31/05/20161 ARCHIVISTICA GENERALE Modulo 8 La descrizione archivistica 2013.

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1 31/05/20161 ARCHIVISTICA GENERALE Modulo 8 La descrizione archivistica 2013

2 31/05/20162 La descrizione archivistica è… la funzione archivistica centrale per la conoscenza dell’archivio la rappresentazione secondo regole condivise: –della storia istituzionale del soggetto produttore (contesto di creazione, storia amministrativa, organizzazione, procedure documentarie) –del complesso documentario del soggetto (struttura e relazioni documentarie) una bussola per orientare l’utente nel labirinto della documentazione d’archivio, dei processi non lineari di sedimentazione e conservazione, dei molteplici interventi (“rivolgimenti e sconvolgimenti”) operati dagli archivisti nel tempo (M. Dall’Acqua, in Archivio di Stato di Parma, Synopsis ad invenienda. L’Archivio di Stato di Parma attraverso gli strumenti della ricerca (1500-1993), Parma, PPS editrice,1994, p. 16) il frutto della mediazione dell’archivista e di strumenti di approfondimento interni ed esterni (potenziati dall’uso delle tecnologie informatiche: banche dati istituzionali, storico-geografiche, ecc.)

3 31/05/20163 La descrizione archivistica non è… la rappresentazione diretta del contenuto dei documenti un insieme frammentario di dati scollegati un’attività normalizzata con regole astratte estranee a esigenze di opportunità e utilità per chi descrive e, soprattutto, per chi consulta. Il rischio di collocare la funzione descrittiva in una dimensione solo tecnica è quello descritto da un bibliotecario inglese, Edmund Lester Pearson, che nel 1909 descriveva i rischi di regole troppo e inutilmente tecniche. Merita di riprendere un aneddoto gustoso ricordato dallo stesso Pearson che ben potrebbe riguardare il presente”: “non sono solo i consultatori di cataloghi coloro che rischiano di perdere la ragione. Gli stessi catalogatori, che siedono tutto il giorno spremendosi le meningi su cifre e codici, sono in pericolo. Non molto tempo fa – racconta Pearson – alcuni di loro si radunarono in consiglio, giurando solennemente di non sciogliersi finché non avessero deciso una volta per tutte se fosse meglio scrivere “Dipartimento di Agricoltura” o “Agricoltura, Dipartimento di”. Sapevano bene che quest’ostacolo aveva già provocato il crollo di molte menti salde, ma erano una squadra di temerari e andarono fino in fondo. La mezzanotte li colse in piena baruffa. La contesa andò avanti fino alle prime ore del mattino, e quando la grigia e fredda luce dell’alba si affacciò alle imposte, la soluzione del problema era ancora lontana, e le condizioni mentali dei dispustanti tali da risultare assai sgradevole soffermarvisi” (1)

4 31/05/20164 Descrizione dell’archivio o storia delle istituzioni? Il principio del metodo storico applicato coerentemente e rigorosamente non solo al lavoro di riordinamento ma anche all’attività descrittiva, alla predisposizione degli strumenti di ricerca può avere conseguenze di radicale astrattezza (l’archivistica si riduce alla storia delle istituzioni): l’impossibilità di dare regole generali dato che “ogni archivio ha il suo ordinamento, per cui si dovrà risolvere ogni volta un caso particolare” (Cencetti, Scritti archivistici, Roma 1970, pp. 38-69. Valenti ridiscute l’assunto cencettiano della individualità, unicità e irrepetibilità di ciascun fondo archivistico e afferma invece la possibilità di introdurre una classificazione tipologica simile a quella prevista da Brenneke, basata sulla tecnica di scoprire la struttura originaria, interna dell’archivio. In particolare sottolinea che: –Il principio potrebbe applicarsi solo agli archivi in senso stretto (“prodotti spontanei dell’attività di un unico e ben determinato produttore d’archivio”, Valenti) nel caso in cui l’ordinamento rifletta “immediatamente e in modo univoco e necessario la vita e l’attività dell’ente o istituto che l’ha prodotto”; –La realtà archivistica è molto più complessa, dato che il soggetto produttore interviene frequentemente nella propria memoria- auto-documentazione eventi traumatici incidono nel tempo sull’organizzazione delle carte

5 31/05/20165 Il metodo storico come ricostruzione storica dinamica della struttura dell’archivio L’archivio ha una sua storia e una sua autonomia rispetto al soggetto produttore. Non ne rispecchia automaticamente le vicende, ma è caratterizzato: –dalla definizione e dalla trasformazione di prassi e procedure di organizzazione e gestione, che spesso – in ancien régime - trovavano “prima una sistemazione ambientale che un ordinamento” secondo criteri topografici o in base a comportamenti dettati da ignoranza o pigrizia (M. Dall’Acqua, Synopsis …cit., pp. 23-24) –dall’esistenza di relazioni dinamiche tra le sue componenti –da vicende specifiche che hanno interessato la stessa produzione documentaria sia presso il soggetto produttore che negli archivi di concentrazione o generali.

6 31/05/20166 Descrizione archivistica come “storia della tradizione documentaria” La descrizione archivistica è quindi anche descrizione della “storia segreta della singola amministrazione, così com’è documentata dal suo archivio” attraverso i segni specifici della tradizione documentaria riconoscibili solo nel lavoro di ordinamento e esprimibili criticamente nell’attività descrittiva (“antiche segnature, precedenti numerazioni, annotazioni su buste, fascicoli e documenti” ma anche il “disordine, l’estrapolazione di una pratica, l’inserimento di un documento in cartelle non pertinenti, lo stesso spessore differente secondo i periodi di attività, la creazione di miscellanee, di documentazione personale di impiegati, le errate diciture sulle cose delle filze, la non corrispondenza a protocolli o altri sistemi di registrazione o forme di classificazione equivoche e depistanti, ecc.”, cfr. M. Dall’Acqua, Synopsis…cit., p. 20): attraverso l’analisi della documentazione l’archivista è in grado di individuare e ricostruire anche tracce rilevanti della storia dell’istituzione

7 31/05/20167 I principi generali dell’attività di descrizione La descrizione segue l’ordinamento: unità archivistiche, aggregazioni, relazioni strutturali sono individuate in sede di ordinamento, la descrizione si limita a rappresentare il contesto storico-istituzionale e documentario che consenta l’interpretazione corretta dell’entità descritta all’interno delle sue relazioni di natura amministrativa e documentaria E’, quindi, preliminare lo studio accurato della storia istituzionale e dei modi di sedimentazione delle carte La descrizione richiede un grado adeguato di formalizzazione e l’elaborazione di un progetto di natura scientifica. Nella programmazione dei lavori archivistici di un istituto, il primo obiettivo è rendere fruibili i documenti e quindi predisporre per tutti i fondi guide ed elenchi. Solo successivamente si procede alla descrizione archivistica di dettaglio.

8 31/05/20168 Gli strumenti specifici dell’attività di descrizione: i mezzi di corredo archivistici Sono “strumenti di accesso all’archivio che possono riflettere una maggiore o minore consapevolezza dell’autore, una volontarietà nella redazione che corrisponde ad una presa di coscienza, conoscenza e/o esperienza dell’organizzazione del fondo archivistico” (M. Dall’Acqua, Synopsis…, cit.,p. 17). Sono “il frutto di un sapere archivistico”, tipici di una “consolidata tradizione scientifica” in grado di individuare e descrivere le relazioni tra le parti dell’archivio e i suoi numerosi contesti. Lo strumento per eccellenza è l’inventario, che dipende dall’intervento di riordinamento operato, comunque basato sui principi archivistici espressi dalla scuola toscana (Bonaini) del “metodo storico” e perfezionati da Cencetti, successivamente ridiscussi da Pavone e Valenti negli anni Settanta.

9 31/05/20169 La tipologia degli strumenti di corredo 1.Strumenti coevi (contemporanei ai documenti), predisposti nella fase di formazione per il reperimento negli archivi correnti (repertorio dei fascicoli, registri di protocollo, schedari, rubriche, indici) 2.Strumenti di versamento predisposti per il trasferimento in archivio di deposito o storico: elenchi di versamento/deposito con la finalità di attestare/provare giuridicamente l’avvenuto trasferimento. Sono strumenti che hanno livelli diversi di dettaglio e di qualità. Sono spesso usati negli archivi storici come strumenti per la ricerca. Sono utilissimi ai fini dell’ordinamento, anche se vanno sempre sottoposti a un esame critico 3.Strumenti di ricerca primari (Romiti) predisposti dagli archivisti nel caso di archivi storici. La disciplina si concentra su questa tipologia di mezzi poiché si descrive con maggiore analiticità e attenzione scientifica ciò che è stato accumulato (e possibilmente già ordinato) per la conservazione permanente..

10 31/05/201610 Gli strumenti di ricerca o mezzi archivistici di corredo (Romiti 1994, Glossario Carucci) Romiti propone il termine “mezzi di corredo archivistici” perché indica con maggior precisione il legame con l’oggettivo lavoro dell’archivista piuttosto che con le soggettive istanze della ricerca storica. La tipologia degli strumenti di ricerca dipende dal livello di dettaglio e dalla loro funzione. Il dettaglio dell’analisi varia in base alla struttura dell’archivio e alla natura delle sue componenti: –Mezzi archivistici primari Elenchi archivistici Guide (organizzate per fondi/serie) Inventari analitici/sommari (organizzate per serie e unità archivistiche) Inventari topografici (organizzati per unità di conservazione/collocazione) –Mezzi archivistici sussidiari Indici, rubriche, repertori

11 31/05/201611 Le tipologie degli strumenti di ricerca: elenco E’ introdotto per la prima volta da Paola Carucci. E’ strumento ambiguo, di difficile definizione: lista di unità (archivistiche o di conservazione) non necessariamente ordinate al fine di fotograre in modo superficiale e senza regole precise la documentazione descritta. Prescinde dallo stato di ordinamento e fornisce informazioni sulle unità archivistiche in stretta correlazione con le unità di conservazione. E’ generalmente predisposto per ragioni di gestione (anche se non esclusivamente), ma può svolgere una funzione di primo orientamento alla ricerca, soprattutto negli istituti di concentrazione e nel caso specifico di serie organiche per la cui descrizione analitica non esistono troppo risorse sufficienti. Non ha mai alle spalle uno studio storico-scientifico.

12 31/05/201612 Tipi di elenco Elenco di consistenza: lista che indica la quantità dei pezzi conservati (in generale per serie organiche o per gruppi omogenei di unità) Elenchi di versamento/deposito: lista delle unità versate/depositate compilata dall’ente versante o depositante (la denominazione cambia in base alla natura giuridica del trasferimento dei documenti). Ha una rilevante funzione giuridica (certezza degli elementi versati(depositati) e per questa ragione deve essere sottoscritto dagli enti che versano/depositano e ricevono. Ha un ruolo importante per il successivo lavoro di riordinamento, di cui costituisce un primo strumento di riferimento.

13 31/05/201613 Le tipologie degli strumenti di ricerca: guida E’ un mezzo di corredo archivistico di rilievo tecnico-scientifico. Insieme all’inventario costituisce l’espressione più elevata del lavoro archivistico di descrizione. Ha il compito di orientare la ricerca e costituisce perciò un vero e proprio strumento di ricerca, sia pure agile e finalizzato all’accesso a più fondi non sempre ordinati. Richiede lo stesso lavoro qualificante di ricerca e un dell’inventario e un progetto scientifico coerente e rigoroso nelle regole, con la differenza di: –prevedere note introduttive di storia istituzionale e archivistiche meno ampie e dettagliate –di non richiedere il lavoro di riordinamento Le guida fanno il punto della situazione a una certa data e contribuiscono talvolta a dare prime informazioni su complessi archivistici sconosciuti. Le partizioni di una Guida dovrebbero includere: –informazioni di orientamento –introduzione generale per ciascun fondo (storico-istituzionale e archivistica) –descrizione sintetica delle partizioni fino al livello di serie o di gruppi di unità archivistiche –note bibliografiche strettamente legate ai soggetti descritti.

14 31/05/201614 Tipi di guida Guide generali: descrivono sistematicamente l’insieme dei fondi archivistici conservati in una rete di istituti che hanno la stessa natura istituzionale (es. la Guida generale degli archivi di Stato italiani, la Guida agli archivi degli istituti storici della Resistenza, la Guida degli archivi storici diocesani, ecc.) Guide particolari: descrivono l’insieme dei fondi di un determinato istituto archivistico (es. L’Archivio di Stato di Venezia. Indice generale storico-descrittivo e analitico del Da Mosto, Inventario del r. Archivio di Stato di Lucca, o ancora Guida dell’Archivio storico della Camera dei deputati). Se di uso interno secondo l’ordine di collocazione guide topografiche Guide settoriali: descrivono tutti i fondi esistenti per la medesima tipologia degli enti produttori, spesso circoscritti ad un ambito territoriale e come conseguenza di un’attività di censimento (es. Gli archivi comunali dell’Emilia Romagna; Le istituzioni pubbliche di assistenza e beneficenza dell’Umbria) Guide tematiche: descrivono una pluralità di fondi (o parti: serie o gruppi di unità), conservati in uno o più istituti, che si riferiscono a un determinato settore o tema di ricerca (es. Guida alle fonti per l’America Latina)

15 31/05/201615 Le tipologie degli strumenti di ricerca: inventario E’ stato definito come “guida all’archivio” in contrapposizione alla descrizione del contenuto dei singoli documenti. E’ uno strumento complesso, considerato l’espressione più qualificata del lavoro archivistico. Richiede più livelli di intervento e di ricerca. In particolare oltre alla conoscenza storica generale e istituzionale del periodo considerato, implica: –lo studio dell’istituzione (competenze, vicenda evolutiva, organizzazione amministrativa, delle procedure e della prassi burocratica) o della biografia dell’individuo –la conoscenza dell’archivio, della sua struttura, della sua evoluzione, dei criteri organizzativi, della storia del fondo. Richiede un archivista professionalmente preparato, ma anche le conoscenze acquisite nel corso dell’ordinamento, oltre alla capacità di sintesi e di equilibrio nel dosare le informazioni nel rispetto della funzione e della finalità delle diverse partizioni dell’inventario. E’ un progetto complessivo di lavoro che richiede allo stesso tempo competenza scientifica e capacità operativa e organizzativa.

16 31/05/201616 Finalità tecniche e finalità generali dell’inventario Finalità tecniche: è uno strumento per illustrare (Plessi) –Le competenze e gli organigrammi (nota storico-istituzionale) –Le procedure amministrative (nota storico-istituzionale) –Le procedure archivistiche (nota archivistica) –I prodotti documentari delle attività (descrizione delle unità) Finalità generale: è uno strumento che descrive l’archivio per la ricerca di qualunque natura. E’ caratterizzato da un approccio imparziale. I criteri variano in base alla natura archivistica dei documenti, non alla loro importanza: anche all’interno dello stesso inventario si possono avere parti descritte più o meno sinteticamente, ma la scelta dipende: –dall’esistenza di altri strumenti originari (es. registri di matricola che non richiedono la descrizione analitica dei fascicoli personali) –dalla necessità di rendere intelligibili i materiali e le relazioni con maggior dettaglio descrittivo

17 31/05/201617 Le partizioni dell’inventario 1.Nota introduttiva generale (apparato critico adeguato) distinta dalla Nota introduttiva alle serie (illustrazione della serie e delle eventuali sottoserie, della natura e struttura della documentazione, dell’evoluzione subita, presenza di particolari caratteristiche del materiale documentario) 2.Descrizione delle serie e delle unità archivistiche 3.Indici. Elenco alfabetico di termini utilizzati nello strumento di ricerca organizzati per categorie per facilitare il reperimento delle informazioni archivistiche e accrescere e completare la validità scientifica dello strumento: antroponimi e nomi di istituzioni citate toponimi indice delle cose notevoli (vedi il caso dell’Inventario del Comune di Pistoia) indice del materiale a stampa (organizzato per opuscoli, volumi, articoli, ecc.) 4.Altre componenti: tavole di raffronto delle vecchie e nuove segnature, presentazione dei piani di classificazione, tavola delle abbreviazioni, ecc. 5.Bibliografia: Norme per i collaboratori, pubblicate nel 1992 dall’Ufficio centrale beni archivistici (www.archivi.beniculturali.it/Divisione_V/pubblicazioni/NormeColl.pdf (vedi indicazioni successive)www.archivi.beniculturali.it/Divisione_V/pubblicazioni/NormeColl.pdf

18 31/05/201618 La nota introduttiva generale: profilo storico- istituzionale profilo storico-istituzionale del soggetto produttore all’interno di una individuazione sintetica (se necessaria) del contesto storico generale e locale: deve essere ampio ma essenziale e oggettivo (non saggio storico, ma introduzione informativa funzionale alla ricerca). Include: ricostruzione delle vicende storiche del soggetto: nascita, indicazioni di prima attestazione di esistenza (riferimenti giuridici e/o storiografici), elementi di commento sulla genesi del soggetto e dei suoi rapporti storico-istituzionali; cessazione indicazione delle finalità e ricostruzione delle funzioni attribuite nel tempo: elementi desumibili dalle disposizioni normative (statuti e/o atti costitutivi, regolamenti, provvedimenti organizzativi) e dalla documentazione conservata in archivio ricostruzione della organizzazione interna e articolazione amministrativa: organigramma/i e validità nel tempo delle diverse ripartizioni della struttura (rilevazione delle trasformazioni principali e significative), composizione degli organi di governo e funzionamento, indicazione di alcune procedure rilevanti (es. criteri di nomina o elezione); utilità di schemi riassuntivi

19 31/05/201619 La nota introduttiva generale: introduzione archivistica archivistica (storia dell’archivio, della sua genesi e della sua tradizione e custodia). Deve essere funzionale e semplice, per aiutare l’utente a comprendere il lavoro svolto e orientarsi nella documentazione. Include 1.L’analisi della genesi e della custodia ricostruzione delle vicende dell’archivio (dalle procedure e strumenti di formazione e analisi delle tipologie di documenti e unità presenti alle modalità di trasferimento nelle fasi semi-correnti e di acquisizione o versamento nell’archivio storico) analisi e ricostruzione dei versamenti, delle perdite e/o delle operazioni di selezione e scarto, degli eventuali accrescimenti 2. L’analisi dell’intervento di ordinamento e descrizione descrizione dei criteri di ordinamento e inventariazione (rilevanti per la comprensione dell’archivio da parte degli utenti e per la ricerca) analisi della struttura del fondo (specchio delle serie*, collegamenti interni), dello stato di conservazione, delle condizioni di accesso, utilizzo e riproduzione analisi e descrizione (tipologia, data, responsabilità, affidabilità) dei precedenti strumenti di ricerca e dei mezzi di corredo coevi utili al ricercatore Riferimenti a documentazione collegata presente in altri fondi eventuali tavole di raffronto tra vecchie e nuove segnature

20 31/05/201620 La descrizione delle serie: gli elementi denominazione o intitolazione datazione o estremi cronologici (con riferimento alle date estreme e alle lacune) descrizione esterna o elementi estrinseci (con riferimento alla consistenza) nota introduttiva nota bibliografica (eventuale e comunque limitata ai riferimenti specifici)

21 31/05/201621 Le note introduttive alle serie La nota introduttiva è spesso nota come cappello alla serie. E’ costituita da una breve introduzione che illustra la natura archivistica della serie descritta: genesi e funzione della documentazione, struttura e articolazione interna in relazione all’organizzazione del soggetto, criteri di ordinamento (con particolare riferimento alla eventuale presenza di sotto-serie che dovranno essere debitamente elencate). E’ opportuno indicare nel cappello anche tutti quegli elementi descrittivi che ricorrono in tutte le unità archivistiche che costituiscono la serie sia al fine di alleggerire la descrizione inventariale, sia al fine di evitare la ridondanza delle informazioni descrittive La nota deve essere sempre correlata e coerente con la nota archivistica generale

22 31/05/201622 Esempi di nota introduttiva alle serie Archivio storico dell’Istituto nazionale cambi con l’estero Fascicoli delle sedute del Consiglio di amministrazione, 1918 feb. 12- 1943 ago. 19, fascc. 69 (dal n. 23 al n. 91) I fascicoli predisposti dalla Direzione generale conservano le minute dei verbali e il materiale preparatorio (ordini del giorno, promemoria, estratti di verbali, corrispondenza relativa alle sedute, appunti. Il materiale è organizzato in sottofascicoli a partire dalla 55^ seduta. L serie è incompleta. Mancano i fascicoli relativi alle sedute 11^, 13^-21^, 42^-45^. Circolari, disposizioni generali, ordini di servizio, 1932-1943, bb. 11 (dalla b. 67 alla b. 77) La documentazione è stata ordinata secondo l'ordine tradizionale dalle disposizioni di carattere generale a quelle particolari. Comprende circolari firmate dal presidente e dell'Ufficio compensazioni, le lettere circolari sul commercio dei cambi, le circolari riservate sanzioni, ecc..

23 31/05/201623 La descrizione delle unità archivistiche: gli elementi Non tutte le unità o le serie devono essere descritte con lo stesso livello di dettaglio: ad es. serie di registri della stessa natura si può descrivere in modo sommario: “Registri di protocollo”, 1925-1975 Si tratta di registri annuali Non esistono norme nazionali generali dettagliate: circolare 1966 per gli inventari stampati a cura della DGA, tradizioni e prassi regionali, ad esempio la scuola toscana (inventario-guida di Salvatore Bongi, AS Lucca). Si possono distinguere: 1.descrizione interna : numero di corda, titolazione interna/esterna, originale/moderna), integrazione della intitolazione (se necessaria a chiarire titoli originali insufficienti) ed eventualmente del contenuto, date estreme, eventuali allegati di cui si ritiene essenziale la segnalazione in modo sistematico 2.descrizione esterna (natura del condizionamento, consistenza con particolare attenzione ai problemi della cartulazione originaria, stato di conservazione) 3.annotazioni: eventuali integrazioni supplementari, indicazione di errori, ecc.

24 31/05/201624 Elementi descrittivi delle unità archivistiche nella tradizione nazionale (inventario): segnature Segnatura archivistica o codice di identificazione (segnatura archivistica originaria o successiva che può includere anche il riferimento all’indice di classificazione): in alcuni casi coincide con il numero di corda (numero progressivo non originario attribuito dall’archivista alle unità archivistiche a conclusione del lavoro di ordinamento e inventariazione necessario sia ai fini della collocazione e riconoscimento dell’unità che ai fini della definizione del vincolo archivistico). Il riferimento ad antiche segnature in nota o nella descrizione integrativa) Nel corso del lavoro di ordinamento l’archivista spesso introduce una numerazione/segnatura provvisoria (sequenza progressiva per busta o per tipologia di serie)

25 31/05/201625 Elementi descrittivi di unità archivistiche nella tradizione nazionale (inventario): intitolazioni intitolazioni o denominazioni (sintesi identificativa dell’unità descritta correlata alla sua funzione più che al contenuto documentario): –l’identificazione del titolo (della sua natura e completezza) è un’attività cruciale ai fini dell’analisi archivistica dell’unità –titolo originale tra virgolette (di preferenza), eventualmente integrato se lacunoso o incompleto (:) o elaborato dall’archivista (se fuorviante o del tutto mancante). Nel caso di integrazioni da parte dell’archivista può essere necessario riportare tra parentesi quadre le lacune […] o le interpretazioni dubbie […]? –i titoli originari possono esserci molteplici soprattutto nel caso di unità legate o cucite (esterni o interni): i titoli esterni possono trovarsi sul piatto anteriore, sulla costola, sul piatto posteriore (soprattutto quando l’unità-registro è stata usata per due funzioni diverse): si possono distinguere in sede di descrizione i titoli interni: sono in genere più estesi e si trovano o sulla prima carta dell’unità (soprattutto nel caso dei registri) o sulle carte successive dell’unità (soprattutto nel caso dei volumi o delle filze che possono avere tanti titoli interni quante sono le unità archivistiche che li costituiscono: in questo caso è necessario identificare la carta per ciascun titolo) l’archivista deve operare una cernita valutando il livello adeguato di dettaglio (a fini di completezza e leggibilità dello strumento) la trascrizione delle intitolazioni deve essere valutata attentamente: uso moderno della punteggiature e delle maiuscole per gli archivi contemporanei. Gli errori che meritano di essere segnalati (o perché inducono al dubbio o perché significativi) dovrebbero essere commentati con un (sic) o con una nota a piè di pagina.

26 31/05/201626 Elementi descrittivi di unità archivistiche nella tradizione nazionale: descrizione integrativa descrizione integrativa relativa ad aspetti interni (di contenuto dell’unità, non dei singoli documenti). E’ opportuna in alcuni in casi: –per la presenza di allegati di natura particolare, di materiale a stampa –per la necessità di integrare le informazioni disponibili (ad esempio lacune, annotazioni particolari, ecc.) –per la opportunità di inserire informazioni sui contenuti dell’unità senza tuttavia individuare tutte le sottopartizioni In ogni caso gli elementi descrittivi inseriti a fini integrativi non devono mai rispondere a una logica discrezionale, e comunque devono essere presenti con regolarità.

27 31/05/201627 Esempio di descrizioni integrative (1) Archivio della Prefettura di Roma, Gabinetto "15. Roma. Circoscrizione elettorale politica".1871 A stampa: volantino "Agli elettori del collegio di Subiaco" di sostegno alla candidatura dell’avv. Augusto Baccelli, 19 feb. 1871. "16. Sonnino. Dimostrazioni reazionarie".1871 Annotazione: " Vedasi al protocollo il n. 14656 e seguenti sui disordini avvenuti per l’applicazione dell’imposta sul fuocatico".

28 31/05/201628 Esempio di descrizioni integrative (2) Archivio storico della Camera dei deputati, Serie incarti di segreteria. II sessione 1894-1895 Volume 42 A. Deputati s.n. “Richieste di congedo, nomine, incarichi”, cc. 1-15. 1894 nov. 1. “Partecipazione a commissioni”, cc. 16-27[1]. 1894 nov. - dic.[1] Richieste di congedo, dic. 1894, cc. 16-22, 25-27: Berti Domenico, cc. 16-17, 26-27; Antonelli Pietro, cc. 18-19; Tittoni Tommaso, cc. 20-22; Zucconi, c. 25. 2. “Nomine commissioni”, dic. 1894, cc. 23-25. Sanguinetti Adolfo (Commissione di vigilanza sul debito pubblico), c. 23; Nicolosi Paolo barone di Villagrande (Commissione di vigilanza sulla Cassa depositi e prestiti), c. 24. 3. “Commissioni parlamentari”, cc. 28-32. 1894 lug. - 1895 gen. Commissioni d’inchiesta, dic. 1894 - gen. 1895, cc. 28-30. Notizie sulle condizioni di salute, cc. 28, 30; Bovio Giovanni: rifiuto a far parte della Commissione per la risposta al discorso della Corona, c. 29. [1]Mancano le carte relative a Erasmo Viaggio, indicato nel repeprtorio del fascicolo. [1]

29 31/05/201629 Elementi descrittivi di unità archivistiche nella tradizione nazionale: datazioni estremi cronologici: identificano le date archivistiche dell’unità, cioè le date dei documenti acquisiti dal soggetto nel corso della sua attività. Si devono distinguere – con criteri redazionali – le date relative ai documenti allegati, ai documenti in copia, a documenti pervenuti successivamente, ecc.: “con docc. al”, “con docc. dal”, “con docc. in copia dal”, ecc.

30 31/05/201630 Elementi descrittivi di unità archivistiche nella tradizione nazionale: descrizione esterna (1) Descrizione esterna o elementi estrinseci: –consistenza: indicazione (in genere dei termini estremi: cc. 1-66) della quantità dei documenti, ad esempio nel caso del fascicolo nella forma di numero delle carte per ciascuna unità (foglio, ovvero carta non pagina) attribuite nel corso dell’attività di cartolazione o di paginazione –La cartolazione consiste nell’apposizione di un numero progressivo su ogni carta, in genere in alto a destra e solamente sulla parte anteriore (recto) della carta, mentre la paginazione consiste nel numerare progressivamente recto e verso (pagine). –Regole minime (soprattutto per documentazione medievale e moderna: controllo della numerazione originaria se ci sono carte iniziali non numerate, la numerazione va indicata usando elementi diversi (arabi o romani o altro): cc. I-VI, 1-99 se ci sono carte finali, si prosegue la numerazione fornendo i necessari elementi di dettaglio: cc. 1-293, di cui cc. 278-293 n.n.) individuare sempre le cc. mancanti

31 31/05/201631 Elementi descrittivi di unità archivistiche nella tradizione nazionale: descrizione esterna (2) Descrizione esterna o elementi estrinseci: legatura: si indica per documentazione medievale e moderna. Se una serie presenta caratteristiche comuni è opportuno indicare tale elemento nella introduzione alla serie. –tipologie delle legature: cartone, cartoncino, carta pergamenta, mezza pergamena, pelle, tela, legno, ecc.

32 31/05/201632 Citazioni e indicazioni bibliografiche Secondo le norme della DGA (1992): –monografie: nome e cognome dell’autore, titolo dell’opera in corsivo, luogo di stampa, editore o tipografo, anno di stampa M. Guercio, Archivistica informatica, Roma, Carocci editore, 2002 –articoli in pubblicazioni periodiche: nome e cognome dell’autore, titolo dell’articolo in corsivo, titolo del periodico tra virgolette, preceduto da in, annata, data tra parentesi, numero del fascicolo e pagine: M. Guercio, Il XII congresso internazionale degli archivi del CIA, in "Archivi e computer", II (1992), n. 4, pp. 369-370 –saggi contenute in una monografia o in altra pubblicazione non periodica: nome e cognome dell’autore, titolo del saggio in corsivo, titolo in corsivo dell’opera in cui è contenuto il saggio preceduto da in, eventuale curatore dell’opera, luogo di stampa, editore, anno e pagine M. Guercio, Gli archivi e la società dell'informazione: l'innovazione organizzativa e tecnologica e i nuovi bisogni formativi, in Storia, archivi, amministrazione. Giornate di studio in onore di Isabella Zanni Rosiello. Bologna, 16-17 novembre 2000, Roma, Direzione generale per gli archivi, 2004, pp. 129-142

33 31/05/201633 Citazioni archivistiche Istituto che conserva il fondo: per esteso solo la prima volta, poi in forma abbreviata (nel caso degli archivi di Stato AS+sigla provincia); per gli istituti non archivistici indicare sempre l’ente o la persona e il luogo geografico: –Archivio di Stato di Roma (d’ora in avanti AS RM) –Archivio Castiglioni, Mantova Fondo e sue partizioni (serie, sottoserie): in corsivo, separati da virgole, in maiuscolo solo la prima lettera di ciascuna partizione: –Archivio di Stato di Roma, Prefettura di Roma, Gabinetto, … Unità archivistica: indicazioni separate da una virgola, abbreviando le tipologie più comuni, il titolo originale tra virgolette: –Archivio di Stato di Roma, Prefettura di Roma, Gabinetto, b. 1, fasc. 2, “Stera Achille, delegato di P.S.", 1871 Documento: tipo di documento o dell’atto, titolo originale tra virgolette, mittente, destinatario, data (luogo, anno, mese, giorno): –Telegramma di Lanza a Lamarmora, Roma, 23 ottobre 1870 in AS FI, Prefettura, Gabinetto, b. 32

34 31/05/201634 Abbreviazioni ricorrenti secondo le norme della DGA (1992) –busta/e: b./bb. –carta/e: c./cc –fascicolo/i: fasc./fascc. –mesi dell’anno: prime tre lettere (gen., feb., mar., ecc.) –pagina/e: p./pp. –protocollo/i: prot./prott. –provvedimenti normativi: dpr, rd, dpcm, dlgs, ecc. –r.: recto –senza data: s.d. –senza luogo: s.l. –senza note tipografiche: snt –sottofascicolo/i: s.fasc./s.fascc. –tit. est.: titoli esterni sul piatto anteriore –tit. est cost.: titoli esterni sulla costola –tit. est post.: titoli esterni sul piatto posteriore –tit. int.: titolo interno –v.: verso –volume/i: vol./voll.

35 31/05/201635 Il livello di analiticità dello strumento di ricerca L’archivista è responsabile nel decidere “l’intervento più congruo al fine di fornire strumenti che consentano ai ricercatori non solo di reperire le unità archivistiche utili alle loro indagini, ma anche e soprattutto di poterne fare un uso critico, di poterle cioè valutare nel contesto del processo di formazione” (Carucci, Catalogo, p. 10). Un discorso analogo va fatto per la pubblicazione. La decisione va presa in relazione alla natura dell’archivio, allo stato di ordinamento insieme alla valutazione di una scala di priorità nell’ambito dei fondi conservati in un istituto (domanda degli utenti, risorse umane e finanziarie disponibili)

36 31/05/201636 Qualche conclusione: la descrizione archivistica è un processo organico e dinamico La descrizione archivistica è un processo dinamico: l’utilizzo diffuso di strumenti informatici ha reso evidente questo principio che peraltro non avrebbe avuto bisogno di specifiche dimostrazioni oltre alla presenza di una molteplicità di strumenti di ricerca nelle sale di studio e negli archivi degli archivi. –La dinamicità è dovuta alla possibilità di approfondire nel tempo la conoscenza del contenuto e del contesto di produzione dei materiali documentari e, quindi, alla capacità di predisporre strumenti informativi sempre più raffinati e precisi. La descrizione archivistica è anche un processo organico (non frammentato) che si misura con un insieme di oggetti complessi che deve essere in grado di comunicare a un pubblico di utenti sempre più differenziato e non specialista