Operations – Quality Manuale Visualizzazione e Inserimento Reclami

Presentazione sul tema: "Operations – Quality Manuale Visualizzazione e Inserimento Reclami"— Transcript della presentazione:

1 Operations – Quality Manuale Visualizzazione e Inserimento Reclami

2 Reclami: Introduzione
Con CSPS è possibile gestire i reclami relativi ai particolari ricevuti. L’inserimento reclami è l’azione, compiuta da un dealer di comunicare a Mopar le anomalie relative alle merci ricevute. Queste anomalie possono essere suddivise in tre gruppi: Anomalie di tipo logistico: materiale ricevuto in più, in meno, diverso e danneggiato Anomalie di difetto tecnico Anomalie commerciali I reclami si possono suddividere in ulteriori due categorie Reclami con reso: il dealer deve rendere il materiale reclamato per ricevere l’accredito Reclami senza reso: il dealer decide di trattenere il materiale con relativa fatturazione (es. Ricevuto diverso – trattenuto) oppure riceve solamente l’accredito (es. Materiale ricevuto in meno) Una tipologia a parte sono i reclami di carcassa, i quali sono emessi in automatico dal sistema CSPS all’evasione di ogni ordine di ricondizionato che preveda il rientro della carcassa

3 Reclami: il processo (1/2)
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Inserimento e verifica reclamo Valutazione e gestione reclamo Rientro del materiale (se richiesto) Gestione finanziaria dei reclami Il dealer può inserire un reclamo tramite le apposite transazioni. CSPS esegue automaticamente un controllo formale dei dati inseriti (es. numero bolla, codice particolare, etc…). Le transazioni disponibili per l’inserimento reclami sono: Inserimento reclami da linea ordine Inserimento reclami per collo Inserimento reclami manuale Inserimento reclami via File Dopo l’inserimento, si può seguire l’evoluzione del reclamo tramite lo stato. Durante la valutazione il reclamo può essere messo in stato sospeso per effettuare ulteriori analisi, quindi passa in stato accettato o respinto. Quando il reclamo viene accettato, se richiesto dalla tipologia reclamo e dal sistema, il materiale deve essere rinviato al magazzino Resi di competenza tramite la Gestione Resi Materiale CSPS Quando il reclamo viene accettato e il materiale reso (se richiesto), viene creata nelle tempistiche previste una nota credito o debito.

4 Reclami: il processo (2/2)
Inserimento del reclamo Effettuato dal dealer Il reclamo può essere sospeso, accettato o respinto da Mopar Analisi del reclamo Il reclamo è in fase di analisi, possono essere richieste ulteriori informazioni per la valutazione Respinto Accettato Sospeso A seconda della tipologia di reclamo, viene emessa una nota credito o debito YES NO Gestione resi Se il reso è richiesto, deve essere inviato a magazzino entro le tempistiche stabilite Addebito Reso totale Nota credito Mancanza reso Respinto per reso scaduto Nel caso il materiale non venga reso, non verrà emesso alcun documento di accredito verso il dealer

5 Reclami: causali utilizzabili
Quando viene inserito un reclamo viene richiesta obbligatoriamente una causale I valutatori dei reclami tengono conto della causale per effettuare i controlli richiesti In CSPS esiste un elenco predefinito delle causali utilizzabili, disponibili da “inserimento reclamo”: Click per ingrandire

6 Tempistiche, causali e documentazione
I reclami devono essere tassativamente inseriti entro le tempistiche previste dalla procedura reclami vigente. Le tempistiche per l’inserimento possono essere differenziate a seconda del tipo ordine e della causale Per il calcolo dei termini fa fede la data bolla, o la data ricevimento merce se successiva (in questo caso indicarla obbligatoriamente nella nota). Le segnalazioni di anomalia su un unico collo devono essere trasmesse nella stessa data (causali quantitative) Il reclamo deve essere inserito sul collo corretto in cui è stata riscontrata l’anomalia Le contestazioni sulla valutazione dei reclami dovranno essere trasmesse tramite mail all’ufficio competente entro 10 giorni lavorativi dalla data di cambiamento di stato. Scelta della causale I reclami devono essere inseriti con causale corretta dopo un’attenta valutazione del problema altrimenti verranno respinti. La causale riveste un’importanza fondamentale perché permette a FGA di implementare le opportune azioni correttive. Consegne e documenti di trasporto Ogni destinatario ha la responsabilità del controllo delle consegne in termini di quantità e integrità dei colli La copia dei documenti (riepilogo o bolla) di competenza del vettore deve essere restituita all’autista nello stesso giorno della consegna, debitamente timbrata e firmata. La riserva in bolla deve specificare il numero del collo mancante o il tipo del danno constatato sul collo e deve essere apposta su tutte le copie della bolla. Per le causali H e L la riserva in bolla è obbligatoria, per la causale D solo nel caso di collo manomesso. ATTENZIONE: le famiglie dei cristalli devono essere obbligatoriamente controllate alla consegna e la riserva in bolla è obbligatoria anche se il confezionamento in termoretrazione trasparente è integro

7 Causali di Quantità : in più - in meno
Causali da utilizzare A: Ricevuto in più e trattenuto Il Concessionario riceve un particolare in quantità maggiore rispetto all’ordinato e decide di tenerlo. Il Concessionario riceve oltre all’ordinato altri particolari in più e decide di tenerli. In questo caso il reclamo deve essere compilato con un particolare pervenuto nella stessa cassa e bolla e il particolare pervenuto in più deve essere indicato nel campo “Part. Ricevuto”. B: Ricevuto in più e non trattenuto Il Concessionario riceve un particolare in quantità maggiore rispetto all’ordinato e decide di restituirlo. Il Concessionario riceve oltre all’ordinato altri particolari in più e decide di restituirli. In questo caso il reclamo deve essere compilato con un particolare pervenuto nella stessa cassa e bolla e il particolare pervenuto in più deve essere indicato nel campo “Part. Ricevuto”. D: Ricevuto in meno a) Mancanza parziale all’interno del collo manomesso b) Mancanza parziale all’interno del collo integro Nel caso a) la riserva in bolla è obbligatoria secondo le modalità descritte nelle “Regole generali” Nel caso b) non serve la riserva in quanto il collo è integro con mancanze all’interno L: Collo mancante Nel caso in cui un collo o più colli interi non siano stati consegnati, la riserva in bolla/riepilogo è obbligatoria secondo le modalità descritte nelle “Regole generali” La causale B non prevede ne accredito ne addebito ma solo la restituzione del materiale ricevuto in più

8 Causali per Danneggiamento
Causali da utilizzare G1: Merce danneggiata – imballo integro Il Concessionario riscontra un particolare danneggiato ma l’imballo è integro H: Merce danneggiata – imballo visibilmente danneggiato Il Concessionario riceve un particolare in imballo visibilmente danneggiato, obbligatoriamente pone circostanziata riserva in bolla/riepilogo e all’apertura riscontra danneggiamento del particolare. ATTENZIONE: le famiglie dei cristalli devono essere obbligatoriamente controllate alla consegna e la riserva in bolla è obbligatoria anche se il confezionamento in termoretrazione trasparente è integro E’ SEMPRE RICHIESTA LA FOTO DEL DANNEGGIAMENTO G1 – danneggiato in imballo integro H – danneggiato da trasporto

9 Causali per Diverso Causali da utilizzare:
Z: Particolare ricevuto diverso per errore di etichettatura (ordinato A, ricevuto B etichettato come A) – trattenuto Il Concessionario riceve un particolare diverso, identificato, ma con etichetta del particolare ordinato (errore di etichettatura) e decide di tenerlo. Il particolare trattenuto sarà fatturato al cliente e quello ordinato sarà accreditato 8: Particolare ricevuto diverso per errore di etichettatura (ordinato A, ricevuto B etichettato come A) – non trattenuto Il Concessionario riceve un particolare diverso (identificato o non identificato) ma con etichetta del particolare ordinato (errore di etichettatura) e decide di restituirlo. X: Particolare ricevuto diverso, identificato (ordinato A, ricevuto B etichettato come B) – trattenuto Il Concessionario riceve un particolare correttamente etichettato ma diverso da quanto segnalato in bolla e decide di tenerlo. Il particolare trattenuto sarà fatturato al cliente e quello ordinato sarà accreditato Y: Particolare ricevuto diverso, identificato (ordinato A, ricevuto B etichettato come B) – non trattenuto Il Concessionario riceve un particolare correttamente etichettato diverso da quanto segnalato in bolla (esempio: atteso un paraurti anteriore – arriva un paraurti posteriore, identificato – errore di prelievo) e decide di restituirlo. IMPORTANTE: la quantità del materiale ricevuto diverso deve sempre corrispondere alla quantità del materiale ordinato e non ricevuto (quantità reclamo). In caso di resi in numero inferiore l’accredito sarà riconosciuto esclusivamente per la quantità resa. Gli addebiti per il materiale trattenuto corrispondono sempre alla quantità reclamo.

10 Causale per Difetto Tecnico
Causale da utilizzare O1-O4: Difetto Tecnico Il Ricambio risulta difettoso se presenta problemi di prodotto imputabili al fornitore (difetti di stampaggio, funzionali) e non legati a cause logistiche o di trasporto Le causali reclamo per Difetto tecnico devono essere utilizzate nel seguente modo: O1: Officina interna Concessionario - Officina autorizzata: il difetto tecnico deve essere rilevato: A scaffale (prima del montaggio su vettura) All’atto del montaggio o comunque durante il collaudo da parte del personale dell’officina. Se l’auto esce dall’officina in mano al cliente, si usa il canale eSigi (M01) anche nel caso in cui il difetto si manifesti entro poco tempo o pochi chilometri dalla consegna.. O4: Officina indipendente, autorizzata altro marchio o vendita al banco (cliente privato). In questo caso la garanzia sul ricambio è coperta sempre dalla segnalazione di difetto tecnico (causale O4). IMPORTANTE: Nel caso di materiale codificato il reclamo deve sempre essere preceduto da un ticket inserito in CSPS, in cui sia stata accertata la difettosità. Nel caso di componenti gruppo motore è obbligatorio allegare la scheda tecnica Per la causale O4 allegare copia della fattura/bolla di vendita ad officina indipendente o Privato. Nel documento allegato deve essere visibile il particolare venduto.

11 Causali commerciali e speciali
Causale da utilizzare P: Errata ordinazione Il Concessionario ha emesso un ordine errato in termini di quantità o di tipologia di particolari K1: Errore dvd / catalogo Il Concessionario ha emesso un ordine corretto ma il particolare consegnato è sbagliato a causa di un errore del catalogo (accertato a seguito contatto con l’Ufficio Definizione Prodotto tramite ticket inserito in CSPS) KQ: Risanamento stock Utilizzabile esclusivamente in casi particolari in cui sia previsto da FIAT un rientro dello stock dai Concessionari. FIAT comunica alla rete i codici dei particolari da far rientrare e delle tempistiche entro cui devono essere segnalati. Attiva solo per specifici particolari e in periodi definiti V: Carcasse Aperta in automatico dal sistema ogni volta che un Concessionario emette un ordine per un particolare ricondizionabile. Il Concessionario può rintracciare il reclamo “carcassa” tramite: Visualizzazione reclami Inserimento del codice della carcassa Controllo della corrispondenza dei dati bolla con i dati del reclamo estratto da CSPS.

12 Reclami: Gestione resi
Vi è un tempistica definita dalle procedure per la restituzione del reclamo, qualora fosse richiesto da CSPS Se il materiale non è reso nei tempi previsti, CSPS passa il reclamo nello stato “Respinto – reso scaduto” La nota credito verrà emessa solo quando il reso verrà visionato e confermato dal magazzino Resi Se il reso presentasse anomalie (non conformità rispetto a quanto dichiarato sul reclamo) questa verrà immediatamente comunicata ed il materiale messo a disposizione per il ritiro da parte del dealer

13 Reclami: Gestione finanziaria
In base alla regola definita per la causale associata al reclamo, CSPS può Emettere una nota credito al cliente Al ricevimento del reso nel caso di reclami che lo richiedano Al primo giro di fatturazione se si tratta di reclami senza reso Emettere una nota debito al cliente Al primo giro di fatturazione trattandosi sempre di reclami senza reso / trattenuti 17/09/2018

14 Stato dei reclami Stato Descrizione Da valutare/differito
Status iniziale – reclamo appena inserito Sospeso Reclamo sospeso per necessità ulteriore documentazione / analisi Accettato Il reclamo è stato accettato il giorno stesso Respinto Il reclamo è stato respinto dal valutatore Attesa reso il reso deve essere spedito Giustificato il reclamo è stato giustificato dal dealer su Gestione Resi Materiale e non viene restituito Consegnato LP (Logistic Provider) il reso è stato consegnato al trasportatore e la data di spedizione è stata confermata su Gestione Resi Materiale Entrato in magazzino il reso è entrato nel magazzino di restituzione Reso scaduto Sollecito per reso in scadenza Attesa documento il reclamo sarà pagato / addebitato nel prossimo ciclo di fatturazione Respinto – reso scaduto Il termine di scadenza per il reso è passato e non è più possibile restituire il reclamo Annullato il reclamo è stato annullato dal cliente Emesso documento il reclamo è stato pagato/addebitato Respinto per anomalia il reso è stato analizzato e ritenuto non conforme dal magazzino Resi

15 Dettaglio dei reclami Descrizione dei campi più significativi:
1 Descrizione dei campi più significativi: N° reclamo: Dato in automatico da CSPS Data reclamo: Data inserimento reclamo Cod. Particolare: Particolare ordinato e reclamato Cod. Part. Ricevuto: Particolare eventualmente ricevuto. Stato:           Avanzamento del reclamo Data stato:  Data ultima variazione Importo reclamo: Valore totale lordo del reclamo Data prev. Reso: Data entro la quale il materiale deve essere spedito Secondo avviso reso: Data di sollecito Tipo ordine: Tipo ordine (si possono avere tempistiche diverse per tipo reclamo) Motivazione Esito: Motivazione standard di respinto, accettato o sospeso Bolla cliente: numero bolla di reso (quando presente su DRS) Allegati: si possono visualizzare e cancellare gli allegati già presenti nel reclamo Inserisci / visualizza note: si possono visualizzare, aggiungere e modificare le note del reclamo 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

16 Inserimento reclamo manuale
Dal Menù «Reclami» selezionare «Inserimento reclamo». Se si dispone di più indirizzi di spedizione selezionare quello da utilizzare cliccando su «Altre» e dalla tendina indicare l’indirizzo. Compilare a mano i campi obbligatori.

17 Inserimento Reclami da Visualizzazione Linee Ordine
Dalla transazione Visualizzazione Linee Ordine Cliccare sul collegamento “Inserimento Reclamo”

18 Inserimento Reclami da Visualizzazione Linee Ordine
I campi comuni alla linea ordine sono compilati in automatico dal sistema. Compilare manualmente i campi obbligatori per la definizione del reclamo: Causale – quantità – nota (a seconda della causale part. ricevuto) È possibile allegare già in questa fase eventuali foto o documentazione

19 Inserimento Reclami da File
Dalla transazione “Inserimento Reclami da File”, usando il tasto “sfoglia” è possibile caricare un file preparato anticipatamente o estratto dai sistemi di magazzino Quando il file viene caricato appare l’esito nella videata. La linea 1 e 2 del file sono corrette, e originano un numero reclamo. Le linee 3 e 4 del file non sono corrette. L’esito dell’upload da “errore”. Nel caso specifico, si è tentato di inserire reclami per una quantità maggiore di quanto presente nella linea ordine corrispondente. Non viene inserito quindi alcun reclamo. Il file da caricare deve essere un file di tipo .csv e deve presentare il seguente tracciato. Mercato: 1000 Part. ricevuto: obbligatorio nel caso di causali X, Y, Z; opzionale Cliente: codice sincom nel caso di causali 8, A, B Indirizzo di spedizione: da ordine Bolla: da ordine Particolare: da ordine Data bolla: da ordine Qta reclamo: da inserire, uguale o minore alla quantità ordine Collo: da ordine Causale: da inserire Nota: da inserire, con un massimo di 300 caratteri

20 Inserimento Reclami per Collo
Una volta confermato, CSPS inserisce in automatico i reclami per ogni particolare del collo e per l’intera quantità. Nell’esempio sottostante, il collo era composto da 54 particolari diversi, per ognuno dei quali è stato messo un reclamo, segnalato nella colonna “Reclamo inserito” In caso di inserimenti di reclami causale L - in meno per un intero collo (collo non consegnato dal trasportatore) è possibile inserire direttamente il collo su CSPS, anzichè i singoli reclami per ogni particolare presente nel collo, tramite la transazione “Inserimento reclamo per collo”

21 Inserimento allegato a reclamo
Usando il tasto “Sfoglia” è possibile caricare uno o due files. I files possono essere foto, documenti di testo oppure file .zip contenenti all’interno più files diversi, per un massimo di 2 Mega ciascuno Se necessita allegare dei documenti ad un reclamo successivamente all’inserimento , si utilizza la transazione “Inserimento allegati reclamo”, selezionando il reclamo di interesse Se i file sono stati caricati correttamente da CSPS, apparirà un messaggio di inserimento eseguito

22 Cancellazione allegato del reclamo
Dalla transazione “Visualizzazione reclami” si può sia visualizzare gli allegati, sia cancellarli

23 Visualizzazione reclami
Con la visualizzazione è possibile conoscere in tempo reale lo stato avanzamento di tutti i reclami. L’interrogazione può essere fatta per ogni campo del reclamo: numero, data, stato, causale, famiglia…  Come per la visualizzazione linee ordini più dati si inseriscono nei campi di selezione più precisa sarà la risposta.

24 Selezione dei Reclami Cliccando su “Salva Pagina” è possibile salvare la pagina in formato .csv, utilizzabile con Excel  Il puntino (tecnicamente chiamato radio button) serve per selezionare il reclamo di cui vogliamo conoscere i dettagli. Cliccando su “Documento”, se il reclamo è accreditato, avremo le informazioni sul numero di nota credito/nota debito.

25 Modifica e inserimento nuova nota
Dalla transazione “Visualizzazione reclami”, dopo aver selezionato il reclamo ed essere andati sul dettaglio, si possono modificare e dinserire nuove note Nel dettaglio del reclamo si possono scegliere i tasti “inserisci note” oppure “modifica”. Una nota è modificabile fino a quanto non viene inserita una nuova nota (da parte del concessionario o di Fiat)

26 Modifica e inserimento nuova nota
In “modalità inserimento” è possibile inserire una nuova nota (per esempio, per rispondere a richieste oppure per completare la nota inserita precedentemente) Dopo aver modificato la nota è necessario salvare le modifiche con il tasto “Salva”. Se non si desidera modificare la nota, clickare “Annulla”

27 Modifica e inserimento nuova nota
In “modalità modifica” è possibile cambiare la nota già inserita. Dopo aver modificato la nota è necessario salvare le modifiche con il tasto “Salva”. Se non si desidera modificare la nota, clickare “Annulla”

28 Modifica e inserimento nuova nota
Inserita una nuova nota, questa sarà visibile sopra la vecchia nota. Nei vari campi saranno visibili: N° progressivo della nota Responsabilità dell’inserimento nota (Dealer – Fiat – Operatore logistico) Data e ora dell’inserimento User che ha inserito la nota

29 Annullamento Reclami Dopo aver selezionato il reclamo di interesse, è sufficiente spuntare la casella “Annulla”, confermare ed il reclamo verrà annullato Dalla transazione “Annullamento Reclami” è possibile annullare i reclami inseriti e non ancora valutati (stati “Sospeso”, “Differito”, “Da valutare”)

30 Annullamento Reclami Se il reclamo è stato annullato regolarmente apparirà un messaggio di avvenuto annullamento Il reclamo nella “Visualizzazione Reclami” appare in stato “Annullato”

31 Tracking reclami 1/2 Stato “Accettato” Stato “Attesa documento”
Giorno di accettazione del reclamo Stato “Accettato” Stato “Attesa documento” Prima fatturazione: Reclamo pagato Stato “Emesso Documento” Senza reso Giorno successivo all’accettazione Reclamo inserito in ddt e data di consegna confermata Stato “Attesa Reso” Reclamo presente su Gestione Resi Materiale Stato “Consegnato LP” Con reso 30 giorni dopo il passaggio in attesa reso Stato “Reso Scaduto” Reclamo sollecitato su CSPS e Gestione Resi Reclamo giustificato e non reso Stato “Giustificato” 15 giorni dopo il passaggio in reso scaduto, se il reclamo non è stato spedito o se su Gestione Resi materiale non è stata confermata la data di consegna del ddt Il reclamo non è più presente su Gestione Resi Materiale e non è più possibile la restituzione. Nel caso di mancata conferma data di consegna è necessario contattare l’ufficio Qualità. Stato “Respinto – reso scaduto”

32 Tracking reclami 2/2 Stato “Consegnato LP” Stato “Entrato Magazzino”
Reclamo inserito in ddt e data di consegna al trasportatore confermata Stato “Consegnato LP” Stato “Entrato Magazzino” Giorno di entrata a magazzino Resi Stato “Attesa documento” Prima fatturazione: Reclamo pagato Stato “Emesso Documento” Reso controllato senza anomalie Controllo del Reso Il reclamo respinto può essere ritirato entro 30 giorni, oltre questo termine Fiat provvede alla rottamazione Reso ritenuto non conforme al controllo Stato “Respinto per anomalia”

33 Gestione resi e carcasse

34 Gestione resi e carcasse
Il DRS (Dealer rendering system) si apre in una nuova finestra; qualora non si aprisse verificare le impostazione dei pop up del browser Clickare su «Gestione resi materiale» per accedere al sistema di creazione bolle per resi e carcasse

35 Gestione resi ricambi Il DRS (Dealer rendering system) si apre in una nuova finestra; se questa non si apre verificare le impostazione dei pop up del browser Dal menù a tendina in alto a destra, selezionare lo stato «201 – RICHIESTE» per verificare il materiale richiesto come reso Clickare su «Gestione resi materiale» per accedere al sistema di creazione bolle per resi e carcasse

36 Gestione resi ricambi Per selezionare un indirizzo di spedizione specifico, clickare su «mittente» Serve a mandare avanti nella lavorazione le linee selezionate Il primo quadratino seleziona tutti i reclami dell’elenco, Il secondo solo quelli della pagina visualizzata Scarica un file nel formato segnalato con la lista dei reclami in stato « RICHIESTE» Le linee con la S sono in sollecito, ovvero reclami il cui tempo di reso sta per scadere

37 Gestione resi ricambi Dalla lista del materiale richiesto si selezionano i reclami che vogliono essere resi. Vengono confermati clickando su «Lavora pezzi selezionati»

38 Viene aperta una finestra divisa in due:
Gestione resi ricambi Viene aperta una finestra divisa in due: Elenco dei ricambi: questa pagina stampata serve per la verifica del materiale fisicamente presente a magazzino e per trascrivere il numero collo in cui è stato messo il reso. Questo sarà utile per la successiva compilazione della bolla Il cartellino con i dettagli del reclamo: questo va stampato e attaccato sulla confezione del pezzo / pezzi oggetto del reclamo

39 Gestione resi ricambi La pagina passa automaticamente in stato «211 – IN LAVORAZIONE DEALER» Conferma in bolla solo le linee selezionate (evidenziate in blu scuro) Ristampa le etichette reclamo Rimanda i reclami in stato «201 – RICHIESTE» Selezionare il numero del collo in cui è stato messo il materiale del reclamo

40 Gestione resi ricambi Si apre un pop up con i dettagli della bolla.
L’unico campo obbligatorio è l’indirizzo di spedizione. Tutti gli altri sono opzionali.

41 Gestione resi ricambi - Emissione documento di trasporto
Viene aperta una nuova finestra divisa in due Cartellino segnacollo (o cartellini se sono presenti più colli) Documento di reso

42 Gestione resi ricambi - Archivio DDT
Da «Archivio DDT Ricambi» è possibile Ristampare la bolla Ristampare i segnacollo Annullare la bolla Modificare la bolla Attenzione: se si annulla o si modifica la bolla, è necessario ristampare sempre la copia cartacea perché cambia il codice a barre. Non è necessario ristampare le etichette reclamo

43 Gestione resi ricambi - Resi giustificati
Se si decide di non rendere un reclamo (per esempio, il materiale è stato venduto) è possibile giustificare la mancata spedizione del reso. Togliere il flag alla linea interessata e scrivere una nota nel campo «Giustifica». I reclami selezionati proseguiranno normalmente nella creazione bolla, il reclamo giustificato passerà in stato «209 – giustificato da non spedire»

44 Gestione resi ricambi - Resi giustificati
Il reclamo in stato «209 – GIUSTIFICATO DA NON SPEDIRE» rimane tre giorni a disposizione del concessionario per un’eventuale rettifica e ritorno in stato «211 – IN LAVORAZIONE». Dopo tre giorni passerà automaticamente in «231 – ARCHIVIO GIUSTIFICATI» e lo stato del reclamo su CSPS cambierà in «Giustificato»

45 Gestione resi ricambi - Carcasse in garanzia
Ad ogni sr si può abbinare un reclamo di CSPS, a scelta da un elenco precompilato. È preferibile partire dalle carcasse più anziane Sotto la voce «Ricondizionati in garanzia» nello stato «101 – RICHIESTO CARCASSE» sono presenti tutte le sr di materiale non richiesto dall’ente Garanzia ma già chiuse su eSigi. ATTENZIONE È necessario inviare prima le carcasse in garanzia. I reclami selezionati in garanzia verranno automaticamente esclusi dalle carcasse fuori garanzia Il reclamo in stato «209 – GIUSTIFICATO DA NON SPEDIRE» rimane tre giorni a disposizione del concessionario per un’eventuale rettifica e ritorno in stato «211 – IN LAVORAZIONE». Dopo tre giorni passerà automaticamente in «231 – ARCHIVIO GIUSTIFICATI» e lo stato del reclamo su CSPS cambierà in «Giustificato» Se non è possibile abbinare alcun reclamo, verificare con il Customer support

46 Gestione resi ricambi - Carcasse in garanzia
Sotto la voce «Ricondizionati fuori garanzia» nello stato «101 – RICHIESTO CARCASSE» sono presenti tutti i reclami di carcasse richiesti per il reso su CSPS L’iter per la creazione del documento di trasporto è uguale a quello dei resi ricambi, sia per le carcasse in garanzia che per quelle fuori garanzia

47 Gestione prefatture carcasse
I resi carcasse non generano una nota credito ma una prefattura La funzionalità «Gestione prefatture» consente al concessionario di prendere visione dei documenti di prefattura relativi alla ricezione dei resi di carcasse. I documenti di prefattura sono generati su base mensile I nuovi documenti si riconoscono perchè sono in stato «da abbinare» Il concessionario ha la responsabilità di indicare per ogni documento in stato «da abbinare» il proprio numero protocollo e data fattura prima di emettere la fattura verso FGA. I documenti che il dealer protocolla con il numero fattura dealer si riconoscono perchè evolvono nello «stato abbinato» Solo i documenti in «stato abbinato» passeranno ai sistemi contabili di FGA per la regolarizzazione dei pagamenti.

48 Visualizza prefatture
All’interno di uno stesso mese è possibile che esista più di una prefattura per uno stesso dealer (es. PRF con aliquote differenti) Tramite i filtri di selezione, sarà possibile filtrare la ricerca secondo • lo stato della prefattura (abbinata/non abbinata a documento dealer / tutte) • il numero documento prefattura • il numero protocollo dealer (se già abbinata) • la bolla • il particolare • il reclamo • la data documento (periodo).

49 Elenco Prefatture – abbinamento
In questa pagina è possibile compilare i campi relativi all’abbinamento del documento. I campi da compilare sono il Protocollo Dealer la Data Protocollo Dealer Una volta compilati i campi si può premere il tasto «Aggiorna» per confermare l’abbinamento – la prefattura passerà nello stato «abbinato». Con il tasto «Esporta elenco» si può esportare in formato txt l’elenco visualizzato ATTENZIONE Una volta effettuato l’abbinamento non è più possibile effettuare modifiche

50 Elenco Prefatture – dettaglio
Cliccando sul numero precalcolo si potrà visualizzare il dettaglio del documento. La pagina Dettaglio Prefattura conterrà tutte le righe del documento. Sarà possibile anche qui esportare la prefattura cliccando sul tasto «Esporta prefattura» per ottenere il documento da stampare. La funzionalità di esporta, genera un file di testo che potrà essere salvato e/o stampato.