LE ATTIVITA’ DELLO STATO PATRIMONIALE Contabilità economico – patrimoniale UNIVERSITA’ DI PISA Introduzione a cura di Natalina Sargentini Settore Finanza.

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1 LE ATTIVITA’ DELLO STATO PATRIMONIALE Contabilità economico – patrimoniale UNIVERSITA’ DI PISA Introduzione a cura di Natalina Sargentini Settore Finanza e Contabilità

2 LO STATO PATRIMONIALE  Lo Stato patrimoniale è il documento che evidenzia la composizione qualitativa e quantitativa del capitale alla data di chiusura del bilancio  E’ lo schema più completo che manifesta tutti i valori rappresentativi sia del comportamento finanziario di un’azienda che del valore degli investimenti. Inoltre alla fine dell’esercizio, accoglie anche l’utile o la perdita generata per effetto della gestione economica  Le varie voci in esso contenute si suddividono in: - Attività - Passività - Patrimonio netto  Si presenta a sezioni contrapposte

3 CLASSIFICAZIONE DELLE ATTIVITA’ DELLO STATO PATRIMONIALE Le attività dello stato patrimoniale evidenziano gli investimenti e gli impieghi di risorse a disposizione. Le voci delle attività dello stato patrimoniale sono: Immobilizzazioni immateriali Immobilizzazioni materiali Beni che vanno inventariati Immobilizzazioni finanziarie Rimanenze Crediti Disponibilità liquide Ratei e risconti attivi Conti d’ordine Beni che vanno inventariati

4 I beni inseriti nella situazione patrimoniale sono classificati in Categorie e Gruppi, ad ogni categoria/gruppo è associato un coefficiente di ammortamento e un registro inventariale. Ciò che determina il collocamento di un bene in una categoria anziché in un’altra è il BENE/SERVIZIO. I beni e servizi sono di tre tipi: - beni con la I (beni da inventariare) (Stato Patrimoniale e Situazione patrimoniale) - beni con la B e con la S (costi dell’anno) (nel Conto economico) I beni con la I hanno una configurazione completa, relativamente a:  categoria/gruppo inventariale (i beni vengono collocati nelle categorie/gruppi al momento del completamento delle estensioni “inventario”)  emissione del buono di carico  percentuale di ammortamento applicata  scelta del registro inventariale LA SITUAZIONE PATRIMONIALE O INVENTARIO

5 Quindi è fondamentale la scelta corretta del Bene/servizio A fine esercizio la funzione di calcolo delle quote di ammortamento avviene in automatico per ogni singolo bene e vengono valorizzati, sempre in automatico, i relativi Fondo di ammortamento. Ma ora comprendiamo meglio com’è articolata la situazione patrimoniale Qual’é stato l’iter per la sua formazione Le differenze rispetto al bilancio finanziario

6 LE ATTIVITA’ DELLO STATO PATRIMONIALE 2° Parte Aspetti pratici e correlazione tra Bilancio e Inventario UNIVERSITA’ DI PISA a cura di Natalina Sargentini Settore Finanza e Contabilità

7 L’ AMMORTAMENTO DEI BENI COLLEGAMENTO STATO PATRIMONIALE – SITUAZIONE PATRIMONIALE LE IMMOBILIZZAZIONI IMMATERIALI E MATERIALI CON PARTICOLARE ATTENZIONE ALLE IMMOBILIZZAZIONI IN CORSO E ACCONTI LE IMMOBILIZZAZIONI FINANZIARIE ULTERIORI INFORMAZIONI SULLA SITUAZIONE PATRIMONIALE E CASI PRATICI(SCARICHI)

8 L’ AMMORTAMENTO L’acquisto dei beni pluriennali non generano un costo, ma rappresentano un investimento. Il costo è dato dalla quota di ammortamento calcolata in automatico a fine esercizio con la scrittura: Ammortamento fabbricati……aF/ammortamento fabbricati….. Ammortamento impiantiaF/ammortamento impianti Ammortamento attrezzature…aF/ammortamento attrezzature... Ammortamento mobili e arrediaF/ammortamento mobili e arre di Duplice aspetto dell’ammortamento L’ammortamento è la ripartizione del costo sostenuto per l’acquisizione del bene fra più esercizi; è un costo e quindi finisce fra i costi nel conto economico Il F/ammortamento viene iscritto nelle passività dello Stato patrimoniale e rappresenta la perdita di valore del bene nel corso degli anni; terminato il periodo di ammortamento il bene ha un valore pari a zero Ammortamento …..Fondo Ammortamento …… a

9 L’ AMMORTAMENTO Nel bilancio finanziario l’ammortamento non è contemplato, il costo dell’immobilizzazione viene imputato tutto nell’esercizio in cui il bene viene acquistato, negli anni successivi il valore del patrimonio resta immutato e non subisce la perdita di valore dovuta al processo di ammortamento Costi capitalizzabili alla fine dell’esercizio Qualora non fosse possibile capitalizzare alcuni costi durante il periodo di gestione, si provvederà a fine esercizio con apposite scritture Codice Immobilizzazione Il codice “Immobilizzazione” è un codice di configurazione già preimpostato che permette di calcolare la quota di ammortamento e valorizzare il corrispondente fondo di ammortamento. Questo codice è visibile al momento dell’emissione del buono di carico

10 Stato patrimoniale Voci Coge Budget degli investimenti Scelta corretta del bene e servizio Situazione patrimoniale (inventario) Segue le voci dello stato patrimoniale Categorie/gruppi inventariali Emissione buoni di carico COLLEGAMENTO STATO PATRIMONIALE – SITUAZIONE PATRIMONIALE Fra i due documenti ci deve essere sempre un’esatta corrispondenza nella consistenza Esempio: Acquisto fabbricato per finalità istituzionali Bene/servizio: I32 Voce CoGe: 01.01.02.01.02.01 Codice gestionale (siope): 7112 Categoria/Gruppo: P 08.03 “Fabbricati per finalità istituzionali” Registro inventariale: IMMOBILIAC Percentuale ammortamento: 3% Codice Immobilizzazione: 10 (per il calcolo dell’ammortamento e del relativo fondo di ammortamento) Per ogni documento viene emesso 1 buono di carico Per ogni “Rigo dettaglio” viene assegnato 1 numero di inventario

11 Da un Rigo dettaglioTante righe inventario COLLEGAMENTO STATO PATRIMONIALE – SITUAZIONE PATRIMONIALE Non è possibile fare un solo rigo inventario Quindi inevitabilmente avrò numeri di inventario diversi per quante righe dettaglio ho inserito Quindi si è rimediato, al momento dell’emissione del buono di carico, legando i beni fra di loro con il flag Accessorio/principale In questo modo ho un solo numero di inventario (con tanti sub quanti saranno gli accessori) Da tante righe dettaglio ACCESSORIO/PRINCIPALE E’ possibile legare un bene accessorio a un bene principale a condizione che: - il bene principale non sia scaricato - che il bene accessorio abbia lo stesso inventario e categoria del bene principale -che siano nello stesso ambito “commerciale”, “istituzionale” -si può selezionare un solo bene principale

12 LE IMMOBILIZZAZIONI IMMATERIALI Le immobilizzazioni immateriali sono beni o costi pluriennali, caratterizzati dalla mancanza di tangibilità, che manifestano i benefici economici lungo un arco temporale di più esercizi e comprendono: Costi di impianto, ampliamento e sviluppo Diritti di brevetto e diritti di utilizzazione opere di ingegno Concessioni, licenze, marchi e diritti simili Software che si divide in software di base e software applicativo. Il software di base viene inventariato insieme all’hardware, quello applicativo ha una sua classificazione ben distinta Immobilizzazioni immateriali in corso e acconti Altre immobilizzazioni immateriali

13 LE IMMOBILIZZAZIONI MATERIALI Le immobilizzazioni materiali sono beni o costi pluriennali, di proprietà dell’Ateneo destinati ad essere utilizzati durevolmente acquisiti per la realizzazione delle proprie attività. Non rientrano in questa classificazione i beni di terzi messi a disposizione dell’Ateneo (conti d’ordine) Terreni e fabbricati Impianti e attrezzature (didattiche, agricole, informatiche, generiche e varie) Attrezzature scientifiche Patrimonio librario, opere d'arte, d'antiquariato e museali Mobili e arredi Automezzi, macchine agricole e altri mezzi di trasporto Immobilizzazioni materiali in corso e acconti Altre immobilizzazioni materiali

14 LE IMMOBILIZZAZIONI MATERIALI – IN CORSO E ACCONTI Immobilizzazioni materiali in corso e acconti Questa categoria comprende sia le immobilizzazioni materiali in corso di realizzazione, sia gli acconti a fornitori per l’acquisizione di immobilizzazioni materiali. Le immobilizzazioni materiali in corso di realizzazione sono rilevate inizialmente alla data in cui sono sostenuti i primi costi per la costruzione/ricostruzione del cespite. Esse rimangono iscritte come tali fino al momento in cui l’opera è terminata e pronta per essere utilizzata, a tale data l’immobilizzazione viene riclassificata nella specifica voce dell’attivo dello Stato patrimoniale. Fino a che restano inscritte in questa categorie sono escluse dal calcolo dell’ammortamento.

15 LE IMMOBILIZZAZIONI MATERIALI – IN CORSO E ACCONTI Il primo intervento effettuato va censito nell’apposito registro inventariale “Immobilizzazioni materiali in corso e acconti”. Questo sarà il bene “Principale” a cui verrà assegnato un numero di inventario. Gli interventi successivi (sempre relativi al medesimo intervento) vanno inventariati con il solito n. di inventario del primo intervento utilizzando, al momento dell’emissione del buono di carico, il flag “Accessorio” (questo flag, se valorizzato, implica l’inserimento del numero di inventario del bene “principale”). Esempio: Manutenzione straordinaria, nuove costruzioni e ristrutturazioni di fabbricati in corso o acconti Bene/servizio: I45 Voce CoGe: 01.01.02.05.02 Codice gest. (siope): 7213 (Interventi edilizi su fabbricati) Categoria/Gruppo: P 15.02 “Manutenzione straordinaria fabbricati….in corso e acconti” Registro inventariale: Immobilizzazioni materiali in corso e acconti Emissione del buono di carico

16 LE IMMOBILIZZAZIONI MATERIALI – IN CORSO E ACCONTI 1° Intervento = bene principale num. inventario 100/0 € 1.000,00 2° intervento accessorio del bene principale Sub 01 € 500,00 3° intervento accessorio del bene principale Sub 02 € 500,00 4° intervento accessorio del bene principale Sub 03 € 500,00 TOTALE COMPLESSIVO € 2.500,00 Situazione finale: - tanti buoni di carico - un solo numero di inventario con 3 sub - registro “in corso e acconti” avrà registrato un valore complessivo di € 2.500,00

17 Al termine dei lavori, si provvede allo scarico dal registro “in corso e acconti” del valore complessivo relativo all’opera terminata e al carico, per il medesimo valore, sull’immobile di riferimento. Si procede inoltre, tramite una scrittura in partita doppia, all’imputazione del valore alla voce di contabilità generale dell’immobile di riferimento. LE IMMOBILIZZAZIONI MATERIALI – IN CORSO E ACCONTI SITUAZIONE PATRIMONIALE (inventario) Scarico dal registro “in corso e acconti” - € 2.500,00 Carico nel “Registro dei beni immobili” + € 2.500,00 STATO PATRIMONIALE (piano dei conti) Scrittura in partita doppia in meno sulla voce CoGe “in corso e acconti ” -€ 2.500,00 Scrittura in partita doppia in più sulla voce CoGe del bene di riferimento +€ 2.500,00 Sono tutte operazioni manuali da effettuare con estrema attenzione

18 LE IMMOBILIZZAZIONI FINANZIARIE Sotto questa voce sono ricompresi: Titoli Partecipazioni azionarie (sia in altre amministrazioni pubbliche che in società ed enti privati) Le partecipazioni azionarie vengono inserite nel patrimonio dell’Università e valutate con il metodo del patrimonio netto. Non sono soggette ad ammortamento. Le eventuali perdite di valore o incrementi di valore vanno registrati in inventario.

19 I CONTI D’ORDINE I conti d’ordine sono conti per memoria, sono iscritti, per il medesimo valore, fra le attività e le passività dello Stato patrimoniale e anche nella Situazione patrimoniale in apposita categoria/gruppo e registro inventariale. Non influiscono sul patrimonio dell’Università. In questa voce sono ricompresi: Fabbricati e terreni di terzi a disposizione Beni mobili di terzi a disposizione Non essendo beni di proprietà dell’Università non sono sottoposti ad ammortamento.

20 I CONTI D’ORDINE Per caricare un bene nei conti d’ordine è necessario utilizzare la funzione di “Carico bene”. Sono in fase di configurazione Voci Coge e Beni/Servizi ad hoc. Per il momento questi carichi sono in uso esclusivamente all’Amministrazione Centrale. Quindi è utile comunicare all’Ufficio del Patrimonio e all’Ufficio Finanza e contabilità la lista e il relativo valore, di tutti i beni mobili di terzi in uso, leasing compresi, da caricare nei conti d’ordine.

21 ULTERIORI INFORMAZIONI - BUONI DI SCARICO E’ ora possibile effettuare buoni di scarico accedendo da “Documenti gestionali” – “Accesso per cicli” – “Altri” – DISMISSIONE BENI Questo documento permette di scaricare manualmente un bene presente in inventario (senza avere a monte un DG) per l’importo residuo del bene. Il documento di dismissione bene, contemporaneamente allo scarico del bene dalla Situazione patrimoniale (Inventario), registra, con una scrittura in partita doppia, la “perdita” del bene rilevando un costo nello Stato patrimoniale (Bilancio). La scrittura rileva in Dare la MINUSVALENZA (voce di costo) e se il bene non è totalmente ammortizzato chiude anche il F/Ammortamento In Avere chiude il conto del BENE OGGETTO DI SCARICO (Attrezzature, Impianti, Beni mobili……) E’ in fase di configurazione il DG “Decremento bene” verrà poi reso disponibile.

22 CONTROLLI STATO PATRIMONIALE/SITUAZIONE PATRIMONIALE Come precedentemente illustrato ci deve essere corrispondenza fra Bilancio e Inventario. A fine esercizio è una condizione indispensabile e propedeutica al calcolo dell’ammortamento. Stampare il bilancio di verifica (fino all’ultimo livello) e per le strutture che hanno le sottounità valorizzare anche quel campo.

23 CONTROLLI STATO PATRIMONIALE/SITUAZIONE PATRIMONIALE La somma della colonna “Saldo” dalle voci coge 01.01….. deve corrispondere al totale della situazione patrimoniale.

24 CONTROLLI STATO PATRIMONIALE/SITUAZIONE PATRIMONIALE Stampa della Situazione patrimoniale consolidata (cioè più registri insieme) Da “INVENTARIO” – STAMPE – SITUAZIONE PATRIMONIALE CONSOLIDATA, la mappa si presenta così: Cliccare su “SELEZIONA” si aprono tutti i registri, filtrare la propria struttura

25 CONTROLLI STATO PATRIMONIALE/SITUAZIONE PATRIMONIALE Poi filtra e spunta Poi “Proponi selezionati”

26 CONTROLLI STATO PATRIMONIALE/SITUAZIONE PATRIMONIALE I registri filtrati vengono riportati nella finestra “Inventari consolidati”, poi stampa (va bene PDF)

27 CONTROLLI STATO PATRIMONIALE/SITUAZIONE PATRIMONIALE Dal Bilancio di verifica € xxxxx Dalla Situazione Patrimoniale € xxxxx A questo punto le scritture concordano ed è possibile avviare la funzione per il calcolo dell’ammortamento. A questo punto è possibile chiudere i registri dell’anno 2013 e aprire i registri dell’anno 2014. I registri stanno aperti in un solo esercizio.

28 ULTERIORI INFORMAZIONI SULLA SITUAZIONE PATRIMONIALE  Sono stati configurati diversi registri inventariali per le varie tipologie di beni  Ogni struttura ha i suoi registri  La numerazione è progressiva negli anni  Ogni registro ha la sua numerazione  I beni mobili relativi ad esercizi precedenti al 2013 sono stati recuperati in automatico con una funzione di “migrazione beni”  I beni immobili sono stati inseriti manualmente uno per uno La Circolare sul Patrimonio E’ scaricabile dal sito: Ateneo/Amministrazione/Ufficio Patrimonio/Inventariazione Allegato 1 Schema dell’Inventario o Situazione Patrimoniale (suddiviso in Categorie/gruppo) Allegato 2 Registri Inventariali Allegati 3 A e 3B Associazione del bene/servizio alla Categoria/gruppo e alla % di ammortamento Allegato 4 Tabella beni e servizi suddivisi per tipologia Allegato 5 A Tabella beni e servizi Allegati 5 B e 5 C Ulteriori rappresentazioni con voci Coge e Siope Allegato 6 Vademecum per l’inventariazione