3 Formazione frontale 500 giovani per la cultura Produzione dei metadati e teche digitali per i beni archivistici Standard e Metadati del SAN Stella Di.

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1 3 Formazione frontale 500 giovani per la cultura Produzione dei metadati e teche digitali per i beni archivistici Standard e Metadati del SAN Stella Di Fazio Roma, 25 giugno 2015 Istituto Centrale per gli Archivi

2 3 Il Catalogo delle risorse archivistiche SAN Nel 2009, quando il SAN fu concepito, venne istituita una apposita Sottocommissione tecnica per la definizione dei metadati relativi alle risorse archivistiche rese accessibili attraverso il Sistema Archivistico Nazionale, che ideò una struttura informativa – il Catalogo delle risorse SAN - essenzialmente composta da quattro entità ritenute essenziali per una esauriente descrizione del patrimonio archivistico, definite sulla base degli elementi obbligatori individuati al proprio interno dagli standard internazionali emanati dall’ICA: ISAD (G), ISAAR (CPF) e ISDIAH. La sottocommissione era composta da rappresentanti dell’amministrazione archivistica e delle regioni, e da soggetti operanti nel campo della realizzazione di sistemi informativi archivistici Le tabelle di metadati elaborate da questo gruppo di lavoro rappresentano, assieme ai corrispondenti XML schema, lo «standard» di rappresentazione dei dati aggregati dal Sistema Archivistico Nazionale. 2

3 3 Istituto Centrale per gli Archivi Entità presenti nel Catalogo delle risorse archivistiche SAN Soggetti conservatori (schede descrittive degli istituti che conservano le risorse descritte) Complessi archivistici (fondi autonomi, oppure complessi di livello inferiore associati a specifici soggetti produttori, distinti da quelli dei complessi archivistici nel quale sono inclusi) Soggetti produttori (descrizioni di enti, famiglie o persone responsabili della creazione dei complessi descritti, importate dai sistemi aderenti) Strumenti di ricerca (collegati ai complessi archivistici cui si riferiscono) 3

4 3 Istituto Centrale per gli Archivi Il Catalogo delle risorse SAN Il Catalogo delle risorse archivistiche si configura come un contenitore di informazioni essenziali relative al patrimonio archivistico descritto nei sistemi nazionali e locali, e di smistamento dell'utente verso il sistema o i sistemi che detengono le descrizioni archivistiche che soddisfano le sue esigenze. Essendo formato dalle descrizioni fornite dai sistemi afferenti, si possono verificare casi in cui per la stessa entità archivistica siano presenti schede diverse, anche a livelli differenti ed eventualmente anche con denominazioni diverse. Il CAT non ha previsto, al momento della sua costituzione, raccordi diretti fra queste descrizioni ma solo collegamenti indiretti, mediati dalle schede descrittive dei soggetti produttori, per le quali, al contrario, è stata prevista una attività di raccordo attraverso la realizzazione di record di autorità. 4

5 3 Istituto Centrale per gli Archivi Il Catalogo delle risorse SAN Il CAT risulta pertanto costituito da due tipologie di schede: quelle sottoposte ad elaborazione redazionale (Soggetti conservatori di autorità e schede di autorità dei Soggetti produttori - da implementare) quelle pubblicate così come importate dai sistemi aderenti al SAN (Complessi archivistici, Strumenti di ricerca, Soggetti produttori). Anche per queste è tuttavia prevista una modalità di immissione diretta dei dati (redazionale). 5

6 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT SAN: descrizione Le entità archivistiche sono importate all’interno del SAN attraverso il formato di scambio cat-import Il cat-import risulta composto dagli schemi XML delle quattro entità soggette ad importazione, formalizzati secondo i seguenti standard di riferimento: soggetti conservatori: schema nativo (scons.xsd) complessi archivistici: EAD (schemaead.xsd) soggetti produttori: EAC-CPF (schemaeac.xsd) strumenti di ricerca: EAD (strumenti.xsd) 6

7 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tabelle WORD descriventi i tracciati CAT SAN N. N. Tracciato CATSistemi di provenienzaEAD CAT import profile Note 0101 tipologia del complesso Il sistema di provenienza riporterà l’indicazione della tipologia del complesso così come compare nel relativo campo /ead/archdesc[@lev el="otherlevel"]/@ot herlevel obbligatorio 0202 codice identificativo (id) del record descrittivo nel sistema di provenienza; Codice identificativo del record esportato nel sistema di provenienza; nell’attributo @type andrà indicato l’acronimo del sistema di provenienza del record che servirà per stabilire il collegamento con i record SAN di descrizione del sistema di provenienza. il codice identificativo (id) del record nel sistema di provenienza deve essere un id. stabile ed univoco, così come lo deve essere l’URI/URL indicato nell’attributo @identifier /ead/archdesc/did/un itid @type “sistemadiprovenien za” @identifier Obbligatorio Univoco insieme all’id del Sistema aderente 0303 denominazione o titolo Il sistema individuerà il campo (o i campi) che riporta la denominazione del complesso; se vengono esportate anche altre denominazioni, accoppierà a quella principale il relativo attributo /ead/archdesc/did/un ittitle @type=”principale” se vengono esportate anche altre denominazioni obbligatorio 0404 altre denominazioni Il sistema individuerà il campo (o i campi) che riporta le eventuali altre denominazioni del complesso e accoppierà a ciascuna di esse la relativa qualifica, se presente nel sistema di provenienza /ead/archdesc/did/un ittitle[@type=”$qualifi ca”]/ Ripetibile 7 Vengono forniti, oltre alla label di campo e alle norme di compilazione, il mapping con il rispettivo elemento nello schema XML, con le specifiche cardinalità

8 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Complessi Archivistici 8 01: tipologia del complesso (obbligatorio) /ead/archdesc[@level="otherlevel"]/@otherlevel 02: codice identificativo (id) del record descrittivo nel sistema di provenienza; collegamento con il record SAN di descrizione del sistema di provenienza; collegamento alla scheda descrittiva del complesso archivistico nel sistema di provenienza; (obbligatorio) /ead/archdesc/did/unitid@type “sistemadiprovenienza”/@identifier 03: denominazione o titolo (obbligatorio) /ead/archdesc/did/unittitle@type=”principale” (se vengono esportate anche altre denominazioni) 04: altre denominazioni (facoltativo, ripetibile) /ead/archdesc/did/unittitle[@type=”$qualifica”]/

9 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Complessi Archivistici 9 05: date testuali (per la visualizzazione);date codificate (obblig.) /ead/archdesc/did/unitdate/@normal/@datechar “principale” formato data normalizzata AAAAMMGG; AAAAMMGG/AAAAMMGG 06: estensione della datazione (date codificate) (facolt.; ripet.) /ead/archdesc/did/unitdate/@normal [@datechar] formato data normalizzata AAAAMMGG; AAAAMMGG/AAAAMMGG 07: consistenza dell’unità di descrizione (obblig.) /ead/archdesc/did/physdesc/extent 08: descrizione sintetica (facolt.) /ead/archdesc/did/abstract [@langcode] 09: status del record nel sistema di provenienza(obblig.; valori possibili definiti da un vocabolario controllato) /ead/archdesc/processinfo

10 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Complessi Archivistici 10 10: relazione con la scheda SAN di descrizione del Soggetto Conservatore (obblig.; ripetibile) /ead/archdesc/did/repository/@id@label 11: link al complesso di livello superiore eventualmente presente nel CAT (obblig.; se il complesso è già di primo livello, si riporta l’id del complesso) /ead/archdesc/ relatedmaterial/archref 12: relazione con la scheda CAT di descrizione del/i Soggetto/i Produttore/i collegato/i nel sistema di provenienza (facoltativo; ripetibile) /ead/archdesc/did/origination/ 13: relazione con la scheda CAT degli strumenti di ricerca collegati (facoltativo; ripetibile) /ead/archdesc/otherfaindaid/extref/

11 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Complessi Archivistici 11 Al di fuori dei tracciati di scambio, formalizzati quindi in un formato conforme al DB SAN, esistono inoltre dei campi DIRETTAMENTE GENERATI IN CAT: codice identificativo (id) del record descrittivo nel CAT; relazione con la scheda SAN relativa al sistema/progetto di digitalizzazione, nel caso in cui il complesso selezionato disponga di immagini digitali; data di generazione del record CAT; data di ultima modifica del record CAT; tipologia della modifica del record; data di cancellazione del record CAT; motivazione della cancellazione del record; responsabile interventi.

12 3 12 GG0060003561 Convento di S. Francesco minori conventuali (1239-1864); pergg. 76 (1239-1826: secc. XIII 41, XIV-XIX 35) voll. e regg. 4, pergg. 76 SP165725 ARCHIVIO DI STATO DI ASCOLI PICENO scheda pubblicata GG0060003561 Es. di file di import per il CAT SAN

13 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Complessi Archivistici N.Tracciato CATSistemi di provenienzaEAD CAT import profile Note 05date testuali (per la visualizzazione) ; date codificate Il sistema di provenienza riporterà la stringa alfanumerica adottata per la visualizzazione sul web, comprese le eventuali notazioni per date critiche, associando l’attributo @normal per la relativa codifica (sotto forma di sequenza di 8 cifre per data remota e recente); vanno incluse qui anche eventuali ulteriori estensioni alla data (ad es. “con documentazione dal”); per queste estensioni se si forniscono anche altre date normalizzate per estendere la datazione, si accoppia all’elemento l’attributo indicato /ead/archdesc/did/uni tdate/ attributi: @normal, per le date codificate @datechar “principale” Obbligatorio Le date sono codificate in una sequenza di 8 cifre per data remota e recente nella forma AAAAMMGG/ AAAAMMGG. 06estensione delle datazione (date codificate) Il sistema di provenienza indicherà eventuali ulteriori date codificate che estendano il range della data principale; l’elemento sarà vuoto e solo l’attributo sarà valorizzato. Per specificare la qualità della data (es: “con documentazione dal”) sarà associato un attributo (@datechar) valorizzato come da vocabolario controllato, secondo una mappatura fra le qualifiche adottate nel sistema e il vocabolario controllato. Se nel sistema di provenienza le altre denominazioni non sono qualificate, la qualifica assumerà il valore “qualifica non indicata” /ead/archdesc/did/uni tdate/@normal @datechar Ripetibile Le date sono codificate con una sequenza di 8 cifre ed n range di date con due coppie di 8 cifre nella forma AAAAMMGG/ AAAAMMGG Voci del vocabolario controllato: (con documentazione dal, con documentazione fino al, data della documentazione compresa, con documentazione in copia dal, - con lacuna) 13

14 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Complessi Archivistici N.Tracciato CATSistemi di provenienzaEAD CAT import profile Note 07consistenza dell’unità di descrizione Il sistema individuerà i campi che riportano le indicazioni sulla consistenza e, se necessario, assocerà in un'unica stringa alfanumerica, quelli che indicano la consistenza numerica e quelli che specificano la tipologia documentaria; l’assenza di informazioni sulla consistenza nel sistema di provenienza sarà segnalata nel file d’esportazione/importazione con una formula che potrà essere adottata anche in sede di visualizzazione (es.: “non indicata”) /ead/archdesc/did/ph ysdesc/extent obbligatorio 08descrizione sintetica Se il sistema afferente non è dotato di un elemento descrittivo direttamente corrispondente a questo (tipo abstract della descrizione), esso individuerà le modalità che ritiene più opportune per valorizzarlo, predisponendo in sede di generazione del file d'esportazione le informazioni che dovranno confluirvi, per un massimo di 1.500 caratteri; indicare il codice linguistico della lingua della descrizione nell’attributo corrispondente /ead/archdesc/did/ab stract @langcode non obbligatorio 09status del record nel sistema di provenienza Il sistema stabilirà una mappatura fra la terminologia o le convenzioni adottate per indicare lo status del record esportato e il vocabolario controllato del CAT, che includerà una voce per segnalare l’assenza dell’informazione nel sistema di provenienza (es: “non indicato”) /ead/archdesc/proces sinfo obbligatorio con vocabolario controllato 14

15 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Complessi Archivistici N.Tracciato CATSistemi di provenienzaEAD CAT import profile Note 10relazione con la scheda SAN di descrizione del Soggetto Conservatore Denominazione del soggetto conservatore nel sistema di provenienza e/o nel CAT se reso disponibile dal SAN prima della generazione dei file d’esportazione; Nell’attributo @id riportare l’id del record del soggetto conservatore nel sistema di provenienza oppure nel CAT. Precisare nell’attributo @label il sistema cui l’id si riferisce Essendo un gruppo ripetibile possono essere indicati la denominazione e/o l’id del soggetto conservatore sia nel sistema di provenienza che nel CAT /ead/archdesc/did/rep ository/ @id @label obbligatorio uno dei due codici ripetibile 11link al complesso di livello superiore eventualmente presente nel CAT Codice identificativo del record del complesso archivistico di primo livello; /ead/archdesc/ relatedmaterial/archre f obbligatorio se il complesso descritto è già un primo livello si riporterà qui l’id dello stesso complesso. 12relazione con la scheda CAT di descrizione del/i Soggetto/i Produttore/i collegato/i nel sistema di provenienza. Codice identificativo dei soggetti produttori con i quali il record esportato del complesso archivistico è in relazione nel sistemi di provenienza /ead/archdesc/did/orig ination/ non obbligatorio ripetibile 13relazione con la scheda CAT degli strumenti di ricerca collegati Codice identificativo (id) del record descrittivo dello strumento di ricerca nel sistema di provenienza /ead/archdesc/otherfa indaid/extref/ non obbligatorio ripetibile 15

16 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Complessi Archivistici N.Tracciato CATEAD CAT import profileNote 14Codice identificativo (id) del record descrittivo nel CAT Generato automaticamente in CAT. Dovrà essere compreso o nel formato che SAN userà per esporre all'esterno i propri dati obbligatorio 15relazione con la scheda SAN relativa al sistema/progetto di digitalizzazione, nel caso in cui il complesso selezionato disponga di immagini digitali Il collegamento sarà stabilito dalla redazione SAN a partire dal progetto di digitalizzazione non obbligatorio ripetibile 16data di generazione del record CATGenerato in CAT. Dovrà essere compreso o nel formato che SAN userà per esporre all'esterno i propri dati obbligatorio 17data di ultima modifica del record CATGenerato in CAT. Dovrà essere compreso o nel formato che SAN userà per esporre all'esterno i propri dati obbligatorio ripetibile 18tipologia della modifica del recordGenerato in CAT. Dovrà essere compreso o nel formato che SAN userà per esporre all'esterno i propri dati obbligatorio ripetibile 19data di cancellazione del record CATGenerato in CAT. Dovrà essere compreso o nel formato che SAN userà per esporre all'esterno i propri dati obbligatorio ripetibile 20motivazione della cancellazione del record Generato in CAT. Dovrà essere compreso o nel formato che SAN userà per esporre all'esterno i propri dati obbligatorio ripetibile 21Responsabile interventiAssociato a tutti gli interventi esclusa la generazione per i record importati obbligatorio (solo per i record generati in CAT) ripetibile 16

17 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Soggetto Produttore Nel CATALOGO SAN vengono importate in primo luogo le schede descrittive dei soggetti produttori di complessi archivistici immessi nel SAN. Sono presenti tuttavia anche schede che non risultano direttamente collegate a complessi archivistici: tra queste spiccano quelle dei cosiddetti “profili istituzionali”, tipi record presenti in alcuni sistemi aderenti al SAN, che raccolgono informazioni riguardanti l’istituzione, le funzioni, le evoluzioni registrate nel tempo e l’eventuale estinzione di enti/istituzioni retti da una normativa comune, intesi come fattispecie astratta e non come specifico ufficio sul territorio (es. Questura, Pretura, Giudicatura di pace, etc.). Nel CAT tali schede vengono distinte dai produttori tout court tramite uno specifico attributo; allo stesso modo risulta qualificata la relazione fra esse e le schede dei soggetti produttori collegati al profilo istituzionale (es. Questura di Arezzo, Pretura di Alessandria, etc.). 17

18 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Soggetto Produttore 01 Codice identificativo (id) del record descrittivo nel sistema di provenienza; relazione con la scheda SAN di identificazione del sistema di provenienza (obbligatorio) /eac-cpf/control/otherRecordId/@localtype “sistemadiprovenienza” 02 Collegamento alla scheda descrittiva del soggetto produttore nel sistema di provenienza (obbligatorio) /eac-cpf/control/sources/source/@xlink:href 03 Tipologia del soggetto produttore (obbligatorio; a vocabolario controllato: corporateBody, person, family) /eac-cpf/cpfDescription/identity/entityType/ 04 Forme autorizzate del nome nel sistema di provenienza (obblig.; ripetib.) /eac-cpf/cpfDescription/identity/nameEntry/part 05 Forma parallela nel caso di bilinguismo ( obblig. nel caso di bilinguismo) /eac-cpf/cpfDescription/identity/nameEntryParallel/nameEntry/part/@langcode 18

19 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Soggetto Produttore 06 Altre denominazioni (facoltativo; ripetibile) /eac-cpf/cpfDescription/identity/nameEntry[@localType=”altradenominazione”]/part 07 Date testuali/Date codificate (obbligatorio; ripetibile) /eac-cpf/cpfDescription/description/existDates/dateSet/ Ogni data selezionata per l’esportazione sarà espressa da un elemento che conterrà sempre a) per indicare la data testuale; b) per la qualifica della data (secondo le voci di un vocabolario controllato); c) con l’attributo @standardDate per la data codificata singola oppure dateRange/fromDate/@standardDate + dateRange/toDate/@standardDate, per un range di date codificate. 19

20 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Soggetto Produttore l’elemento DATE Le date dei soggetti produttori afferenti al catalogo SAN che devono essere obbligatoriamente esportate, anche se approssimate, sono quelle che delimitano gli estremi dell'esistenza del soggetto. In particolare, a seconda della tipologia di SP, possono essere esportate le singole date di nascita/morte (o istituzione/soppressione), indicandole in elementi separati, oppure, in alternativa, è possibile utilizzare un range di date di esistenza con la specifica dei due estremi. Nel caso in cui l'estremo recente non sia indicato, deve intendersi che le date di esistenza costituiscano un range aperto. 20

21 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Soggetto Produttore 08 Luoghi (obbligatorio; ripetibile) eac-cpf/cpfDescription/description/descriptiveEntries/ Tutti i luoghi selezionati per l’esportazione saranno contenuti nell’elemento, articolato, per ciascuno dei luoghi, in a sua volta necessariamente articolato in: a) per il nome del luogo; b) per la qualifica (in base a un vocabolario controllato) 9Qualificazione (obbligatorio; ripetibile) eac-cpf/cpfDescription/description/descriptiveEntries/ Tutte le qualificazioni selezionate per l’esportazione saranno contenute nell’elemento articolato, per ciascuna delle qualificazioni, in che a sua volta conterrà sempre: a) per specificare la qualificazione b) per la qualifica da vocabolario controllato 21

22 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Soggetto Produttore NB. Tipologia di qualifica associata al Soggetto produttore Le qualificazioni previste sono di quattro tipi: Professione del SP persona Titolo nobiliare del SP persona Natura giuridica del SP ente (pubblico, privato, ecclesiastico, stato) Sottotipologia del SP ente (secondo un vocabolario controllato: es. organo e ufficio periferico di Stato della Restaurazione; organo e ufficio periferico del periodo postunitario; accademia/ente di cultura; notaio; scuola/ente di istruzione, etc. 22

23 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Soggetto Produttore 10 Descrizione sintetica (facoltativo) /eac-cpf/cpfDescription/description/biogHist/abstract 11 Status del record nel sistema di provenienza (obblig.; vocab. controllato) /eac-cpf/control/maintananceStatus 12 Relazione con le schede CAT dei Complessi archivistici collegati (obbligatorio; ripetibile) /eac-cpf/cpfDescription/relations/resourceRelation [@resourceRelationType=”creatorOf”]/relationEntry 13 Relazione con le schede CAT di altri Soggetti produttori collegati (non obbligatorio; ripetibile) /eac-cpf/cpfDescription/relations/cpfRelation Ogni relazione sarà contenuta nell’elemento, eventualmente qualificato con l’attributo @cpfRelationType e contenente un per l’indicazione dell’id del SP collegato e per l’indicazione della data 23

24 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Soggetto Produttore Anche per i soggetti produttori, al di fuori dei tracciati di scambio, formalizzati quindi in un formato conforme al DB SAN, esistono campi DIRETTAMENTE GENERATI IN CAT: 14codice identificativo (id) del record descrittivo nel CAT 15data di generazione del record CAT 16data di ultima modifica del record CAT 17tipologia della modifica del record 18data di cancellazione del record CAT 19motivazione della cancellazione del record 20responsabile interventi 24

25 3 25 Es. di file di import per il CAT SAN

26 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Soggetto Produttore 26 n.Tracciato CATSistemi di provenienzaEAC CAT import profileNote 01Codice identificativo (id) del record descrittivo nel sistema di provenienza; Codice identificativo del record esportato nel sistema di provenienza; nell’attributo @localtype andrà indicato l’acronimo del sistema di provenienza del record. il codice identificativo (id) del record nel sistema di provenienza deve essere un id. stabile ed univoco /eac- cpf/control/otherRecordId @localtype “sistemadiprovenienza” obbligatorio Univoco insieme all’id del sistema aderente 02Collegamento alla scheda descrittiva del soggetto produttore nel sistema di provenienza URI della scheda nel sistema di provenienza. L’URI deve essere stabile e in ogni caso devono comunque essere previste procedure di aggiornamento delle schede CAT nel caso di modifica dell’URI nel sistema di provenienza. /eac- cpf/control/sources/sourc e/@xlink:href obbligatorio 03Tipologia del soggetto produttore Il sistema riporterà la tipologia del soggetto, eventualmente mappandola sul vocabolario controllato del campo /eac- cpf/cpfDescription/identity /entityType/ obbligatorio a vocabolario controllato: corporate body (per tipologia soggetto conservatore ente), person (per tipologia soggetto conservatore persona), family (per tipologia soggetto conservatore famiglia) 04Qualifica di profilo istituzionale Da valorizzare unicamente se il record esportato è un profilo istituzionale e se la tipologia del soggetto è “corporate body” /eac- cpf/cpfDescription/identity /@localType=”profilo istituzionale” se l'attributo è valorizzato, il record importato è collegato soltanto ad altre schede soggetto produttore e non a schede complesso archivistico

27 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Soggetto Produttore 27 n.Tracciato CATSistemi di provenienzaEAC CAT import profileNote 05Forme autorizzate del nome nel sistema di provenienza Forme autorizzate del nome così come indicate nel sistema di provenienza; /eac- cpf/cpfDescription/identity/ nameEntry/part ogni forma autorizzata genera una nuova nameEntry obbligatorio (ma cfr. elemento 6) e ripetibile 06Forma parallela nel caso di bilinguismo Forme parallele del nome così come indicate nel sistema di provenienza; Ogni forma parallela deve essere accoppiata alla forma autorizzata pertinente Nel caso di forme parallele si usa quindi questo elemento per entrambe le forme e non si usa perciò l’elemento 05. Nell’attributo @langcode saranno indicate le lingue in cui sono formulate le denominazioni /eac- cpf/cpfDescription/identity/ nameEntryParallel/nameE ntry/part @langcode obbligatorio (nel caso di bilinguismo) 07Altre denominazioni Eventuali altre denominazioni del soggetto produttore /eac- cpf/cpfDescription/identity/ nameEntry[@localType=”al tradenominazione”]/part non obbligatorio ripetibile

28 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Soggetto Produttore 28 n.Tracciato CATSistemi di provenienzaEAC CAT import profileNote 08Date testuali Date codificate Ogni sistema selezionerà le date da esportare accoppiando a ciascuna data testuale per la visualizzazione (costituita dalla stringa alfanumerica adottata per la visualizzazione nel sistema di provenienza, comprese le eventuali notazioni per date critiche) una corrispondente data codificata singola o una range di date codificate ed una qualifica che indichi la tipologia della data esportata (es: data di nascita, data di morte, date di esistenza, ecc.); se la qualifica non è presente o non può essere ricavata nel sistema di provenienza, il suo valore sarà sostituito nel file d’esportazione/importazione da una formula che ne segnali l'assenza e che potrà essere adottata anche in sede di visualizzazione (es.: “non indicata”) Ogni data selezionata per l’esportazione sarà composta da un elemento /eac- cpf/cpfDescription/descriptio n/existDates/dateSet/ che conterrà, sia per date singole che per range di date il seguente insieme di elementi ripetibili: a) contenete la data o il range di date testuali; b) l'attributo @localType per la qualifica della data (secondo le voci del vocabolario controllato); c) l’attributo @standarDate per le date codificate singole oppure per un range di date. obbligatorio ripetibile le date sono codificate con una sequenza di 8 cifre; un range di date è codificato con due coppie di 8 cifre nella forma AAAAMMGG/ AAAAMMGG voci del vocabolario controllato: data di nascita, data di morte, date di esistenza, data di istituzione, data di soppressione 09LuoghiOgni sistema selezionerà i luoghi, da esportare associando a ciascuno di essi la qualifica come da vocabolario controllato; se la qualifica non è presente o non può essere ricavata nel sistema di provenienza, il suo valore sarà sostituito da una formula che ne segnali l'assenza e che potrà essere adottata anche in sede di visualizzazione (es.: “non indicata”) Tutti i luoghi selezionati per l’esportazione saranno contenuti nell’elemento eac- cpf/cpfDescription/placeDate s/placeDate/place/ che conterrà sempre, per ciascuno dei luoghi, a) per il nome del luogo; b) per la qualifica da vocabolario controllato Obbligatorio, eccetto che nel caso in cui sia stato valorizzato l'elemento 4 ripetibile voci del vocabolario controllato: luogo di nascita, luogo di morte, sede, ambito territoriale, Giurisdizione, Residenza

29 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Soggetto Produttore 29 n.Tracciato CAT Sistemi di provenienzaEAC CAT import profileNote 10Qualificazion e Ogni sistema selezionerà le qualificazioni del soggetto produttore, da esportare associando a ciascuna di esse una qualifica come da vocabolario controllato (es: tipologia dell'ente, professione, titoli nobiliari, ecc ; se la qualifica non è presente o non può essere ricavata nel sistema di provenienza, il suo valore sarà sostituito nel file d’esportazione/importazione da una formula che ne segnali l'assenza e che potrà essere adottata anche in sede di visualizzazione (es.: “non indicata”) Tutte le qualificazioni selezionate per l’esportazione saranno contenute nell’elemento eac- cpf/cpfDescription/descript ion/descriptiveEntries/ che conterrà, per ciascuna delle qualificazioni, un che a sua volta conterrà sempre a) per specificare la qualificazione b) per la qualifica da vocabolario controllato non obbligatorio ripetibile voci del vocabolario controllato: - professione - titolo nobiliare - natura giuridica - tipologia ente - sottotipologia ente 11Descrizione sintetica Se il sistema afferente non è dotato di un elemento descrittivo direttamente corrispondente a questo (tipo abstract della descrizione), esso individuerà le modalità che ritiene più opportune per valorizzarlo, predisponendo in sede di generazione del file d'esportazione le informazioni che dovranno confluirvi, per un massimo di 1.500 caratteri. /eac- cpf/cpfDescription/descript ion/biogHist/abstract non obbligatorio

30 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Soggetto Produttore 30 n.Tracciato CATSistemi di provenienzaEAC CAT import profileNote 12Status del record nel sistema di provenienza Il sistema stabilirà una mappatura fra la terminologia o le convenzioni adottate per indicare lo status del record esportato e il vocabolario controllato del CAT, che includerà una voce per segnalare l’assenza dell’informazione nel sistema di provenienza (es: “non indicato”) /eac- cpf/control/maintananceSta tus obbligatorio con vocabolario controllato: scheda pubblicata, scheda in via di compilazione, pubblicazione locale/interna, scheda di prova, scheda in via di pubblicazione, da rivedere, rivista, cancellata 13Relazione con le schede CAT dei Complessi archivistici collegati Codice identificativo dei complessi archivistici con i quali il record esportato del soggetto produttore è in relazione nel sistema di provenienza /eac- cpf/cpfDescription/relations /resourceRelation[@resour ceRelationType=”creatorOf ”]/relationEntry non obbligatorio ripetibile 14Relazione con le schede CAT di altri Soggetti produttori collegati Codice identificativo dei soggetti produttori con i quali il record esportato è in relazione nel sistema di provenienza; la relazione può essere qualificata, importando la relativa qualifica, anche temporale, presente del sistema di provenienza; andrà anche indicato se il soggetto produttore ente (o il profilo istituzionale) è connesso ad un profilo istituzionale. Ogni relazione sarà contenuta nell’elemento /eac- cpf/cpfDescription/relations /cpfRelation, con l'elemento con l’indicazione dell’Id del soggetto produttore connesso. Se la relazione è con un profilo istituzionale conterrà anche l'elemento con la specifica “profilo istituzionale”. non obbligatorio ripetibile

31 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Soggetto Produttore 31 N.Tracciato CATEAC CAT import profileNote 15Codice identificativo (id) del record descrittivo nel CAT Generato automaticamente in CAT. Dovrà essere compreso o nel formato che SAN userà per esporre all'esterno i propri dati obbligatorio 16data di generazione del record CAT Generato in CAT. Dovrà essere compreso o nel formato che SAN userà per esporre all'esterno i propri dati obbligatorio 17data di ultima modifica del record CAT Generato in CAT Dovrà essere compreso o nel formato che SAN userà per esporre all'esterno i propri dati obbligatorio ripetibile 18tipologia della modifica del record Generato in CAT Dovrà essere compreso o nel formato che SAN userà per esporre all'esterno i propri dati obbligatorio ripetibile 19data di cancellazione del record CAT Generato in CAT Dovrà essere compreso o nel formato che SAN userà per esporre all'esterno i propri dati obbligatorio ripetibile 20motivazione della cancellazione del record Generato in CAT Dovrà essere compreso o nel formato che SAN userà per esporre all'esterno i propri dati obbligatorio ripetibile 21Responsabile interventiGenerato in CAT Dovrà essere compreso o nel formato che SAN userà per esporre all'esterno i propri dati Associato a tutti gli interventi esclusa la generazione per i record importati obbligatorio (solo per ii record generati in CAT) ripetibile

32 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Soggetto conservatore 32 Gli istituti di conservazione descritti nel CAT SAN sono solo quelli corrispondenti ai soggetti conservatori di complessi archivistici descritti in SAN. È stato stabilito che all’interno del SAN un soggetto conservatore deve essere descritto una sola volta al fine di poter costruire una lista autorevole di tutti i soggetti, istituzionali e non, che forniscono accesso ad archivi pubblicamente consultabili. Pertanto, sono state raccolte tutte le schede conferite al CAT SAN dai sistemi aderenti sulla base di un tracciato di scambio definito come schema XML (scons.xsd), e sono state normalizzate attraverso una attività redazionale sulla base di un secondo tracciato «d’autorità», allo scopo di ricondurre ad una scheda di autorità eventuali casi di schede plurime riferite allo stesso istituto. Le schede visualizzate in SAN conservano tuttavia i collegamenti con i record originari nei sistemi di provenienza.

33 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Soggetto conservatore 33

34 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Soggetto conservatore 34

35 3 Istituto Centrale per gli Archivi 35

36 3 Istituto Centrale per gli Archivi 36

37 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Strumenti di ricerca Le informazioni sugli strumenti di ricerca presenti nel CAT sono concepite in funzione dei Complessi archivistici cui si riferiscono e hanno il solo scopo di segnalarne l'esistenza e le qualità essenziali, ai fini di una sommaria valutazione da parte dell'utente della loro pertinenza rispetto ai loro interessi di ricerca. Le schede relative agli Strumenti di ricerca non risultano perciò accessibili direttamente ma solo a partire dal complesso archivistico cui si riferiscono. Poiché non tutti i livelli descrittivi del complesso archivistico presenti nel sistema di provenienza vengono migrati nel CAT, gli strumenti di ricerca eventualmente collegati ad una scheda non oggetto di esportazione/importazione risultano collegati alla scheda CAT di livello sovraordinato. 37

38 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Strumenti di ricerca - elementi Codice identificativo (id) del record descrittivo nel sistema di provenienza (obbligatorio) ead/eadheader/eadid/@identifier/@URL Autore (facoltativo) ead/eadheader/filedesc/titlestmt/author Titolo (obbligatorio) ead/eadheader/filedesc/titlestmt/titleproper Date·(obbligatorio) ead/eadheader/filedesc/publicationstm/date Descrizione sintetica (facoltativo) ead/eadheader/filedesc/notestmt/note@type Relazione con la scheda CAT dei Complessi archivistici collegati (obbligatorio; ripetibile) ead/archdesc/did/unitid 38

39 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Strumenti di ricerca - elementi URI nel caso di strumenti di ricerca in formato digitale presenti in linea (facoltativo) ead/eadheader/filedesc/editionstmt/edition/extptr@href @title (per nota descrittiva del link che funge da titolo del link) Elementi generati direttamente in CAT Codice identificativo (id) del record descrittivo nel CAT Relazione con la scheda bibliografica allo strumento di ricerca edito se presente nel modulo repertorio bibliografico del SAN data di ultima modifica del record CAT tipologia della modifica del record data di cancellazione del record CAT motivazione della cancellazione del record Responsabile interventi 39

40 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Strumenti di ricerca 40 n.Tracciato CATSistemi di provenienzaEAD CAT import profile Note 01Codice identificativo (id) del record descrittivo nel sistema di provenienza Codice identificativo del record esportato nel sistema di provenienza; nell’attributo @identifier andrà indicato l’acronimo del sistema di provenienza ; il codice identificativo (id) del record nel sistema di provenienza deve essere un id. stabile ed univoco ead/eadheader/eadid @identifier @URL Obbligatorio 02Autore/iSe nel sistema di provenienza gli autori dello strumento di ricerca sono contenuti in un unico campo, l'elemento sarà valorizzato con il contenuto del campo. Se nel sistema di provenienza il campo autore è ripetibile, nell'elemento saranno riportati in sequenza gli autori, separati da una virgola. ead/eadheader/filede sc/titlestmt/author non obbligatorio nel caso di strumenti di ricerca editi il valore dell'elemento potrà essere inserito anche nel campo autore della relativa scheda bibliografia, se non già valorizzato 03TitoloTitolo dello strumento di ricerca così come indicato nel sistema di provenienza. ead/eadheader/filede sc/titlestmt/titleproper Obbligatorio nel caso di strumenti di ricerca editi il valore dell'elemento potrà essere inserito anche nel campo titolo della relativa scheda bibliografia, se non già valorizzato. 04DateData/e dello strumento di ricerca espressa con una sequenza alfanumerica non strutturata, così come indicata nel sistema di provenienza. Se il sistema di provenienza non riporta la data dello strumento di ricerca, l'elemento sarà valorizzato con apposita espressione: (es.: “non indicata”) ead/eadheader/filede sc/publicationstm/dat e Obbligatorio nel caso di strumenti di ricerca editi il valore dell'elemento potrà essere inserito anche nel campo data della relativa scheda bibliografia, se non già valorizzato.

41 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Strumenti di ricerca 41 n.Tracciato CATSistemi di provenienzaEAD CAT import profile Note 05[Luogo di pubblicazione] Luogo di edizione nel caso di strumenti di ricerca editi, se l'informazione è disponibile in forma strutturata nel sistema di provenienza ead/eadheader/filede sc/publicationstm/ad dress Se l'informazione è disponibile in forma strutturata nel sistema di provenienza, il valore dell'elemento potrà essere inserito anche nel relativo campo della scheda bibliografia, se non già valorizzato. 06[Casa editrice]Casa editrice nel caso di strumenti di ricerca editi, se l'informazione è disponibile in forma strutturata nel sistema di provenienza ead/eadheader/filede sc/publicationstm/pu blisher Se l'informazione è disponibile in forma strutturata nel sistema di provenienza,il valore dell'elemento potrà essere inserito anche nel relativo campo della relativa scheda bibliografia, se non già valorizzato 07DescrizioneA seconda della presenza e delle modalità di organizzazione dei loro dati, i sistemi di provenienza potranno far confluire in questo elemento, per un massimo di 1500 caratteri, informazioni di natura diversa: a) descrizione dello strumento di ricerca; e/o b) tipologia dello strumento; c) la parte del fondo cui lo strumento si riferisce; d) altre informazioni pertinenti. L'attributo @type deve essere valorizzato soltanto nel caso di strumenti di ricerca editi, con il termine”edito”. ead/eadheader/filede sc/notestmt/note @type non obbligatorio

42 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Strumenti di ricerca 42 n.Tracciato CATSistemi di provenienzaEAD CAT import profileNote 08Relazione con la scheda CAT dei Complessi archivistici collegati Codice identificativo (id) nel sistema di provenienza del record descrittivo del complesso archivistico esportato e cui lo strumento di ricerca è collegato in CAT /ead/archdesc/did/unitid 09URI nel caso di strumenti di ricerca in formato digitale presenti in linea ead/eadheader/filedesc/ editionstmt/edition/extpt r @href @title (per nota descrittiva del link che funge da titolo del link) non obbligatorio ripetibile

43 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciati CAT-SAN: Strumenti di ricerca 43 n.Tracciato CATEAD CAT import profileNote 10Codice identificativo (id) del record descrittivo nel CAT Generato automaticamente in CAT. Dovrà essere compreso o nel formato che SAN userà per esporre all'esterno i propri dati 11Relazione con la scheda bibliografica allo strumento di ricerca edito se presente nel modulo repertorio bibliografico del SAN Il link sarà stabilito dalla redazione SAN. La valorizzazione degli elementi 5 e 6 e/o l'esplicita segnalazione nel campo 7 costituirà una spia della necessità di stabilire il collegamento e/o di creare la relativa scheda bibliografia 13data di ultima modifica del record CAT Generato in CAT Dovrà essere compreso o nel formato che SAN userà per esporre all'esterno i propri dati obbligatorio ripetibile 14tipologia della modifica del record Generato in CAT Dovrà essere compreso o nel formato che SAN userà per esporre all'esterno i propri dati obbligatorio ripetibile 15data di cancellazione del record CAT Generato in CAT Dovrà essere compreso o nel formato che SAN userà per esporre all'esterno i propri dati obbligatorio ripetibile 16motivazione della cancellazione del record Generato in CAT Dovrà essere compreso o nel formato che SAN userà per esporre all'esterno i propri dati obbligatorio ripetibile 19Responsabile interventiobbligatorio (solo per i record generati in CAT) ripetibile

44 3 Istituto Centrale per gli Archivi Digital library del SAN Definizione di oggetto digitale (Glossario della California Digital Library) “an entity in which one or more content files and their corresponding metadata are united, physically and/or logically, through the use of a digital wrapper” Da questa definizione emerge chiaramente come per realizzare una DL sia necessario prima di tutto identificare e definire compiutamente i metadati da associare agli oggetti che la compongono. Tali metadati si riconducono a due categorie funzionali: metadati descrittivi e metadati amministrativi e gestionali. 44

45 3 Istituto Centrale per gli Archivi Digital library del SAN: lo standard METS Lo standard METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), sviluppato all’interno della Library of Congress, è un XML schema di grande successo internazionale ideato per colmare le esigenze di codifica degli oggetti digitali, nel quale confluiscono metadati descrittivi (ad es. titolo, creatore, data), amministrativi (ad es. copyright) e strutturali (ad es. l'ordine di successione dei file che riproduca correttamente la sequenza delle pagine di un documento analogico). METS fornisce un framework, cioè la cornice che accoglie questo tipo di dati, che saranno descritti in base ad altre norme esterne allo standard, che richiede quindi che vengano indicati gli standard di metadati utilizzati per la compilazione delle diverse sezioni da cui risulta costituito. 45

46 3 Istituto Centrale per gli Archivi Digital library del SAN: lo standard METS Un documento METS è costituito da sette sezioni principali : 1.Intestazione METS, la sezione nella quale confluiscono le meta informazioni sul documento METS 2.Sezione Metadati Descrittivi, composta da uno o più elementi (Descriptive Metadata Section) 3.Sezione Metadati Amministrativi, in cui l’informazione risulta strutturata in 4 possibili sottoelementi:,, e 4.Sezione File, costituita da una lista di tutti i file che compongono l'oggetto digitale 5.Sezione Mappa Strutturale, in cui viene riproposta l’esatta sequenza di fruizione dei file 6.Sezione Link Strutturali 7.Sezione Comportamento 46

47 3 Istituto Centrale per gli Archivi Entità presenti nella Digital library del SAN Progetti di digitalizzazione (aggregati che definiscono come un insieme unitario - caratterizzato da specifiche metainformazioni - gruppi di oggetti digitali collegati ad una specifica attività di digitalizzazione) Oggetti digitali (risorse documentarie - immagini, video, audio, testo - rese direttamente fruibili in formato elettronico, accompagnate dalla relativa metadatazione descrittiva che ne consente anche la contestualizzazione archivistica) Gli oggetti digitali che compongono la DL del SAN vengono importati secondo un tracciato di scambio (mets-san.xsd) definito in formato XML secondo specifiche conformi allo standard METS. Questo set di metadati è valido sia per gli oggetti che sono residenti in un sistema esterno, al quale SAN deve soltanto puntare, sia per oggetti che vengono immagazzinati nel SAN 47

48 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciato METS-SAN Quando gli oggetti digitali sono fisicamente collocati nel SAN, il tracciato prevede anche la presenza di metadati tecnici (sostanzialmente gli elementi ritenuti obbligatori dallo standard ANSI/NISO Z39.87 - Data Dictionary - Technical Metadata for Digital Still Images) da affiancare ai metadati descrittivi. Tali metadati devono essere forniti da chi svolge l’attività di digitalizzazione. I metadati riferiti ad oggetti digitali non archivisticamente contestualizzati (ovvero non presenti nel catalogo delle risorse archivistiche SAN) vengono esplicitamente dichiarati come tali; gli oggetti devono comunque essere descritti utilizzando, se applicabili, gli elementi descrittivi dello standard EAD. Ogni record METS-SAN avrà quindi obbligatoriamente una sezione descrittiva in formato EAD. 48

49 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciato METS-SAN: visione d’insieme Nello schema mets-san.xsd si trovano pertanto ad interagire numerosi schemi di metadati: Gli schemi ead-objdig-context.xsd, ead-objdig- desc.xsd e ead-objdig-desc-noarch.xsd relativi ai dati descrittivi degli oggetti digitali; gli schemi mets-rdf.xsd e san-dl.xsd che descrivono le relazioni possibili fra gli oggetti digitali e la digital library SAN; lo schema metsrightslite.xsd che descrive i dati di copyright e di diritto di accesso; lo schema mixlite.xsd che descrive i metadati tecnici previsti dallo standard MIX. 49

50 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciato METS-SAN: informazioni archivistiche Ogni oggetto digitale deve avere associati dei metadati specifici che gli consentano di essere ricercabile ed individuabile all’interno della DL SAN, e insieme di essere ricondotto al contesto archivistico originario, fornendo le informazioni preliminari e i collegamenti necessari per attingere ad una descrizione archivistica esaustiva è stato quindi previsto un meccanismo per fornire tramite un elemento dei metadati EAD una completa «segnatura» archivistica, in modo da riportare in un’unica stringa una sorta di anagrafica dell’oggetto digitale in grado di contestualizzarlo (istituto di conservazione, livelli archivistici superiori) nella sua individualità. 50

51 3 Istituto Centrale per gli Archivi 51 Tracciato METS-SAN: informazioni archivistiche

52 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciato METS-SAN: elementi di indicizzazione Allo scopo di rendere ciascun oggetto digitale ricercabile ed individuabile all’interno della DL SAN, e di evidenziarne caratteristiche e potenzialità informative, il tracciato prevede anche una sezione dedicata a fornire elementi di indicizzazione, resi attraverso il ricorso agli specifici sottoelementi EAD di. Sono stati considerati elementi da indicizzare i toponimi, i nomi di persona ed ente, nonché i termini atti a definire un riferibile alla risorsa digitalizzata. Attraverso l’elemento vengono invece indicizzati la tipologia documentaria e il supporto della risorsa rappresentata nell’oggetto digitale, 52

53 3 Istituto Centrale per gli Archivi 53 Tracciato METS-SAN: elementi di indicizzazione

54 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciato METS-SAN: relazioni con altre risorse La gestione delle relazioni tra l’oggetto digitale ed altre risorse interne al CAT o alla stessa Digital Library è stata affidata ad un apposito elemento della Sezione Metadati Descrittivi dello schema METS SAN, all’interno della quale tali relazioni sono espresse in formato RDF  54

55 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciato METS-SAN: Intestazione e informazioni di controllo Questa parte dello schema ha lo scopo di contestualizzare il record METS, e coincide con la sezione. Per codificare i riferimenti a responsabile e compilatore, si utilizza l’elemento opportunamente qualificato dall’attributo ROLE, che può essere qualificato in base ai seguenti valori controllati: CREATOR (persona o istituzione responsabile del record METS); EDITOR (persona o istituzione responsabile della codifica); ARCHIVIST (persona o istituzione responsabile della documentazione); PRESERVATION (persona o istituzione responsabile della conservazione); DISSEMINATOR (persona o istituzione responsabile della disseminazione); CUSTODIAN (persona o istituzione responsabile della custodia); IPOWNER: Intellectual Property Owner: (persona o istituzione che detiene i diritti di copyright/proprietà intellettuale sull’oggetto); OTHER: ……. 55

56 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciato METS- SAN: Intestazione 56

57 3 Istituto Centrale per gli Archivi Tracciato METS-SAN: Informazioni sui diritti In una apposita sezione mutuata dallo standard METS Metadati amministrativi – metadati sulla proprietà intellettuale (admSec/rightsMD) si riportano le informazioni relative ai «diritti» (copyright e informazioni su restrizioni sull’accesso e sulle licenze d’uso), in riferimento sia all’oggetto analogico riprodotto che all’oggetto digitale da esso ricavato. I diritti sull'oggetto riprodotto (che vanno obbligatoriamente espressi) ed i diritti sulla riproduzione vanno esplicitamente distinti. 57

58 3 58

59 3 59 Stella Di Fazio ICAR (Istituto Centrale per gli Archivi) via di Castro Pretorio 105, 00185 Roma ic-a@beniculturali.itic-a@beniculturali.it; mbac-ic-a@mailcert.beniculturali.it ;mbac-ic-a@mailcert.beniculturali.it http://www.icar.beniculturali.it/ (+39) 06 5190976 - (+39) 06 51960286 - (+39) 06 4989267 http://www.san.beniculturali.it/ Contatti