L’applicazione degli standard agli strumenti archivistici nel web Prof. Federico Valacchi.

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1 L’applicazione degli standard agli strumenti archivistici nel web Prof. Federico Valacchi

2 I temi da trattare Elementi introduttivi Gli standard: un panorama articolato Dagli standard agli strumenti Le tipologie di strumenti di ricerca tra analogico e digitale Panorama applicativo

3 ELEMENTI INTRODUTTIVI

4 Il rapporto tra informatica e archivi: ambiti di applicazione e finalità Applicazioni di tecnologia agli archivi storici Archivi informatici Dalla fase informatica a quella “telematica”: enfatizzare la dimensione comunicativa

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6 La centralità delle risorse tecnologiche Inquadrare l’articolato rapporto tra gli archivi storici e le risorse tecnologiche, in un momento in cui, terminata una lunga fase “sperimentale”, tale rapporto è divenuto parte integrante della disciplina archivistica. E’ ormai assodato, infatti, che anche in ambito archivistico le applicazioni tecnologiche non rappresentano più un’ipotesi accessoria e, appunto, sperimentale, ma costituiscono un settore di ricerca e sviluppo applicativo peculiare, molto concreto e per certi versi ineludibile.

7 Archivi e archivi nascosti “Libraries, archives, and cultural institutions hold millions of items that have never been adequately described. These items are all but unknown to, and unused by, the scholars those organizations aim to serve (…). Reducing archival backlogs and exposing once-hidden collections will likely require that archives revamp their workflows, but software can play a role in making archives more efficient and their collections more visible”. Lisa SpiroLisa Spiro

8 Le descrizioni prima delle soluzioni A prescindere da ogni altra considerazione resta comunque il fatto che senza adeguati strumenti descrittivi gli archivi rimangono conglomerati di informazioni inanimate e di difficile utilizzazione, qualunque sia l’uso che di queste informazioni si vorrà fare. Necessità di descrivere gli archivi nella loro fisicità e interezza, indipendentemente dai mezzi impiegati. Il digitale nelle sue molteplici declinazioni è solo un veicolo più potente, non una scorciatoia.

9 Descrizione archivistica Processo di raccolta, organizzazione ed analisi delle informazioni necessarie per la identificazione, la gestione e l’interpretazione del materiale conservato in un istituto archivistico e come l’illustrazione del contesto e del sistema archivistico in genere. Processo complesso, finalizzato alla comunicazione “Lo scopo della descrizione archivistica è di identificare ed illustrare il contesto e il contenuto della documentazione archivistica per promuoverne l’accessibilità” Descrivere senza il fine di comunicare è un’operazione priva di senso La descrizione archivistica e la realizzazione degli strumenti come punto d’inizio e non come traguardo Il problema del linguaggio: è possibile tradurre “l’archivistichese”?

10 Centralità della descrizione Il processo dinamico di descrizione archivistica è alla base della costruzione di qualsiasi sistema di strumenti di ricerca nel web La finalità comunicativa prevalente nella “filosofia” degli standard e veicolata con efficacia dalle risorse web si esplicita proprio nella descrizione “codificata” di contesti e contenuti

11 Il rapporto tra standard e strumenti di ricerca online Riservandoci di tornare più avanti sulle tipologie assai differenziate di “strumenti” archivistici online occorre sottolineare subito che il rapporto tra i diversi standard e gli strumenti non è “meccanico” Gli standard nascono indipendentemente dalla tecnologia dell’informazione Forniscono modelli che sono in prima battuta concettuali

12 Un’evoluzione costante Le condizioni per una benefica e massiccia diffusione dell'informatica nel contesto archivistico sono maturate lentamente e in maniera sempre molto dibattuta. Progressivamente però la comunità archivistica ha conosciuto un processo di maturazione “culturale” (inteso ovviamente come disponibilità ad un confronto ampio con l'universo tecnologico e di attenzione a valutare in maniera aperta le opportunità e le criticità che ne possono scaturire)

13 Il ruolo degli standard Accanto a questa evoluzione culturale e ad una sempre più diffusa percezione dell’informatica come strumento di lavoro quotidiano, assecondata anche dall’evoluzione degli strumenti disponibili, oggi infinitamente più duttili e potenti che in passato, c’è però motivo di ritenere che un ruolo assolutamente centrale in questa evoluzione lo abbia avuto anche l’ampio, articolato e non ancora concluso dibattito sviluppatosi intorno alla standardizzazione della descrizione archivistica.

14 Standard: molto più che informatica Non esiste un rapporto diretto tra standardizzazione della descrizione e applicazione di informatica agli archivi. Gli standard sono strumenti che hanno una loro natura e una funzione indipendentemente dall’informatica. Il ruolo che il dibattito sulla standardizzazione e la definizione degli strumenti di normalizzazione hanno avuto sull’evoluzione recente della disciplina archivistica va infatti molto al di là del semplice supporto alla costruzione di adeguate risorse tecnologiche per gli archivi

15 La cultura degli standard Da un punto di vista concettuale proprio la diffusione della cultura degli standard, ancor più degli standard stessi, ha però indiscutibilmente spianato la strada ad una corretta e diffusa applicazione dell’informatica agli archivi

16 Standard e modelli Gli standard, in quanto momento di forte elaborazione concettuale di modelli di rappresentazione e comunicazione delle strutture e dei contenuti informativi degli archivi, creano anche i presupposti per un rapporto meno estemporaneo e improvvisato tra archivistica ed informatica. La definizione nitida e condivisa degli obiettivi e degli strumenti della descrizione archivistica, sia pure nel rispetto e nella consapevolezza delle radicate peculiarità dei singoli archivi e delle difficoltà da affrontare, mette in qualche modo gli archivisti in condizione di dialogare su un piano paritetico con gli informatici o, quanto meno, di esplicitare in maniera più chiara le proprie esigenze, alla ricerca di soluzioni tecnologiche adeguate.

17 Comunicazione formalizzata Il salto di qualità, oltre che sul piano concettuale, si coglie sul versante della capacità di comunicazione tra i due mondi e sulla possibilità di approcci realmente interdisciplinari alla progettazione. In questo senso l’evoluzione che a livello di realizzazione di strumenti e di prodotti digitali si è registrata nell’ultimo decennio deve moltissimo agli standard, intesi innanzitutto come strumento di analisi dei diversi contesti e contenuti che caratterizzano la descrizione archivistica e come capacità di tradurre i risultati di tali analisi in formalismi e linguaggi condivisibili da comunità più ampie di quella degli archivisti in senso stretto

18 Analisi e progettazione La progettazione di sistemi informativi evoluti, solo per fare un esempio, deve essere sostenuta da un’analisi rigorosa e formalizzata in modelli altrettanto rigorosi se si vuole che chi è chiamato a dare delle soluzioni sul piano tecnologico possa rispondere alle attese della comunità scientifica. La capacità di razionalizzare e comunicare le complessità e le stratificazioni che costituiscono in ultima analisi il portato informativo più significativo del patrimonio documentario è frutto in maniera particolare proprio della pressione che le logiche che governano il concetto stesso di normalizzazione hanno esercitato su approcci culturali precedentemente poco inclini alla sistematizzazione

19 Descrizione/comunicazione Il dibattito sulla standardizzazione ha posto con forza l'accento su una interpretazione della descrizione archivistica come strumento per la costruzione di una comunicazione formalizzata e strutturata di informazioni su archivi, soggetti produttori e contesti storici della produzione.

20 Gli standard: un panorama articolato

21 Troppe “bandiere” “La actividad normalizadora ha sido de tal calibre que en poco años hemos pasado de una reducida lista de estándares a la actual y casi inabordable relación de siglas […] Hemos conseguido una barca hecha de normas y convenciones que nos guíe […] pero tenemos que ser conscientes de que la barca puede hundirse si ponemos en ella más peso, y no controlamos el lastre que le da estabilidad (Ahogados en un mar de siglas: estándares para la gestión, descriptión y acceso a los recursos archivístico – V Congreso de archivos de Castilla y León, a cura di L. H. OLIVERA, numero monografico di «Tabula», 11, 2008, pp. 427)

22 Le diverse tipologie di standard, linee guida, formati/modelli applicativi Standard descrittivi Linee Guida Standard nazionali (NIERA, SAN) Standard (?) applicativi Standard di gestione documentale

23 Standard “descrittivi”(ICA) ISAD(G) ISAAR (CPF) ISDIAH: International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings ISDF: International Standard for Describing Functions

24 Le linee guida ICALe linee guida ICA: applicare gli standard agli strumenti di ricerca Nel novembre 1997, il Comitato sugli standard descrittivi del Consiglio internazionale degli archivi (ICA/CDS) dette vita ad un sottogruppo con il mandato di elaborare un’analisi degli strumenti di ricerca tradizionali esistenti e di proporre linee guida per la loro elaborazione e presentazione alla luce degli standard di descrizione. Il Comitato a Stoccolma rilasciò nel settembre del 1999 la versione definitiva delle Guidelines for the Preparation and Presentation of Finding Aids, risultato di questo processo, approvata dall’ICA/CDS nel 2001 e pubblicata. La traduzione italiana, a cura di Francesca Ricci, è stata pubblicata sulla Rassegna degli Archivi di Stato, LXIII/1 (2003),pp.335-349, e in: http://media.regesta.com/dm_0/ANAI/anaiCMS//ANAI/000/0111/A NAI.000.0111.0007.pdf http://media.regesta.com/dm_0/ANAI/anaiCMS//ANAI/000/0111/A NAI.000.0111.0007.pdf

25 I principi delle Linee Guidda 2.1 Questo documento fornisce linee-guida per l’elaborazione e la presentazione di descrizioni archivistiche, di cui ISAD(G) e ISAAR(CPF) specificano gli elementi e le regole e che sono destinate a confluire in un ampia varietà di strumenti di ricerca. 2.2 Coerentemente agli obiettivi di ISAD(G), I.1, i principi che regolano la preparazione di strumenti di ricerca sono: – a) consentire l’accesso al materiale archivistico fornendo agli utenti informazioni relative ad esso; – b) produrre strumenti di ricerca accurati, coerenti ed auto-esplicativi; – c) presentare il contesto e il contenuto del materiale archivistico descritto applicando le regole della descrizione multilivellare (si veda ISAD(G) 2). Per l’applicazione di queste linee-guida, i principi sopraelencati sono indipendenti dagli strumenti tecnologici che sono disponibili, o sono stati sviluppati. Esempi di tali strumenti potrebbero essere tracciati di codificazione (come EAD, i formati MARC, HTML), database o altri strumenti automatizzati, programmi software, ecc.

26 Un fatto nuovo “Uno degli aspetti innovativi delle Guidelines è l’affermazione del concetto di finding aid system, cioè della realizzazione di sistemi in cui ogni strumento (dalle tradizionali descrizioni di fondi alle liste d’autorità, gli indici, i tesauri, ecc.) sia progettato in raccordo con gli altri così da completarsi, accrescersi e supportarsi reciprocamente, al fine di rendere completamente accessibili in tutti i loro dettagli e tutti i loro aspetti, i fondi conservati” (Francesca Ricci)

27 Le ricadute delle Linee Guida L’applicazione delle linee-guida porta alla produzione di strumenti di ricerca che: – a) faciliteranno il recupero e lo scambio di informazioni relative al materiale archivistico; – b) renderanno possibile la condivisione di dati sottoposti a controllo d’autorità; – c) consentiranno l’integrazione tra strumenti di ricerca prodotti dalla stessa e da istituzioni archivistiche diverse (sistema di strumenti di ricerca)

28 Sistemi e particolarismi Storicamente invece il concetto di strumento di ricerca archivistico e in particolare quello di inventario nascono, si sviluppano e si perfezionano in un contesto culturale e all'interno di modelli di comunicazione che non conoscono le potenzialità integrative e le urgenze comunicative che sono tipiche di questo tipo di approccio e risultano enfatizzate dalla rete, privilegiando piuttosto approcci fortemente legati allo specifico sostrato archivistico e istituzionale di riferimento

29 Dalle strutture ai contenuti: il caso di NIERA e degli standard del SAN La costruzione del Sistema Archivistico Nazionale un esempio importante di passaggio dagli standard alla loro applicazione in un sistema complesso Accanto agli standard che definiscono modelli concettuali e strutturali (data structure standard) nascono standard che tendono a normalizzare i contenuti (data content standard)

30 NIERA (EPF) Norme italiane per l’elaborazione dei record di autorità archivistici di enti, persone, famiglie Linee guida per la descrizione delle entità con una sezione dedicata al soggetto produttore d’archivio

31 “Tradurre” gli standard La Commissione ha redatto le Norme in conformità con gli ambiti di applicazione e con le finalità di ISAAR accogliendo, in particolare, l’indicazione ad utilizzare lo standard internazionale come base per la produzione dello standard nazionale. Le NIERA costituiscono, quindi, lo standard italiano per la descrizione di entità ente, persona, famiglia e per la redazione di record di autorità archivistici di tali entità.

32 Il senso di NIERA In estrema sintesi, preso atto anche della loro complessità, le NIERA si pongono sia come modello e sintesi teorica che come vero strumento di lavoro dove la normalizzazione dei contenuti è finalizzata all’interoperabilità

33 Gli standard applicati: il caso di SAN Nella costruzione del SAN gioca un ruolo decisivo la concreta applicazione degli standard, soprattutto per quanto concerne la possibilità/necessità di far comunicare sistemi di strumenti prodotti in contesti diversi

34 Modelli, standard e metadati di SAN CAT come “bacino di raccolta” delle informazioni Esigenza di definire i tracciati e i formati di scambio muovendo dagli standard “Intento programmatico secondo il quale il CAT è basato sugli elementi obbligatori individuati dagli standard internazionali (ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDIAH)” Tipologie di tracciati – elaborazione redazionale (Soggetti conservatori e schede di autorità dei Soggetti produttori) – importazione dai sistemi aderenti(Complessi archivistici, Strumenti di ricerca, Soggetti produttori)

35 Gli “standard” di SAN: metadati normalizzati Metadati relativi alle risorse archivistiche (soggetti conservatori, soggetti produttori, complessi archivistici, strumenti di ricerca) accessibili attraverso il Sistema Archivistico Nazionale (SAN) Il progetto SAN ha definito una serie di schemi xml per la descrizione degli oggetti archivistici. Lo schema cat-import.xsd è lo schema che permette di raggruppare tutti gli oggetti in un unico file che può essere usato per alimentare il sistema SAN. Lo schema schemaeac.xsd è lo schema che descrive i soggetti produttori. Lo schema schemaead.xsd è lo schema che descrive i complessi archivistici. Lo schema strumenti.xsd è lo schema che descrive gli strumenti di ricerca. Lo schema scons.xsd è lo schema che descrive i soggetti conservatori d'archivio.cat-import.xsdschemaeac.xsdschemaead.xsdstrumenti.xsd èscons.xsd

36 Dagli standard ai profili applicativi: normalizzare la restituzione Gli standard descrittivi come abbiamo detto sono “generici”, rappresentano modelli di riferimento. In particolare le norme ISAD sono indipendenti da: – Tipologia e supporto dell’oggetto di descrizione – Natura e dimensioni dell’oggetto di descrizione – Formati di presentazione e organizzazione delle informazioni

37 EAD EAC: formati tecnici Due formati per la restituzione e non per la descrizione Applicazione di tecnologie finalizzate alla definizione di profili applicativi basate su XML dedicati alla costruzione di sistemi di descrizioni archivistiche. Applicazione di ISAD e ISAAR alla codifica dell’informazione archivistica in fase di restituzione

38 EAD ● Una speciale attenzione merita il sistema XML-based EAD (Encoded Archival Description) elaborato nel 1998 dalla SAA (Society of American Archivists) in collaborazione la Library of Congress sta assestandosi come standard anche in Europa, nella prospettiva di costruzione di gateway archivistici multinazionali europei. ● La codificazione EAD non è un sostituto delle descrizioni archivistiche ben fondate, che devono basarsi sugli standard descrittivi ed eventualmente essere FORMALIZZATE in EAD

39 EAD ● EAD non è uno standard per il contenuto dei dati, né stabilisce regole su come esprimerli (come ISAD e ISAAR), ma costituisce una struttura in cui inserirli. ● Obiettivo di EAD è fornire le istituzioni archivistiche di strumenti di ricerca elettronici. Dunque costituire un formato di comunicazione che consente agli istituti archivistici di mettere a disposizione per utenti locali o remoti i propri strumenti di corredo, principalmente via Internet e Web. ● Per gli elementi che compongono il modello cfr. http://www.loc.gov/ead/tglib/index.html ; per le linee guida su EAD cfr. http://www.loc.gov/ead/ag/aghome.html, entrambe a cura di SAA e LC http://www.loc.gov/ead/tglib/index.htmlhttp://www.loc.gov/ead/ag/aghome.html

40 EAD ● EAD può essere utilizzato per l’importazione, per la generazione e pubblicazione di inventari a partire dalle schede descrittive previste, per il recupero retrospettivo di strumenti di ricerca archivistici (guide, inventari, ecc.) in formato cartaceo e la loro pubblicazione elettronica. ● Dato che lo standard è indipendente da specifiche piattaforme hardware e software la continuità della struttura e del contenuto – almeno in teoria - garantisce la validità nel tempo di ogni applicazione che lo utilizzi.

41 EAD Non è uno standard per il contenuto dei dati Non esprime regole su come descrivere E’ una struttura in cui inserire i dati espressi secondo le indicazioni degli standard

42 EAC ● L’elaborazione di un modello dati per la codifica elettronica in formato XML dei record di autorità archivistici risale al marzo del 2001, due mesi dopo l’avvio ufficiale delle attività di revisione della prima edizione delle ISAAR(CPF). ● Un formato standard per le descrizioni sui soggetti produttori, insomma, per renderle ricercabili e accessibili in ambiente di rete e poterle collegare con altre entità soggetti e con la documentazione da essi prodotta.

43 (EAC-CPF) Encoded Archival Context - Corporate bodies, Persons, and Families ● L'attività di sviluppo del draft del profilo EAC ha portato nel 2008 al rilascio dello schema EAC-CPF (con un importante contributo italiano). ● Lo schema è mantenuto dalla SAA e dalla Berlin State Library ● EAC-CPF è una struttura di comunicazione per le informazioni di contesto archivistiche su persone fisiche, enti e famiglie. Serve a favorire lo scambio di record di autorità che rispettino lo standard ISAAR (CPF).

44 (EAC-CPF) Encoded Archival Context - Corporate bodies, Persons, and Families ● Lo schema di EAD-CPF pone l'accento sul controllo della descrizione e sulla possibilità di gestire identità multiple della stessa entità ● Il sito su cui sono scaricabili la documentazione e gli schemi di EAC- CPF è http://eac.staatsbibliothek-berlin.de/

45 Gestione documentale UNI ISO 15489-1: 2006 Informazione e documentazione - Gestione dei documenti di archivio - Principi generali sul record management. UNI ISO 15489-2: 2007 Informazione e documentazione - Gestione dei documenti di archivio – Linee Guida sul record management. ISO/TS 23081-1:2006 Information and documentation - Records management processes – Metadata for records – Part 1 – Principles, Quadro di riferimento per lo sviluppo di un sistema di metadati per la gestione documentale. ISO/TS 23081-2:2007 Information and documentation - Records management processes – Metadata for records – Part 2 – Conceptual and implementation issues, Guida pratica per l'implementazione. ISO 15836:2003 Information and documentation - The Dublin Core metadata element set, Sistema di metadata del Dublin Core.

46 Conservazione documenti informatici ISO 14721:2002 OAIS (Open Archival Information System), Sistema informativo aperto per l’archiviazione. ISO/IEC 27001:2005, Information technology - Security techniques - Information security management systems – Requirements, Requisiti di un ISMS (Information Security Management System). ETSI TS 101 533-1 V1.1.1 (2011-05) Technical Specification, Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Information Preservation Systems Security; Part 1: Requirements for Implementation and Management, Requisiti per realizzare e gestire sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni. ETSI TR 101 533-2 V1.1.1 (2011-05) Technical Report, Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Information Preservation Systems Security; Part 2: Guidelines for Assessors, Linee guida per valutare sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni. UNI 11386:2010 S-Recupero degli Oggetti digitali. ISO 15836:2003 Information and documentation - The Dublin Core metadata element set, Sistema di metadata del Dublin Core

47 Dagli standard agli strumenti

48 La centralità degli strumenti di ricerca Riflettere sugli strumenti di ricerca archivistici e sulle loro finalità indipendentemente dagli standard è necessaria premessa alla costruzione di risorse archivistiche sul web Qualsiasi possibile declinazione del digitale applicato agli archivi muove dalla disponibilità di descrizioni strutturate, multilivellari capaci di restituite contesto e contenuto

49 Strumenti di ricerca: una definizionedefinizione Termine generico con cui si indicano i vari tipi di strumenti messi in opera per rendere possibile o facilitare l'accesso alla documentazione archivistica ed il suo controllo. Vi sono strumenti appositamente predisposti per la ricerca storico archivistica quali gli inventari, le guide e i censimenti descrittivi. Altri strumenti quali gli elenchi, le guide topografiche ecc. hanno funzioni prevalentemente interne e amministrative. (Lombardia Beni Culturali - http://www.lombardiabeniculturali.it/archivi/glossario/)

50 Strumenti di comunicazione Gli strumenti di ricerca archivistici, indipendentemente dalla loro tipologia e dalle loro caratteristiche specifiche, sono innanzitutto strumenti di comunicazione. A prescindere da ogni valutazione di ordine metodologico il lavoro sotteso alla loro complessa elaborazione è “filosoficamente” finalizzato a sostenere e agevolare l’individuazione e la comprensione del materiale documentario conservato negli archivi

51 La stratificazione degli strumenti Gli strumenti di accesso sono frutto di una elaborazione concettuale, scientifica e culturale che ne fa prodotti originali e fortemente legati ai contesti di produzione e utilizzazione In linea generale per una loro prima classificazione si può fare riferimento al modello proposto nelle Linee Guida dell’ICA

52 Lo schema delle Linee guida per l’elaborazione dei sistemi di ricerca: un modello stabileLinee guida A Strumenti di ricerca che includono descrizioni a livello di fondo e/o di sub-fondo. B Strumenti di ricerca che includono descrizioni di materiale archivistico a tutti i livelli, fino al livello del fascicolo. C1 Strumenti di ricerca con descrizioni di documenti presentati come ultimo livello della descrizione di un fondo nel suo complesso. C2 Strumenti di ricerca con descrizioni di documenti presentati come singole entità senza il contesto gerarchico di cui sono parte

53 Il caso italiano Nello specifico caso italiano ferma restando questa distinzione si possono individuare anche macro categorie su base cronologica, assumendo come cesure (per quanto molto elastiche) la diffusione degli standard di descrizione e l’uso diffuso di ICT nella descrizione stessa

54 Una sommaria distinzione “cronologica” Una sommaria distinzione potrebbe essere questa: – Prima degli standard (“passato”) – Dopo gli standard (“presente”) – Nell’archivio digitale

55 La tradizione descrittiva e gli strumenti di corredo prima degli standard La lezione del metodo storico: il contesto come chiave di accesso e “decodifica”: Cencetti e il ruolo dell’introduzione nell’inventario La centralità dell’inventario : la circolare 39/1966 Formalismi redazionali e tipografici come elementi di rappresentazione di strutture complesse Il modello della Guida Generale

56 Dagli standard alla rappresentazione degli archivi in ambiente digitale Gli standard di descrizione come elemento di codifica della descrizione I presupposti per la costruzione di sistemi “articolati” e (ipoteticamente) integrati di strumenti di ricerca che sono essi stessi strumenti di nuova generazione (finding aids system) Il rapporto con la produzione pregressa: strategie di selezione, acquisizione e restituzione

57 L’impatto dei software: dall’inventario alla banca dati di descrizioni archivistiche Data structure standard e data content standard L’analisi dei requisiti e dei modelli di restituzione delle descrizioni archivistiche L’esigenza di definire adeguate politiche di pubblicazione (stampare o immettere on line?) Il potenziamento delle funzionalità di ricerca

58 Gli strumenti del futuro Quali possono essere gli “inventari” degli archivi informatici o almeno di quella parte di archivi informatici che riusciremo a conservare nel tempo. Un tema di grande interesse e complessità intorno al quale con ogni probabilità si dovrà ridefinire gran parte del bagaglio tecnico e culturale della disciplina archivistica, con conseguenze che al momento forse non sappiamo neppure immaginare

59 Standard e comunicazione Nell’ambito dei processi di descrizione archivistica la dimensione comunicativa è stata a suo tempo enfatizzata dagli standard di descrizione e assume un rilievo ancora maggiore quando si parla di descrizioni archivistiche sul web e della loro rappresentazione

60 Etereogenità e bisogno di normalizzazione Forti e diversificate peculiarità della descrizione archivistica, che si traducono nella eterogeneità degli strumenti e dei modelli di rappresentazione generati nel tempo e nello spazio, quasi sempre senza prestare troppa attenzione ad una visione d’insieme. La tradizione descrittiva italiana, per quanto non siano mancati in passato tentativi di sintesi anche di un certo interesse, si è avvicinata solo di recente al concetto di costruzione di quel finding aids system che sembra uno dei contributi più significativi che scaturisce da una valutazione attenta delle linee guida ICA per la normalizzazione degli strumenti di corredo. In questo senso un tentativo interessante di lettura sinottica degli strumenti di ricerca relative agli archivi di Stato italiani è l’ Atlante storico degli archivi italiani e in particolare la sua rappresentazione entro una tavola diacronica.Atlante storico degli archivi italiani

61 Particolarismi e peculiarità informative L'intenso dibattito del secolo scorso, incardinato intorno alle denominazioni, alle finalità, alla struttura e alla definizione dei contenuti informativi sta lì a dimostrarcelo e ad imporci un’attenta riflessione in merito quando si valutino le modalità di restituzione web dei “vecchi” strumenti di ricerca che non sacrifichi queste peculiarità (che costituiscono esse stesse valore informativo) al nuova format comunicativo.

62 I codici comunicativi del web e i valori informativi degli inventari Su un altro versante sta invece la constatazione che Internet e il web, indipendentemente dagli specifici domini cui si applicano, sono governati da codici comunicativi altrettanto peculiari, che influenzano inevitabilmente i modelli di trasmissione dei contenuti informativi che essi veicolano. Non è esattamente la stessa cosa pensare ad un inventario cartaceo in una sala di studio o alla sua trasposizione on line Ma, al tempo stesso l'inventario on line, soprattutto se frutto di una trasposizione, non deve dimenticare la sua origine culturale e scientifica. I contenuti informativi possono essere in ultima analisi gli stessi ma cambiano – anche in ragione dei profili genericamente culturali degli utenti – le strategie di interrogazione e lettura, si modificano i tempi, crescono le aspettative.

63 Le tipologie degli strumenti archivistici tra analogico e digitale

64 Modelli di riferimento Sulla natura, le tipologie, le finalità e le denominazioni degli strumenti di accesso come è noto l'archivistica si è interrogata a lungo. A più riprese si è tornati sulla questione, sia dal punto di vista concettuale e metodologico che da quello che potremmo definire applicativo. Sotto questo punto di vista la tradizione descrittiva italiana è solida e circostanziata e può fare affidamento su altrettanto solidi e circostanziati punti di riferimento. Al tempo stesso il panorama italiano è caratterizzato da una forte eterogeneità dei modelli descrittivi, naturale conseguenza della specificità istituzionale e archivistica dei contesti di produzione cui alludevamo sopra Per una sintesi del dibattito, anche in una prospettiva “storica” e per uno stato dell’arte aggiornato si veda P. Carucci, M. Guercio, Manuale di archivistica, Roma, Carocci, 2008 pp. 91 – 124. Al di là dei molti esempi concreti in termini di inventari pubblicati resta di sicura rilevanza in questo senso la circolare 39/1966 che fissa appunto le norme da seguire per la pubblicazione degli inventari sia sotto il profilo dell’organizzazione della struttura che sotto quello della normalizzazione dei contenuti (cfr. Circolare Ministero dell’Interno n. 39/1966, Direzione generale degli Archivi di Stato, Ufficio Studi e Pubblicazioni)..39/1966

65 Il pregresso Nella loro eterogeneità tipologica, qualitativa e quantitativa questi strumenti rappresentano un capace serbatoio da cui attingere le risorse da trasferire sul web, il cosiddetto “pregresso” che descrive una mole davvero significativa di fondi archivistici, allo stato attuale solo in parte individuabili compiutamente attraverso il web. Nella maggior parte dei casi questi strumenti sono cartacei, prodotti all’interno di un intervallo cronologico molto ampio, talvolta manoscritti, talvolta dattiloscritti, talvolta stampati ma disponibili anche come file di word processor, talvolta infine pubblicati a stampa.

66 Le banche dati di descrizioni archivistiche In misura crescente esistono poi banche dati di descrizioni archivistiche che a loro volta possono aver generato elenchi, guide o inventari destinati alla consultazione cartacea ovvero possono essere interrogate ricorrendo a diverse tipologie di sistemi di restituzione digitale. Nel caso in cui le banche dati siano state esportate in formati per la stampa si rientra sostanzialmente nella fattispecie degli strumenti analogici e i problemi maggiori sono quelli di eventuali successivi aggiornamenti della banca dati che imporranno (o che dovrebbero imporre) l’inevitabile allineamento del prodotto cartaceo. Nel caso invece in cui le banche dati non prevedano output cartacei ma siano gestite, utilizzate e conservate solo in ambiente digitale la principale preoccupazione è innanzitutto quella di garantire a questi oggetti un’adeguata conservazione e un’attenta gestione. Questo non solo per ovvie ragioni di obsolescenza ma anche per la tendenza (che emerge dal confronto con la dimensione pratica) a rimaneggiare, ritoccare e in definitiva non stabilizzare le banche dati, con il risultato talvolta di disallinearle rispetto alla realtà degli archivi che descrivono.

67 I software per la produzione di banche dati Nella fase attuale gran parte dei lavori di censimento e riordino si sviluppa utilizzando software di descrizione il cui prodotto finale è proprio una banca dati Quando gli interventi si dispieghino in seno a progetti che tengano conto delle problematiche di aggiornamento e conservazione l’uso dei software è comunque positivo ed anzi propedeutico ad una più semplice utilizzazione dei risultati anche tramite il web Quando invece il controllo sistematico sulle banche dati prodotte è più debole, i rischi reali di dispersione o di cattiva gestione devono sempre essere messi in conto.

68 I software di descrizione come strumenti “autostandardizzanti” Il panorama italiano ATOM ICA

69 ICA Atom Scopo del progetto Lo scopo del progetto ICA-Atom è quello di fornire un software open-source: * Che consenta alle istituzioni di rendere le loro aziende di archiviazione disponibili on-line, soprattutto quelli che altrimenti non potrebbero permettersi di farlo * Che gestisca descrizioni archivistiche in accordo con le norme ICA * Che fornisca interfacce multi-lingue e con caratteristiche di traduzione dei contenuti * Che sia completamente web-based, user-friendly e segua l'accessibilità delle migliori pratiche * Che sia flessibile e personalizzabile * Che soia utile sia per le piccole che per le grandi istituzioni

70 L’esigenza di linee guida Nella dinamica situazione attuale un compito precipuo dell’amministrazione archivistica dovrebbe essere quello della pubblicazione di circostanziati (e diffusi) criteri qualitativi sulle modalità complessive di organizzazione e gestione degli interventi, cui magari subordinare anche eventuali finanziamenti. Di fatto questo avviene però solo in alcune realtà, mentre in molti casi le indicazioni sono assai meno solide e affidabili. La carenza di coordinamento oltre che sulla qualità si riflette poi anche sulle modalità di restituzione dei prodotti, incoraggiando per certi versi il proliferare di ambienti e strumenti non di rado in competizione tra loro.

71 La restituzione degli strumenti di ricerca Ambienti, formati, soluzioni Modelli di rappresentazione Applicazione non retroattiva degli standard Rispetto delle peculiarità informative e dei contesti di produzione

72 Panorama applicativo

73 Elementi introduttivi

74 Le fasi del rapporto archivi/web Dalla metà degli anni Novanta al 2000 – Approccio “saltuario”, poco sistematico, scarsa convinzione sull’utilità dello strumento web – Primi segnali. La comunità archivistica appare presto sul web. Sistema archivistico nazionale (1997); Firenze (1999) Firenze 2012Sistema archivistico nazionale Firenze Firenze 2012 2000 – 2006 – Riflessione più approfondita sul rapporto tra descrizione archivistica e web – Elaborazione di modelli concettuali convincenti Verso il presente – Uso più capillare delle risorse web – definizione di linee guida e buone pratiche per la creazione, la gestione e la conservazione dei contenuti

75 1999 – 2012: cosa è cambiato negli archivi? Un’analisi superficiale delle risorse digitali disponibili ci induce a parlare di una rivoluzione Sono stati messi a punto solidi modelli di riferimento sia sul versante archivistico che su quello della organizzazione e gestione dei contenuti Sono state create molte risorse (SAN, SIUSA, SIAS, i sistemi locali, sistemi “tematici”, siti web, digitalizzazioni) La presenza degli archivi sul web è cresciuta in maniera sensibile

76 Una realtà soddisfacente? Tante opportunità e tanta apparente quantità rischiano però di accontentare gli archivisti e i curatori dei progetti ma di deludere l’utenza Contenuti in crescita Più dispersione che disseminazione Livello relativamente basso di interoperabilità e integrazione

77 Perché? Il problema del “linguaggio” L’archivistica è al di là di ogni altra definizione una disciplina finalizzata alla comunicazione Il WEB è una risorsa a sua volta finalizzata alla comunicazione che può rivelarsi eccezionalmente funzionale a sostenere gli obiettivi del lavoro archivistico La metafora della finestra: ovvero l’esigenza di restituire la strutturazione dell’informazione archivistica ad utenti non (necessariamente) “strutturati”metafora della finestra

78 Soddisfazione dell’utente Soddisfazione dell’utente (?) L’utente è il cardine intorno a cui da sempre ruota il lavoro archivistico, quando questo lavoro si sviluppi coerentemente alle sue premesse deontologiche. Il concetto di utente contemporaneo si è però esteso e modificato Tipologie “culturali” e fisiche di utenti Navigatori e cercatori (P. Feliciati) Navigatori e cercatori Nel complesso, almeno nel panorama italiano, (sia pure con eccezioni) attenzione insufficiente alle esigenze degli utenti reali e degli utenti web in particolare

79 Handbook on cultural web user interaction La definizione generica dell’istituzione Definizioni di utente Edizione italiana

80 La funzionalità per la ricerca come parametro Il primo parametro di filtro e valutazione è la funzionalità reale di tali risorse alle esigenze della ricerca. Cosa significa supportare la ricerca nell’interesse degli utenti? Programmazione, individuazione delle tipologie di risorse e delle relative finalità e contenuti, quantità e qualità dei contenuti delle singole risorse, interoperabilità, fruibilità, reperibilità (e reperibilità nel tempo).

81 Politiche e strumenti Cosa si intende pubblicare? La centralità degli inventari L’interazione tra sistemi centrali e sistemi locali La qualità degli strumenti per la costruzione delle risorse La riflessione sui modelli di accesso restituzione L’uso della digitalizzazione L’apertura ad un uso “didattico” in senso ampio

82 Il web e gli archivi Internet e il web rappresentano risorse altamente strategiche per conferire un più alto livello di accessibilità agli strumenti archivistici e agli archivi in senso ampio Una efficace disseminazione degli strumenti di ricerca, cioè delle “informazioni” archivistiche qualificate è il punto di partenza per ogni possibile potenziamento della mission archivistica Il web è quindi esso stesso uno strumento (anche) archivistico

83 Il web avvicina agli archivi Il processo di delocalizzazione digitale degli strumenti non penalizza ma anzi può incentivare la frequentazione fisica degli archivi, conferendo loro una visibilità ed una familiarità che nel contesto tradizionale non sono forse mai esistiti, malgrado i grandi sforzi di mediazione da sempre sostenuti dagli archivisti. Soprattutto in un contesto come quello italiano dove, per una serie di motivi, la disponibilità di fonti primarie on line è ancora limitata, il web non è una tecnologia che allontana gli utenti dagli archivi reali, ma anzi incoraggia a frequentarli

84 Un approccio equilibrato Detto questo bisogna anche sottolineare come, ovviamente, la rete, intesa come ambiente di pubblicazione e consultazione di strumenti di corredo, sia solo uno dei “luoghi” della comunicazione archivistica, per quanto si avvii ad una sempre più massiccia frequentazione. Su un altro versante, per quanto i dati che provengono dagli istituti non siano sempre confortanti, gran parte della ricerca archivistica continua a svilupparsi nelle sedi fisiche che le sono più consuete, supportata da strumenti non sempre particolarmente efficaci. Quando ci affacciamo - e con entusiasmo – alle opportunità del web non dobbiamo dimenticare questo dato quantitativo.

85 Il web come strumento di comunicazione archivistica Il web è assolutamente funzionale a garantire un’efficace circolazione dell’informazione archivistica codificata La rete può divenire l’habitat naturale e per certi versi ineludibile per gli strumenti di ricerca archivistici Il web come opportunità strategica per ovviare ai deficit comunicativi che in senso ampio hanno da sempre penalizzato il lavoro archivistico

86 I problemi di fondo Peculiarità degli oggetti della descrizione peculiarità degli strumenti di mediazione e dei modelli di rappresentazione Rispetto delle esigenze di utenti non sempre e non necessariamente consapevoli della complessità (usability test e user study dimostrano la “sofferenza” degli utenti) Effettiva fruibilità, in termini di visibilità, reperibilità e “usabilità”

87 Le descrizioni prima delle soluzioni A prescindere da ogni altra considerazione resta comunque il fatto che senza adeguati strumenti descrittivi gli archivi rimangono conglomerati di informazioni inanimate e di difficile utilizzazione, qualunque sia l’uso che di queste informazioni si vorrà fare. Necessità di descrivere gli archivi nella loro fisicità, indipendentemente dai mezzi impiegati. Il digitale nelle sue molteplici declinazioni è solo un veicolo più potente, non una scorciatoia.

88 Risorse archivistiche nel web. I contenitori e i contenuti: una prima classificazione

89 I contenitori: per una mappa delle risorse Meta informative (portali, siti istituzionali, ec. ecc) Informative in questa seconda categoria rientrano tutte quelle risorse in grado di fornire all’utente descrizioni più o meno analitiche dell’oggetto della ricerca

90 Risorse meta informative per gli archivi: i portali dei beni culturaliportali Portali “generalisti”: ognuno ha percorsi diversi e individua solo risorse “parziali” qualche esempio: – MIBAC MIBAC – OTEBAC: percorso autonomo, individua risorse parziali OTEBACrisorse parziali – Culturaitalia: percorso “autonomo”, risorse eterogenee, problemi di indicizzazione e identificazione Culturaitalia – Internet culturale: rinvia Archivi Internet culturaleArchivi – Michael: progetto orientato al digitale, peculiarità descrittive Michael

91 Tra il portale e il sito web: esempi di risorse meta informative istituzionali Il “portale” dell’Amministrazione archivisticaportale Il sito ICARICAR Esigenza di allineamento e corretta e costante tra le diverse risorse meta informative gestione dei contenuti per evitare di disorientare l’utente Un esempio di meta informazione disallineata: il caso di Bassano del Grappa (tra ARCHIVI e OTEBAC)ARCHIVI OTEBAC

92 Le risorse informative La risorsa informativa nella nostra accezione è quella che oltre ad individuare l’esistenza di un archivio, di un fondo archivistico o di un sistema di fondi archivistici entra nel merito dei suoi contenuti Non “c’è questo archivio” ma “questo archivio contiene…”

93 Specificità ed integrazione delle risorse informative Ogni tipologia di risorsa ha - o dovrebbe avere - propri obiettivi e proprie peculiarità, ferma restando l’esigenza di assemblare e/o integrare le risorse Depotenziare logiche di accesso strutturato e gerarchico alle informazioni a vantaggio di approcci “stellari” e interoperabili ai sistemi di riferimento nel loro complesso

94 I sistemi dell’Amministrazione archivistica: un possibile punto di partenza per la costruzione di una rete efficiente SAN e portali tematici Patrimonio archivistico statale – Guida Generale/Sistema Guida Generale – SIAS/ Sistemi “locali” Patrimonio archivistico non statale – SIUSA Siti web AS Siti web soggetti produttori/conservatori Sistemi informativi regionali

95 I portali Portale: “un sito web che costituisce un punto di partenza, una porta di ingresso, ad un gruppo consistente di risorse di Internet” (wiky) In Italia negli ultimi anni si sono moltiplicati i portali archivistici Un punto di sintesi nel portale della Direzione Generale per gli archivi e nel SANDirezione Generale per gli archivi SAN

96 Il portale dei portali: SAN La lunga vicenda evolutiva di SAN Risorsa per certi versi innovativa si pone come punto di sintesi rispetto alle risorse esistenti “Il Sistema Archivistico Nazionale offre un punto di accesso alle informazioni sul patrimonio archivistico italiano pubblicate in web dai diversi sistemi di descrizione archivistica che vi aderiscono” Le informazioni più rilevanti per la ricerca risiedono nei singoli sistemi

97 Le logiche descrittive di SAN Interoperabilità con i sistemi aderenti: “gli standard di SAN”gli standard di SAN Dai sistemi a CAT Cercare in SAN Utilizzare i risultati

98 Gli strumenti e le funzionalità a supporto degli utenti Strumenti per le ricerche Il mio SAN Community

99 I portali tematici di SAN Nuovo modello comunicativo – Archivio storico multimediale del Mediterraneo Archivio storico multimediale del Mediterraneo – Antenati. Archivi per la ricerca anagrafica Antenati. Archivi per la ricerca anagrafica – Archivi di impresa Archivi di impresa – Archivi della moda Archivi della moda – Archivi della musica Archivi della musica – Archivi per non dimenticare Archivi per non dimenticare – Catasti Catasti – Polvere di stelle Polvere di stelle

100 Portali tematici I diversi portali rispondono all’esigenza di valorizzare anche risorse documentarie tradizionalmente lasciate sullo sfondo Possono avere un ruolo importante nel processo di valorizzazione Rispetto ai contenuti effettivi lasciano ancora a desiderare ma rispondono in maniera interessante all’esigenza di un nuovo modello di comunicazione non tanto dei contenuti quanto dei “valori” degli archivi

101 Sistemi informativi archivistici (“sistemi aderenti”) Patrimonio statale – SIAS SIAS – (Guida Generale)/Sistema Guida GeneraleGuida GeneraleSistema Guida Generale – Sistemi informativi locali (a livello di singoli istituti)istituti Patrimonio vigilato – SIUSA SIUSA – Sistemi locali (di solito su scala regionale)regionale

102 I siti web archivistici Per un sito web la definizione di strumento di corredo archivistico è sostanzialmente impropria, almeno alla luce dei canoni secondo i quali questa espressione è stata tradizionalmente (e correttamente) recepita Il sito web archivistico è infatti un collettore di informazioni più o meno strutturate, finalizzate alla comunicazione archivistica anche di alto livello scientifico e solo in questo senso diviene uno strumento di accesso e valorizzazione, soprattutto quando i suoi contenuti siano costruiti in maniera organica a sostegno e nel rispetto delle molteplici esigenze degli utenti.

103 I siti archivistici Corrispondenza tra soggetto conservatore e sito Il sito come contenitore e “super strumento di corredo” Le descrizioni archivistiche al centro della progettazione e della valutazione del sito Il primo obiettivo: pubblicare strumenti di ricerca

104 La “lezione” di MinervaMinerva Rappresentare l’identità del SCP. Rendere trasparente l’attività del SCP Essere trasparenti sulla missione dell’AWCP Svolgere un ruolo efficace nei network di settore Presentare norme e standard di settore Diffondere contenuti culturali Sostenere il turismo culturale Offrire servizi didattici Offrire servizi per la ricerca scientifica Offrire servizi ai professionisti del settore Offrire servizi per le prenotazioni e gli acquisti Promuovere comunità telematiche di settore

105 La dimensione didattica e divulgativa Il sito web di un archivio può esercitare un ruolo importante nell’avvicinare l’utenza all’archivio Non necessariamente l’utente è il ricercatore Buone pratiche nella didattica: i National ArchivesNational Archives ACS, Archivio di Stato di Firenze ACSArchivio di Stato di Firenze

106 Verso la possibile costruzione di un sistema coerente di siti culturali istituzionali Una soluzione possibile: Dal prototipo Museo&Web a Archivio&Web Dal prototipo Museo&WebArchivio&Web

107 Digitalizzazione di fonti primarie La costituzione di vere e proprie digital library archivistiche rappresenta un’esigenza avvertita come prioritaria da buona parte della comunità degli utenti e a cui si dovrà tentare di dare risposta nel prossimo futuro, sia pure nella consapevolezza delle complessità che la digitalizzazione di fonti archivistiche porta con sé Un caso di studio

108 La qualità e la quantità degli inventari on line

109 Valutare l’offerta Oggetto della nostra indagine saranno tutti gli strumenti di descrizione che sia pure con modelli piuttosto diversificati, si spingono in verticale attraverso la struttura dei fondi fino ad individuare le singole unità archivistiche. La precisazione è dovuta in quanto, come vedremo, in rete ci si imbatte in una gamma piuttosto ampia di strumenti di questo genere che solo in parte corrispondono appunto al concetto che a lungo abbiamo avuto di inventario archivistico.

110 Quantità e qualità Il numero degli inventari in rete è in crescita costante e ammonta ormai a cifre che per quanto difficilmente quantificabili sono nell’ordine delle migliaia. Ciò che invece lascia ancora a desiderare, malgrado il problema sia stato individuato ormai da tempo e nessuno più lo ignori, è il livello di visibilità e di integrazione delle singole componenti informative in un sistema complessivo. Se guardiamo agli inventari e non ci limitiamo alle descrizioni dei livelli alti, alla gran mole di contenitori apparentemente disponibili non sembra innanzitutto corrispondere una soddisfacente ricaduta in termini applicativi, quantitativi e qualitativi sul piano dei contenuti

111 Visibilità e reperibilità Il principale problema al riguardo, anche dando per accettabile il dato quantitativo, è, appunto quello di garantire visibilità e reperibilità agli inventari disseminati sul web. All’interno di un modello conservativo come quello italiano, tenacemente fedele al policentrismo della conservazione, l’unica garanzia in questo senso sembra risiedere nell’efficacia dell’interazione tra le risorse locali (che potremmo definire anche analitiche) e quelle centrali (che potremmo invece definire nazionali o, se vogliamo, “sintetiche”).

112 Cooperazione La capacità che i diversi sistemi hanno di “vedersi” e di cooperare riveste un ruolo decisivo per rispondere in maniera efficace alle richieste degli utenti A questo riguardo occorre tornare a ribadire l’importanza dell’interazione tra sistemi centrali intesi come ambienti di raccordo, di visione di insieme, e sistemi locali, intesi invece come approfondimento “verticale” e analitico Magari cercando di evitare, nella progettazione complessiva, sovrapposizioni e fenomeni di incomunicabilità tra i diversi soggetti che operano su questi temi (regioni, soprintendenze, province, reti di comuni).

113 Un prezioso strumento di sintesi Per quanto concerne gli archivi di Stato e le Soprintendenze archivistiche una preziosa risorsa relativa agli strumenti di ricerca non editi è quella resa disponibile dall’ICAR nella sezione biblioteca digitale del suo sito. Pur senza indulgere a particolari raffinatezze tecnologiche i due file pdf cui si accede da queste pagine offrono una efficace sguardo di insieme sui diversi strumenti disseminati sul web con soluzioni diverse dalle rispettive istituzioniarchivi di Stato Soprintendenze archivistiche

114 L’architettura complessiva Stando ai dati di cui ad oggi disponiamo la situazione è ancora molto fluida. Se guardiamo al sistema dall’alto possiamo intanto prendere atto, dell’esistenza dei grandi sistemi centrali (SAN, SIAS, SIUSA, Guida) che, ognuno con le sue caratteristiche, costituiscono in qualche modo lo scheletro dell’intero edificio ed un inevitabile punto di riferimento, almeno laddove il loro popolamento e la loro utilizzazione sia quantitativamente significativa. A prescindere da ogni altra considerazione tali sistemi non possono quindi essere ignorati da chi progetta “dal basso” e ogni ipotesi di restituzione di descrizioni archivistiche deve o dovrebbe tenerne conto. I sistemi informativi centrali costituiscono il reticolato di riferimento per la costruzione di un modello di ricerca archivistica digitale ma, per loro natura, soddisfano solo parzialmente le esigenze di utenti che vogliano entrare davvero nel merito dei contenuti informativi dei singoli fondi

115 I sistemi Coerentemente a quanto detto fin qui il punto di partenza non può essere che l’analisi di ciò che al riguardo offrono i sistemi informativi centrali, lasciando da parte la Guida generale che non offre contenuti informativi rilevanti ai fini del nostro tipo di ricerca, se non laddove individua l’esistenza di strumenti di corredo cui però non è poi possibile accedere direttamente

116 SIAS In SIAS compare innanzitutto un nutrito catalogo degli strumenti di ricerca che individua e descrive, in un’ottica appunto catalografica, quelli disponibili nei diversi istituti ma risulta di un’utilità relativa quando si ragioni in termini di ricerca on – line.catalogo SIAS, come è noto, dispone poi di un modulo inventario che consente agli istituti di “trascrivere” in formato digitale i propri strumenti di ricerca. In questa forma tramite SIAS sono stati pubblicati nella sezione inventari on line “inventari” da parte di 51 istituti archivisticiinventari

117 “Inventari”… Le virgolette nel parlare degli strumenti di corredo pubblicati in SIAS come di inventari sono d’obbligo perché SIAS in questa sezione restituisce un vasta gamma di strumenti Questo può dipendere da molti fattori, dalla qualità degli strumenti che si è deciso di pubblicare ai modelli descrittivi, conservativi e organizzativi tipici degli specifici contesti geografici e archivistici. Molti di questi strumenti fanno riferimento a fondi o a porzioni di fondi di dimensioni relativamente contenute e in diversi casi si è privilegiato l’immissione on line di descrizioni dei fondi diplomatici.

118 Siti web degli istituti Restando sul terreno degli archivi di Stato bisogna poi prendere in considerazione la disponibilità di inventari sui siti web dei singoli istituti, secondo strategie di pubblicazione piuttosto diversificate e tutto sommato rarefatte Uso del web da parte degli istituti piuttosto diversificato e in qualche caso abbastanza estemporaneo, ancora segnato da ampie lacune e in qualche caso decisamente poco allineato agli standard qualitativi (e normativi) cui ormai siamo abituati in altri contesti In linea generale il web archivistico per quanto in crescita sembra, soprattutto nel caso italiano, ancora fermo a modelli per certi versi arcaici o comunque molto rigidi, caratterizzati da un basso livello di interazione tra l'ambiente telematico e gli utenti

119 Scelte diversificate Scelte diversificate per la restituzione. Si può dire che tutte le soluzioni possibili sono rappresentate Alcuni istituti scelgono il pdf (Catania, Milano, Treviso), Altri optano per pagine in html di diversa complessità di strutturazione e qualità di restituzione (Ancona, Prato, Firenze). In altri casi, ad esempio Siena, si adotta il modello XML/EAD. C’è poi chi propende per una massiccia digitalizzazione come Venezia. In diversi casi si assiste anche a soluzioni ibride, che combinano diversi modelli di restituzione. Non mancano neppure soluzioni che prevedono la generazione di “nuovi” strumenti di accesso piuttosto che la trasposizione di vecchi inventari. Ecco quindi che ci si imbatte in diverse banche dati di descrizioni archivistiche (Milano, Piacenza) o in sistemi informativi cui si agganciano le descrizioni delle unità (Roma, Cagliari). In qualche caso - e anche qui secondo soluzioni di volta in volta diverse - agli strumenti sono associate le riproduzioni digitali come per esempio nel caso di Firenze, di Prato (archivio Datini)

120 SIUSA Lasciando il mondo sostanzialmente circoscritto e più facilmente monitorabile degli archivi di Stato, occorre ora andare a verificare cosa offra in termini di strumenti di ricerca l’altro grande sistema centrale SIUSA è un altro punto di accesso sotto molti punti di vista privilegiato, che consente di allargare l’ottica al panorama molto più articolato degli archivi vigilati, uscendo dal “recinto” certo molto ampio ma più stabilmente delineato degli archivi di Stato.

121 SIUSA e gli inventari Come SIAS anche SIUSA dispone di un modulo catalografico che descrive gli strumenti di ricerca esistentistrumenti di ricerca La sezione inventari on line disponibile nel portale descrive gli inventari realmente disponibili sia all’interno che all’esterno del sistemainventari on line Più recentemente è stata inoltre creata una nuova componente del sistema informativo che nel momento in cui scriviamo è ancora in qualche modo “nascosta”. La si raggiunge infatti solo passando dalle schede descrittive degli inventari che vi sono pubblicati ma le caratteristiche del modulo lasciano presagire che sia destinato ad ampliamenti e sviluppi futuri La sezione Inventari on line di cui si tratta ed è raggiungibile a costituisce una componente autonoma del sistema, come si deduce anche dall’impostazione grafica rispetto a quella Inventari on line cui attualmente si accede dalla home page di SIUSA.http://siusa.archivi.beniculturali.it/inventari/inventories

122 Possibili sviluppi Un efficace sviluppo di questa componente aggiuntiva di SIUSA potrebbe rivelarsi di decisiva importanza in vista della definizione di progetti di pubblicazione di inventari in quegli ambiti territoriali che non hanno l’opportunità di creare autonomi sistemi informativi.

123 I numeri di SIUSA Tornando però a ciò che è attualmente disponibile in SIUSA, il numero maggiore di inventari, per quanto percentualmente basso rispetto alla quantità di soggetti produttori e conservatori che rientrano nella sfera della vigilanza, si può recuperare passando invece dalle schede descrittive degli strumenti di corredo che come dicevamo rinviano in massima parte a risorse esterne.

124 Prospettive Questi numeri davvero piuttosto esigui vanno letti come provvisori e auspicabilmente in crescita e non esauriscono (né sostanzialmente possono esaurire) la realtà delle risorse disponibili per gli archivi vigilati, i cui strumenti sono presenti in misura ben più significativa anche in altri sistemi descrittivi. Il problema che si pone in prospettiva è allora sempre il solito: capire se è possibile attraverso SIUSA - o più verosimilmente attraverso il SAN - realizzare un punto di accesso e monitoraggio di tutte le risorse ovvero se ci si deve arrendere alla deregulation e sperare – dal punto di vista dell’utente – nell’efficacia dei motori di ricerca generalisti (ovvero nella capacità di rendere visibili gli strumenti ai motori di ricerca) La questione non è banale perché non sono banali i numeri e la complessità del quadro conservativo. Quello che è certo è che se esiste una ragionevole speranza di tenere sotto controllo tale complessità questa risiede nella costruzione di un sistema federato di risorse locali compatibile con SIUSA e/o con le sue evoluzioni. Lo dimostrano già, del resto, i casi di Lazio, Lombardia, Umbria ed Emilia Romagna, dove una diversificata ma sostanzialmente rigorosa e attenta programmazione locale crea condizioni assolutamente favorevoli ad un accesso più efficace agli inventari.

125 I vantaggi di una rete di sistemi La costruzione di sistemi locali – a ben guardare neppure troppo dispendiosa se ne valutiamo le possibili ricadute positive- è quindi la prima risposta davvero sostenibile da fornire. L’esistenza di sistemi locali dotati di opportuni comitati scientifici e redazionali garantisce infatti non solo una maggiore visibilità agli inventari ma anche un più alto e affidabile livello qualitativo dei dati, soprattutto in termini di manutenzione delle risorse. Lo dimostra quanto avviene con alcuni inventari descritti da SIUSA e pubblicati al di fuori di sistemi archivistici strutturati, spesso sui siti dei rispettivi soggetti produttori o conservatori. Indipendentemente dalla qualità e dalle scelte operate in sede di restituzione, il problema principale che si manifesta al riguardo è proprio quello del mantenimento costante dell’accessibilità della risorsa.

126 SIUSA e i progetti tematici: alcuni esempi Proseguendo nella valutazione dell’offerta di SIUSA bisogna poi segnalare l’apporto, stavolta non indifferente, di alcuni progetti che orbitano intorno al sistema delle soprintendenze. Il progetto “Ecclesiae Venetae” descrive fino al livello di unità 520 complessi archivistici, per un totale di oltre 60.000 unità, utilizzando le risorse descrittive messe a disposizione da SIUSAEcclesiae Venetae Il progetto “Archivi di personalità. Censimento dei fondi toscani tra ‘800 e ‘900” rende invece disponibili 59 inventari, individuati in questo caso in risorse esterne pubblicate in massima parte sui siti degli archivi storici dell’Unione Europea e dell’Istituto Vieusseux.Archivi di personalità Altro progetto tematico è il “Censimento degli archivi inquisitoriali” che però si ferma, coerentemente ai suoi fini, al livello di guida. Vanno infine segnalati i “percorsi tematici” che in sostanza filtrano risorse disponibili a livello generale nel sistema sulla base appunto di istanze tematiche progettuali. A questo riguardo sono attualmente disponibili “Gli archivi dell’architettura contemporanea” da cui si può accedere a un certo numero di inventari di architetti e “Carte da legare” censimento degli archivi degli ex ospedali psichiatrici.

127 Una valutazione In definitiva, quindi, SIUSA ha nella sua progettazione e nei suoi recenti sviluppi buona parte dei requisiti per porsi come punto di riferimento in merito alla disseminazione di inventari archivistici sul web Resta tutto sommato piuttosto basso però il popolamento del sistema, fatte salve alcune eccellenze, e, con ogni probabilità, restano ancora da sviluppare in pieno le politiche complessive che rendano davvero centrale questo tipo di risorsa.

128 Fuori dai sistemi: le soprintendenze Mano a mano che ci allontana dal centro e da sistemi archivistici più facilmente monitorabili diventa d’altra parte sempre più complesso tentare di controllare la granularità e la profondità del web archivistico In questo senso si possono intanto prendere in considerazione i siti di alcune soprintendenze archivistiche. Fino a qualche tempo fa assolutamente deficitari, oggi, almeno in alcuni casi, questi siti cominciano a svolgere un ruolo importante a sostegno dell’attività degli uffici e, sia pure in misura diseguale, si avviano a diventare strumenti di riferimento non solo per quanto riguarda aspetti “gestionali” più direttamente collegati al profilo istituzionale ma anche per il supporto che offrono alla ricerca Alcune soprintendenze con soluzioni e livello di dettaglio diversi, si prendono cura di fornire accesso o quanto meno visibilità ad una parte degli inventari archivistici disponibili sul loro territorio di competenza.

129 Emilia Romagna Il sito della Soprintendenza Emilia Romagna si pone come strumento di mediazione e sintesi in relazione all’attività istituzionale ma con un’attenzione particolare alle esigenze della ricerca. Nella sezione Servizi e risorse è possibile consultare “Siusa Emilia Romagna” un’altra applicazione tematica, o, meglio, geografica, di SIUSA. Al momento in questa porzione di sistema informativo, oltre alle descrizioni dei livelli alti, ereditati e filtrati dal SIUSA nazionale (e relativi a 882 soggetti produttori e a 204 soggetti conservatori), è possibile anche consultare le schede descrittive di cinque inventari, peraltro pubblicati nell’ambito del progetto IBC Archivi, di cui ci occuperemo più avanti. Il dato quantitativo rispetto agli inventari ancora non è certamente significativo ma l’impostazione conferita al progetto e la collaborazione con IBC lasciano intravedere significativi margini di sviluppo.Siusa Emilia Romagna Altro progetto tematico sviluppato dalla soprintendenza emiliana utilizzando la declinazione geografica e tematica del SIUSA centrale è ArchiviaMO ArchiviaMO

130 Lazio Un’altra Soprintendenza piuttosto attiva su questo versante è quella del Lazio, che si muove sia in direzione di collaborazioni istituzionali, come con la Regione Lazio nel caso del progetto Rinasco, sia sviluppando una propria progettualità e dandole le relativa visibilità sul web. A questa seconda categoria appartengono ad esempio gli inventari pubblicati on line nell’ambito del progetto “Archivi privati di architettura nel Lazio”. Sempre sul sito della Soprintendenza laziale vanno poi segnalate la Guida agli archivi economici di Roma e del Lazio e la Guida all’archivio cartaceo e fotografico del CAI di Roma, cui si aggiungono infine gli elenchi degli inventari archivi privati disponibili presso la sede dell’ufficio

131 I progetti “locali” Esaurita sia pure in maniera piuttosto sommaria l’analisi dei principali punti di accesso messi a disposizione dall’Amministrazione archivistica, converrà passare all’esame di alcuni dei principali progetti che si sviluppano su base territoriale, di solito regionale

132 RINASCO RINASCO si è posto l’obiettivo di pubblicare in linea gli inventari degli archivi comunali del Lazio, resi disponibili all’interno di un portale decisamente ben realizzato e ricco di risorse che contestualizzano la restituzione dei singoli strumenti anche dal punto di vista tecnologico, supportando il tutto con adeguate funzionalità di ricerca. Rinasco consente di accedere a un numero molto considerevole di inventari dei comuni delle cinque province laziali: le assenze sembrano davvero molto contenute.

133 .DOC Altro progetto dedicato esclusivamente alla pubblicazione di inventari è.DOC della regione Umbria Attraverso.DOC ad oggi è possibile consultare gli inventari di oltre 200 fondi archivistici, conservati in massima parte presso gli archivi comunali ma anche in altre istituzioni culturali umbre. Il progetto umbro in termini di restituzione si presenta per certi versi meno raffinato di quello laziale ed è in parte penalizzato da funzionalità di ricerca non particolarmente efficaci e da perfomance non particolarmente brillanti nei tempi di restituzione che sembrerebbero suggerire adeguati aggiustamenti delle soluzioni tecnologiche adottate, in modo da renderle adeguate alla quantità e alla qualità dei dati. Interessante in.DOC, a conferma di quanto dicevamo nelle pagine introduttive, il processo archivistico di revisione e messa in sicurezza di un cospicuo numero di banche dati precedentemente realizzate in Sesamo

134 IBC Archivi Altro progetto importante, sia pure con caratteristiche abbastanza diverse dai precedenti, è IBC Archivi della Regione Emilia Romagna In questo caso ci troviamo di fronte ad un portale che rende disponibili una molteplicità di risorse e che, per quanto riguarda i modelli di descrizione archivistica, è impostato secondo logiche molto vicine a quelle di un vero e proprio sistema informativo. Per quanto ci riguarda però va segnalata la sezione “inventari on line”, dove è possibile consultare un cospicuo numero di inventari di fondi archivistici conservati presso gli archivi vigilati della regione.

135 Lombardia Beni Culturali Un progetto “di lungo corso” che prevede una sezione Archivi storici (erede di PLAIN). Il portale lombardo è un ambiente di più ampio respiro, costruito anche in obbedienza a logiche di integrazione delle descrizioni archivistiche nel quadro del sistema complessivo dei beni culturali regionali. Il portale è ricco di informazioni e di “suggestioni” e, per così dire, non pone al centro della sua attenzione gli inventari in senso stretto ma restituisce e rielabora sistemi di descrizioni archivistiche integrandoli in percorsi tematici e geografici. Gli orizzonti si allargano alla “metabolizzazione” delle descrizioni in un contesto decisamente più ampio di quello strettamente archivistico. In sostanza insomma questo tipo di risorsa punta molto sui contesti e sulla loro integrazione nel quadro complessivo dei beni culturali caratterizzandosi per un forte rigore “filologico”.

136 Trentino Nel portale Trentino cultura trova posto la sezione dedicata agli archivi, che pone in forte evidenza il tema degli strumenti di ricerca, a partire dalla disponibilità di un elenco degli inventari da cui è possibile accedere agli strumenti on line. Sono disponibili circa 270 “inventari” che tendono a identificarsi con i soggetti conservatori e/o aggregatori dei fondi al cui interno si “annidano” però descrizioni di un numero ben più cospicuo di fondi archivistici Si tratta in massima parte di archivi comunali e parrocchiali. Anche nel caso trentino sono poi disponibili riproduzioni di fondi pergamenacei piuttosto consistenti (quasi 6.000 unità), come per esempio quelle che provengono dagli archivi di enti pubblici.

137 Toscana Altro progetto da segnalare è indubbiamente quello denominato “Recupero e diffusione degli inventari degli archivi storici comunali toscani” che fin dal nome tradisce la sua vocazione, molto vicina al fulcro del nostro interesse. Il progetto dopo aver conosciuto qualche battuta d’arresto è ripartito recentemente e propone, oltre agli inventari, molteplici chiavi di accesso all’insieme delle descrizioni archivistiche. Al momento si pubblicano 9 inventari ma, al di là dei numeri del caso toscano sembra interessante l’approccio che, pur nel rispetto del prodotto culturale originale, sfrutta la logica del sistema informativo per descrivere come entità autonome i singoli fondi archivistici Nello specifico per il momento il progetto toscano si rivela probabilmente più interessante per il modello che propone che per il dato quantitativo ancora decisamente contenuto, soprattutto pensando alla realtà toscana, tradizionalmente molto ricca di inventari di questa tipologia.

138 Sistemi tematici Non bisogna dimenticare che una significativa quantità di strumenti di ricerca di analiticità piuttosto differenziata è distribuita anche in sistemi informativi che potremmo definire “tematici”, per molti versi più difficili da tenere sotto controllo. A questo livello i rischi di omissione sono proporzionali all’articolazione delle risorse e alla dinamicità con cui esse evolvono.

139 Alcuni esempi Da questo livello in poi diventa oggettivamente molto complicato dar conto della disseminazione di risorse descrittive sul web: ci sono quelle rese disponibili da soggetti economici come la Guida agli archivi storici della Camera di commercio o i siti dedicati ad importanti archivi di impresa da istituzioni culturali come l’Istituto per la storia del movimento di liberazione in Italia (INSMLI) e ancora da istituzioni culturali, come l’Istituto Vieusseux o l’Accademia dei Georgofili, la Fondazione Feltrinelli

140 Fuori dai sistemi Resta allora da fare solo una ulteriore precisazione, sottolineando come al di là del velleitario tentativo di sistematizzazione sviluppato qui esista una notevole mole di risorse descrittive analitiche “sparse sul web”, cioè nella maggior parte dei casi rintracciabili solo nei siti dei soggetti produttori o conservatori ma non inseriti in alcuna rete strutturata In questi casi l’unica possibilità è quella di augurare buona fortuna al ricercatore che si immerge nelle acque abbastanza agitate (ma forse neppure troppo) dei motori di ricerca.

141 L’obiettivo dell’integrazione

142 Un problema in più: la sfida dell’integrazione Gli standard come strumento di integrazione Esigenza di integrare le risorse archivistiche nel quadro di più ampi e meno specifici sistemi di fonti relative ai beni culturali genericamente intesi Non mancano, soprattutto a livello internazionale, interessanti esempi applicativi su cui continuare a sviluppare la riflessione

143 Politiche per l’integrazione Finalizzare le politiche sottese alla pubblicazione di risorse archivistiche on line Razionalizzare la gestione di contenitori e contenuti e rendere possibile la reperibilità e l’integrazione delle risorse archivistiche nel più ampio quadro dei sistemi integrati per i beni culturali

144 È ormai indubitato che le carte per essere meglio intese vanno lette là dove furono scritte. La carta che illustra un monumento è resa più intelligibile dal monumento medesimo; i fatti narrati dove accaddero si fanno come visibili

145 Bisogno di integrazione BAM Da PLAIN a Lombardia Beni Culturali: integrazione come progetto di comunicazione culturaleLombardia Beni Culturali