La pianificazione e la gestione di progetti complessi a finanziamento pubblico Dott.ssa Luisella Bianco Responsabile Business Division: Project Management - CLU srl

2 Agenda incontro Introduzione I finanziamenti –il VI Programma Quadro Project Management –Lapplicazione ai Progetti Complessi PROGECTA –La Metodologia –Gli Strumenti

3 La CLU srl La società CLU srl nasce nel Missione: Supportare il coordinamento di progetti complessi nel –Migliorare i processi comunicativi interni –Aumentare al visibilità dei risultati raggiunti –Ridurre la pressione delle attività gestionali –Permettere una maggiore concentrazione su attività specifiche Competenze specifiche: –Project Management –Comunicazione interna –Comunicazione esterna (disseminazione dei risultati) –Divulgazione scientifica Organizzazione (sia in ambiti pubblici che aziendali)

4 Collaborazione a progetti MFSPP ( ) – Mediterranean Forecasting System Pilot Project –Finanziato da EU (IV Programma Quadro)-> 31 partner (8 nazioni coinvolte) ADRICOSM ( ) – ADRIatic sea integrated Coastal areaS and river basin Management system pilot project –Finanziato dal Ministero dellAmbiente-> 16 partner SINAPSI ( ) - Seasonal, INterannuale and decAdal variability of the atmosPhere, oceanS and related marIne ecosystems –Finanziato dal MURST e dal CNR-> 21 partner MFSTEP ( ) – Mediterranean Forecasting System Towards Environmental Predictions –Finanziato da EU (V Programma Quadro)-> 48 partner (15 nazioni coinvolte) OLIO (2004) – Sviluppo di un sistema di Osservazione e previsione delLinquinamento da Idrocarburi nel mar MediterraneO – progetto preliminare –Finanziato da ASI- Agenzia Spaziale Italiana-> 11 partner ADRICOSM Partnership ( ) – ADRIatic sea integrated Coastal areaS and river basin Management system –Finanziato dal Ministero dellAmbiente -> 31 partner MERSEA ( ) – Marine Environment Security for The European Area Integrated Project –Finanziato da EU (VI Programma Quadro)-> 40 partner (16 nazioni coinvolte)

5 FP6 - Valutazione Progetti IP Integrated Project STREP Specific Targeted Research pr. NOE Network of Excellence SSA Specific Support Action CA Coordinati on Action RILEVANZA3/5 4/53/5 IMPATTO POTENZIALE 3/5 ECCELLENZA PARTECIPANTI 4/5 3/5 QUALITA CONSORZIO 3/5 4/53/5 QUALITA MANAGEMENT 3/5 4/5 MOBILITAZION E RISORSE 3/5

6 Ambito –La fase di pianificazione non è finanziata –Adeguamento alle specifiche richieste dellente finanziatore attraverso un bando scadenze da rispettare documentazione da inoltrare struttura del proposal, ecc… –Compromesso tra le esigenze di una corretta gestione dei progetti e le richieste soft dellente finanziatore –Lerogazione del finanziamento può essere subordinata al raggiungimento degli obiettivi Progetti Complessi: Peculiarità

7 Team –Il gruppo di lavoro è molto eterogeneo, per competenze, per metodologie, per dimensione dei partner, per obiettivi –Evidenti difficoltà logistiche e comunicative –I componenti spesso collaborano per la 1° volta Strumenti e competenze gestionali –Il coordinamento raramente è svolto da esperti di Project Management –Gli strumenti utilizzati normalmente non sono studiati per favorire lintegrazione, la comunicazione e la trasparenza ( , telefono, ms-office, …) Progetti Complessi: Peculiarità

8 PROGECTA - La pianificazione Ideazione Pianificazione Coordinata Adesione ad un bando –Analisi delle richieste –Personalizzazione del tool Creazione del progetto Definizione di Macro-attività (WP) Identificazione del gruppo di coordinamento (WP leader) PROGECTA: Lambiente di lavoro Accesso a nuovi partner –Scambio di informazioni –Proposte di collaborazione –Assegnazione responsabilità Definizione fine del piano di lavoro

9 Gli strumenti di analisi Ideazione Costi Analisi Report Pianificazione Coordinata Verifica Assegnazione del Budget ai WP Raccolta dei dettagli dei costi –per Partner –per attività –Per voci di costo Verifica di adesione ai requisiti del bando –Budget totale e per PT/WP/Tipo attività –Distribuzione geografica partner –Mesi Uomo per WP Preparazione per la presentazione: –Piano delle attività –GANTT –Elenco deliverable e Milestone Aderenza del progetto a –Requisiti del bando –Criteri di valuazione –Criteri di fattibilità

10 Avanzamento e Controllo Ri-pianificazione Ideazione Avanzamento Costi Analisi Report Pianificazione Coordinata Completamento Verifica Raccolta dei consuntivi –per Partner –per attività –Per voci di costo Elenco deliverable consegnati Rispetto scadenze Scostamenti tra consuntivo e budget Raccolta contributi e preparazione -Report tecnici e di avanzamento -Gantt di avanzamento Giustificazioni ed emendamenti Aggiornamento dello stato attività Consegna deliverable Rispetto delle milestone Modifiche al piano Spostamenti di budget Dettaglio attività successivi 18 mesi

11 PROGECTA- Le fasi Ri-pianificazione Ideazione Avanzamento Costi Analisi Report Pianificazione Coordinata Completamento Verifica

12 Per maggiori informazioni Ri-pianificazione Ideazione Avanzamento Costi Analisi Report Pianificazione Coordinata Completamento Verifica Prodotto e distribuito da