reception e accoglienza (spunta nominativi) coffee break e pranzo Controllare, se non viene consegnato alla registrazione, che gli intervenuti abbiano tutto il materiale sul tavolo (anche penne) Registrare i presenti

Pianificazione di un evento Successivamente Raccogliere rassegna stampa e inviarla ai relatori Inviare lettere ringraziamento Mandare cartelle lavoro a chi ne ha fatto richiesta e a chi non è potuto intervenire Sbobinare interventi e predisporre atti del convegno Stampare atti convegno e spedirli o pubblicarli Aggiornare la mailing list con i nuovi nominativi

Diagramma di Gantt per la tempificazione delle fasi di un evento Mesi Giugno Luglio Agosto Settembre Ottobre …. Fase Durata Identificazione 7 gg Progettazione 30 gg Finanziamento 5 gg Acquisizione Acquisto servizi Sviluppo programma 10 gg Commercializzazione 60 g Operatività 3 gg Chiusura 15 gg Schema tratto dal libro Elementi di pianificazione e controllo per i professional congress organizer, Scannerici, A.; 2007; Franco Angeli

Software per la gestione degli eventi http://www.powerevent.it/ (Dastom) http://www.e20pro.it/ http://www.gestionecongressi.it/home.php MS Project Basecamp MS Access

A cosa Serve l’Ufficio Stampa fornire le informazioni necessarie ai media perché contribuiscano a creare l’immagine dell’organizzazione presso i pubblici di riferimento. raccogliere le informazioni provenienti dai media per capire la percezione che l’esterno ha dell’organizzazione.

Una procedura per l’Ufficio Stampa capire il funzionamento dei media selezione ambiti mailing list cartella stampa diffusione recall monitoraggio rassegna stampa chiusura del ciclo

Composizione di cartella stampa La cartella stampa deve mettere in grado i giornalisti di pubblicare sul prodotto contenendo: comunicati stampa immagini materiali di approfondimento

Le immagini I giornalisti si trovano meglio se hanno già una immagine, anche generica, da abbinare alla pubblicazione del comunicato stampa

Materiali di approfondimento Servono ai giornalisti per: approfondire e documentare meglio l’argomento dare un nome, una identità precisa, a chi propone il comunicato stampa avere un argomento per una eventuale “coda” di pubblicazione

La Notizia Selezionare e trasformare ciò che avviene in azienda in materiale fruibile per i media, ovvero in NOTIZIA interessante per i media scelti e per i loro pubblici con l’obiettivo ultimo di contribuire al miglioramento dell’immagine aziendale.

Powerevent Gestisce e ordina tutti gli aspetti che riguardano l’organizzazione di eventi, dall’integrazione di uno o più indirizzari alle complesse procedure d’iscrizione e booking tipiche dei grandi congressi.   Crea e archivia schede di registrazione e lettere di conferma prenotazioni (voli, alberghi, transfer, cena, ecc.) in formato pdf, personalizzate in ogni dettaglio, pronte per essere inviate via e-mail o via fax digitale attraverso il sistema e con un solo passaggio.   Prevede un sistema di conferme on-line con accessi personalizzati per gli ospiti.  

Powerevent Invia in automatico ad uno o più indirizzari da un’e-mail aziendale predefinita con testo e titolo e indirizzo e-mail del destinatario pre-impostati.   Gestisce con semplicità le procedure di stampa-unione (etichette, lettere personalizzate, stampa su buste…), anche in più lingue, con selezione automatica del testo d’invito, di data e intestazioni, del tono della comunicazione (formale/informale), della firma digitale.   Consente di importare e scambiare dati e liste attraverso una procedura semplice e veloce, gestibile direttamente dall’utente.   Possiede strumenti di analisi statistica sofisticati, completi e di facile consultazione, per un monitoraggio giornaliero dell’andamento dell’organizzazione. Ottiene report e export su file di ogni aspetto di un evento. (stato recall, rooming list, transfer list, presenze ad eventi speciali…) con un semplice click.   Permette di tenere l’evento sotto controllo in ogni momento in ogni luogo, poiché il sistema è web-based e accessibile da qualunque computer del mondo collegato ad internet.

Schema di budget economico di un evento Ricavi Evento 1 Fissi + Ricavi da vendite di spazi espositivi + Ricavi da sponsorizzazioni + Altri ricavi fissi Variabili: + Ricavi da quote di partecipazione categoria A + Ricavi da quote di partecipazione categoria B + Ricavi da quote di partecipazione categoria C Schema tratto dal libro Elementi di pianificazione e controllo per i professional congress organizer, Scannerici, A.; 2007; Franco Angeli

Schema di budget economico di un evento Costi: Fissi: - Sede - Allestimenti e servizi tecnici - Sviluppo e produzione programma - Traduzioni e interpretariato - Relatori - Quota fissa ristorazione - Intrattenimento - Promozione evento - Assicurazioni - Segreteria - Materiale stampato - Spese amministrative Variabili: - Omaggi e materiali per i partecipanti - Ristorazione - Viaggi e trasporti - Ospitalità e sistemazione alberghiera - Programma sociale Margine di evento sui costi speciali Schema tratto dal libro Elementi di pianificazione e controllo per i professional congress organizer, Scannerici, A.; 2007; Franco Angeli

Le maggiori voci di spesa di un evento Dati tratti da: Secondo monitor sul mercato degli eventi in Italia - tendenze, prospettive e operatori. UNA RICERCA QUALI/QUANTITATIVA SVOLTA DA ASTRA SRL PER ADC Agenzia della Comunicazione nell’ottobre 2006.

Le maggiori voci di spesa di un evento Dati tratti da: Secondo monitor sul mercato degli eventi in Italia - tendenze, prospettive e operatori. UNA RICERCA QUALI/QUANTITATIVA SVOLTA DA ASTRA SRL PER ADC Agenzia della Comunicazione nell’ottobre 2006.

Le maggiori voci di spesa di un evento Dati tratti da: Secondo monitor sul mercato degli eventi in Italia - tendenze, prospettive e operatori. UNA RICERCA QUALI/QUANTITATIVA SVOLTA DA ASTRA SRL PER ADC Agenzia della Comunicazione nell’ottobre 2006.

I tipi di location preferiti Dati tratti da: Secondo monitor sul mercato degli eventi in Italia - tendenze, prospettive e operatori. UNA RICERCA QUALI/QUANTITATIVA SVOLTA DA ASTRA SRL PER ADC Agenzia della Comunicazione nell’ottobre 2006.

I tipi di location preferiti Dati tratti da: Secondo monitor sul mercato degli eventi in Italia - tendenze, prospettive e operatori. UNA RICERCA QUALI/QUANTITATIVA SVOLTA DA ASTRA SRL PER ADC Agenzia della Comunicazione nell’ottobre 2006.

I tipi di location preferiti Dati tratti da: Secondo monitor sul mercato degli eventi in Italia - tendenze, prospettive e operatori. UNA RICERCA QUALI/QUANTITATIVA SVOLTA DA ASTRA SRL PER ADC Agenzia della Comunicazione nell’ottobre 2006.

I tipi di location preferiti Dati tratti da: Secondo monitor sul mercato degli eventi in Italia - tendenze, prospettive e operatori. UNA RICERCA QUALI/QUANTITATIVA SVOLTA DA ASTRA SRL PER ADC Agenzia della Comunicazione nell’ottobre 2006.

I tipi di location preferiti Dati tratti da: Secondo monitor sul mercato degli eventi in Italia - tendenze, prospettive e operatori. UNA RICERCA QUALI/QUANTITATIVA SVOLTA DA ASTRA SRL PER ADC Agenzia della Comunicazione nell’ottobre 2006.

http://www.a7events.com/

http://www.linkedin.com/in/paolapittoni

Un esempio http://lawrenewablenergy.com/

Eventi per il marketing. Marketing per gli eventi A cura della Dott.ssa Rita Bonucchi Questo documento è di supporto a una presentazione verbale. I contenuti  potrebbero  non essere correttamente interpretati in assenza dei commenti di chi ne ha curato la stesura. This work is licensed under the Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs License. To view a copy of this license, visit http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.0