ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA.

Presentazione sul tema: "ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA."— Transcript della presentazione:

1 ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

2 DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI La progressiva INFORMATIZZAZIONE ha permesso di ABBATTERE SEMPRE PIÙ I COSTI DI GESTIONE, rendendo estremamente veloci procedure che, fino a pochi anni fa, richiedevano un grosso investimento di tempo e risorse per essere completate. Nella costante ricerca dell’ottimizzazione dei processi e dei costi CBA si è inserita con SOLUZIONI INFORMATICHE che hanno progressivamente efficientato per permettere alle strutture di giungere alla massima produttività gestionale.

3 LA FATTURAZIONE ELETTRONICA: UN’ APRIPISTA La Fatturazione Elettronica ha decretato l’avvio verso la DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI e DIGITALIZZAZIONE DEI PROCESSI. Questa partenza porterà progressivamente a sposare il digitale in un’ottica di efficienza e le aziende cambieranno gradualmente le proprie abitudini. Normative specifiche stanno man mano dettando tempistiche da seguire per giungere a metodologie di lavoro che assisteranno ad un progressivo abbandono della carta.

4 NON SOLO ARCHIVIAZIONE MA COMPLETA PADRONANZA DEI FLUSSI AZIENDALI L’archiviazione, la digitalizzazione, la condivisione, il risparmio di tempo e risorse nei processi sono plus rilevanti ma non puntano ancora sul focus centrale della dematerializzazione: l’integrazione di ogni singolo documento con lo storico che lo ha generato Bando di gara Aggiudicazione Partecipanti Bando di gara Aggiudicazione Partecipanti Contratti Comunicazioni Ordini Documenti di trasporto Fatture Pagamenti Contratti Comunicazioni Ordini Documenti di trasporto Fatture Pagamenti Badge presenze Cedolino stipendi Cud 770 Ferie Certificati medici Badge presenze Cedolino stipendi Cud 770 Ferie Certificati medici Tutto collegato in un click!

5 Una Struttura può risparmiare circa dai 3 agli 8,5 € a fattura in caso di interscambio di dati e flussi strutturati. MA I MAGGIORI BENEFICI SI CONSEGUONO ATTRAVERSO LA COMPLETA DIGITALIZZAZIONE DEL CICLO DELL’ORDINE (un ordine diventa una consegna, poi una fattura ed infine un pagamento-incasso). La Digitalizzazione del ciclo di un ordine può portare ad un risparmio di 45 € a ciclo che può arrivare fino a 65 € negli enti più complessi e articolati. CICLO DELL’ORDINE

6 LA GESTIONE DEL PERSONALE La documentazione che concerne la gestione del personale produce una elevatissima quantità di documenti stampati: Basti pensare non solo al cedolini stipendi ma a tutte le dichiarazioni mensili ed annuali. Es: Struttura di 100 dipendenti: 100 cedolini al mese per i dipendenti; 100 cedolini al mese per archivio; 150 pagine di allegati ai cedolini. Documentazione annuale: Certificazione Unica e 770: 12 pagine a dipendente. Sono da considerare: carta, toner, usura delle stampanti, raccoglitori locali adibiti ad uso archivio, tempi di gestione e di ricerca dei documenti Totale 5,750 stampe (1,25 € a pagina) TOT. 7.187 €

7 LA DOCUMENTAZIONE SANITARIA I documenti sanitari richiedono un incredibile utilizzo di carta e conseguente dispendio di tempo nel condividere le informazioni tra le molte figure professionali. Conseguenze: Costi di stampa documenti Tempi per firma autografa Fotocopie Tempi di ricerca Errori Minor condivisione Tempi di reazione lunghi verso l’assistito. Cartella Socio Sanitaria ha già permesso un grande passo avanti in questa direzione. Oggi è ancor più completa…

8 CARTELLA SOCIO SANITARIA Ad un orario prestabilito si genera un’impronta per ogni dato inserito Ad un orario prestabilito si genera un’impronta per ogni dato inserito File di IMPRONTA File di LOG Ad ogni modifica viene creato un PDF per i documenti che richiedono la FIRMA SEMPLICE Ad ogni modifica viene creato un PDF per i documenti che richiedono la FIRMA SEMPLICE CARTELLA SOCIO SANITARIA Avvisa che ci sono documenti da firmare digitalmente CARTELLA SOCIO SANITARIA Avvisa che ci sono documenti da firmare digitalmente ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE PDF V.1 per firma digitale PDF V.2 firmati ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE PDF V.1 per firma digitale PDF V.2 firmati Documenti da firmare Documenti firmati DOCUMENTI SANITARI: UN PROCESSO CONTINUATIVO E GARANTITO Ad ogni modifica viene creato un PDF per i documenti che richiedono la FIRMA DIGITALE Ad ogni modifica viene creato un PDF per i documenti che richiedono la FIRMA DIGITALE ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Ogni modifica sostituisce il PDF precedente

9 ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE Alla chiusura della pratica i documenti presenti in Archiviazione Documentale con firma Semplice o Digitale vengono inviati in CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Con l’apposizione della marca temporale si decreta la chiusura della pratica e l’assoluta immodificabilità rendendola opponibile a terzi ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE Alla chiusura della pratica i documenti presenti in Archiviazione Documentale con firma Semplice o Digitale vengono inviati in CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Con l’apposizione della marca temporale si decreta la chiusura della pratica e l’assoluta immodificabilità rendendola opponibile a terzi DOCUMENTI SANITARI: LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA, FASE FINALE DEL PROCESSO

10 I benefici della dematerializzazione sono molteplici: OTTIMIZZAZIONE DEI PROCESSI AZIENDALI RIDUZIONE TEMPI DI RICERCA DEI DOCUMENTI, ANCHE A FRONTE DI VISITE ISPETTIVE CONDIVISIONE TRA I CORRETTI INTERLOCUTORI VELOCITA’ NELLO SCAMBIO DELLE INFORMAZIONI E RISOLUZIONE PROBLEMATICHE CONOSCENZA IMMEDIATA DELLO STORICO CHE HA GENERATO UN DOCUMENTO INTEGRAZIONE CON ALTRI GESTIONALI = MAGGIOR ORGANIZZAZIONE MIGLIORAMENTO EFFICIENZA RIDUZIONE COSTI GESTIONALI I VANTAGGI IMMEDIATI MAGGIOR TEMPO DA IMPIEGARE IN PROCESSI NECESSARI

11 un miglioramento CONCRETO in TUTTI gli ambiti IMPATTO ORGANIZZATIVO RISORSEPROCESSI STANDARD QUALITA’ FLUSSI COORDINAMENTO COMUNICAZIONECONTROLLO

12 COSTI CHE NON SI VEDONO MA, DI FORTE IMPATTO COSTI PER L’ARCHVIAZIONE DI UN DOCUMENTO IN UNA STRUTTURA CON 80–100 OSPITI. La tua struttura è di 80-100 ospiti?  Stamperai circa 10.000 documenti annui tra fatture, cedolini, determine, delibere  Si aggiungono circa 30.000 tra documenti da protocollare e documenti sanitari. Si calcola un costo sottostimato di 1,25 € a foglio Sono da considerare inoltre: Carta Toner Usura delle stampanti Raccoglitori Locali adibiti ad uso archivio Tempi di gestione e di ricerca dei documenti

13 Costo tempo di archiviazione: considerando circa 2 minuti su uno stipendio medio di 1200 € = circa 0,55 euro/documento. Costo ricerca di documenti: considerando circa 5 minuti su uno stipendio medio di 1200 € = circa 1,35 euro/documento. COSTI DEL PERSONALE PER ARCHIVIAZIONE E RICERCA

14 TUTTO CIÒ SI TRADUCE IN 50.000 € L’ANNO…

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