Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi

Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi
PFA “IMPLEMENTAZIONE DELLE FUNZIONI AMMINISTRATIVE DI S.C./DIPARTIMENTO: PROTOCOLLO INFORMATICO AZIENDALE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI” Parte prima Pietra Ligure e Savona 9 aprile - 11 giugno 2009 Renato Zanelli

Parte prima: il protocollo e la registrazione dei documenti
Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi Parte prima: il protocollo e la registrazione dei documenti Renato Zanelli

La registrazione dei documenti ha origini antichissime. In molti casi, già nell’antichità, la registrazione era condizione per la validità giuridica del documento. Renato Zanelli

La registrazione dei documenti era prassi consolidata già presso i templi dell’antico medio oriente (si vedano,ad esempio, gli archivi delle tavolette di argilla) e più tardi nell’archivio pubblico della polis greca, o ancora nel tabularium del municipio romano. Renato Zanelli

Nella cancelleria medioevale la registrazione veniva effettuata con la trascrizione integrale del documento in appositi registri (un esempio significativo in tal senso sono i registri della cancelleria pontificia) Renato Zanelli

In età contemporanea, dal periodo napoleonico in poi, parallelamente all’introduzione del titolario è stato adottato un apposito registro (il registro di protocollo) nel quale vengono registrati tutti i documenti in arrivo, in partenza, a circolazione interna. Renato Zanelli

Registri simili a quello di protocollo, in varia forma, erano abbastanza comuni in Italia nel secolo XVIII, ma la novità introdotta dai primi del secolo XIX è l’abbinamento fra titolario e registro di protocollo. In quest’ultimo non solo è registrato ciascun documento, ma vi è indicata la classifica che vi è stata apposta prima della registrazione o contestualmente ad essa Renato Zanelli

Il termine “protocollo” viene fatto risalire a: protokollon dal greco bizantino protos primo e kolla foglio Tale termine sembra designasse in origine un foglio che veniva applicato all’inizio dei rotoli di papiro, in cui veniva annotato da chi e sotto quale magistrato il papiro era stato scritto tali annotazioni costituivano anche una sorta di datazione Renato Zanelli

Siccome questo dato cronologico diretto ad evitare falsificazioni, in forza di una legge dell’imperatore Giustiniano d.C. - (Corpus iuris civilis Iustiniani), doveva essere riprodotto con forza di autenticazione anche nella parte iniziale dei documenti rogati dai notai , il termine “protocollo” acquistò il senso di segno, di bollo apposto ai fogli sui quali dovevano essere scritti gli atti pubblici Renato Zanelli

Dall’accezione di libro mastro su cui i notai scrivono i propri atti a quello di registro nel quale si annotano in ordine di tempo gli atti presentati ad un pubblico ufficio o da questo emessi il passo è breve. Si è visto che fin dall’antichità con il termine di protocollo viene indicata la parte iniziale del documento Renato Zanelli

Nel documento moderno le formule iniziali che ne costituiscono il protocollo sono: l’intestazione - o intitolazione – (logo, denominazione della Struttura che pone in essere il documento) la datazione (topica e cronica) la destinazione (indicazione della persona fisica o giuridica alla quale è diretto il documento) Renato Zanelli

la posizione archivistica (indicazione del numero di registrazione nel registro di protocollo, indice di classificazione e numero del fascicolo) i riferimenti (legame con un documento precedente, in genere quello a cui si risponde) l’oggetto (enunciazione sintetica del contenuto sostanziale del documento) Renato Zanelli

“La registrazione sul registro di protocollo costituisce elemento probante dell’autenticità del documento ed è l’operazione con cui un documento entra a far parte integrante di un archivio Renato Zanelli

La classificazione (MAGD Sezione XVI) è uno schema generale di voci logiche articolate in modo tendenzialmente gerarchico stabilite in modo uniforme che identificano le funzioni e le attività di ciascuna Amministrazione Renato Zanelli

classificare significa suddividere in modo gerarchico un insieme di oggetti (nel caso di una Pubblica Amministrazione le sue molteplici funzioni) in un certo numero di classi (titoli o classi iniziali, poi classi intermedie ed infine classi estreme) dal contenuto sempre più limitato e specifico stabilite in modo uniforme che identificano le funzioni e le attività di ciascuna Amministrazione Renato Zanelli

Dalle classi estreme, che non sono suscettibili di ulteriori suddivisioni, si sviluppano i fascicoli (ovvero le pratiche) che saranno caratterizzati, nell’ambito della classificazione di pertinenza, dall’indice numerico che ne identifica l’oggetto univocamente. Ogni singolo fascicolo in tal modo occuperà una posizione precisa all’interno dell’archivio sia cartaceo che informatico. Renato Zanelli

“la classificazione ed il riferimento ai precedenti e ai susseguenti, riportati sul registro di protocollo collegano quel documento con gli altri documenti dello stesso archivio appartenenti alla medesima pratica, istituendo quel vincolo archivistico o di necessità che qualifica e distingue la documentazione dell’archivio di un ente/azienda da quella di altri enti/aziende, anche se questi sono della stessa tipologia”. (P. Carucci – Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione) Renato Zanelli

Il protocollo nell’ordinamento giuridico italiano
Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi Il protocollo nell’ordinamento giuridico italiano Renato Zanelli

Regolamento per l’esecuzione della Legge sull’amministrazione comunale e provinciale – R.D. 8/06/1865 n. 2321 Allegato . 2 Tabella degli elenchi e dei registri da tenersi in corrente dall’archivio comunale, oltre a quelli prescritti da leggi e regolamenti generali. …… Registro di protocollo per l’annotazione delle lettere tutte pervenute all’Ufficio comunale e di quelle spedite dal medesimo; ……. Renato Zanelli

Istruzioni per la tenuta del Protocollo e dell’Archivio per gli Uffici Comunali (Circolare del Ministero dell’Interno, 1 marzo 1897, n ) La circolare riporta minuziose istruzioni sull’organizzazione per la tenuta dell’Archivio e sulle modalità di utilizzo del Protocollo. Riporta anche esemplificazioni sulla modulistica da utilizzare e una bozza di delibera di scarto di atti d’archivio. Renato Zanelli

Successivamente altre norme ribadivano il contenuto del R.D. del 1865 e della circolare ministeriale del 1897, senza introdurre significative modifiche al loro contenuto in materia di Protocollo e di Archivio. Solo Comuni e Province, per le norme italiane, avevano l’obbligo di utilizzare registri di protocollo. Renato Zanelli

Di fatto, anche senza obblighi di sorta, il registro di protocollo, che in Italia era già diffuso dal XVIII secolo, per tutto il XX secolo è stato utilizzato da tutta la Pubblica Amministrazione sia per consuetudine consolidata, sia in analogia a quanto erano tenuti a fare comuni e province. Renato Zanelli

Sull’onda dell’innovazione della Pubblica Amministrazione introdotta con la Legge 241/90 e s.m. ed i., delle semplificazioni derivanti dalle Leggi Bassanini, delle necessità organizzative degli Enti e Aziende pubbliche, Renato Zanelli

in considerazione dei progressi compiuti dalla tecnologia e della diffusione degli strumenti informatici Nel 1998 avvenne la seconda svolta epocale (la prima fu quella del 1865) per il protocollo con la promulgazione del Renato Zanelli

D.P.R. 428 del “Regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle Amministrazioni Pubbliche” Renato Zanelli

Con tale norma e con quelle ad essa collegate, nell’ordinamento giuridico italiano, si è introdotto un obbligo preciso: tutte le Amministrazioni Pubbliche, senza eccezioni e senza distinzioni, devono dotarsi di protocollo informatico; il protocollo deve essere unico per ciascuna area organizzativa omogenea di ogni Pubblica Amministrazione Renato Zanelli

Il Protocollo Ha funzioni e significati diversi che sono costitutivi di un’unica e complessa entità: Renato Zanelli

A) valenza archivistica: è strumento tecnico che indica il momento esatto dell’ingresso della documentazione nella memoria (Archivio) dell’azienda B) valenza organizzativa: è strumento fondamentale per l’interrelazione tra la numerazione e gli altri elementi fondamentali (classificazione, fascicolazione, legami con numeri precedenti e successivi ecc.) nell’ambito dell’organizzazione della memoria Renato Zanelli

C) valenza giuridica: è elemento destinato a produrre effetti giuridici in quanto ha natura di atto pubblico con intrinseca qualificazione giuridicamente rilevante di testimonianza privilegiata Renato Zanelli

Queste le ragioni principali per le quali il legislatore ha posto il protocollo al centro dell’azione della pubblica amministrazione ed ha stabilito che le pubbliche amministrazioni istituissero un “Servizio per la gestione del protocollo unico informatico, dei flussi documentali e degli archivi” che fosse competente per tutta la documentazione Renato Zanelli

1) perché le certezze da sempre garantite dal protocollo unite alla flessibilità ed alla rapidità offerte dagli strumenti informatici fossero parte sostanziale del processo di rinnovamento della pubblica amministrazione 2) perché pur mantenendo le garanzie offerte della centralità del coordinamento fosse possibile decentrare e delegare alcune funzioni indispensabili per dare risposte più rapide e concrete Renato Zanelli

Il Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi è stato scelto per l’insieme delle ragioni fin qui esposte perché fosse punto nodale e volano della gestione dei documenti in ogni suo aspetto ed in ogni suo momento Renato Zanelli

Il D.P.R. 428/1998 è stato successivamente abrogato dal fatto che quanto prescritto in tale norma è confluito in un successivo Testo Unico D.P.R. 445/2000 e s.m. ed i. Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Renato Zanelli

Il D.P.R. 445/2000 ribadisce per la Pubblica Amministrazione gli obblighi in materia di protocollo già contenuti nel D.P.R. 428/1998 L’obbligo cioè che ciascuna Amministrazione abbia ed utilizzi un unico protocollo informatico per ciascuna area organizzativa omogenea individuata al proprio interno Renato Zanelli

Altre norme sono collegate al D.P.R /2000 e debbono essere tenute presenti per la sua corretta e piena attuazione: Dir.P.C.M “Gestione Informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni” D.P.C.M “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428” Renato Zanelli

Dir.P.C.M “Trasparenza dell’azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali” D.P.C.M “Approvazione delle linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi” Renato Zanelli

Le norme che sono state ricordate stabiliscono che, oltre a dotarsi di un protocollo unico ed informatico, le amministrazioni pubbliche debbano: Istituire un Servizio per la gestione del Protocollo, dei Flussi Documentali e degli Archivi (art. 61 D.P.R. 445/2000) e che tale servizio è competente per tutti i documenti dell’Ente/Azienda (artt. 61, 62, 63, 76, 68, 69 D.P.R. 445/2000) Renato Zanelli

Individuare l’area o le aree organizzative omogenee per la gestione uniforme e coordinata dei documenti ed i relativi uffici (art. 50 D.P.R. 445/2000) Provvedere alla nomina del Responsabile del Servizio per la tenuta del Protocollo informatico, della gestione dei Flussi Documentali e degli Archivi e, su proposta del medesimo, di un suo vicario (art. 61 D.P.R. 445/2000, art. 3 DPCM ) Renato Zanelli

Definire, su indicazione del Responsabile
Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi Definire, su indicazione del Responsabile del Servizio, i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo unico informatico aziendale (art. 3 DPCM ) Adottare, su proposta del Responsabile del Servizio, un “Manuale di Gestione dei Documenti” che descriva il sistema di gestione e di conservazione dei documenti per il corretto funzionamento del protocollo e dell’archivio” (art. 3 DPCM ) Renato Zanelli

quello della registrazione di protocollo
Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi AL FINE DI: Annullare o comunque ridurre i tempi tecnici intercorrenti tra il momento della produzione o acquisizione della documentazione e quello della registrazione di protocollo Evitare inutili e fuorvianti ripetizioni di registrazioni di protocollo effettuate da soggetti diversi, in tempi diversi e su registri diversi per uno stesso documento Renato Zanelli

Garantire la registrazione di protocollo per tutti i documenti per cui tale registrazione sia prevista Garantire la più ampia trasparenza verso l’interno e verso l’esterno in relazione alla registrazione dei documenti Garantire la certezza dei riferimenti dell’Azienda mediante l’attribuzione di un solo numero di un solo protocollo ad un solo documento Renato Zanelli

Requisiti del protocollo informatico per la normativa vigente:
Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi Requisiti del protocollo informatico per la normativa vigente: Il numero di protocollo del documento deve essere generato dal sistema e registrato in forma non modificabile (art. 53 DPR 445/2000) La data di registrazione di protocollo deve essere assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile (art. 53 DPR 445/2000) Renato Zanelli

Il mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile (art. 53 DPR 445/2000) L’oggetto del documento registrato in forma non modificabile (art. 53 DPR 445/2000) La data ed il protocollo del documento ricevuto, se disponibili (art. 53 DPR 445/2000) Renato Zanelli

L’assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in un’unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell’operatore, garantendo la completezza dell’intera operazione di modifica o di registrazione del dato (art. 53 DPR 445/2000) Renato Zanelli

Segnatura di protocollo
Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi Segnatura di protocollo (art. 55 DPR 445/2000) La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile Renato Zanelli

Le informazioni minime previste per la segnatura di protocollo sono:
Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi Le informazioni minime previste per la segnatura di protocollo sono: il progressivo di protocollo la data di protocollo l’identificazione in forma sintetica dell’amministrazione il codice identificativo dell’ufficio cui il documento è assegnato o che ha prodotto il documento L’operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo Renato Zanelli

Il protocollo nella Azienda Sanitaria Locale 2 “Savonese”
Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi Il protocollo nella Azienda Sanitaria Locale 2 “Savonese” Renato Zanelli

Aree Organizzative Omogenee della A.S.L. 2 Per la gestione uniforme e coordinata dei documenti nell’A.S.L. 2 Savonese è stata istituita un’unica Area Organizzativa Omogenea (Manuale Aziendale di Gestione dei Documenti, approvato con deliberazione n° 961 del , art. 3) Renato Zanelli

Il Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi della A.S.L. 2 Savonese comprende: (MAGD art. 4) Ufficio Protocollo/Archivio sede di Savona Ufficio Protocollo/Archivio sede di Pietra Ligure Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti Ufficio Posta sede di Savona Ufficio Posta sede di Pietra Ligure Renato Zanelli

I compiti e le attribuzioni del Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi della A.S.L. 2 Savonese sono quelli stabiliti dalla normativa vigente e sono indicati nell’articolo 4 del Manuale Aziendale di Gestione dei Documenti Renato Zanelli

Il protocollo nella A.S.L. 2 Savonese è: informatico ed unico per tutta l’Azienda (MAGD art. 5) Sono pertanto eliminati tutti i sistemi di registrazione dei documenti alternativi al protocollo informatico aziendale, comunque siano definiti (MAGD art. 6) Renato Zanelli

Documenti soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo: I documenti da spedire a soggetti esterni all’Azienda (MAGD art. 12) I documenti ricevuti da soggetti esterni all’Azienda (MAGD art. 12) I documenti interni ufficiali che siano rilevanti ai fini dell’azione amministrativa, dei quali occorra tener traccia nel fascicolo/pratica relativo al procedimento cui si riferiscono o abbiano contenuto probatorio o particolare rilevanza di carattere istituzionale (MAGD artt. 13, 27) Renato Zanelli

Documenti non soggetti a registrazione di protocollo: (MAGD art. 13) Libri, riviste, giornali, gazzette e bollettini ufficiali, materiali pubblicitari, manifesti e materiali statistici Inviti a manifestazioni, convegni, congressi, biglietti di auguri ecc. Documenti già soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione (vedasi MAGD art. 22) Renato Zanelli

Documenti non soggetti a registrazione di protocollo: (MAGD art. 13) 4) Corrispondenza interna che non rientri nei casi già indicati e soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo (MAGD art. 27) 5) Documenti da associare al protocollo di gabinetto del legale rappresentante dell’Azienda, purché non abbiano attinenza con procedimenti amministrativi Renato Zanelli

Documenti non soggetti a registrazione di protocollo perché soggetti a registrazione particolare: (MAGD art. 22) Deliberazioni Determine dirigenziali Contratti Fatture Renato Zanelli

STRUTTURE TENUTE AD UTILIZZARE IL PROTOCOLLO INFORMATICO AZIENDALE Tutte le Strutture sono tenute ad utilizzare esclusivamente il protocollo aziendale (MAGD art. 6) Renato Zanelli

Le Strutture individueranno operatori addetti alla funzione di protocollo, indicando il tipo di attività per cui debbano essere abilitati (ricerche,registrazioni, entrambe le funzioni ecc.) (MAGD art. 7) Gli operatori individuati saranno abilitati di conseguenza e opportunamente istruiti sulle modalità di utilizzazione del sistema aziendale di protocollo (MAGD artt. 4 e 7) Renato Zanelli

Le abilitazioni sono individuali e riservate (MAGD art. 7) Il personale abilitato non deve in alcun modo e per nessun motivo comunicare ad altri le proprie credenziali di autorizzazione (MAGD art. 7) Il comunicare ad altri le proprie credenziali di autorizzazione costituisce grave infrazione disciplinare e può costituire atto penalmente rilevante (MAGD art. 7) Renato Zanelli

Con il protocollo aziendale viene gestita anche la privacy: le informazioni possono essere secretate e rese visibili solo ai titolari delle abilitazioni delle rispettive Strutture (MAGD art. 41) I Direttori/Dirigenti Responsabili delle Strutture sono tenuti ad informare il Responsabile del Servizio Protocollo in merito a trasferimenti, cessazioni ecc. del personale autorizzato ad accedere al protocollo aziendale (MAGD art. 7) Renato Zanelli

SPEDIZIONE E RICEZIONE DEI DOCUMENTI A meno che non sia previsto dalla legge o strettamente indispensabile, le Strutture utilizzeranno per la ricezione e la spedizione di documenti il fax o la posta elettronica (MAGD art. 26) Renato Zanelli

Sui documenti inviati a mezzo fax o posta elettronica saranno annotati gli estremi di protocollo aziendale. Quelli inviati per posta elettronica dovranno essere in formato non modificabile (MAGD art. 26 e 65) Quanto ricevuto o spedito a mezzo fax o posta elettronica non dovrà essere ulteriormente ricevuto o spedito per mezzo del servizio postale (MAGD art. 26) La medesima procedura sarà utilizzata per documenti ricevuti a mano o consegnati a mano (MAGD art. 10) Renato Zanelli

La dicitura da inserire a piè di pagina per i documenti inviati a mezzo fax o posta elettronica è la seguente: “ Il presente documento, munito degli estremi di protocollo, viene trasmesso via fax o con posta elettronica in formato non modificabile. NON sarà ulteriormente inviato tramite servizio postale. Ciò ai sensi degli artt. 43, comma 6, del D.P.R. 445/2000 e s.m. ed i., 45 e 47, comma 2 lett b), D.Lgs 82/2005 e s.m. ed i.” (MAGD artt. 26, 65) Renato Zanelli

GRAZIE PER L’ATTENZIONE
Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi Fine della prima parte: “Il protocollo e la registrazione dei documenti” GRAZIE PER L’ATTENZIONE Renato Zanelli

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