Il cielo è blu sopra le nuvole? Il cielo è blu sopra le nuvole?

Presentazione sul tema: "Il cielo è blu sopra le nuvole? Il cielo è blu sopra le nuvole?"— Transcript della presentazione:

1 Il cielo è blu sopra le nuvole? Il cielo è blu sopra le nuvole?
ISO O NON ISO? VANTAGGI E SVANTAGGI DELL’ISO ILL: L’ESPERIENZA DI BICOCCA ED INSUBRIA Silvia Ceccarelli, Annalisa Bardelli WORKSHOP Il cielo è blu sopra le nuvole? Scelte, progetti, orientamenti delle istituzioni ITALE in epoca di crisi Immagine sede evento Roma Polo bibliotecario parlamentare 16 novembre 2012 Roma, il Polo bibliotecario parlamentare nell’insula domenicana 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole? Il cielo è blu sopra le nuvole? Titolo della presentazione

2 Il cielo è blu sopra le nuvole?
Parleremo di… Il Contesto: la situazione Bicocca – Insubria La sperimentazione del dialogo ISO Il Dialogo ISO – Aspetti tecnici Aspetti critici del flusso di lavoro ISO Il fattore umano: il punto di vista dei bibliotecari Un circuito Itale per ILL/DD? 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

3 Il cielo è blu sopra le nuvole?
Chi siamo Università degli Studi dell’Insubria: Sistema Bibliotecario di Ateneo Università degli Studi di Milano-Bicocca: Biblioteca di Ateneo Convenzione per la reciprocità dei servizi: ciascuna Università si impegna ad assicurare l'accesso alle proprie strutture bibliotecarie a docenti, personale tecnico-amministrativo e studenti (gli utenti istituzionali) dell'altra Università secondo le norme in vigore per le proprie categorie di utenti. (art. 1). Aleph: un’unica installazione multi ADM. Un unico gruppo di lavoro interateneo per la gestione del sistema. Catalogo comune, utenti condivisi. 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

4 Università dell’Insubria: il SiBA in cifre (dati 2011)
Utenti e personale 15 bibliotecari, 2 tecnici, 4 amministrativi (circa 19 FTE) 9.000 utenti potenziali 4 biblioteche (2 a Como e 2 a Varese) I servizi interbibliotecari 1687 richieste di ILL passivo (borrowing) 337 richieste di ILL attivo (lending) 3288 richieste di DD passivo (borrowing) 1555 richieste di DD attivo (lending) 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

5 Il cielo è blu sopra le nuvole?
Università dell'Insubria: l'organizzazione dei  servizi interbibliotecari Il Regolamento è comune ma ciascuna biblioteca gestisce il servizio in autonomia: a quattro biblioteche corrispondono quattro unità ILL. Per ogni biblioteca è individuato un referente che gestisce il servizio in collaborazione con i colleghi e il personale della ditta esterna che ha in appalto il servizio di sorveglianza e prima assistenza. Vengono grandemente utilizzati, per il DD, i circuiti Nilde e SBBL Tutte le richieste gestite vengono registrate in Aleph 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

6 Il cielo è blu sopra le nuvole?
Università di Milano-Bicocca: la Biblioteca di Ateneo in cifre (dati 2011) Utenti e personale utenti potenziali 40 bibliotecari (31,45 FTE) 3 sedi I servizi interbibliotecari 652 richieste di ILL passivo (borrowing) 1.498 richieste di ILL attivo (lending) 4.116 richieste di DD passivo (borrowing) 1.535 richieste di DD attivo (lending) 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

7 Il cielo è blu sopra le nuvole?
Università di Milano-Bicocca: l'organizzazione dei  servizi interbibliotecari Tre sedi, ma due sole ILL unit: le due sedi milanesi gestiscono i servizi interbibliotecari in comune (borrowing). Le richieste vengono inviate da una lista comune ma il materiale viene smistato nelle due sedi per il ritiro. 3 bibliotecari destinati quasi al 100% ai servizi interbibliotecari, 4 destinati parzialmente ai servizi interbibliotecari, 2 «supplenti» che intervengono solo in caso di ferie dei colleghi. Totale nel 2011: 1, 24 FTE sul lending e 1, 86 sul borrowing. Volume di DD molto superiore a quello di ILL (almeno nel borrowing), con l’utilizzo dei circuiti Nilde, SBBL, Gidif e Essper. 20/09/2018 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

8 Il cielo è blu sopra le nuvole?
Il modulo ILL Fino al 2005: ILL/DD gestito fuori Aleph 2005: (Aleph 16) studio e implementazione del modulo ILL Marzo 2006: entrata in produzione del modulo GUI-ILL (vecchia versione) senza implementare la richiesta via opac web per gli utenti Agosto 2007: migrazione alla v. 18 Aprile 2009: inizio test su modulo ILL2 (in previsione di una migrazione alla v 20 con il nuovo modulo già attivo) Luglio 2009: modulo ILL2 in produzione, ma solo in modalità mediata e senza utilizzare il dialogo ISO Gennaio 2010: migrazione alla v. 20 Settembre 2010: implementazione della richiesta via opac web per gli utenti e dell’immissione delle richieste da SFX a Aleph 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

9 I servizi interbibliotecari tra Bicocca e Insubria
Nel 2011 sono state gestite da Bicocca per Insubria: 930 richieste ILL (il 62% delle richieste gestite) 25 richieste DD Nel 2011 sono state gestite da Insubria per Bicocca : 170 richieste ILL (il 50% circa delle richieste gestite) 20 richieste DD Volume di ILL molto importante, a fronte di un volume di DD insignificante (molte sovrapposizioni di riviste, maggior comodità nell’uso dei circuiti) Pur condividendo lo stesso catalogo, le richieste di ILL e DD erano inviate via , inserendole poi in Aleph due volte (in uscita e in entrata)  . 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

10 I servizi interbibliotecari tra Bicocca e Insubria
Non avevamo utilizzato il dialogo ISO subito dopo la migrazione perché erroneamente convinti che comportasse anche l’utilizzo della modalità non mediata. Quando abbiamo capito che non era così… Inizio 2012: creazione di due ILL unit di prova (una su BIN40 e una su BIN41) e inizio della sperimentazione ISO-ILL tra library manager (con la collaborazione di Bergamo) 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

11 La sperimentazione del dialogo ISO in biblioteca
Gennaio 2012 – inizio sperimentazione invio/ricezione messaggi ISO con partner esterno Università di Bergamo metà aprile 2012: corretto da Exlibris il malfunzionamento che impediva il funzionamento dell’ILLSV di BIN Incident # , Incident Name:Problem receiving ISOILL messages from other institutions – Il problema era la ue_17 che non elaborava correttamente le richieste. Il daemon ue_17 utilizza l'indice diretto STS (Z11) per trovare i nuovi record ILLSV. Per quanche motivo in ILLSV lo z11_id non esisteva Questa la spiegazione per cui la ue_17 non elaborava nessun record ILLSV. La creazione dell'indice non lavorava perché esistevano chiavi duplicate nella Z11_REC_KEY. E' stata quindi lanciata la ricostruzione dell'indice z11 attraverso la p-manage-05 sul database ILLSV (ci ha messo pochissimo perché c'erano pochi documeti) Ho poi rilanciato la ue_17 che ha elaborato tutte le richieste Aprile - maggio 2012 : inizio sperimentazione dialogo ISO tra Economia e Giurisprudenza di Bergamo e Giurisprudenza Insubria (richieste reali e simulate) Maggio 2012: inizio sperimentazione dialogo ISO con partner interno tra Medicina Bicocca e Medicina e Scienze Insubria 16/11/2012 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

12 Il dialogo ISO in produzione
25 giugno 2012 – tutte le unità ILL di Bicocca utilizzano esclusivamente ISO per la gestione delle richieste inviate/ricevute da tutte le Unità ILL Insubria 22 giugno – (in base all’esito della sperimentazione) prima versione Vademecum bibliotecari) 28 giugno – (in base alle segnalazioni ricevute e all’analisi delle pratiche gestite) seconda versione del vademecum. Segnalati problemi soprattutto con la localizzazione (compilazione dati, richieste via opac, numero pagine) 5 settembre – modificata la struttura organizzativa del servizio per Bicocca, nuova versione Vademecum Novembre - Ex Libris risolve gli ultimi problemi segnalati (lo strano caso del 592 ; numero pagine): ultima (e definitiva?) versione del Vademecum 5 Novembre 2012 – Tutte le Unità ILL di Bicocca e Insubria utilizzano ISO per la gestione delle richieste inviate/ricevute da tutte le Unità ILL dell’Università di Bergamo 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

13 Il cielo è blu sopra le nuvole?
La configurazione Per una configurazione minima (solo modalità mediata, attenzione al solo passaggio dei dati indispensabili come titolo, autore e ISBN) sono necessarie poche modifiche (solo configurazione scheda partner e verifica tab_locate). Se non si verifica il problema che abbiamo avuto noi su illsv in due/tre giorni il sistema può funzionare (con un impegno di un paio di giornate/uomo). Non è necessario impegnare informatici, sono sufficienti i library manager. Necessario molto più tempo per rivedere tutte le tabelle se si vuole usare la modalità non mediata o configurare il passaggio di TUTTI i dati bibliografici. Attenzione a tab_ill_bib_info e tab_ill_code_description, sono da rivedere! 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

14 Dialogo ISO – aspetti “tecnici”
Sperimentato e utilizzato dialogo ISO esclusivamente in modalità mediata: minima configurazione Problemi riscontrati (e risolti) numero pagine Formato periodici (592) Problemi riscontrati (e non risolti) Dati di pubblicazione 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

15 Problemi risolti 1 – numero pagine
Risolto con SI : Nell’invio di richieste di DD il campo «pagine» non passa. al momento la soluzione per ovviare al problema è quella di costruire una fix di correzione. In effetti il campo che viene visualizzato è il 300 e non il 215. In in bin40 (e anche in bin41): in bin40/tab/import crearre una fix per esempio fix_ill che contenga questa linea: 1 215## CHANGE-FIELD 300 Questa fix è da richiamare in bin40/tab/tab_fix in : INS fix_doc_do_file_08 usm_to_uni.fix e ILL-I fix_doc_do_file_08 usm_to_uni.fix Questa soluzione si basa sul paragrafo Mapping Fields in ILL Documents dellaSystem Librarian’s Guide – Integrated ILL che definisce come lavorare con il modulo ILL per MARC diversi da MARC21. La configurazione presente nel paragrafo è alternativa a quella che Atlantis aveva adottato (e che ancora utilizzano la maggior parte degli utenti italiani) e ciè di modificare la illsv/tab/tab_ill_code_description ricordandosi poi di ripristinarla (ed eventualmente aggiornarla) ad ogni SP. 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

16 Problemi risolti 2 – “Lo strano caso del 592”
Alcune richieste di DD in ricezione hanno il formato «monografia» pur essendo fatte su record bibliografici di periodico e avendo correttamente come media richiesto «Fotocopia». Questo capita apparentemente a caso solo su alcune riviste e non su altre. 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

17 Problemi risolti 2 – “Lo strano caso del 592”
Il motivo? L’uso del campo 592 da parte della nostra istituzione, per inserire il titolo abbreviato secondo i criteri della National Library of Medicine. In fix_ill il campo 592 è usato per copiare il contenuto del campo FMT, su cui viene poi mappato l’item type. Risultato: se il record ha già un 592 compilato, la mappatura non funziona. Due soluzioni possibili: Non utilizzare più il campo 592 sostituendolo con un altro campo Rimappare il campo FMT su un campo diverso Abbiamo ritenuto più semplice da attuare la prima e abbiamo deciso di utilizzare il campo 591 per inserire il titolo abbreviato NLM. 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

18 Problemi non risolti 1 – “Dati di pubblicazione”
Nell’invio di richieste ILL i dati relativi alla pubblicazione inseriti nel campo Unimarc 210 non passano nel record relativo alla richiesta ILL. Per risolvere il problema sarebbe necessario rivedere tutte le tabelle di mappatura dei dati, trovando il tempo…. In mancanza di ISBN, l’assenza dei dati di pubblicazione nella richiesta in entrata ricevuta via ISO, può impedire che la localizzazione vada immediatamente a buon fine: se non è possibile identificare il record bibliografico lo status della richiesta passa a “Localizzazione Multipla”. Per ovviare a questo inconveniente abbiamo consigliato di inserire in nota l’anno di pubblicazione ed altri elementi ritenuti utili alla identificazione del materiale richiesto (per esempio il barcode). 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

19 Il flusso di lavoro – Aspetti critici 1
Localizzazione richiesta in uscita ATTENZIONE! Non bisogna assolutamente tentare di localizzare una richiesta in uscita (borrowing): il Sistema, in questo caso tenta di gestire la richiesta in modalità IMMEDIATA e crea, perciò, tante richieste al fornitore quanti sono i fornitori potenziali dell’Unità ILL, attivando solo quella relativa al primo fornitore del roaster. Per mandare avanti la richiesta occorre eliminare tutte le richieste precedenti quella indirizzata al fornitore “giusto” Richiesta in uscita pervenuta via opac web Spesso l’utente inserisce dati non corretti: se viene inviata via ISO una richiesta contenente dati parziali/non esatti, chi la riceve non potrà localizzarla 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

20 Il flusso di lavoro – Aspetti critici 2
Localizzazione materiale non disponibile Il sistema non considera, in fase di localizzazione, le copie non disponibili (per esempio perché in prestito). Se la localizzazione non va a buon fine, la richiesta assume lo status stabilito in fase di configurazione della scheda relativa all’Unità ILL (“Mediata” o “Risposta-Non evasa”) Le Richieste con status “Risposta-Non evasa”, non possono essere evase, quelle con status “Mediata”, si. Per questo motivo abbiamo scelto di attribuire lo status “Mediata” alle richieste per cui la localizzazione non è andata a buon fine

21 Il flusso di lavoro – Aspetti critici 3
Un messaggio inviato via iso non può più essere revocato né modificato Non è possibile modificare lo status della richiesta ISO se aggiornato erroneamente. Forse perché progettato per agire in modalità immediata, senza l’intervento dell’operatore, Il flusso di lavoro ISO, molto rigido, non ammette la possibilità di errore Non si può usare il cambio status manuale, cosa a cui alcuni nostri colleghi erano abituati ( a volte sembra più rapido usare il cambio status piuttosto che l’invio…). 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

22 Il fattore Umano - Questionario
Abbiamo chiesto ai bibliotecari di rispondere a un breve questionario sul dialogo ISO ISO o non ISO? Vantaggi e svantaggi dell’ISO ILL: l’esperienza di Bicocca ed Insubria: il punto di vista dei bibliotecari Quali sono, secondo voi le novità più importanti introdotte nel flusso di lavoro? Quanto significativo  (per nulla - poco - abbastanza - molto) ritenete l’utilizzo di: - importazione della richiesta dal catalogo (pulsante “Richieste ILL” nella visualizzazione dei risultati della ricerca) - localizzazione delle richieste in entrata - aggiornamento status richiesta in tempo reale - messaggistica Quali sono i problemi piu' grandi riscontrati nell'utilizzo della procedura ISO per la gestione delle pratiche ILL/DD C'e' qualcosa che se fosse possibile vi piacerebbe che Aleph facesse in modo diverso? 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

23 Domanda 1 - le novità più importanti introdotte nel flusso di lavoro
Aspetti positivi: Importazione della richiesta dal catalogo, che rende più snello il flusso di lavoro e riduce la possibilità di errori Eliminazione totale dell'utilizzo della mail tra Bicocca e Insubria. Possibilità di vedere subito la modifica degli status e quindi di seguire il flusso della richiesta. Riduzione delle pratiche cartacee (vale solo per Insubria, Bicocca le aveva già eliminate) 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

24 Domanda 1 - Le novità più importanti introdotte nel flusso di lavoro
Aspetti negativi: Impossibilità di commettere errori perché non si può tornare indietro Una procedura in più da seguire (considerando il fatto che non tutti i fornitori sono ISO) Difficoltà nell’uso di un unico fornitore per le due sedi di Bicocca (legato alla nostra particolare organizzazione). 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

25 Domanda 2 - Aspetti ritenuti importanti…
L’aspetto che tutti ritengono molto importante è l’importazione della richiesta dal catalogo, che permette di non doverla ridigitare con il rischio di errori Pareri discordi su localizzazione delle richieste in entrata e aggiornamento status richiesta in tempo reale: i due terzi dei colleghi intervistati li ritengono molto importanti, ma per qualcuno lo sono poco, per una persona addirittura per nulla Due sole persone ritengono molto importante la messaggistica, per gli altri lo è poco o per nulla. Che sia dovuto al fatto che è poco evidente? 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

26 Domanda 3 - problemi evidenziati
Non c’è nulla che segnali l’inserimento di un nuovo messaggio o di un cambio di status, è necessario ricordarsi di verificare. Questo comporta un cambiamento di abitudini rispetto al flusso di lavoro basato sullo scambio di , molti colleghi desidererebbero delle di avviso. Anche la messaggistica è poco evidente, a un occhio poco attento rischia di sfuggire. Questi problemi sono stati riscontrati da quasi tutti i colleghi e soprattutto all’inizio hanno causato ritardi nell’evasione delle richieste. In particolare, il flusso di lavoro per le prenotazioni e le richieste di rinnovo è piuttosto macchinoso e non intuitivo. 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

27 Domanda 3 - Altri problemi evidenziati
La procedura è troppo rigida, non permette di correggere eventuali errori. Le richieste provenienti dall'opac, quindi compilate dall'utente, non sono normalizzate in quanto i campi sono liberi: quindi l'operatore è obbligato a modificare buona parte della richiesta. C'è poco spazio per le annotazione della biblioteca riguardo alle particolarità della pratica. Per es. c'è poco spazio per registrare i dati di spedizione postale, che è utilissimo tenere legati alla pratica. Per qualcuno rappresenta un problema l’uso di diverse procedure per ILL (trattato via ISO) e DD (gestito spesso nei “circuiti” Nilde, SBBL…). Un collega lamenta di non poter più stampare la slip con l’indirizzo della biblioteca prestante che utilizzava come etichetta per il pacco. 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

28 Domanda 4 - Sogni proibiti…
In testa ai desiderata, la possibilità di avere la segnalazione ( o pop-up) dei cambiamenti di status delle richieste. Segue un maggior collegamento con il modulo CIRC, che permetta di modificare i dati della scheda utente senza doverla riaprire in circolazione. Sarebbe utile anche un allineamento automatico tra scheda fornitore e scheda utente della stessa biblioteca (ora deve essere mantenuto manualmente). Richiesta anche la possibilità di ricercare le richieste con il nome dell’utente invece che con il solo ID. 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

29 Questionario - L’impressione dei bibliotecari in generale
Non tutti gli operatori ILL-DD si sono dimostrati soddisfatti dell’utilizzo dell’ISO-ILL. A fianco di una maggioranza di colleghi soddisfatti (anche se desidererebbero alcuni miglioramenti nel modulo) ce ne sono alcuni solo parzialmente soddisfatti e alcuni che preferirebbero l’accantonamento dell’ISO per tornare alla vecchia procedura. In particolare, i più restii all’uso dell’ISO-ILL sono gli operatori con un basso volume di richieste da gestire (quelli, per esempio che si occupano soprattutto di DD) e che devono perdere nell’imparare una nuova procedura del tempo che difficilmente “ammortizzeranno”. Più soddisfatti invece i colleghi con un forte volume di traffico ILL e soprattutto con un forte volume di borrowing. L’impossibilità di localizzare una richiesta in entrata non del tutto corretta crea problemi nel lending. 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

30 Il cielo è blu sopra le nuvole?
L’opinione dei «LM» Il flusso di lavoro ISO-ILL può ridurre significativamente i tempi di lavorazione delle richieste e gli errori a condizione che gli operatori abbiano ben chiara la procedura. Il modulo non è particolarmente intuitivo o user friendly e può essere difficile da usare soprattutto per chi non si occupa esclusivamente di servizi interbibliotecari. E’ comunque positivo il fatto che la richiesta possa essere gestita in toto nel modulo Aleph, evitando doppi controlli negli opac e nella posta elettronica. Non bisogna aspettarsi di avere benefici immediati con l’introduzione del dialogo ISO. Come ogni nuova procedura, l’avvio è difficile e ci aspettiamo un ritorno dell’investimento nel tempo. L’investimento sarà poi più fruttoso allargando il circuito anche ad altri partner. 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

31 Il cielo è blu sopra le nuvole?
Sogni proibiti… dei LM Importare da catalogo tutte le richieste di ILL/DD passivo Trovare già caricate nel modulo ILL tutte le richieste di ILL/DD attivo Gestire, completamente e solo in aleph tutte le richieste di ILL e DD. Con il dialogo ISO tutto ciò sarebbe possibile se… 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

32 Il cielo è blu sopra le nuvole?
… un certo numero di istituzioni Itale fosse disponibile a: mettere a disposizione, via Z39.50, i dati del proprio catalogo svolgere, in regime di scambio gratuito, il servizio di prestito interbibliotecario e fornitura documenti sperimentare e attivare il dialogo ISO Qualche candidato? 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole?

33 GRAZIE! Silvia Ceccarelli Università degli Studi dell’Insubria
Annalisa Bardelli Università degli Studi di Milano-Bicocca Roma, il Polo bibliotecario parlamentare nell’insula domenicana 16/11/2012 16/11/2012 Il cielo è blu sopra le nuvole? Il cielo è blu sopra le nuvole? Titolo della presentazione