10 febbraio 1999AGAC S.p.A., Reggio Emilia1 Programmazione e Controllo dei Progetti.

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1 10 febbraio 1999AGAC S.p.A., Reggio Emilia1 Programmazione e Controllo dei Progetti

2 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 2 La fase di Organizzazione e Pianificazione aspetti chiave e strumenti  Le fasi del progetto  Struttura delle attività (WBS)  Tecniche di programmazione lineare (PERT, CPM)  Diagrammi a barre (GANTT)  Schedulazione delle risorse  Budget di progetto

3 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 3 Le tecniche di programmazione reticolare Sono un insieme di metodi e strumenti utilizzati per la pianificazione, il monitoraggio e la revisione dei progetti Indipendentemente dall’algoritmo di ottimizzazione, prevedono una sequenza logica comune molto strutturata Sono il punto di riferimento operativo fondamentale per qualsiasi attività di project management

4 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 4 I principali vantaggi potenziali ¥Integrazione formale delle attività ¥Accorciamento dei tempi di sviluppo grazie ad una migliore capacità di parallelizzazione del lavoro ¥Identificazione delle attività critiche e non critiche ¥Valutazione e controllo del progetto immediata e trasparente

5 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 5 Gli elementi comuni 3 Progetto = una serie di attività interrelate 3 Attività = unità di lavoro elementare 3 La presenza di relazioni tra attività di: 0PRECEDENZA 0SUCCESSIONE 3 Percorso = sequenza ordinata di attività

6 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 6 Le fasi fondamentali 1Analisi del progetto e individuazione delle attività 2Definizione di una gerarchia di attività 3Definizione della durata delle singole attività 4Individuazione delle risorse per ogni attività 5Definizione delle sequenze tra le attività 6Impostazione del reticolo del progetto

7 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 7 WBS definito dal gruppo di lavoro

8 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 8 Work Breakdown Structure ¡Suddivisone delle attività di vario livello per una rappresentazione finalizzata alla pianificazione e controllo del progetto ¡Associazione ad ogni attività di elementi e compiti realisticamente gestibili e per i quali sia possibile assegnare la responsabilità in modo chiaro

9 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 9 Criteri guida per il WBS ÈCoinvolgimento di tutti i responsabili di progetto ÈScomposizione gerarchica delle attività ÈIdentificazione di pacchetti di attività omogenee ÈIdentificazione dell’insieme dei compiti e delle risorse disponibili ÈAllocazione responsabilità e analisi di dettaglio

10 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 10 Le rappresentazioni grafiche utilizzate È Grafi orientati Rappresentazione statica e sintetica dell’intero progetto È Grafici di GANTT Rappresentazione dinamica dell’intero progetto articolabile per attività, risorse, carichi di lavoro etc.

11 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 11 Criteri di precedenza e successione 1 Attività 1Attività 2 FINISH TO START In sequenza

12 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 12 Criteri di precedenza e successione 2 Attività 1 Attività 2 START TO START In parallelo

13 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 13 Criteri di precedenza e successione 3 Attività 1 Attività 2 FINISH TO FINISH In parallelo

14 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 14 Criteri di precedenza e successione 4 Attività 1 Attività 2 START TO FINISH Ciclo secondario

15 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 15 Dati per ogni attività 3Risorse 3Tempi 3 durata 3 data di primo inizio 3 data di prima fine 3 data di ultimo inizio 3 data di ultima fine 3Costi

16 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 16 CPM (Critical Path Method) OBIETTIVO Attività di durata deterministica Costi fissi Risorse illimitate Vincoli solo Finish to Start minimizzare il tempo di realizzazione VINCOLI

17 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 17 MPM (Multiple Path Method) OBIETTIVO Attività di durata deterministica Costi fissi Risorse illimitate Vincoli di ogni tipo (FS, FF, SS, SF) minimizzare il tempo di realizzazione VINCOLI

18 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 18 CPM RISORSE OBIETTIVO Attività di durata deterministica Costi fissi Risorse LIMITATE Vincoli solo Finish to Start minimizzare il tempo di realizzazione VINCOLI

19 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 19 CPM COST OBIETTIVO Attività di durata VARIABILE Costi VARIABILI Risorse LIMITATE Vincoli solo Finish to Start minimizzare il tempo di realizzazione VINCOLI

20 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 20 CPM BUDGET OBIETTIVO Attività di durata VARIABILE Costi VARIABILI Risorse LIMITATE Vincoli solo Finish to Start Budget e scostamenti minimizzare il tempo di realizzazione VINCOLI

21 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 21 PERT (Program Evaluation Review Technique) OBIETTIVO Attività di durata ALEATORIA Definizione degli eventi Stima delle probabilità degli eventi Vincoli di ogni tipo (FS, FF, SS, SF) Costi VARIABILI minimizzare il tempo di realizzazione VINCOLI

22 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) IL MARGINE DI UN’ATTIVITÀ E = durata stimata IP = inizio al più prestoFP= fine al più presto IT = inizio al più tardi FT = fine al più tardi margine di slittamento (float ) = FT- FP

23 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) Il calcolo delle date di primo/ultimo inzio e di prima/ultima fine  Fase 1: calcolo le date di primo inizio (ES) e le date di prima fine (EF) (Procedimento in avanti)  ES 1 = 0  EF i = ES i + d i  la data di primo inizio di un’attività è la maggiore delle date di prima fine delle attività immediatamente precedenti  Fase 2: calcolo le date di ultimo inizio (LS) e le date di ultima fine (LF) (Procedimento a ritroso)  LF n = LS n  LS i = LF i – d i  la data di ultima fine di un’attività è la minore delle date di ultimo inizio delle attività immediatamente seguenti

24 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) L’individuazione del percorso critico  Il percorso critico è costituito per definizione dalle attività per cui ES = LS e EF = LF (ovvero dalle attività critiche).  NOTA: Il percorso critico è il percorso caratteristico di durata maggiore  Lo scorrimento totale di un’attività (ST)  quanto può ritardare un’attività senza ritardare il progetto  ST = LS – ES = LF – EF (le attività sul percorso critico sono quelle che non possono scorrere. Per definizione, per le attività critiche ES=LS, EF=LF e quindi ST=0)

25 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 25 A.Predisposizione prototipo editoriale B.Preventivazione tempi e costi C.Predisposizione del contratto D.Ricerca testi E.Ricerca foto F.Redazione testi G.Acquisizione materiali H.Correzione bozze I.Preparazione impianti L.Prova di stampa M.Stampa N.Copertina e legatura O.Spedizione a cliente... A B C D C F E I/H/G L M N 5 4 5 10 8 10 4 5 11 1 3 IMMEDIATO PRECEDENTE GIORNI di LAVORO PRODUZIONE di un LIBRO

26 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 26 WBS definito dal gruppo di lavoro

27 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 27 prototipo editoriale 1 2 0 T=5 5 preventivo 3 T=4 9 contratto 4 T=5 14 acquisti materiali 6 T=4 18 collegamento 9 T=0 33 prova di stampa 1010 T=1 40 stampa 1 T=3 43 legatura/ copertura 1212 T=3 46 1313 T=3 49 spedizione 5 ricerca testi redazione testi 8 T=5 24 34 correzione bozze 7 ricerca foto T=10 T=8 22 impianti T=11 PERT DEL PROCESSO DI PRODUZIONE DEL LIBRO

28 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 28 Profili di carico delle risorse: programmazione a capacità infinita 123456789101112 Carico (ore) tempo (sett.) Sovraccarichi Capacità su base settimanale Risorsa R1

29 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 29 I grafici di Gantt 3In ascissa: il tempo 3In ordinata: le attività/risorse da monitorare 3All’interno del grafico lo stato di avanzamento: 3 complessivo 3 consumo risorse 3 comparato 3Possibili confronti con milestones

30 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 30 GANTT CON LEGAMI (senza vincoli sulle risorse) II FF II con ritardo FI

31 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 31 GANTT CON LEGAMI (senza vincoli sulle risorse) II FF II con ritardo FI

32 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 32 GANTT CON VISUALIZZAZIONE DEI MARGINI DI SLITTAMENTO margini

33 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 33 Alcuni principi organizzativi generali 3Definire una serie di obiettivi chiari sia a livello di progetto sia a livello di attività 3Chiarezza nell’attribuzione di responsabilità 3Limitare le attività di responsabilità di un singolo individuo 3Usare la stessa logica per “esplodere” le singole attività” 3Individuare traguardi intermedi (milestones)

34 CIEG – Università di Bologna: La gestione per progetti (4) 34 Un suggerimento bibliografico e alcuni siti web E. Baglieri, A. Biffi, E. Coffetti, C. Ondoli, N. Pecchiari, M. Pilati Organizzare e gestire progetti ETAS, 1999 Alcuni siti web rilevanti: http://www.pmforum.org/ http://www.pmi.org/ http://appl.nasa.gov/ http://www.pmforum.it/