Parma 22 ottobre 2013 Formazione Apogeo ARCER Associazione Ragionieri Commercialisti di Parma L’ORGANISMO DI VIGILANZA RUOLO, COMPOSIZIONE E FUNZIONAMENTO.

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1 Parma 22 ottobre 2013 Formazione Apogeo ARCER Associazione Ragionieri Commercialisti di Parma L’ORGANISMO DI VIGILANZA RUOLO, COMPOSIZIONE E FUNZIONAMENTO Dott. Angelo Jannone Amministratore Delegato di JDP Corporate Solutions 231 Experto certificato KHC Consigliere Asso 231 Presidente di ODV

2 Agenda  Il D. Lgs. 231/01: ratio ed elementi fondamentali  Il Modello come sistema integrato di compliance  Il ruolo dell’Organismo di Vigilanza.  Responsabilità dell’ODV  L’ODV nei Gruppi Societari  Punti cardini di un regolamento

3 PRINCIPIO DI RESPONSABILITA’ DELL’ENTE Art.5 L'ente e' responsabile per i reati commessi nel suo interesse o a suo vantaggio: a) da persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell'ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale nonché da persone che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo dello stesso b) da persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti di cui alla lettera a). L'ente non risponde se le persone indicate nel comma 1 hanno agito nell'interesse esclusivo proprio o di terzi. Il D. Lgs. 231/01: ratio ed elementi fondamentaliSOGGETTIAPICALI Altri

4 Art. 6 PER I SOGGETTI “APICALI” l'ente non risponde se prova che: a) l'organo dirigente ha adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, modelli di organizzazione e di gestione idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi b) esistenza O.D.V. (organismo dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo c) le persone hanno commesso il reato eludendo fraudolentemente i modelli di organizzazione e di gestione;d) non vi e' stata omessa o insufficiente vigilanza. Art. 7 SOGGETTI NON APICALI L'ente e' responsabile se non ha diretto e vigilato. Il modello prevede, misure idonee a garantire lo svolgimento dell'attività nel rispetto della legge e a scoprire ed eliminare tempestivamente situazioni di rischio. L'efficace attuazione del modello richiede: a) una verifica periodica e l'eventuale modifica dello stesso quando sono scoperte significative violazioni delle prescrizioni ovvero quando intervengono mutamenti nell'organizzazione o nell'attività; b) un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello. Il D. Lgs. 231/01: ratio ed elementi fondamentali ESCLUSIONE DELLA RESPONSABILITA’ DELL’ENTE RUOLODELL’ODV RUOLODELL’ODV

5 Deve sorgere un Interesse e/o un Vantaggio per l’organizzazione La responsabilità sorge anche in assenza di effetti materialmente misurabili La Responsabilità 231 sorge per reati specificatamente stabiliti Reati contro P.A. – Reati Societari – Sicurezza sul lavoro – Ambiente – Riciclaggio – etc. Il reato è commesso da una persona fisica in qualsiasi rapporto con l’organizzazione (Apicali – Subordinati – Consulenti esterni – etc.) L’organizzazione non risponde se ha adottato ed efficacemente attuato un Modello Organizzativo L’organizzazione ha affidato ad un OdV autonomo Il compito di vigilare ed aggiornare il Modello Il reato è stato commesso con frode (Violati I protocolli ed I controlli attuati stabilmente) Reato presupposto Persona fisica collegata Interesse e/o Vantaggio Modello Organizzativo ODVODV Elusione fraudolenta LINEA DELL’ESIMENTE (o esonero) Il D. Lgs. 231/01: ratio ed elementi fondamentali RESPONSABILITA’ DELL’ENTE: ELEMENTI DI BASE

6 Le componenti essenziali di un Modello Organizzativo 231: Sistema organizzativo Procedure manuali ed informatiche Poteri autorizzativi e di firma Sistema di controllo di gestione Comunicazione al personale e sua formazione Sistema di verifiche Sistema disciplinare e meccanismi sanzionatori Codice etico OdV – Flussi da e verso OdV OdV – Flussi da e verso OdV (Fonte: Linee Guida Confindustria 2008) Il D. Lgs. 231/01: ratio ed elementi fondamentali RESPONSABILITA’ DELL’ENTE: ELEMENTI DI BASE

7 7 COMPONENTI DEI MODELLI ORGANIZZATIVI: IL QUADRO NORMATIVO AZIENDALE Codice Etico Modello organizzativo 231 Sistema di controllo di gestione Sistema di Gestione della Salute e Sicurezza L.L. Sistema di Gestione Ambiente Sistema di Gestione della Privacy Sistema antiriciclaggio Procedure 231 SISTEMA INTEGRATO DI CONTROLLO INTERNO Il Modello come sistema integrato di compliance RAPPORTI CON GLI ALTRI SISTEMI DI GESTIONE

8 ISO 9001 MODELLO 231 CONTROLLO DI GESTIONE ISO 14001 OHSAS 18001 SA 8000 ISO 27001 Il Modello come sistema integrato di compliance RAPPORTI CON GLI ALTRI SISTEMI DI GESTIONE

9 L’O.D.V. (art.6, co.1 lett. b) Vigila sul funzionamento e l’osservanza del modello Vigila sul funzionamento e l’osservanza del modello Cura l’aggiornamento del modello autonomi Deve essere dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo può Nelle piccole imprese il ruolo può essere assunto dall’organo dirigente. (art.6co.4) L’Organismo di Vigilanza Il ruolo dell’ODV

10 Il ruolo del Collegio Sindacale I requisiti professionali L’autonomia dei componenti Le linee guida escludevano i Sindaci dal ruolo di O.d.V., ma l’art.14 della legge di stabilità ha previsto per le Società di Capitali questa possibilità di duplicità di funzione. la scelta deve essere il risultato Ma attenzione: la scelta deve essere il risultato di un’analisi dei rischi Competenze penalistiche e di analisi di processi per verificare i reati e per prevenirli. L’autonomia è data dalla professionalità, e dalla tipologia di ruolo aziendale. (non può essere autonomo chi deve controllare il suo capo) L’Organismo di Vigilanza Il ruolo dell’ODV: la composizione Continuità d’azione È un principio fondamentale ai fini anche dell’efficace attuazione del modello

11 Verifica sull’adeguatezza Analisi sul mantenimento nel tempo dei requisiti di solidità e funzionalità Proposte di aggiornamento Follow up Vigilanza sull’effettività ODV flussi informativi Ma il cuore del sistema sono i flussi informativi L’Organismo di Vigilanza Il ruolo dell’ODV: LE LINEE GUIDA DI CONFINDUSTRIA

12 12 Chiunque può segnalare all’OdV violazioni al C.E. o al modello organizzativo Tutela dell’anonimato Informazioni non strutturate Periodiche Ad evento Informazioni strutturate ODVODV L’Organismo di Vigilanza Il ruolo dell’ODV: i flussi informativi

13 13 Cosa sono? Quali regole di controllo? Sono «eccezioni» alle regole di carattere specifico contenute nel modello e nei protocolli, finalizzate a garantire, in presenza di presupposti ben definiti, procedure più snelle. I controlli per le operazioni in deroga, sono 2: Tracciabilità successiva dell’operazione attraverso rigorosa custodia della documentazione Comunicazione istantanea dell’operazione all’OdV L’Organismo di Vigilanza Il ruolo dell’ODV: i flussi informativi. Le operazioni in deroga Necessità e urgenza Comprovate ragioni di riservatezza O iperspecializzazione

14 14 1.CAMBIAMENTO ASSETTO ORGANIZZATIVO Flusso informativoPeriodicitàFunzione Responsabile 1.1Cambiamenti organizzativi di varia natura Ad evento Personale Organizzazione e Sistemi di Qualità 2.CAMBIAMENTO ASSETTO SOCIETARIO/STRATEGICO Flusso informativoPeriodicitàFunzione Responsabile 2.1Cambiamenti dell’assetto societario Ad eventoLegale e Societario 2.2Acquisizione/cessione di partecipazioni 3.CAMBIAMENTO SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Flusso informativoPeriodicitàFunzione Responsabile 3.1. Sistema di procure con modifica poteri Semestrale Personale Organizzazione e Sistemi di Qualità 3.2. Cambiamenti procedurali effettuati anche su precedenti segnalazioni all’OdV Personale Organizzazione e Sistemi di Qualità 3.3. Progetti Internal Audit/esterni che hanno criticità e opportunità di miglioramento Internal Audit 3.4. Cambiamento/sviluppo sistemi informativi aziendali Information Technology 4.Processo: FINANZA AGEVOLATA Flusso informativo previsto dal Modello Organizzativo PeriodicitàFunzione Responsabile Soglie 4.1Elenco operazioni con ricorso a finanza agevolata (indicazione di Ente ed importo) Documentazione da mettere a disposizione dell’OdVFinanza Senza limite 4.2Elenco fornitori e relativi pagamenti agganciati a progetti finanziati TrimestraleFinanza Senza limite L’Organismo di Vigilanza Il ruolo dell’ODV: i flussi informativi. Esempi di flussi per processo/area di rischio

15 15 5. Processo: SELEZIONE ED ASSUNZIONE DEL PERSONALE Flusso informativo previsto dal Modello OrganizzativoPeriodicitàFunzione ResponsabileSoglie 5.1 Elenco delle assunzioni effettuate in deroga alla (Ad esempio senza il ricorso a società specializzate/per chiamata diretta) Semestrale Personale Organizzazione e Sistemi di Qualità Tutte 5.2. Nominativi di candidati segnalati dall’esterno o da altre funzioni aziendali Ad eventoRisorse Umane 6.Processo: GESTIONE OMAGGISTICA Flusso informativo previsto dal Modello OrganizzativoPeriodicitàFunzione ResponsabileSoglie 6.1. Elenco degli omaggi a dipendenti della Pubblica Amministrazione (con specifica evidenza dei casi oggetto di escalation autorizzativa) Annuale Amministrazione e Gestione Crediti Senza limite 6.2. Omaggi al di sopra di un importo predefinito Ad evento Responsabili con poteri di spesa Limite definito in base alla valutazione del rischio 7.Processo: SPESE DI RAPPRESENTANZA Flusso informativo previsto dal Modello OrganizzativoPeriodicitàFunzione ResponsabileSoglie 7.1Elenco delle spese di rappresentanza sostenute a favore di dipendenti della Pubblica Amministrazione (con specifica evidenza dei casi oggetto di escalation autorizzativa)Semestrale Amministrazione e Gestione Crediti Spese di importo > € 1.000 7.2. spese di rappresentanza di carattere straordinario Ad evento Responsabili Funzioni Aziendali con poteri Importo da definire in base R/A 8.Processo: CONSULENZE Flusso informativo previsto dal Modello Organizzativo PeriodicitàFunzione Responsabile Soglie 8.1Elenco attività di consulenza gestite in deroga ai principi standard (Es. ACQUISTO DIRETTO) Semestrale Tutti Tutte 8.1. Consulenza al di sopra di un dato importo Ad evento L’Organismo di Vigilanza Il ruolo dell’ODV: i flussi informativi. Esempi di flussi per processo/area di rischio

16 16 8. Processo: Gestione Salute e Sicurezza sui luoghi di lavoro Flusso informativo previsto dal Modello OrganizzativoPeriodicitàFunzione ResponsabileSoglie 8.1. riepilogo infortuni e mancati infortuni Semestrale -RSPP Tutti 8.2. DVR A produzione - RSPP 8.3. Verbali di ispezione degli Organi Esterni di Controllo (ASL, VVFF etc...) Ad evento - RSPP o Datore di lavoro 8.4. cambi di mansione di dipendenti a seguito di infortuni Ad evento - Responsabile del Personale L’Organismo di Vigilanza Il ruolo dell’ODV: i flussi informativi. Esempi di flussi per processo/area di rischio

17 17 9.Processo: Gestione Ambientale Flusso informativo previsto dal Modello OrganizzativoPeriodicitàFunzione ResponsabileSoglie 9.1. contratti con fornitori in materia di rifiuti Ad Evento -Responsabile Qualità o Ambientale 9.2. piano di monitoraggio dei valori inquinanti approvato dalle Autorità di Controllo A produzione - Come sopra 9.3. Verbali di ispezione degli Organi Esterni di Controllo (Arpav, Enti Provinciali etc...) Ad evento - Come sopra 9.4. inquinamenti con attivazioni procedure di emergenza Ad evento - Come sopra L’Organismo di Vigilanza Il ruolo dell’ODV: i flussi informativi. Esempi di flussi per processo/area di rischio

18 L’Organismo di Vigilanza Il ruolo dell’ODV: i flussi informativi. Le Schede di evidenza COS’E’COS’E’ Una dichiarazione periodica (es. Trimestrale) con cui ogni referente aziendale “231” o responsabili di area sensibile assumendosene la responsabilità che nel comunica all’ODV, assumendosene la responsabilità che nel periodo in esame non si sono avuti eventi rientranti negli obblighi di segnalazione all’ODV A COSA SERVE A responsabilizzare tutte le funzioni aziendali (controllo di primo efficace livello) sulla efficace attuazione del modello, ed evitare che omesse segnalazioni non rilevate rendano inefficace il sistema. La scheda di evidenza integra non sostituisce i flussi.

19 L’Organismo di Vigilanza Il ruolo dell’ODV: le responsabilità 1. CASO PENALE Secondo parte della dottrina (alcuni PM) in capo ai membri dell’ODV si potrebbe configurare una responsabilità penale per Concorso nel Reato Base. Perché? Art. 40 co. 2 c.p. “non impedire un evento che si ha l’obbligo giuridico di impedire equivale a cagiornalo” Si di ipotesi estreme, in cui si deve ravvisare in concreto un comportamento concorsuale del membro ODV (Es. l’Odv rileva nel corso di un audit un grave inadempimento in materia di sicurezza, riceve una mail dall’AD che gli chiede di non evidenziarlo nella sua relazione. Subito dopo si verifica un infortunio con decesso) 2. CASO pubblici ufficiali. Alla luce della sent.Cass 30177 12/07/2013, gli Organi di Controllo delle società pubbliche che operano in servizi pubblici essenziali (la sentenza riguarda Poste) sono pubblici ufficiali. Ne discende che possono rispondere dei reati tipici (es. falso ideologico, omessa denuncia etc…) 3. CASO Gli ODV delle società sottoposte agli obblighi antiriciclaggio (d.lgs 231/07) hanno obblighi di supplenza sanzionato penalmente rispetto alle omissioni legate agli obblighi di registrazione ed agli obblighi di segnalazione di operazioni sospette.

20 L’Organismo di Vigilanza Il ruolo dell’ODV: le responsabilità CIVILE La responsabilità civile dei membri dell’OdV si può configurare nei casi di inadempimenti per colpa ai sensi degli artt. 1176 co. 2, in relazione alle violazioni degli obblighi contrattuali del professionista inseriti, ad esempio nel “regolamento” che deve essere recepito ed interpretato come parte integrante dell’incarico professionale. La gravità del danno e della colpa dipenderà dal caso concreto.

21 L’Organismo di Vigilanza Il ruolo dell’ODV: gli ODV nei gruppi societari Principio generale Per quanto viga il principio dell’autonoma responsabilità “231” nelle singole legal entity, la responsabilità della controllante è da ricondursi ad un elemento di natura formale ed uno di natura sostanziale. Il primo deriva dagli obblighi generali di controllo collegati agli obblighi di consolidamento del bilancio, (artt. 25 e ss d.lgs 127/91) da cui deriva il concetto di interesse o vantaggio anche in capo alla controllante. Il secondo è collegato al rischio concreto e facilmente riscontrabile di un concorso nel reato presupposto commesso da un soggetto della controllata con un soggetto nella controllante (es. basta una mail!) Soluzione coordinata Le soluzioni coordinate possono assicurare un indirizzo comune nelle attività di vigilanza degli ODV delle singole legal entities e dei controlli incrociati attraverso il reporting infragruppo relativi alle attività degli ODV. Ciò si realizza:  mediante la condivisione di o più membri;  attraverso un protocollo o regolamento di Gruppo di coordinamento tra i diversi Organismi di Vigilanza  supervisione dell’ODV della capogruppo rispetto agli altri  operatività nelle verifiche disposte dagli ODV assicurata dalla funzione di Gruppo dell’Internal Audit.

22 L’Organismo di Vigilanza Il ruolo dell’ODV: elementi salienti di un regolamento Requisiti, composizione, durata e budget dell’ODV documentazione dell’attività, gestione della segreteria Reporting verso gli altri Organi societari e di Controllo e gestione dei rapporti con le funzioni aziendali Modalità di gestione dei flussi informativi e conduzione (diretta o indiretta) degli Audit (con previsione di Audit a sorpresa). Gestione dei rapporti (eventuali) con Autorità di Controllo.

23 L’Organismo di Vigilanza Il ruolo dell’ODV: il regolamento dell’OdV

24 L’Organismo di Vigilanza Il ruolo dell’ODV: il regolamento dell’OdV

25 Questions? Contatti: jannone@jdpsolutions.it info@jdpsolutions.it www.jdosolutions.it JDP CORPORATE SOLUTIONS S.R.L. MILANO: VIA BORGOGNA 7, 20122 TEL. 02 37050294