SERVIZIO AMMINISTRAZIONE DELL’INFN-CNAF Presenteazione di Michela Pischedda nel CdC del 3/12/2010 Consuntivo attività anno 2010.

Presentazione sul tema: "SERVIZIO AMMINISTRAZIONE DELL’INFN-CNAF Presenteazione di Michela Pischedda nel CdC del 3/12/2010 Consuntivo attività anno 2010."— Transcript della presentazione:

1 SERVIZIO AMMINISTRAZIONE DELL’INFN-CNAF Presenteazione di Michela Pischedda nel CdC del 3/12/2010 Consuntivo attività anno 2010

2 DIFINIZIONE PROVVEDIMENTO ORGANIZZATIVO DEL SERVIZIO AMMINISTRAZIONE COMPITI ED ATTIVITA’ DEL SERVIZIO: - SEGRETERIA DI DIREZIONE - ARCHIVIO DEL DIRETTORE - PROTOCOLLO - DOCUMENTAZIONE PROGRAMMI ED OBITTIVI - CONSIGLIO DI CENTRO NAZIONALE - SEGRETERIE SCIENTIFICHE - INCARICHI DI RICERCA, DI COLLABORAZIONE TECNICA E DI ASSOCIAZIONE - CONCORSI - ASSUNZIONI - AFFARI DEL PERSONALE - RAPPORTI ESTERNI -CONVENZIONI ED ACCORDI - SCAMBI INTERNAZIONALI - ORGANIZZAZIONE CONGRESSI, SEMINARI E RIUNIONI DEL CENTRO NAZIONALE - BIBLIOTECA - RAPPORTI CON LE ORGANIZAZIONI SINDACALI -RAGIONERIA - GESTIONE DEL BILANCIO E DELLA SPESA - IMPORT-EXPORT - CONTRATTI - FONDO ECONOMALE - PATRIMONIO - MENSA - LIQUIDAZIONE MISSIONI ED INDENNITA’ -AUTOMAZIONE DELLE PROCEDURE TECNICO AMMINISTRATIVE - MAGAZZINO - SUPPORTO DI SEGRETERIA E DOCUMENTAZIONE SANITARIA - COMPITI DEI QUALI IL SERVIZIO SIA DIRETTAMENTE INCARICATO DAL DIRETTORE COMPITI ED ATTIVITA’ DEL SERVIZIO: - SEGRETERIA DI DIREZIONE - ARCHIVIO DEL DIRETTORE - PROTOCOLLO - DOCUMENTAZIONE PROGRAMMI ED OBITTIVI - CONSIGLIO DI CENTRO NAZIONALE - SEGRETERIE SCIENTIFICHE - INCARICHI DI RICERCA, DI COLLABORAZIONE TECNICA E DI ASSOCIAZIONE - CONCORSI - ASSUNZIONI - AFFARI DEL PERSONALE - RAPPORTI ESTERNI -CONVENZIONI ED ACCORDI - SCAMBI INTERNAZIONALI - ORGANIZZAZIONE CONGRESSI, SEMINARI E RIUNIONI DEL CENTRO NAZIONALE - BIBLIOTECA - RAPPORTI CON LE ORGANIZAZIONI SINDACALI -RAGIONERIA - GESTIONE DEL BILANCIO E DELLA SPESA - IMPORT-EXPORT - CONTRATTI - FONDO ECONOMALE - PATRIMONIO - MENSA - LIQUIDAZIONE MISSIONI ED INDENNITA’ -AUTOMAZIONE DELLE PROCEDURE TECNICO AMMINISTRATIVE - MAGAZZINO - SUPPORTO DI SEGRETERIA E DOCUMENTAZIONE SANITARIA - COMPITI DEI QUALI IL SERVIZIO SIA DIRETTAMENTE INCARICATO DAL DIRETTORE Presenteazione di Michela Pischedda CdC del 3/12/2010

3 ORGANIGRAMMA DEL SERVIZIO AMMINISTRAZIONE DEL CNAF SERVIZIO AMMINISTRAZIONE Responsabile Michela Pischedda Responsabile Michela Pischedda Personale di ruolo 1. Aiello Antonella Personale a contratto: 1.Grandi Giulia 2.Marchesi Alessandra Personale saltuario: 1.Trimestrale Presenteazione di Michela Pischedda CdC del 3/12/2010 Siamo Solo i n 4 a fare tutto ed Alessandra è tornata ad essere operativa soltanto a settembre 2010

4 L’attività svolta dal servizio amministrazione del CNAF è visibile e tangibile da parte di tutti gli utenti e collaboratori Principi cardine dell’attività del Servizio: la correttezza formale e procedurale a garanzia e supporto del personale e della direzione nella gestione del Centro. L’attività svolta dal servizio amministrazione del CNAF è visibile e tangibile da parte di tutti gli utenti e collaboratori Principi cardine dell’attività del Servizio: la correttezza formale e procedurale a garanzia e supporto del personale e della direzione nella gestione del Centro. ATTIVITA’ ISTITUZIONALE DEL SERVIZIO AMMINISTRAZIONE DEL CNAF Presenteazione di Michela Pischedda CdC del 3/12/2010

5 Questo elenco non vuole essere esaustivo ma solo indicativo del lavoro svolto durante il presente anno: Emissione di nr. 162 ordini a fornitori (con relativi procedimenti amm.) Gestione di nr. 11 fornitori in partite di giro per acquisti a livello nazionale Emissione di nr. 460 mandati di pagamento Emissione di nr. 84 reversali di incasso Emissione di nr. 47 Note di carico patrimoniale Gestione rinnovi dipendenti a termine (conoscete bene la situazione e il continuo via vai di rinnovi e proroghe e tutto quello che amministrativamente parlando comporta) Gestione di 400 missioni del personale Gestione dei buoni pasto per nr. 53 utenti Gestione di 6,38 ML di euro di Bilancio di competenza 2010 Gestione gare per la costruzione dell’apparato TIER1 : - parte rimanente dei 24 ML di euro assegnazione 2003 - 2 ML di euro assegnazione 2009 (tutti impegnati nel 2010) - 2,7 ML di euro assegnazione 2010 (tutti impegnati nel 2010) ……. Questo elenco non vuole essere esaustivo ma solo indicativo del lavoro svolto durante il presente anno: Emissione di nr. 162 ordini a fornitori (con relativi procedimenti amm.) Gestione di nr. 11 fornitori in partite di giro per acquisti a livello nazionale Emissione di nr. 460 mandati di pagamento Emissione di nr. 84 reversali di incasso Emissione di nr. 47 Note di carico patrimoniale Gestione rinnovi dipendenti a termine (conoscete bene la situazione e il continuo via vai di rinnovi e proroghe e tutto quello che amministrativamente parlando comporta) Gestione di 400 missioni del personale Gestione dei buoni pasto per nr. 53 utenti Gestione di 6,38 ML di euro di Bilancio di competenza 2010 Gestione gare per la costruzione dell’apparato TIER1 : - parte rimanente dei 24 ML di euro assegnazione 2003 - 2 ML di euro assegnazione 2009 (tutti impegnati nel 2010) - 2,7 ML di euro assegnazione 2010 (tutti impegnati nel 2010) ……. ATTIVITA’ ISTITUZIONALE DEL SERVIZIO AMMINISTRAZIONE DEL CNAF Presenteazione di Michela Pischedda CdC del 3/12/2010

6 ATTIVITA’ EXTRA A QUELLA ORDINARIA PROGETTI EUROPEI IMPLEMENTAZIONE WEB CNAF SISTEMA INFORMATIVO INFN PROGETTI EUROPEI IMPLEMENTAZIONE WEB CNAF SISTEMA INFORMATIVO INFN Presenteazione di Michela Pischedda CdC del 3/12/2010

7 Il CNAF ha gestito e rendicontato diversi progetti europei, nell’ultimo anno abbiamo chiuso e rendicontato ETICS2 dove il CNAF era l’unico partner INFN e il suo responsabile scientifico era Cristina Vistoli e il financial officer Michela Pischedda. Abbiamo contribuito alla rendicontazione di EGEE3 Abbiamo sostenuto un AUDIT EUROPEO con successo (cioè nessun rilievo) su ETICS2. Il CNAF ha gestito e rendicontato diversi progetti europei, nell’ultimo anno abbiamo chiuso e rendicontato ETICS2 dove il CNAF era l’unico partner INFN e il suo responsabile scientifico era Cristina Vistoli e il financial officer Michela Pischedda. Abbiamo contribuito alla rendicontazione di EGEE3 Abbiamo sostenuto un AUDIT EUROPEO con successo (cioè nessun rilievo) su ETICS2. ATTIVITA’ EXTRA A QUELLA ORDINARIA PROGETTI EUROPEI Presenteazione di Michela Pischedda CdC del 3/12/2010

8 Nel corso del 2010 abbiamo realizzato il sito web del Servizio Amministrazione cercando di migliorare il servizio all’utente mettendo a disposizione sia tutta la modulistica di interesse sia l’interpretazione normativa di riferimento, nonché una bacheca per le novità. Siamo in attesa del nuovo sito per ulteriori implementazioni. ATTIVITA’ EXTRA A QUELLA ORDINARIA IMPLEMENTAZIONE SITO WEB DEL CNAF Presenteazione di Michela Pischedda CdC del 3/12/2010

9 Il CNAF è inserito in diversi gruppi di lavoro per lo studio, realizzazione ed implementazione del sistema informativo dell’INFN. Tutto il progetto relativo al portale INFN prese spunto da quello implementato al CNAF dal Servizio Amministrazione (su iniziativa del suo responsabile) in collaborazione con l’azienda SOGEA S.r.l. di Bologna, con la quale venne integrato alla contabilità su piattaforma AS400 un portale utente per la gestione delle trasferte e della rilevazione della presenza e la richiesta dei permessi del personale. Il nostro precedente sistema informativo che è ancora attualmente in uso in 3 strutture INFN (PG- ROMA3 – ROMA2) era risultato essere l’unico esempio valido esistente in tutto l’INFN relativamente alla integrazione di dati da WEB al sistema contabile Il CNAF è inserito in diversi gruppi di lavoro per lo studio, realizzazione ed implementazione del sistema informativo dell’INFN. Tutto il progetto relativo al portale INFN prese spunto da quello implementato al CNAF dal Servizio Amministrazione (su iniziativa del suo responsabile) in collaborazione con l’azienda SOGEA S.r.l. di Bologna, con la quale venne integrato alla contabilità su piattaforma AS400 un portale utente per la gestione delle trasferte e della rilevazione della presenza e la richiesta dei permessi del personale. Il nostro precedente sistema informativo che è ancora attualmente in uso in 3 strutture INFN (PG- ROMA3 – ROMA2) era risultato essere l’unico esempio valido esistente in tutto l’INFN relativamente alla integrazione di dati da WEB al sistema contabile ATTIVITA’ EXTRA A QUELLA ORDINARIA SISTEMA INFORMATIVO INFN Presenteazione di Michela Pischedda CdC del 3/12/2010

10 Da allora è cominciato il progetto nazionale del portale utente INFN (sempre con il supporto della Sogea Srl di Bologna) e il CNAF per la sua esperienza e conoscenza acquisita è stato inserito in diversi gruppi di lavoro per l’implementazione di tutta l’attività ed in particolare: 1.Per il portale trasferte e sua integrazione 2.Per il portale acquisti e sua integrazione 3.Per il portale per la parte gestionale (dati contabili) ATTIVITA’ EXTRA A QUELLA ORDINARIA SISTEMA INFORMATIVO INFN Presenteazione di Michela Pischedda CdC del 3/12/2010

11 Essendo presente al CNAF un sistema gestione presenze integrato WEB/contabilità, il CNAF è stato inserito nel gruppo (che era già in essere da circa 10 anni formato da LNL, LNF, AC, PD) per l’analisi, implementazione, realizzazione del sistema nazionale per la gestione delle presenze del personale e per la definizione dei time-sheet per la rendicontazione europea ATTIVITA’ EXTRA A QUELLA ORDINARIA SISTEMA INFORMATIVO INFN Presenteazione di Michela Pischedda CdC del 3/12/2010

12 Abbiamo fatto mesi di incontri tra direzione del personale, gruppo delle kay users, Consulenti esterni, capo progetto INFN e la ditta BYTE che doveva realizzare il progetto da ormai 10 anni. alla fine vista l’esperienza CNAF si sono arresi in quanto non in grado di realizzare una cosa simile e di facile utilizzo per l’utente. Da quel momento Michela Pischedda viene nominata RUP del PROGETTO PRESENZE, viene indetta una nuova gara, dove la Software Design vince e comincia la nuova avventura. Il Gruppo di lavoro, dovendo definire tutte le regole da far applicare al sistema informativo e, non avendo supporti formali dalla direzione del personale INFN, ha dovuto in pratica ridefinire in un documento (che di fatto potrebbe essere chiamato REGOLAMENTO DEL PERSONALE) tutto quello che riguarda questa materia e la sua applicazione pratica in INFN. Lo scopo primario: UNIFORMARE IL TRATTAMENTO DEL PERSONALE IN TUTTO L’INFN. A luglio come sapete è cominciata la sperimentazione pratica del sistema e stiamo procedendo con l’intenzione di poterlo collaudare entro il presente mese di dicembre e di far partire ufficialmente tutte le altre strutture INFN entro la fine del 2011. Sono in fase di sperimentazione pratica anche TO, LNF, LNL ed AC. ATTIVITA’ EXTRA A QUELLA ORDINARIA SISTEMA INFORMATIVO INFN Presenteazione di Michela Pischedda CdC del 3/12/2010

13 Nel mese di settembre è nato un nuovo gruppo di lavoro relativamente alla gestione e verifica ed implementazione del patrimonio INFN, e il CNAF è inserito anche in questo insieme a PG, ROMA2, LNGS, FI, AC. Siamo infine stati chiamati a far parte di un gruppo definito UFFICIO DEI RUP in supporto al Prof. Maggi (responsabile INFN del progetto) per l’implementazione e verifica dell’intero progetto di informatizzazione dell’INFN. A questo gruppo partecipano del CNAF: Barbara Martelli, Cristina Vistoli, Michela Pischedda e Mauro Morandin. ATTIVITA’ EXTRA A QUELLA ORDINARIA SISTEMA INFORMATIVO INFN Presenteazione di Michela Pischedda CdC del 3/12/2010