Manuale Aziendale di Gestione dei Documenti

Manuale Aziendale di Gestione dei Documenti
(contenente altresì il Piano di Conservazione degli Archivi e il Massimario di Scarto) Approvato con deliberazione n. 961 del Renato Zanelli

Servizio Protocollo, Flussi Documentali e Archivi
Il Manuale di Gestione contiene le regole per la gestione e l’organizzazione di tutti i documenti dell’Azienda, dal momento del protocollo fino a alla loro conservazione definitiva Renato Zanelli

QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO D.P.R , n° 428 “Regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche” (confluito nel D.P.R. 445/2000) D.P.C.M. 31/10/2000 “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al D.P.R. 428/1998” D.P.R , n° 445 e s.m. ed i. “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa” Renato Zanelli

QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO D.P.C.M. 14/10/2003 “Approvazione delle linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi” D.Lgs , n° 42 e s.m. ed i. “Codice dei beni culturali e del paesaggio ai sensi dell’art. 10 della legge 6 luglio 2002, n° 137” D.Lgs , n° 82 e s.m. ed i. “Codice dell’amministrazione digitale” Renato Zanelli

QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO ed inoltre: Legge , n° 241 e s.m. ed i. “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi” D.Lgs , n° 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali” D.P.R , n° 184 “Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi” Renato Zanelli

Il Manuale di Gestione è redatto in ottemperanza alla normativa vigente al fine di perseguire i criteri di efficacia, efficienza, economicità, trasparenza e partecipazione per: Renato Zanelli

annullare o comunque ridurre i tempi tecnici intercorrenti tra il momento della produzione o acquisizione della documentazione e quello della registrazione di protocollo evitare inutili e fuorvianti ripetizioni di registrazioni di protocollo effettuate da soggetti diversi, in tempi diversi e su registri diversi per uno stesso documento Renato Zanelli

garantire la registrazione di protocollo per tutti i documenti per cui tale registrazione sia prevista garantire la certezza dei riferimenti dell’Azienda mediante l’attribuzione di un solo numero di un solo protocollo ad un solo documento Renato Zanelli

perseguire criteri di economia, anche in relazione alle spese di spedizione dei documenti, incrementando l’utilizzo del fax e della posta elettronica rispetto al tradizionale sistema di spedizione tramite servizio postale attuare una attenta ed efficace conservazione dei documenti Renato Zanelli

concorrono all’attuazione di quanto previsto dal Manuale di Gestione tutte le Strutture e i Dipartimenti dell’Azienda mediante: Renato Zanelli

“flessibilità organizzativa e procedurale che consenta il raggiungimento di adeguati livelli di qualificazione ed economicità delle attività” (Atto Aziendale art. 3, punto 4) “armonizzazione delle azioni amministrative e sanitarie secondo criteri di integrazione interdisciplinare” (Atto Aziendale art. 4) “promozione del superamento del concetto burocratico di competenza ed il superamento della dicotomia amministrazione/sanità” (Atto Aziendale artt. 8, punto 11 e 9, punto 10) Renato Zanelli

Il Protocollo (MAGD art. 5) Ha funzioni e significati diversi che sono costitutivi di un’unica e complessa entità: Renato Zanelli

A) valenza archivistica: è strumento tecnico che indica il momento esatto dell’ingresso della documentazione nella memoria (Archivio) dell’azienda B) valenza organizzativa: è strumento fondamentale per l’interrelazione tra la numerazione e gli altri elementi fondamentali (classificazione, fascicolazione, legami con numeri precedenti e successivi ecc.) nell’ambito dell’organizzazione della memoria Renato Zanelli

C) valenza giuridica: è elemento destinato a produrre effetti giuridici in quanto ha natura di atto pubblico con intrinseca qualificazione giuridicamente rilevante di testimonianza privilegiata Renato Zanelli

queste le ragioni principali per le quali il legislatore ha posto il protocollo al centro dell’azione della pubblica amministrazione stabilendo che le pubbliche amministrazioni istituissero un “Servizio per la gestione del protocollo (unico) informatico, dei flussi documentali e degli archivi” che fosse competente per tutta la documentazione Renato Zanelli

1) perché le certezze da sempre garantite dal protocollo unite alla flessibilità ed alla rapidità offerte dagli strumenti informatici fossero parte sostanziale del processo di rinnovamento della pubblica amministrazione 2) perché pur mantenendo le garanzie offerte della centralità del coordinamento fosse possibile decentrare e delegare alcune funzioni indispensabili per dare risposte più rapide e concrete Renato Zanelli

Il Protocollo cioè il Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi nella pubblica amministrazione rappresenta pertanto il punto nodale ed il volano della gestione dei documenti in ogni suo aspetto ed in ogni suo momento Renato Zanelli

Modalità organizzative del Protocollo Informatico Unico aziendale Renato Zanelli

Ai sensi dell’art. 61 del D.P.R. 445/2000 e s.m. ed i. ai fini della gestione della documentazione in modo coordinato ed unitario, l’A.S.L. 2 Savonese è costituita da un’unica area organizzativa omogenea (MAGD art. 3) Il Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi, con i compiti individuati all’art. 4 del Manuale di Gestione, è strutturato in: Ufficio Protocollo/Archivio sede di Savona, Ufficio Protocollo/Archivio/Posta sede di Albenga, Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti, Ufficio Posta sede di Savona (MAGD art. 4) Renato Zanelli

il protocollo nella A.S.L. 2 Savonese è: informatico ed unico per tutta l’Azienda (MAGD art. 5) sono pertanto eliminati tutti i sistemi di registrazione dei documenti alternativi al protocollo informatico aziendale, comunque siano definiti (MAGD art. 6) Renato Zanelli

Documenti soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo: i documenti da spedire a soggetti esterni all’Azienda (MAGD art. 12) i documenti ricevuti da soggetti esterni all’Azienda (MAGD art.12) i documenti interni ufficiali che siano rilevanti ai fini dell’azione amministrativa, dei quali occorra tener traccia nel fascicolo/pratica relativo al procedimento cui si riferiscono o abbiano contenuto probatorio o particolare rilevanza di carattere istituzionale (MAGD artt.13, 27) Renato Zanelli

Documenti non soggetti a registrazione di protocollo: (MAGD art. 13) libri, riviste, giornali, gazzette e bollettini ufficiali, materiali pubblicitari, manifesti e materiali statistici inviti a manifestazioni, convegni, congressi, biglietti di auguri ecc. documenti già soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione (vedasi art. 22) Renato Zanelli

Documenti non soggetti a registrazione di protocollo: (MAGD art. 13) 4) corrispondenza interna che non rientri nei casi già indicati e soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo (MAGD art. 27) 5) documenti da associare al protocollo di gabinetto del legale rappresentante dell’Azienda, purché non abbiano attinenza con procedimenti amministrativi Renato Zanelli

Documenti non soggetti a registrazione di protocollo perché soggetti a registrazione particolare: (MAGD art. 22) deliberazioni determine dirigenziali contratti fatture Renato Zanelli

STRUTTURE TENUTE AD UTILIZZARE IL PROTOCOLLO INFORMATICO AZIENDALE Tutte le Strutture sono tenute ad utilizzare esclusivamente il protocollo aziendale (MAGD art. 6) Renato Zanelli

le Strutture individueranno operatori addetti alla funzione di protocollo, indicando il tipo di attività per cui debbano essere abilitati (ricerche, registrazioni, entrambe le funzioni ecc.) (MAGD art. 7) gli operatori individuati saranno abilitati di conseguenza e opportunamente istruiti sulle modalità di utilizzazione del sistema aziendale di protocollo Renato Zanelli

le abilitazioni sono individuali e riservate il personale abilitato non deve in alcun modo e per nessun motivo comunicare ad altri le proprie credenziali di autorizzazione il comunicare ad altri le proprie credenziali di autorizzazione costituisce grave infrazione disciplinare e può costituire atto penalmente rilevante (MAGD art. 7) Renato Zanelli

con il protocollo aziendale viene gestita anche la privacy: le informazioni possono essere secretate e rese visibili solo ai titolari delle abilitazioni delle rispettive Strutture (MAGD art. 41) i Direttori/Dirigenti Responsabili delle Strutture sono tenuti ad informare il Responsabile del Servizio Protocollo in merito a trasferimenti, cessazioni ecc. del personale autorizzato ad accedere al protocollo aziendale (MAGD art. 7) Renato Zanelli

SPEDIZIONE E RICEZIONE DEI DOCUMENTI A meno che non sia previsto dalla legge o strettamente indispensabile, tutte le Strutture utilizzeranno per la ricezione e la spedizione di documenti il fax o la posta elettronica (MAGD art. 26) Renato Zanelli

sui documenti inviati a mezzo fax o posta elettronica saranno annotati gli estremi di protocollo aziendale. Quelli inviati per posta elettronica dovranno essere in formato non modificabile (MAGD art. 26 e 65) quanto ricevuto o spedito a mezzo fax o posta elettronica non dovrà essere ulteriormente ricevuto o spedito per mezzo del servizio postale (MAGD art. 26) la medesima procedura sarà utilizzata per documenti ricevuti a mano o consegnati a mano (MAGD art. 10)) Renato Zanelli

La dicitura da inserire a piè di pagina per i documenti inviati a mezzo fax o posta elettronica è la seguente: “ Il presente documento, munito degli estremi di protocollo, viene trasmesso via fax o con posta elettronica in formato non modificabile. NON sarà ulteriormente inviato tramite servizio postale. Ciò ai sensi degli artt. 43, comma 6, del D.P.R. 445/2000 e s.m. ed i., 45 e 47, comma 2 lett b), D.Lgs 82/2005 e s.m. ed i.” (MAGD artt. 26, 65) Renato Zanelli

I FLUSSI DOCUMENTALI Renato Zanelli

Il processo di assegnazione, recapito, invio, dei documenti a Strutture/Uffici competenti Quello di assegnazione, recapito, invio di documenti dalle Strutture centrali a quelle periferiche Quello di assegnazione di documenti ad operatori definiti appartenenti alla Struttura interessata Quello di effettuare un legame tra documenti precedenti o successivi Renato Zanelli

costituisce la gestione dei flussi documentali che registra l’attività di ciascun documento in ciascun procedimento Gli operatori che nelle diverse Strutture aziendali sono abilitati ad accedere al protocollo possono essere autorizzati, con una apposita funzione, alla gestione dei flussi documentali della propria Struttura (MAGD Art. 31) Renato Zanelli

LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI Renato Zanelli

IN RELAZIONE AL SUPPORTO I DOCUMENTI POSSONO ESSERE (MAGD art. 44) Cartacei, se prodotti/acquisiti su supporto cartaceo Informatici/digitali, se prodotti/acquisiti su supporto informatico/digitale Su altri supporti, se prodotti/acquisiti su supporti diversi dai precedenti purché tali supporti abbiano valore legale Renato Zanelli

IN RELAZIONE ALLA LORO VALENZA I DOCUMENTI POSSONO AVERE (MAGD art. 43) Valore sanitario: capacità di attestare l’attività nel campo della prevenzione, della diagnosi e della cura Valore amministrativo: capacità di attestare l’attività nel campo amministrativo Valore giuridico: capacità di costituire prova di fatti e di documentare interessi, diritti, doveri Renato Zanelli

IN RELAZIONE ALLA LORO VALENZA I DOCUMENTI POSSONO AVERE (MAGD art. 43) Valore contabile: capacità di attestare le modalità di utilizzo delle risorse finanziarie Valore storico: capacità di essere memoria e testimonianza dell’attività effettuata nel tempo Renato Zanelli

VALENZA DEI DOCUMENTI (MAGD art. 43) Normalmente non è possibile ricondurre i documenti ad un unico valore. A seconda della loro tipologia e delle loro caratteristiche hanno insiti più valori contemporaneamente In ogni caso, qualunque sia il loro supporto e qualunque sia il loro valore i documenti sono tutti Renato Zanelli

Renato Zanelli

BENI CULTURALI in quanto tali debbono essere conservati con ordine ed in sicurezza per tutto il tempo previsto dalle norme di conservazione (MAGD art. 47) i Direttori/Dirigenti Responsabili delle Strutture sono responsabili della conservazione dei documenti finché i medesimi permangono nelle Strutture medesime (MAGD art 49) il Responsabile del Servizio Protocollo è responsabile della conservazione dei documenti dell’Azienda dopo che gli stessi siano stati versati all’Archivio aziendale (MAGD art. 49) Renato Zanelli

LA SELEZIONE DEI DOCUMENTI (MAGD artt. 53, 54, 55 e sezione xx) Renato Zanelli

Non tutti i documenti debbono essere conservati illimitatamente e formare la memoria dell’Azienda Alcune tipologie di documenti possono essere eliminate Per eliminare i documenti che non sono più utili e che non debbano contribuire alla formazione della memoria dell’Azienda occorre attivare il processo di SELEZIONE Renato Zanelli

Tutte le Strutture partecipano al processo di selezione dei documenti La selezione deve essere fatta prima del versamento all’Archivio aziendale Con la selezione si attiva il procedimento di scarto dei documenti Renato Zanelli

La selezione dei documenti viene fatta in base al MASSIMARIO DI SCARTO (MAGD Sezione XX) Le Strutture indicheranno le tipologie di documenti selezionati per lo scarto sul modulo “MOD 140” Con i MOD 140 delle diverse Strutture opportunamente compilati e firmati il Servizio Protocollo attiverà il procedimento di scarto Renato Zanelli

I documenti una volta che siano selezionati per lo scarto, saranno inseriti in apposite scatole sigillate da parte delle Strutture che detengono i documenti selezionati Il Servizio Protocollo invierà il provvedimento di scarto, contenente i moduli redatti dalle diverse Strutture, alla Soprintendenza Archivistica per la Liguria Una volta ottenuta l’autorizzazione da parte della Soprintendenza i documenti saranno avviati a distruzione Renato Zanelli

VERSAMENTO DEI DOCUMENTI ALL’ARCHIVIO GENERALE DI DEPOSITO (MAGD artt. 56, 57) Renato Zanelli

I documenti da versare, a seconda della loro tipologia e delle esigenze di conservazione saranno inseriti in faldoni, raccoglitori, scatole da parte delle Strutture che procedono al versamento Ogni faldone, raccoglitore, scatola sarà numerato progressivamente in ragione di anno di versamento, con l’indicazione S per scatole F per faldone R per raccoglitore, da parte delle Strutture che procedono al versamento Oltre alla numerazione progressiva i contenitori dovranno riportare anche la sigla della Struttura Per esigenze di trasporto anche faldoni e raccoglitori saranno inseriti in scatole Renato Zanelli

Sul frontespizio di ciascuna scatola, ciascun raccoglitore, ciascun faldone saranno collocate le etichette previste nella sezione modulistica del Manuale di Gestione (MOD 136 o 137) Per ogni faldone, raccoglitore, scatola dovrà essere redatto dalle Strutture versanti un elenco esaustivo della documentazione contenuta Le scatole, i raccoglitori, i faldoni dovranno contenere documentazione omogenea per tipologia e per cronologia Per ogni versamento sarà compilata ed inviata ed inviata a mezzo fax all’Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti una richiesta (MOD 138) Renato Zanelli

Gli elenchi di versamento saranno inviati in copia, insieme alle scatole con i documenti versati, all’Archivio Generale di Deposito Le copie delle richieste di versamento e gli originali degli elenchi di versamento saranno conservati dalle Strutture che procedono al versamento per tutto il tempo previsto per la conservazione dei documenti versati e comunque finché non sarà intervenuto il procedimento di scarto L’Ufficio Conservazione e Sicurezza dei documenti comunicherà alle Strutture versanti le coordinate dei documenti versati che saranno utilizzate ai fini di ricerca Renato Zanelli

ACCESSO A DOCUMENTI, FASCICOLI, SERIE CONSERVATI NELL’ARCHIVIO GENERALE DI DEPOSITO (MAGD artt. 58, 59, 60,61) Renato Zanelli

L’accesso al deposito aziendale dei documenti è vietato al personale non autorizzato Il Responsabile del Servizio Protocollo o quello dell’Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti possono autorizzare personale delle Strutture aziendali in casi particolari (ricerche urgentissime o su documentazione non riordinata) L’accesso di personale di volta in volta temporaneamente autorizzato potrà avvenire esclusivamente in presenza di personale addetto al deposito La consultazione dei documenti potrà essere fatta direttamente presso l’ufficio annesso all’Archivio Generale di Deposito Renato Zanelli

Per accedere ai documenti conservati nel deposito aziendale è necessario inviare, a mezzo fax, la richiesta prevista (MOD 139) La richiesta dovrà contenere tutti i dati previsti nella stessa e quelli identificativi dei documenti richiesti e della loro posizione all’interno del deposito Con il termine “dati identificativi dei documenti” si intendono quelli ricavabili dagli elenchi di versamento (che debbono essere conservati presso le Strutture) Con il termine “dati identificativi della posizione” si intendono quelli comunicati alle Strutture dall’Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti in conseguenza delle operazioni di versamento Renato Zanelli

Oltre alla consultazione diretta presso l’ufficio annesso al deposito dei documenti I documenti conservati nell’Archivio Generale di Deposito possono essere inviati alle Strutture che ne richiedano copia sia a mezzo fax sia, previa scansione, per posta elettronica Fascicoli, raccoglitori, scatole contenenti documenti possono essere inviati temporaneamente alle strutture per effettuazione di ricerche e copie da parte delle Strutture medesime Per la consultazione verrà prelevata l’intera unità (scatola, raccoglitore, faldone), non il singolo documento Renato Zanelli

Tutti i movimenti dei documenti saranno annotati da parte del personale addetto sia nel caso di consultazione diretta, sia in caso di invio di unità archivistiche alle Strutture per consultazione ed estrazione copia presso le medesime Al rientro della documentazione, la stessa sarà controllata per riscontrarne la corrispondenza con quanto annotato al momento dell’uscita La documentazione rientrata sarà quindi collocata nel deposito nella medesima posizione che occupava prima del prelievo Nel caso di anomalie riscontrate sulla documentazione rientrante si procederà a contestazione nei confronti del soggetto cui la documentazione sia stata consegnata o inviata Renato Zanelli

Il Servizio Protocollo, Flussi documentali e Archivi vi ringrazia per l’attenzione Savona, 20 dicembre 2007 Renato Zanelli

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