Associazione Italiana Utenti ExLibris

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L'implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs18 Case study: il processo di migrazione presso l’Università di Bergamo e l’Università di Udine IV Workshop ITALE Verona aprile 2008 Ennio Ferrante Liliana Bernardis 10 aprile 2008

Test e sperimentazioni presso l’Università di Udine
Agenda La configurazione nel modulo ILL GUI L’ambiente di test Incongruenze fra l’ambiente di test e i presupposti del nuovo ILL Il passaggio alla modalità USER-SHARING I problemi incontrati con il processo di migrazione La sperimentazione del colloquio con partner esterno (Bergamo) Esemplificazioni e suggerimenti Considerazioni finali 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

La configurazione nel modulo ILL GUI
Nella ADM Library (UDN50) ‘USER-SHARING’ mode settato a N Nel modulo ILL GUI Informazione fornitore con questi dati: Codice fornitore con n. di caratteri da 6 a 14 Codice ulteriore = ID/BC dell’utente globale corrispondente in CI Nel modulo CI GUI Utente locale con status Biblioteca ILL, data scadenza e addebito fotocopie (C) Gestione di borrowing e lending requests Richieste da web non implementate Nella library ADM tab27 con status ILL (14) legato all’opzione 01 oppure 03 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

La configurazione nel modulo ILL GUI
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La configurazione nel modulo CI GUI

La configurazione nelle tavole
TAB15 15A 14 IL L IL circolante Y N N N N N N Y Y 00 N 15A 15 IL L IL non prest N N N N N N N N N 00 N TAB27 !Economia H CB3 14 ##### 03 H CB3 ## ##### 01 H SEB ## ##### 01 H ECO ## ##### 01 H FIN ## ##### 01 H BU3 ## ##### 01 !Pordenone H DUP 14 ##### 01 H DUP ## ##### 01 !Gorizia H GRZ 14 ##### 01 H GRZ ## ##### 01 H BUG ## ##### 01 H CUG ## ##### 01 Opzione 01 Generates a pickup letter for the patron and a hold shelf slip for the item. The loan will be performed in a regular manner when the item is picked up. Opzione 03 Generates a pickup letter for the patron and a delivery slip for the item, and automatically loans the item to the patron. 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18
L’ambiente di test Abbiamo utilizzato il server su cui era precedentemente installata la vers 16 di ALEPH500. Tabelle e library della vers. 18 sono state copiate creando così un ambiente parallelo a quello in produzione (con gli stessi dati e le stesse configurazioni) Atlantis ci ha concesso una licenza temporanea In questo contesto abbiamo potuto far girare il kit di migrazione, effettuare le configurazioni necessarie ed effettuare tutti i test; su questo ambiente di prova, nelle prossime settimana, gli operatori bibliotecari potranno fare un po’ di sperimentazione prima della migrazione definitiva a ILL2. Sul server a regime con la vs 18 continuiamo ad utilizzare il vecchio ILL da GUI 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Record utente e partner ILL
ILL2 richiede che, per un partner ILL venga creato, nel modulo CI, un record utente in cui: Informazioni Utente Globale L’ID utente sia uguale al Codice partner ILL (la lunghezza massima di Z303-ID è però di 12 caratteri) Il nome sia il Nome Partner ILL Informazioni Utente Locale Lo Status utente sia Utente ILL Sia indicata una data di scadenza (Es ) Sia indicata la tipologia di addebito per fotocopie (F o C) 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Record utente e partner ILL
Inoltre se un ADM library non usa la modalità di condivisione (per es. TAB100- USER-SHARING è N), l’ID del record utente in CI dovrebbe essere definito premettendo il codice della library ADM al codice partner Se si aggiunge un prefisso (es. XXX50) che è già lungo 6 caratteri al Codice partner, restano solo altri 6 caratteri per l’ID Utente (es. UDN50-BIBCON) e nel nostro database abbiamo un solo codice ILL a 6caratteri; tutti gli altri hanno un numero di caratteri superiore Questo aspetto, in aggiunta al fatto che per le Lending requests il Partner richiedente deve essere definito come sopra indicato laddove, come nel nostro caso, una library ADM non utilizzi la modalità condivisa, ci ha suggerito di effettuare una scelta di base differente passando ad un contesto USER- SHARING prima di far girare il kit di migrazione. 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Per passare alla modalità USER-SHARING
Nella tab100 modificare a Y il parametro USER-SHARING sia in alephe che in xxx50; Update z303 set z303_user_library=null; Update z308 set z308_rec_key= substr (z308_rec_key, 1,2) II substr (z308_rec_key,3,20) II ‘’; Dal modulo CI lanciare (Servizi-Record utenti-cir-25) con opzione Elimina tutto (Servizi-Generale-manage-111) con opzione “z303” e poi “z304” (Servizi-Gestione tabelle database-manage-64) con opzione z303 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

I problemi incontrati con il processo di migrazione
Con riferimento alle opzioni presentate dal kit di migrazione: Migration Utilities ================== Open New ILL Library (XXX40). Copy ILL PC Tab Columns. Create Oracle Table (Z700) for Partners. Migration Partners Data from OLD ILL to New ILL (Z70,Z72 --> Z700) Update Ill Library in patron record (Z303) Migration of Customer ID (Z43 --> Z413) Migration of Borrower Ill Request records (Z40,Z41 --> Z410,Z411 and Update for z31) Migration of Lender Ill Request records (Z46 --> Z416 and update for z31) Post update for Z700 partner code (to be run only in case longer then 12 charc). abbiamo segnalato i seguenti problemi: 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Migration Utilities =================== B. Copy ILL PC Tab Columns. Errore di sintassi all'interno dello script di shell (risolto da A. Fasoli sul server di Test e segnalato ad Ex-Libris) F. Migration of Customer ID (Z43 --> Z413) Abbiamo eseguito il services ill-77 per creare i partner ILL nell'archivio borrower della circolazione, e abbiamo riscontrato che non assegna la ILL Library, non setta il massimo numero di prestiti ILL, e soprattutto non registra le "Informazioni utente locale", necessarie per la gestione delle transazioni ILL. Secondo Atlantis il comportamento del sistema è corretto e il completamento va effettuato a mano G. Migration of Borrower Ill Request records (Z40,Z41 --> Z410,Z411 and Update for z31) Il sistema non trasferisce nella nuova library XXX40 tutti i record bibliografici che erano presenti nella vecchia XXX20. Ex Libris: "The records from xxx20 are transferred to xxx40 if they are linked to ill requests.“ 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Nella migrazione dei dati bibliografici effettuata dalla procedura ill_migrate, Option G è stato rilevato dall’Università di Bergamo un ulteriore problema segnalato con Incident , in aggiunta ad aspetti meno rilevanti ma comunque non corretti registrati sia da Bergamo che da Udine H. Migration of Lender Ill Request records (Z46 --> Z416 and update for z31) L’opzione H) dell'utility ill_migrate, richiede che venga indicata una ILL UNIT e importa tutte le richieste in entrata collegandole a questa singola unità, indipendentemente dalle sublibrary di origine del vecchio modulo GUI. In realtà è vero che le lending request nel vecchio ILL sono archiviate tutte in UDN20 e che nel record z46 non esiste un campo sub_library. In ogni caso per un’istituzione in cui piu’ unità (biblioteche) abbiano lavorato con ILL, la migrazione delle lending request aperte è un problema. 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Il colloquio con Bergamo
I test di localizzazione da ILL2 sul partner esterno BERG-TEST (Bergamo), via z39.50, hanno dato esito positivo. E’ stato sperimentato (con successo) il ciclo completo di una borrowing request e di una lending request (con controllo sul posseduto locale) in modalità di colloquio NON ISO I test via ISO-ILL sono stati piu’ laboriosi 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Ambiente (1/2) Applicazione Modulo GUI integrato Navigazione tra moduli e funzionalità Integrazione ricerca basi locali e remote Dati Library dedicata: XXX40 Controllo esteso delle variabili di ambiente ILLSV (ILL Server Library) Repository dei messaggi ILL 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Ambiente (2/2) Standard Z39.50 Per la localizzazione delle richieste su basi remote ISO TCP Per l’invio delle richieste e la gestione dei messaggi legati alle transazioni Processi ILL Library daemon (ue_19 – UTIL E/19) Gestisce i passaggi non mediati del ciclo della richiesta ILL Server (UTIL W/3/7/7) Instrada i messaggi dalla ILLSV library alle varie ILL Library Handle ILL Server Library document (ue_17 – UTIL E/17) Gestisce i messaggi ISO ILL 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Utenti Amministratore (ILL library administrator) Utente gestore Partner Privilegio esclusivo per creazione e cancellazione Partner interni (ILL Unit) Staff User Utente gestore ILL Unit Partner esterni (creazione, aggiornamento, cancellazione) Partner interni (solo modifica ILL Unit associata) Richieste in entrata Richieste in uscita 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Esempi di configurazione (utente staff)

Partner interni Partner interno: ILL Unit Unità organizzativa locale responsabile della gestione di transazioni interbibliotecarie Può coincidere con una sublibrary o aggregare più sublibrary Gestisce richieste da e verso partner interni ed esterni 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Esempi di configurazione (partner interno)

Esempi di configurazione (Unità interna che comunica via ISO)

Partner esterni Partner esterno Ogni soggetto fornitore / fruitore di richieste in uscita / in entrata Fornitore - status che richiede la registrazione del Partner nella lista (Roster) dei fornitori potenziali della ILL Unit Fruitore - status che richiede la registrazione del Partner tra gli utenti (Patron) della biblioteca 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Esempi di configurazione (Partner esterno non ISO)

Esempi di configurazione (Partner esterno ISO)

Partner: attributi (1/2)
Fornitura Media giorni fornitura Ritardo restituzione Comunicazione Tipo protocollo: l’alternativa ISO / non ISO decide la rilevanza dei restanti parametri di comunicazione ISO (parametri rilevanti) Server –> indirizzo server ILL Simbolo istituzione -> identificativo protocollo ISO NON ISO (parametri rilevanti) Metodo invio Formato lettera 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Partner: attributi (2/2)
Localizzazione Tipo localizzazione modalità di verifica della disponibilità della pubblicazione presso il fornitore la selezione determina i parametri da definire. EXTERNAL (localizzazione via Z39.50) Base per localizzazione -> nome base Z39.50 in tab_base UNIT (localizzazione su basi locali) Tipo catalogo Server per localizzazione -> indirizzo Opac server Base per localizzazione -> Library BIB o base logica Aleph Biblioteca per localizzazione -> Library ADM NONE (senza possibilità di localizzazione) nessun parametro 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Fornitori: attributi Media richiesto (ILL-REQUEST-MEDIA) Attributo considerato nella localizzazione (assegnazione fornitore) della richiesta. Livello (ILL-ROSTER-LEVEL) Raggruppamento di appartenenza. Determina una gerarchia che si riflette nella successione dei fornitori assegnati alla richiesta. Un contatore definisce la sequenza dei fornitori dello stesso livello. La sequenza può essere resa casuale. Media gg fornitura La prestazione del fornitore deve essere compatibile con il termine di interesse della richiesta (attributo “Necessita per data” della richiesta). Giorni scadenza Termine di validità della richiesta. Gestito dalla biblioteca prestante. Rilevante solo per Partner ISO. Ritardo restituzione Giorni necessari per la restituzione del prestito. Influisce sulla definizione della scadenza del prestito all’utente. Tra tonde il corrispondente “Internal command” in XXX40/tab/pc_tab_exp_field 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

I fornitori potenziali

Richieste Si distinguono per: Direzione In entrata (Lending request) In uscita (Borrowing request) Oggetto Monografie Seriali Modalità di chiusura Da restituire Da non restituire 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Richieste: attributi Livello di servizio (LEVEL-OF-SERVICE) Grado di efficienza della prestazione richiesta al fornitore (normale, urgente …). Media richiesto (ILL-REQUEST-MEDIA) Attributo considerato nella localizzazione (assegnazione fornitore) della richiesta.. Metodo invio (ILL-DELIVERY-METHOD) , fax, corriere, posta normale … Necessita per data Termine entro il quale la fornitura è rilevante. Considerato nella localizzazione (assegnazione fornitore) con riferimento alla “Media giorni fornitura” del forntore. Luogo ritiro Biblioteca di ritiro del materiale fornito da parte del richiedente. Rilevante solo per richieste in uscita. Tra tonde il corrispondente “Internal command” in XXX40/tab/pc_tab_exp_field 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Richieste in uscita: relazioni
Unità ILL Staff User Utente (global record) Fornitore potenziale 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Richieste in uscita: flusso (1/4)
Ambiente GUI / Opac Origine Form modulo ILL / Record catalogo Iniziatore Operatore / Utente Status richiesta Nuovo Creazione richiesta Attivata da impostazioni Unità ILL in uscita Verifica disponibilità interna Verifica positiva: Status richiesta Posseduto in locale Localizzazione non mediata Localizzazione Attivazione ILL Library daemon /exlibris/aleph/a18_2/aleph/exe/rts32 ue_19_a BRG40.a18_2 Routine di localizzazione per base fornitore definite in XXX40/tab/tab_locate 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Localizzata? NO Status richiesta Localizzazione fallita Creata lista richieste ai fornitori secondo ordinamento Roster Status richiesta In attesa di processo Status richiesta fornitore assegnato Nuovo Status richiesta altri fornitori Pendente Modalità non mediata: ILL Library daemon fa riferimento alla XXX40/tab/tab50 per l’azione successiva. Se SEND invia la richiesta al fornitore Assegnazione fornitore/i Status richiesta Inviato al fornitore Status richiesta fornitore Inviato al fornitore Status richieste altri fornitori Pendente L’intero ciclo di invio della richiesta può essere gestito in modo non mediato Invio richiesta Non disponibile 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Registrazione risposte via ISO TCP Attivazione ILLSV | Port | Pid | Server Type | Started At | Status | | | ILL Server | Apr 02 12:27:34 | Free Attivazione ue_17 *** util_c_01 - check ILLSV batch queue *** /exlibris/aleph/a18_2/aleph/exe/rts32 ue_17_a ILLSV.a18_2 Scambio messaggi Ricezione Fornitura da restituire Per prestito interbibliotecario 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Generato un record di copia temporaneo Prestito secondo procedura definita in XXX50/tab/tab27 Status richiesta Prestato all’utente Prestito al richiedente Check in L’utente restituisce al desk circolazione (passaggio non necessario) Status richiesta: Restituito dall’utente Restituzione al fornitore Stampata lettera restituzione - Status richiesta: Chiuso 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Richieste in entrata: relazioni
Staff user Partner ILL Unità ILL Utente (global record *) Utente (local record) (*) La codifica riguarda una gestione non USER-SHARING 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Richieste in entrata: flusso (1/3)
Ambiente GUI Origine Form modulo ILL / Record catalogo Iniziatore Operatore Status richiesta Nuovo Creazione richiesta Ricezione richiesta via ISO ILL Attivazione ILL Library daemon /exlibris/aleph/a18_2/aleph/exe/rts32 ue_19_a BRG40.a18_2 Attivazione ILLSV | | | ILL Server | Apr 02 12:27:34 | Free Attivazione ue_17 /exlibris/aleph/a18_2/aleph/exe/rts32 ue_17_a ILLSV.a18_2 Ricezione richiesta Le richieste da partner ISO non possono essere ricevute manualmente 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Localizzazione non mediata Localizzazione Attivazione ILL Library daemon /exlibris/aleph/a18_2/aleph/exe/rts32 ue_19_a BRG40.a18_2 Routine di localizzazione per base locale definite in XXX40/tab/tab_locate Status richiesta Localizzato Localizzata? NO Status richiesta non localizzata definito da impostazioni Unità ILL in entrata Stampa richiesta Status richiesta Localizzato e stampato Stampa richieste anche tramite ill-65 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Registrazione prestito per Partner ILL. Prestito assegnato all’utente nel modulo Circolazione con ID uguale a quello del Partner (Patron record) Status richiesta Dato in prestito Evasione richiesta Spedizione da restituire Status richiesta Chiuso Check-In 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Per concludere … Aspetti positivi Il nuovo modulo ILL2 si presenta sufficientemente integrato, maturo e atto a supportare varie tipologie di transazioni. Su questa base l’obiettivo che ci possiamo porre come Associazione è la creazione di una rete cooperativa di istituzioni che condividano tempistica, tariffari, aspetti organizzativi, modalità di comunicazione, e che, in quanto circuito unitario, diventi interlocutore privilegiato a livello nazionale e internazionale per i servizi di prestito. La breve esperienza di collaborazione tra Bergamo e Udine (oltre ad essere, ci auguriamo, utile per la comprensione di alcuni aspetti funzionali di base), ci ha convinto dell’utilità e della necessità di proporre ad altre installazioni ITALE questo tipo di collaborazione. E’ necessario che le varie installazioni ITALE che vogliano operare con ILL2 individuino e contattino sin d’ora i loro partner perché la comunicazione non mediata (o parzialmente mediata) richiede interventi a livello di rete e di parametrizzazioni di sistemi, oltre a condivisione di impegni e reciprocità di accordi. 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

Per concludere… Aspetti negativi Il kit di migrazione, nel caso si dovesse applicare su larga scala a livello nazionale, non darebbe risultati soddisfacenti La documentazione su ILL2 (sia la Staff User Guide, che la System Librarian’s Guide) è generica e descrittiva (piuttosto che esplicativa) e questo fa sì che un’implementazione richieda uno studio e un impegno non trascurabili Sullo sviluppo e sul mantenimento di questo standard sappiamo poco (così come sulla sua applicazione) e sarebbe necessario che a livello nazionale, come per UNIMARC, ci fosse un interlocutore che tenesse i contatti con l’agenzia di mantenimento (Library and Archives Canada) e che ne promuovesse la conoscenza 29/12/2018 L''implementazione di ILL2 in ALEPH500 vs 18

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GRAZIE! IV Workshop ITALE Verona aprile 2008 Ennio Ferrante Liliana Bernardis 10 aprile 2008

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