Nuvola It Data Space Easy Tutorial per l’Utente Telecom Italia Business/Marketing 1

Contents Introduzione Profilo Utente

Portale di gestione: Team Portal Title Month Year Portale di gestione: Team Portal Il cliente che sottoscrive il profilo di servizio Nuvola It Data Space Easy (Flat oppure a Consumo) può utilizzare e gestire i servizi contrattualizzati, mediante un Virtual Portal chiamato Team Portal. Il Team Portal implementa due viste: amministratore di sistema & utente Il Team Portal consente all’amministratore del sistema: la creazione, cancellazione e modifica di account utente (singolo e/o gruppi); il provisioning della quota di storage per ciascun account; la definizione dei ruoli, e la delega ruolo amministratore (user profiling); la creazione di strategie di backup da applicare come modelli per gruppi di server; la creazione di progetti con autorizzazioni di accesso granulari (collaboration); la visualizzazione dello stato del sistema & reporting la configurazione dei templates delle email di notifica o di invito; Il Team Portal consente all’utente di: installare una o più licenza workstation agent e server agent; impostare il backup mediante un pannello di controllo dedicato; accedere a file/folders oggetto di backup (cloud backups); impostare la sincronizzazione ed effettuare la condivisione dei file/folders (cloud drive); impostare i parametri del proprio account (my profile & my account); accedere in remoto e da qualsiasi device mobile (smartphone, tablet). 3 3

Contents Introduzione Profilo Utente

Profilo Utente – 1 – Attivazione Title Month Year Profilo Utente – 1 – Attivazione Quando l’Amministratore crea un profilo utente, quest’ultimo riceve sulla propria mail, il link e le credenziali di accesso al portale 5 5

Profilo Utente – 1 – Menu Iniziale Title Month Year Profilo Utente – 1 – Menu Iniziale L’utente riceve sulla propria mail il link e le credenziali di accesso al portale, nel momento in cui viene configurato dall’Amministratore. Dopo l’inserimento delle credenziali, l’utente accede ad una schermata che gli consente di gestire,utilizzando i pulsanti del menù di sinistra: I principali parametri dell’account (email, utilizzo dello storage, n° di licenze utilizzate I dettagli del profilo e personali Il registro degli eventi oppure, con i tab del menù in alto: I folders ed i files nel cloud Il backup impostato 3) L’utente può accedere allo spazio nel cloud utilizzando, nel Tab «Unità Cloud» il pulsante «carica» per effettuare l’upload dei file, o il menù di sinistra per esplorare ed effettuare il download dei files 6 6

Profilo Utente – 2 – Installazione dell’Agent Title Month Year Profilo Utente – 2 – Installazione dell’Agent 4) Se l’utente vuole impostare i backup sul proprio PC deve scaricare l’agent dal link «installa agente» visualizzato nel menù iniziale «Il Mio Account». L’installazione viene effettuata con semplici passi (vedi passi 1-4) 5) Al termine dell’installazione (vedi passi 5-8) l’agent va configurato inserendo, oltre alle proprie credenziali, anche il nome del server (in pratica deducibile dall’ l’URL del portale, ad es: cs16113713819.easy.dataspace.nuvolaitaliana.it ) Per completare l’inizializzazione dell’agent, va scelta una chiave di crittografia generata automaticamente oppure una password personale; (la password personale inibisce all’Amministratore la vista dei files dell’utente, ma va usata con attenzione in quanto non è previsto un meccanismo di recupero) 6) Oltre che per impostare il backup, l’installazione dell’agent serve per: accedere direttamente al Cloud Drive tramite l’icona «Cloud Drive» visualizzata sul desktop utilizzare il meccanismo di sincronizzazione dei files 1 5 2 6 3 7 4 8 7 7

Profilo Utente – 3 – Impostazione del Backup Title Month Year Profilo Utente – 3 – Impostazione del Backup 7) Per impostare il backup sul proprio PC, l’utente deve: cliccare con il tasto destro sull’icona dell’agent e sul pulsante «Impostazioni» per visualizzare il pannello di controllo cliccare sulla voce «File di Backup» per visualizzare l’albero delle Directory del proprio PC, e selezionare Files/Directory da inserire nel backup Selezionare la voce «Cloud Backup» del Menu’ «Principale», e cliccare sul pulsante «Esegui Backup» se vuole effettuare il backup immediatamente, altrimenti il backup verrà automaticamente effettuato nell’istante indicato nel menù (configurabile cliccando sulla voce «Pianifica» del menù «Backup Options») Nota 1: Il Primo backup che viene effettuato è in genere più lento per l’impostazione delle configurazioni iniziali del sistema (come ad esempio creazione della struttura dati); i backup successivi sono più veloci Nota 2: E’ possibile aggiungere cartelle o files al backup programmato, cliccandoci sopra con il tasto destro e selezionando la voce di menù «Data Space Easy» -> «Aggiungi al Backup». Le cartelle o files già incluse nel backup sono contrassegnate da un simbolo grafico (+ su quadrato verde) 8 8

Profilo Utente – 4 – Sincronizzazione Title Month Year Profilo Utente – 4 – Sincronizzazione 8) Per utilizzare il meccanismo di sincronizzazione dei files, all’atto dell’installazione dell’Agent viene creata, sul proprio PC, una cartella accessibile cliccando sull’icona «Cloud Drive» del desktop; il contenuto di questa cartella è sincronizzato con il contenuto della cartella «my files» del menù «Unità Cloud»; 9 9

Profilo Utente – 5 – Utilizzo del Cloud Title Month Year Profilo Utente – 5 – Utilizzo del Cloud 9) L’utente può salvare i files nel Cloud cliccando sul pulsante «carica», anche senza aver installato l’Agent; è ammesso il caricamento di files multipli (l’utente può aggiungere ulteriori files alla lista senza dover attendere la fine del caricamento dei precedenti) 10 10

Profilo Utente – 6 – Collaboration Title Month Year Profilo Utente – 6 – Collaboration 10) L’utente può creare nuovi progetti, cliccando sulla cartella «Project» e sul pulsante «Nuovo Progetto» per inserire il nome del Progetto (senza spazi vuoti) ed aggiungere gli altri utenti con cui si vuole collaborare 11) L’utente può: caricare files da condividere con gli altri utenti del progetto, cliccando sul pulsante «carica» inviare una email contenente un URL pubblico per la condivisione dei files, cliccando sul pulsante «invita guest» 11 11

Profilo Utente – 7 – Accesso da Mobile Title Month Year Profilo Utente – 7 – Accesso da Mobile L’utente può accedere al PlayStore (Android) o all’AppStore di Itunes (Apple) per scaricare ed installare gratuitamente l’App per l’accesso a Data Space Easy; per trovare l’App va inserita la stringa «Data Space Easy» nel campo di ricerca Prima di utilizzare l’App va verificata la corretta impostazione dell’APN di navigazione (alcuni APN aziendali possono bloccare le connessioni verso DS Easy) Una volta installata l’App, è necessario cliccare sull’icona per avviarla, e configurarla con le credenziali di accesso; la configurazione va fatta cliccando sul tasto in basso a sinistra per visualizzare il menù con le opzioni: «Aggiungi Server»; «Setting»; «Info» Cliccando su «Aggiungi Server» viene visualizzata la form con 4 campi dove inserire: Nome Server -> Stringa mnemonica a piacere Server URL -> riportato nella mail di attivazione (ad es. CSINT000O0002.easy.nuvolaitaliana.it) Nome Utente -> riportato nella mail di attivazione Password -> password scelta per l’accesso al profilo utente 1 3 2 4 12 12

Profilo Utente – 8 – Accesso da Mobile (2) Title Month Year Profilo Utente – 8 – Accesso da Mobile (2) Cliccando su «Impostazioni» viene visualizzata la lista delle opzioni che consentono di scegliere la cartella locale dello smartphone in cui scaricare i file, ed altre opzioni, tra cui l’abilitazione alla sincronizzazione; Tra le ulteriori opzioni va selezionata quella per l’accettazione dei ceritificati per un corretto funzionamento dell’App; Cliccando sull’istanza configurata (Nome Server) si accede allo spazio storage remoto visualizzando l’elenco delle cartelle disponibili; Cliccando su ciascuna delle cartelle si può accedervi e visualizzare i file in esse contenuti; per la visualizzazione o l’editing* dei file è necessario che sia installato sullo smartphone il sw appropriato (ad es. Acrobat, Office etc..); le icone visualizzate in basso consentono la creazione di nuove cartelle, la selezione di files per l’upload, l’accesso alla fotocamera etc. L’upload dei file può essere effettuato utilizzando il menù in basso, cliccando sull’icona SD Card per accedere ai files locali e selezionarli (anche con scelta multipla); il taso in basso a sinistra consente di visualizzare il tasto «Carica» per avviare l’upload dei files; Il menù successivo visualizza la percentuale di caricamento dei files * l’editing dei file nello spazio storage remoto va effettuato scaricando e modificando i files nella cartella locale, ed effettuando la successiva sincronizzazione o upload 5 8 6 9 7 10 13 13

Utente: Screenshot Portale di Gestione Title Month Year Utente: Screenshot Portale di Gestione My Account Backup Panel Gestione del proprio Account Info Account: Owner, % Utilizzo Storage, Agenti attivi Server/Workstatio;, Link per installazione Agent, Configurazione profilo (email, password) Backup – Configurazione Agent: Accesso a files /folders in backup; per effettuare i backup va installato l’agent, e cliccando dull’icona dell’agent con il tasto dx, va utilizzato il pannello seguente per configurare il set di file del backup Backups Cloud Drive Backup: Esplorazione e Download dei files di backup Accesso al Cloud Accesso/Condivisione/Sincronizzazione di files/folders; creazione di Progetti per la condivisione di file/folders tra users e/o groups 14 14

Utente: Dettaglio Funzionalità Title Month Year Utente: Dettaglio Funzionalità My Account Backups My Account Info Account: Account Owner, Usage, Server/Workstation Agent. Elenco dei devices, per quell’account , connessi alla piattaforma. Per ciascun devices è possibile visualizzarne lo stato, accedere al pannello di controllo backup, accedere ai folders in backup, avviare/sospendere backup e visualizzare le info sull’ultimo backup eseguito Installa Agent Aggiungi Dispositivo My Profile L’EndUser può modificare i dettagli del proprio account Logs & Alerts Elenco logs & alerts sullo stato del sistema clusterizzati Topic: System, Local Backup, Cloud Backup, Cloud Sync, Access, Audit, Agents Severity: Debug, Info, Warning, Error Backups Elenco di tutti i Backups. Per ogni Backups eseguito è possibile: Accedere a files /folders in backups Selezionare Snapshot Backup Invitare un user registrato opp no alla lettura/scrittura di file/folder Invitations Elenco Mail di Invitations Cloud Drive My Files Accesso a files/folders della root Accesso a files/folders creati sui device mobile e sync in My Files E’ possibile mappare la cartella My Files Invitations per la condivisone di file/folder in lettura/scrittura Solo per l’EndUser Telecom Italia sono presenti ulteriori due folders: Projects Elenco/Accesso di tutti i folders Projects Creazione di un nuovo Folder Project per la condivisione di file/folders tra users e/o groups registrati alla piattaforma Public Accesso a files/folders pubblici, i.e., condivisi fra tutti gli user registrati alla piattaforma Access Device Backup Panel Control Access Device Pannello di controllo backup cloud: avvio, ripristina, interrompi,… Selezione file e set di file oggetto di backup Schedula/Pianification backup Backup Applications 15 15

Utente: Screenshot Info Account Title Month Year Utente: Screenshot Info Account My Account Link per l’ installazione dell’ Agent Configurazione del profilo, email, password….. Info sull’ Account: Email owner, % Utilizzo Storage, n° di Agenti attivi Server/Workstation 16 16

Configurazione dell’Agent: Title Month Year Utente: Screenshot Pannello Configurazione Backup Backup Panel Quando l’Agent è connesso, cliccando sull’icona dell’Agent con il tasto dx, viene visualizzato il pannello per la configurazione dei files di backup Configurazione dell’Agent: al primo accesso vanno inserite le credenziali (server, utente, password) 17 17

Utente: Screenshot Visualizzazione Backup Title Month Year Utente: Screenshot Visualizzazione Backup Backups Esplorazione e Download dei files di backup Visualizzazione del backup impostato 18 18

Utente: Screenshot Accesso Cloud Title Month Year Utente: Screenshot Accesso Cloud Cloud Drive Creazione di Progetti per la condivisione di file/folders tra utenti e/o gruppi Sincronizzazione, Download dei files nel Cloud Gestione dei Folders/Files nel Cloud 19 19