Approvvigionamento esterno di servizi SAP Best Practices

Finalità, vantaggi e passi fondamentali del processo Un fornitore di servizi necessita di un servizio da parte di terzi. Vantaggi Visione trasparente degli ordini in sospeso, delle spedizioni e dello stock Elaborazione automatizzata efficiente Passi fondamentali del processo Creazione di un ordine d’acquisto Aggiornare un modulo di acquisizione dei servizi Approvare il modulo di acquisizione dei servizi Controllo fattura

Applicazioni SAP necessarie e ruoli aziendali SAP EHP5 per SAP ERP 6.0 Ruoli aziendali Addetto agli acquisti Impiegato addetto al servizio Addetto alla contabilità fornitori

Descrizione dettagliata del processo Approvvigionamento esterno di servizi Il processo gestionale inizia da un ordine d'acquisto. È possibile creare un ordine d'acquisto con o senza riferimento alla richiesta d'acquisto. L'acquisizione del servizio viene registrata per confermare il servizio eseguito. La fattura viene registrata con riferimento all'ordine d'acquisto.

Diagramma del flusso dei processi Approvvigionamento esterno di servizi Evento Necessità di un servizio da terzi Addetto agli acquisti Aggiornare un modulo di acquisizione dei servizi No Impiegato addetto al servizio Modulo ok? Approvare il servizio Sì Addetto alla contabilità fornitori Controllo fattura

Collegamento diagramma Legenda Simbolo Descrizione Commenti di utilizzo Fascia: identifica un ruolo utente, come un addetto alla contabilità fornitori o un rappresentante di vendita. Questa fascia può anche identificare un'unità o un gruppo organizzativo, invece di un ruolo specifico.Gli altri simboli di esecuzione in questa tabella vengono inseriti in queste righe. Si avrà il numero di righe necessario per coprire tutti i ruoli dello scenario. La fascia di ruolo contiene dei task comuni per quel ruolo. Eventi esterni: contiene eventi che iniziano o concludono lo scenario oppure incidono sul corso degli eventi dello scenario. Linea di flusso (continua): la linea indica la normale sequenza di fasi e la direzione del flusso nello scenario. Linea di flusso (punteggiata): la linea indica un flusso per task di uno scenario non frequentemente utilizzati o soggetti a condizioni. La linea può anche condurre verso documenti coinvolti nell'esecuzione. Collega due task in un processo di scenario o in un evento non-step Attività di business / evento: identifica un'azione che fa accedere o uscire da uno scenario, oppure un processo esterno che si verifica durante lo scenario Non corrisponde ad una fase di un task nel documento Processo unità: identifica un task compreso in maniera graduale nello scenario Corrisponde ad una fase di un task nel documento Riferimento processo: se lo scenario fa riferimento totalmente ad un altro scenario, inserire qui numero e nome dello scenario. Riferimento sottoprocesso: se lo scenario fa riferimento parzialmente ad un altro scenario, inserire qui numero, nome e numeri delle fasi di quello scenario. Decisione di processo: identifica una decisione / punto di ramificazione che indica che il cliente finale dovrà effettuare una scelta. Le linee rappresentano diverse scelte emerse da parti diverse del rombo. Solitamente non corrisponde ad una fase di un task nel documento; rispecchia una scelta da effettuare dopo l'esecuzione di una fase. Simbolo Descrizione Commenti di utilizzo Al prossimo / dall'ultimo diagramma: conduce alla pagina seguente / precedente del diagramma Il diagramma di flusso continua nella pagina successiva / precedente Copia cartacea / documento: identifica un documento, un report o un modulo stampati Non corrisponde ad una fase di un task in un documento; al contrario, è utilizzata per raffigurare un documento generato da una fase di task; questa forma non ha linee di flusso in uscita. Dati effettivi finanziari: indica un giustificativo finanziario Pianificazione budget: indica un documento di pianificazione budget Processo manuale: interessa un task effettuato manualmente Solitamente non corrisponde ad una fase di un task in un documento; al contrario viene utilizzato per raffigurare un task effettuato manualmente, come per lo scarico di un camion nel magazzino, che influisce sul flusso di processo. Versione esistente / dati: questo blocco riguarda dei dati introdotti da un processo esterno Solitamente non corrisponde ad una fase di un task in un documento; al contrario, questa forma raffigura dei dati provenienti da una fonte esterna. Questa fase non ha linee di flusso in entrata Decisione di sistema superato / fallito: questo blocco riguarda una decisione presa in automatico dal software Solitamente non corrisponde alla fase di un task nel documento; al contrario viene utilizzata per raffigurare una decisione presa in automatico dal sistema dopo che è stata effettuata una fase. Collegamento diagramma <Funzione> Copia cartacea / documento Esterna a SAP Dati effettivi finanziari Attività di business / evento Pianificazione del budget Processo unità Processo manuale Riferimento processo Versione esistente / dati Riferimento sotto-processo Decisione di processo Decisione di sistema superato / fallito

Dati anagrafici utilizzati Appendice Dati anagrafici utilizzati Divisione servizio Società Divisione Fornitore Organizzazione acquisti Gruppo acquisti Dipendente Materiale/Servizi