16 apr CORSO FORMAZIONE ASSOCIAZIONI EQUADOREGNE Abbiamo visto, nella prima parte del corso: Finalità e normativa di una Associazione Fiscalità e modello EAS Registrazione dei movimenti contabili Rendiconto di cassa (e/o bilancio) Sistemi di elaborazione dei dati Preventivo finanziario (di cassa)

16 apr CORSO FORMAZIONE ASSOCIAZIONI EQUADOREGNE In particolare risulta opportuno che, oltre alla puntuale e attenta registrazione dei dati, siano tenuti presente anche i seguenti fattori: Raccolta e archiviazione dei documenti (oltre a quanto previsto per legge) Comunicazione agli associati dei valori di rendiconto e/o di bilancio, unitamente al preventivo dellanno successivo Eventuale comunicazione a terzi di tali valori

16 apr CORSO FORMAZIONE ASSOCIAZIONI EQUADOREGNE RACCOLTA E ARCHIVIAZIONE COMUNICAZIO NE AGLI ASSOCIATI (COMUNICAZIO NE A TERZI)

16 apr CORSO FORMAZIONE ASSOCIAZIONI EQUADOREGNE Tali informazioni rispondono allesigenza di: Trasparenza e pubblicità nei confronti di tutti i soggetti che vengono a vario titolo in contatto con lOrganizzazione Dimostrare lattività svolta, evidenziando i tratti salienti del servizio istituzionale svolto Mostrare limpegno per sostenere e valorizzare le risorse umane coinvolte nellOrganizzazione

16 apr CORSO FORMAZIONE ASSOCIAZIONI EQUADOREGNE ARCHIVIAZIONE DEI DATI LEGGE 383/2000 DISCIPLINA DELLE ASSOCIAZIONI DI PROMOZIONE SOCIALE Le Associazioni sono tenute alla conservazione della documentazione, con indicazione dei soggetti eroganti,per almeno tre anni per: Eredità, donazioni, legati testamentari Contributi da Stato, Regioni, Enti locali e Istituzioni pubbliche Contributi della UE e Organismi internazionali Entrate derivanti da prestazioni di servizi convenzionati

16 apr CORSO FORMAZIONE ASSOCIAZIONI EQUADOREGNE ARCHIVIAZIONE DEI DATI (2) Circa i tempi di conservazione dei documenti, le normative fiscali prevedono tuttavia dei tempi più elevati di conservazione. E pertanto opportuno che i documenti da archiviare siano conservati per: 6 anni

16 apr CORSO FORMAZIONE ASSOCIAZIONI EQUADOREGNE RACCOLTA E ARCHIVIAZIONE DEI DATI (1) Per quanto riguarda i contributi degli associati è opportuno che venga tenuta una registrazione, manuale o in formato automatico, con i seguenti elementi: Nominativo Importo versato Data di versamento Firma dellassociato

16 apr CORSO FORMAZIONE ASSOCIAZIONI EQUADOREGNE RACCOLTA E ARCHIVIAZIONE DEI DATI (2) I vari movimenti (uscite ed entrate di cassa) è opportuno vangano archiviati in cartelle distinte per anno e ordinate per data (della fattura o della nota di spesa, e dei contributi : da privati, da donazioni, ecc.). Nella stessa cartella andrà archiviato anche il registro dei versamenti Ciò faciliterà la ricerca e la dimostrazione della documentazione nei confronti degli associati e, eventualmente, degli Enti e delle Istituzioni

16 apr CORSO FORMAZIONE ASSOCIAZIONI EQUADOREGNE RACCOLTA E ARCHIVIAZIONE DEI DATI (3) Per le Associazioni che si avvalgono anche di un conto corrente bancario è opportuno che vengano archiviati, unitamente alla documentazione di cui sopra, gli estratti conto bancari forniti periodicamente dalle banche, unitamente a copia dei movimenti: bonifici, assegni, ecc.

16 apr CORSO FORMAZIONE ASSOCIAZIONI EQUADOREGNE RACCOLTA E ARCHIVIAZIONE DEI DATI (4) E opportuno che vengano archiviati anche i seguenti documenti: Documenti di convocazione delle Assemblee degli associati Verbali delle stesse Assemblee Verbali delle riunioni delleventuale Consiglio Direttivo e Collegio Sindacale

16 apr CORSO FORMAZIONE ASSOCIAZIONI EQUADOREGNE RACCOLTA E ARCHIVIAZIONE DEI DATI (4 bis) Ogni altra documentazione relativa a donazioni, lasciti testamentari, contributi da Istituzioni Pubbliche, rimborsi derivanti da Convenzioni Documentazione relativa alleventuale attività di raccolta fondi Entrate derivanti da iniziative promozionali finalizzate al proprio finanziamento, quali feste e sottoscrizioni anche a premi

16 apr CORSO FORMAZIONE ASSOCIAZIONI EQUADOREGNE Cartella dati anno xxxx Bilancio (cons. di cassa) Movimenti contabili Contributi Associati Verbali Assemblee, ecc. (Altra Documentaz.) (Preventivo Finanziario)

16 apr CORSO FORMAZIONE ASSOCIAZIONI EQUADOREGNE COMUNICAZIONE AGLI ASSOCIATI Come già previsto da alcuni Statuti che abbiamo esaminato, è opportuno che agli associati venga fornita una sintesi del rendiconto annuale (o del bilancio) e della copia del preventivo finanziario (o di cassa). Ciò per dare trasparenza alla attività dellAssociazione e dei suoi organi elettivi

16 apr CORSO FORMAZIONE ASSOCIAZIONI EQUADOREGNE EVENTUALE COMUNICAZIONE A TERZI La sintesi di cui sopra potrebbe essere utilizzata anche per fornire informazioni nel caso di: Contributi di Istituzioni pubbliche o di Organismi Internazionali Offerte di prestazioni di servizi convenzionati Erogazioni liberali e donazioni da parte di terzi