Chiusura di fine periodo della divisione “generale” SAP Best Practices

Finalità, vantaggi e passi fondamentali del processo La chiusura del periodo di una divisione garantisce che tutti i costi sostenuti per la produzione di attività della società (come ad esempio materiali prodotti internamente) vengano assegnati a tali attività / prodotti. I costi vengono quindi attribuiti ai rispettivi prodotti nell'analisi della profittabilità. Vantaggi Visione trasparente dei costi di produzione per i materiali prodotti internamente. Elaborazione automatizzata efficiente. Passi fondamentali del processo Eseguire ciclo di distribuzione per costi qualità Accertarsi che i movimenti merci e le transazioni di produzione siano stati completati Aprire nuovo periodo MM Chiusura del periodo per gli ordini di produzione (costi generali, determinazione WIP, calcolo degli scostamenti, liquidazione degli ordini di produzione) Chiudere gli ordini di produzione completati Raccolta dati per gerarchia di compattazione (reporting) Eseguire la distribuzione effettiva di tutti i costi dei centri di costo nell'analisi della profittabilità (CO-PA) Eseguire report della profittabilità

Applicazioni SAP necessarie e ruoli aziendali SAP EHP5 per SAP ERP 6.0 Ruoli aziendali Controller Impresa Specialista area di produzione Contabilità Fornitori Responsabile contabilità generale Controller costi prodotto Pianificatore della produzione

Descrizione dettagliata del processo Chiusura di fine periodo della divisione "generale" In primo luogo vengono attribuiti i costi qualità ai centri di costo relativi alla produzione. In secondo luogo, occorre accertarsi che tutte le fatture in entrata relative al periodo siano state registrate (rilasciare le fatture bloccate). I movimenti merci e le transazioni di produzione del periodo devono essere stati completati. Aprire nuovo periodo MM. Vengono iniziate le attività di chiusura del periodo per gli ordini di produzione: registrazione dei costi generali effettivi, determinazione del WIP (work in progress), calcolo degli scostamenti, liquidazione degli ordini di produzione. Gli ordini di produzione completati vengono chiusi. Per facilitare il reporting, si effettua una raccolta dati per le gerarchie di compattazione. I dati vengono registrati ai vari livelli della gerarchia, ad es. azienda, divisione, tipo di ordine, prodotto. I dati estratti vengono utilizzati per il reporting sui costi di produzione. Per completare l'attribuzione dei costi di produzione ai prodotti in AdP, si esegue la distribuzione effettiva di tutti i costi dei centri di costo nell'analisi della profittabilità (AdP). Nei report sulla profittabilità, è possibile analizzare i costi e i ricavi dei propri prodotti.

Diagramma del flusso dei processi Chiusura di fine periodo della divisione "generale" Evento Le fatture degli OdA devono essere registrate prima della chiusura mensile Controller Impresa Eseguire ciclo di distribuzione per costi qualità Eseguire i cicli di distribuzione per i costi di qualità Eseguire report della profittabilità Eseguire la distribuzione effettiva in CO-PA Contabilità fornitori Registrare transazioni AP connesse all'ordine di acquisto Rilasciare le fatture bloccate Specialis. area di produz. Assicurarsi che i movimenti merci siano stati completati Assicurarsi che le transazioni di produzione siano state completate Resp. Contabil. generale Aprire nuovo periodo MM Controller costi del prodotto Registrare calcolo dei costi generali effettivi ordine di prod. Liquidazione preliminare per co-prodotti Revisione determinazione WIP Liquidare gli scostamenti Analisi delle varianze Chiusura del periodo per ordini di produzione Determinazione WIP Determinazione degli scostamenti ordini di produzione e processo Raccolta dati per gerarchia di compattazione Pianifica-tore della produzio. Chiudere gli ordini di produzione completati Sistema informativo su ordini di prodotto OdA = Ordine d'acquisto; AP = Contabilità fornitori; MM = Gestione Materali; WIP = Work in Progress

Collegamento diagramma Legenda Simbolo Descrizione Commenti di utilizzo Fascia: identifica un ruolo utente, come un addetto alla contabilità fornitori o un rappresentante di vendita. Questa fascia può anche identificare un'unità o un gruppo organizzativo, invece di un ruolo specifico.Gli altri simboli di esecuzione in questa tabella vengono inseriti in queste righe. Si avrà il numero di righe necessario per coprire tutti i ruoli dello scenario. La fascia di ruolo contiene dei task comuni per quel ruolo. Eventi esterni: contiene eventi che iniziano o concludono lo scenario oppure incidono sul corso degli eventi dello scenario. Linea di flusso (continua): la linea indica la normale sequenza di fasi e la direzione del flusso nello scenario. Linea di flusso (punteggiata): la linea indica un flusso per task di uno scenario non frequentemente utilizzati o soggetti a condizioni. La linea può anche condurre verso documenti coinvolti nell'esecuzione. Collega due task in un processo di scenario o in un evento non-step Attività di business / evento: identifica un'azione che fa accedere o uscire da uno scenario, oppure un processo esterno che si verifica durante lo scenario Non corrisponde ad una fase di un task nel documento Processo unità: identifica un task compreso in maniera graduale nello scenario Corrisponde ad una fase di un task nel documento Riferimento processo: se lo scenario fa riferimento totalmente ad un altro scenario, inserire qui numero e nome dello scenario. Riferimento sottoprocesso: se lo scenario fa riferimento parzialmente ad un altro scenario, inserire qui numero, nome e numeri delle fasi di quello scenario. Decisione di processo: identifica una decisione / punto di ramificazione che indica che il cliente finale dovrà effettuare una scelta. Le linee rappresentano diverse scelte emerse da parti diverse del rombo. Solitamente non corrisponde ad una fase di un task nel documento; rispecchia una scelta da effettuare dopo l'esecuzione di una fase. Simbolo Descrizione Commenti di utilizzo Al prossimo / dall'ultimo diagramma: conduce alla pagina seguente / precedente del diagramma Il diagramma di flusso continua nella pagina successiva / precedente Copia cartacea / documento: identifica un documento, un report o un modulo stampati Non corrisponde ad una fase di un task in un documento; al contrario, è utilizzata per raffigurare un documento generato da una fase di task; questa forma non ha linee di flusso in uscita. Dati effettivi finanziari: indica un giustificativo finanziario Pianificazione budget: indica un documento di pianificazione budget Processo manuale: interessa un task effettuato manualmente Solitamente non corrisponde ad una fase di un task in un documento; al contrario viene utilizzato per raffigurare un task effettuato manualmente, come per lo scarico di un camion nel magazzino, che influisce sul flusso di processo. Versione esistente / dati: questo blocco riguarda dei dati introdotti da un processo esterno Solitamente non corrisponde ad una fase di un task in un documento; al contrario, questa forma raffigura dei dati provenienti da una fonte esterna. Questa fase non ha linee di flusso in entrata Decisione di sistema superato / fallito: questo blocco riguarda una decisione presa in automatico dal software Solitamente non corrisponde alla fase di un task nel documento; al contrario viene utilizzata per raffigurare una decisione presa in automatico dal sistema dopo che è stata effettuata una fase. Collegamento diagramma <Funzione> Copia cartacea / documento Esterna a SAP Dati effettivi finanziari Attività di business / evento Pianificazione del budget Processo unità Processo manuale Riferimento processo Versione esistente / dati Riferimento sotto-processo Decisione di processo Decisione di sistema superato / fallito