CALENDARIO primo giorno mattino pomeriggio la domanda sanitaria nella programmazione dei turni del personale infermieristico La variabilità annuale, settimanale e giornaliera Esercitazione di gruppo l’offerta di lavoro infermieristico la quantificazione delle ore contrattuali esercitazione di gruppo Casella- De Pieri master

DOMANDA –OFFERTA IN SANITA’ risorse economiche sempre scarse offerta determina domanda cosa fare ? Non amplificare la domanda di prestazioni Non sprecare risorse umane Identificare obiettivi prioritari di salute Programmare attività Casella- De Pieri master

Casella- De Pieri master SANITA’ ITALIANA Modifica bisogni sanitari Autonomia regionale Aziendalizzazione Privatizzazione del rapporto di lavoro Accreditamento delle strutture Rapporto ospedale -territorio Casella- De Pieri master

LIVELLI DECISIONALI POLITICHE SANITARIE I LIVELLO: STATO – REGIONI PIANI SANITARI PROGRAMMA FORMAZIONE CONTRATTI DI LAVORO II LIVELLO :AZIENDE SANITARIE ESPANSIONE/RICONVERSIONE ATTIVITA’ OSPEDALIERA? INCREMENTO ATTIVITA’ DI CURA TERRITORIALE? FLESSIBILITA’ /RIGIDITA’ NELLA DETERMINAZIONE SPESA PER IL PERSONALE? Casella- De Pieri master

LIVELLI DECISIONALI POLITICHE SANITARIE III LIVELLO: DIREZIONE SANITARIA CRITERI DI ASSEGNAZIONE DEL PERSONALE AI SETTORI SANITARI MODIFICHE ORGANIZZATIVI PER SERVIZI GENERALI FORMAZIONE PERMANENTE DEL PERSONALE IV LIVELLO : DIPARTIMENTI E UNITA’ OPERATIVE GESTIONE DELLE ATTIVITA’ SANITARIE GESTIONE DELLE RISORSE ASSEGNATE PIANIFICAZIONE E GESTIONE DEGLI ORARI E/O TURNI DI SERVIZIO Casella- De Pieri master

GESTIONE DEL PERSONALE DEFINIRE N. PERSONALE NECESSARIO REPERIRE IL PERSONALE ALLOCARE IL PERSONALE NELLE DIVERSE UNITA’OPERATIVE PROGETTARE E GESTIRE I TURNI DI SERVIZIO Casella- De Pieri master

Casella- De Pieri master METODOLOGIA TURNI DI SERVIZIO SCHEMA DELLE PRESENZE DOMANDA OFFERTA Casella- De Pieri master

I. DOMANDA OBIETTIVI FORMATIVI   analizzare la distribuzione temporale della domanda mediante appositi indicatori rapportare la domanda alla programmazione dell'offerta di tempo lavoro Casella- De Pieri master

PROGRAMMARE I TURNI DI SERVIZIO?(1) Perché? Domanda deve determinare offerta Aumentare l’efficienza Liberare risorse per l’efficacia A che livello decisionale? Al IV Livello Casella- De Pieri master

PROGRAMMARE I TURNI DI SERVIZIO?(2) Quali vantaggi? Sviluppa capacità programmatorie Aumenta il controllo di gestione Quali limiti superare? Assenza di metodo Scarsa flessibilità Non chiara definizione delle sedi decisionali Abitudini radicate Casella- De Pieri master

Casella- De Pieri master QUALE METODO ? Quantificare domanda Quantificare offerta Verificare compatibilità tra domanda e offerta Usare metodo razionale e matematico Casella- De Pieri master

Casella- De Pieri master PROGRAMMAZIONE Significato di programmazione Di breve periodo 1 anno Di medio periodo 1 – 3 anni Di lungo periodo > 3 anni Casella- De Pieri master

PROGRAMMAZIONE TURNI DI SERVIZIO BREVE : diseconomico valutazione carichi di lavoro in tempo reale flessibilità massima: giorno x giorno MEDIO: regolarità domanda regolarità offerta LUNGO: incertezza tendenza della domanda e dell’offerta scenari Casella- De Pieri master

CARATTERISTICHE DELLA DOMANDA Componente costante Componente variabile ciclica Componente erratica Perché ? C. Costante presenze minime C. Variabile ciclica presenze diversificate C. Erratica eccezioni Casella- De Pieri master

Casella- De Pieri master ALTA ERRATICITA’ Casella- De Pieri master

Casella- De Pieri master BASSA ERRATICITA’ Casella- De Pieri master

ERRATICITA’ QUASI NULLA attività reparto/servizio a erraticità quasi nulla Casella- De Pieri master

INDICATORI QUALITATIVI La tipologia e qualità dell’offerta di prestazioni. Quali? In che modo? In quanto tempo? ……………………………………………………… Va modificata? ………………………………………………………. Casella- De Pieri master

INDICATORI QUALITATIVI METODO SVIZZERO dipendenza utenti PRN 80 piani di assistenza DRG’s INFERMIERISTICI diagnosi infermieristiche MASSIMA FLESSIBILITA’ OFFERTA UTILIZZO IMMEDIATO O PREDITTIVO Casella- De Pieri master

INDICATORI QUANTITATIVI (1) TEMPO ASSISTENZA X AGGREGAZIONI REPARTI (standard regionali 96) NOMOGRAMMA DI BARBER (T.U.,DM, I.T., I.R.) Non serve per la variabilità della domanda dell’unità operativa Dati reperibili, segue la variabilità ciclica, è complesso Casella- De Pieri master

INDICATORI QUANTITATIVI (2) PRESENZA MEDIA GIORNALIERA Perché? Semplice Reperibile Riflette l’andamento variabilità ciclica NO per allocazione del personale nelle unità operative (III LIVELLO DECISIONALE) ……in attesa di indicatori più efficaci……….. Casella- De Pieri master

Casella- De Pieri master INDICATORI - TEMPO ANNO componente costante e variabilità ciclica nei mesi o periodi ………………………………………………………. ………………………………………………………. SETTIMANA componente costante, variabilità ciclica ed erraticità ………………………………………………………. GIORNO piano di attività standard giornaliera, erraticità Casella- De Pieri master

Casella- De Pieri master INDICATORI - TEMPO ANNO Presenza pazienti nell’anno e nei mesi componente costante e variabilità ciclica nei mesi o periodi SETTIMANA Presenza pazienti nella settimana e piano attività componente costante e variabilità ciclica GIORNO Piano di attività standard giornaliera Casella- De Pieri master

I. LA DOMANDA SEQUENZA LOGICA 1.1.1. 1.1.3. QUANTIFICARE DOMANDA E ATTIVITA’ Calcolo presenze presunte in ogni mese dell’ anno Individuazione periodi omogenei 1.2.1. 1.1.5. 1.1.5. Calcolo presenze presunte nei vari gg. della settimana Calcolo presenze presunte relative PERIODO A Calcolo presenze presunte relative PERIODO B 1.1.1. 1.1.6. 1.1.6. Peso % presenze PERIODO A sul totale annuo Analisi attivita’ nelle fasce orarie della giornata 1.2.2. Peso % presenze diversi gg. settimana Casella- De Pieri master

Casella- De Pieri master FORMULE VOLUME ATTIVITA’ RICHIESTA NEL PERIODO somma dei volumi di attività nei singoli giorni del periodo n. giorni del periodo considerato VOLUME ATTIVITA’ MEDIA GIORNALIERA DEL MESE x somma dei volumi di attività giornaliere del mese x n. giorni mese x Casella- De Pieri master

Casella- De Pieri master FORMULE (1) PRESENZA MEDIA GIORNALIERA DI PERIODO somma delle presenze giornaliere nei singoli giorni del periodo n. giorni del periodo considerato PRESENZA MEDIA GIORNALIERA DEL MESE x somma delle presenze giornaliere del mese x n. giorni mese x Casella- De Pieri master

II. OFFERTA OBIETTIVI FORMATIVI   Definire il numero di ore contrattuali annue che un lavoratore deve prestare Calcolare il tasso di assenza per un dato gruppo di operatori Prevedere l’ammontare complessivo di ore lavoro che un’equipe sarà in grado di garantire Casella- De Pieri master

II. L’OFFERTA SEQUENZA LOGICA 2.1.1. 2. L’ OFFERTA Calcolo dell’orario su 6 o 7.12 ore/die o ore/die P.T. 2.1. QUANTIFICARE ORE LAVORO CONTRATTUALI ANNUE DI UN OPERATORE Calcolo ore lavoro totali annue teoriche per lavoratore 2.1.2. Calcolo dell’orario accessorio QUANTIFICARE ASSENZE NON PROGRAMMABILI 2.2.2. Calcolo % assenza se sostituzione intra equipe Monte ore invariato per presenza squadra sostituzione DEFINIRE ORE LAVORO NETTE PREVISTE 2.3. Calcolo ore lavoro nette/anno previste per operatore 2.4. Calcolo totale ore annue previste per l’equipe DEFINIRE MONTE ORE LAVORO EQUIPE Casella- De Pieri master

Casella- De Pieri master FERIE E FESTIVITA’ Diritto-dovere Da usufruire nell’anno solare Previste dai contratti nazionali del lavoro N.32 (comprensivi dei 2 gg L. 23/12/77) ) + 4 ( L. 23/12/77) + 1 (S.Patrono) + 8(o 10; feste infrasettimanali ) = 45 ( 47) se l’orario si articola su 6 gg settimanali N.28 (comprensivi dei 2 gg) + 4 (L. 23/12/77) +1 (S.Patrono) + 8 (o 10) = 41 (43) se l’orario si articola su 5 gg settimanali Casella- De Pieri master

Le assenze non programmate (1) Per definire il fenomeno si usa a volte un termine negativo (assenteismo) o un indicatore numerico (tasso di assenza ) Tutte le assenze assolutamente imprevedibili (malattia, infortunio ) o non prevedibili a medio termine (un anno prima): permessi studio, maternità, richiesta di trasferimento, di aspettativa, ecc. Il tasso di assenza non ha valori assoluti : non può esistere un % nazionale, regionale o di ASL Casella- De Pieri master

Le assenze non programmate (2) Una parte del tasso di assenza è influenzato dalle politiche gestionali e di assunzione del personale da parte degli organi dell’ASL riguarda le assenze per lunghi periodi ,per dimissioni o trasferimenti. Si calcola il tempo lavoro “perso” in attesa della sostituzione Può essere una parte rilevante del tasso di assenza che comporta un aumento di orario straordinario Casella- De Pieri master

Le assenze non programmate (3) Il valore dei restanti fattori che incidono sul di tasso di assenza è spesso diverso tra le unità operativa, compresa la maternità Per rendere meno complessa la lettura del fenomeno si tende ad utilizzare un tasso di assenza intermedio: per ospedale , per distretto , per dipartimenti Casella- De Pieri master

Gestione delle assenze Vi sono 2 modalità di gestione delle assenze: Gestione decentrata Gestione centralizzata Casella- De Pieri master

Casella- De Pieri master Gestione decentrata ogni unità operativa deve gestire tutte le assenze con il personale assegnato Vantaggi un minor tasso di assenza maggior adattamento alle situazioni imprevedibili o a modifica del carico di lavoro presuppone collaborazione di tutti i membri dell’equipe Svantaggi più insicurezza gestionale più modifiche dei turni di servizio Casella- De Pieri master

Gestione centralizzata ogni unità operativa gestisce solo i riposi e le ferie programmate .Vi è una squadra di sostituzione gestita dall’ufficio infermieristico Vantaggi più sicurezza gestionale nelle unità operative il personale delle u.o ha turni fissi Svantaggi un maggior tasso di assenza la tendenza a richieste continue ed improvvise di permessi.La richiesta tende a diventare diritto Può far aumentare il conflitto con l’ufficio inferm. Il coordinatore viene in parte esonerato di una sua funzione Chi fa parte della squadra di sostituzione è demotivato Gestione centralizzata Casella- De Pieri master

Casella- De Pieri master FORMULE (2) TASSO DI ASSENZA totale ore assenza reali effettuate da tutti gli operatori x 100 n. operatori x n. ore annue nette x gg assenza procapite annue x 100 365 x giorni di assenza = somma gg. assenza degli operatori n. operatori ORE NETTE PROCAPITE MEDIE n.ore contratto annue + ore accessorie – (ore medie annue assenza) Casella- De Pieri master

III. LE PRESENZE OBIETTIVI FORMATIVI   Rapportare gli indicatori di domanda all’offerta di lavoro infermieristico Definire uno schema delle presenze del personale compatibile con le risorse assegnate ad una unità operativa Casella- De Pieri master

CALENDARIO secondo giorno mattino Pomeriggio lo schema delle presenze giornaliero e settimanale esercitazione di gruppo Principi generali sulla stesura dei turni di servizio strumenti tecnici per proporre tipologie di turni I turni come soluzione di problemi organizzativi Casella- De Pieri master

III. LO SCHEMA DELLE RESENZE SEQUENZA LOGICA 3.1. 3.1. Monte ore equipe PERIODO A 3. LE PRESENZE DEFINIRE MONTE ORE EQUIPE NEL PERIODO, SETTIMANA E GG./SETT. 3.2. 3.2. Monte ore equipe nella settimana 3.3. 3.3. Monte ore equipe nei diversi gg. della settimana 3.4. 3.4. Distribuzione opera- tori nei diversi gg. della settimana DEFINIRE SCHEMA DELLE PRESENZE 3.5 3.5 Distribuzione attività nelle fasce orarie PERIODO A 3.5.1. 3.5.1. Compilazione schema presenze Casella- De Pieri master

Casella- De Pieri master FORMULE (3) Monte ore annuo peso % presenze MONTE ORE LAVORO èquipe previsto * paz.nte nel periodo x = PERIODO X Monte ore lavoro èquipe periodo x MONTE ORE LAVORO totale giorni periodo x = MEDIO GIORNALIERO DEL PERIODO Monte ore lavoro medio MONTE ORE LAVORO MEDIO giornaliero del periodo * 7 = SETTIMANALE DEL PERIODO Monte ore èquipe peso % presenze MONTE ORE LAVORO nella settimana * pazienti nel giorno x = GIORNO X DELLA SETTIMANA Casella- De Pieri master

IV. PROGETTAZIONE TURNI E PROGRAMMAZIONE FERIE OBIETTIVI FORMATIVI   Definire i vantaggi e gli svantaggi nell’adottare diverse tipologie di turni Progettare un turno di servizio Programmare le ferie Casella- De Pieri master

IV. IL TURNO DI SERVIZIO SEQUENZA LOGICA 4.1./4.2 4.1./4.2 Definire n. oper. in turno PERIODO A PROGETTARE TURNI DI SERVIZIO E VERI- FICARE CONGRUENZA ED ACCETTABILITA’ 4.3. 4.3. Costruzione matrice settimanale del turno 4.4. 4.4. Verifica rispetto schema presenze Verifica accettazione dell’èquipe 4.5. 4.5. Sviluppo ciclo del Turno PERIODO A 4.6. 4.6. PROGRAMMAZIONE FERIE Programmazione Ferie PERIODO A Casella- De Pieri master

Casella- De Pieri master FORMULE (4) Monte ore settimanale previsto dallo schema delle presenze n. operatori ---------------------------------------------- = per coprire ore lavoro che ogni operatore il servizio deve prestare nella settimana Casella- De Pieri master

Casella- De Pieri master GESTIONE TURNI aggregare il personale dell’u.o. in gruppi omogenei o con competenze simili (es ota+ oss, ota +i.g., puer. +i.g. Allocare il personale di supporto (ota) nelle fasce orarie di maggior richiesta di assistenza di base e di attività diagnostica e nelle ore di sorveglianza (notte) Nelle u.o. con gruppi omogenei (es.ota o ausiliari ) di n. ridotto, gestire ferie con personale di altre qualifiche (es. i.g.) Si può prevedere gruppi misti i.p. +i.g nei reparti di ostetricia Casella- De Pieri master

Casella- De Pieri master DIAGRAMMA TURNI ORARIO NON A TURNO ORARIO A TURNO TURNO A CICLO CONTINUO TURNO DIURNO TURNO A SCHEMA VARIABILE TURNO A CICLIO RIPETITIVO FISSO TURNO A MATRICE 1 TURNO A MATRICE 2 TURNO A MATRICE … TURNO A MATRICE 7 TURNO MISTO Casella- De Pieri master

Casella- De Pieri master TURNI A MATRICE 7 E’ la base della turnazione a ciclo ripetitivo Il fabbisogno di personale, di norma, fa riferimento alla settimana La matrice tipo è costituita da n. di colonne quanto sono i gg della settimana e da n. di righe quanti sono gli operatori da collocare in turno Casella- De Pieri master

Casella- De Pieri master Matrice base L M G V S D 1 2 3 4 5 6 Casella- De Pieri master

Casella- De Pieri master TURNI A MATRICE 1 Si utilizza per matrice di base del turno o per le situazioni dove si prevede n. costante di operatori per tutto l’anno (es. reparti d’emergenza) Si ascrive in una matrice settimanale L M G V S D 1op/set P N R 2op/set 3op/set 4op/set 5op/set Casella- De Pieri master

Casella- De Pieri master MATRICE 2, 3,… Utilizzate per variabilità diversa della settimana (es. accettazione di ricovero o attività programmata tra + reparti ogni 2 o 3 gg.) Non si ascrivono in una matrice a 7 ; tutte le posizioni di lavoro sono date dal prodotto di n. operatori x colonne matrice giorni 1 2 3 1op M 2op R P 3op N 4op 5op Casella- De Pieri master

Casella- De Pieri master MATRICE 2,3,…SPURIA Utilizzate per n. sequenze doppie o triple rispetto n. operatori (es. turno a matrice 2 x 4 op. : il ciclo si chiude dopo 8 settimane) giorni 1 2 3 4 5 6 7 8 1op P M N R 2op 3op 4op Casella- De Pieri master

ARTICOLAZIONE DELLE SEQUENZE in fase = 16 ore tra fine e inizio altro turno anticipo di fase = < 16 ore ritardo di fase = > 24 ore 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 M R P N 1 2 3 4 5 6 P M M/N R 1 2 3 4 P M/N R 1 2 3 4 5 6 M P N R Casella- De Pieri master

Casella- De Pieri master GESTIONE FERIE Ferie d’ufficio? Sentenza della corte dei conti n.608 del 1985 … il comportamento dell’Amministrazione che non abbia concesso le ferie a richiesta dell’impiegato , ovvero non lo abbia collocato in ferie d’ufficio, costituisce un fatto illecito , le cui conseguenze ricadono sui titolari degli uffici ……. Il dipendente è corresponsabile dell’illecito Casella- De Pieri master

Casella- De Pieri master PROGRAMMAZIONE FERIE Totale ferie e festività infrasettimanali x operatore 42 gg = 8 settimane (ca) = 2 mesi 6 operatori = 1 operatore sempre assente per tutto l’anno (12 m) 12 operatori = 2 operatori contemporaneamente sempre assenti Da 7 a 11 operatori situazione intermedia (a volte 1 a v. 2 op.) Non si modifica schema di presenze Si modifica n. riposi previsti nel turno o si programmano periodi di recupero ore Casella- De Pieri master

LA GESTIONE DEI TURNI DEL PERSONALE INFERMIERISTICO Percorso “appropriato” Analisi domanda assistenziale Analisi offerta lavoro infermieristico Determinazione schema presenze Stesura turni e piano ferie Percorso “abbreviato” Analisi offerta lavoro Determinazione schema presenze con criteri di carico di lavoro percepito Stesura turni annuale e per periodi diversi in base al piano ferie Casella- De Pieri master

OFFERTA DI LAVORO INFERMIERISTICO 1° METODO Calcolare il tasso di assenza presidio ospedaliero /unità operativa sottrarre dal monte ore teorico annuale dell’equipe Stendere i turni nel rispetto del monte ore reale Gestire le assenze del personale (rientro in servizio, reperibilità) , nel rispetto dello schema delle presenze previste 2° METODO Non calcolare il tasso di assenza Stendere i turni secondo il monte ore ipotetico Non gestire o gestire in parte le assenze del personale , rispettando in linea di massima lo schema delle presenze ipotizzato Casella- De Pieri master